Пропускной режим в компании — в вопросах и ответах
Как оформить пропускной режим?
В компании планируется установление электронной пропускной системы с использованием фотографий сотрудников. Подскажите, пожалуйста, какие документы в связи с этим необходимо оформить и что в них должно быть прописано?
— Для установления пропускного режима необходимо сделать следующее:
•внесите изменения в ПВТР. Закрепите в документе положение о том, что работники с такой-то даты приходят на работу и выходят из здания только по электронным пропускам, которые запрещено передавать третьим лицам. Также упомяните, что вы с помощью электронной пропускной системы будете контролировать соблюдение работниками режима рабочего времени. Слишком много расписывать не надо, только основные моменты. Далее сошлитесь на положение о пропускном режиме (мол, все подробности ищите там);
•утвердите отдельное положение о пропускном режиме. В нем уже подробно опишите, в частности: цель введения пропускного режима; как получить (пользоваться, сдать) магнитную карту; что делать, если карта забыта дома (размагничена, повреждена, потеряна); правила прохода для посетителей; какая последует ответственность за нарушение правил положения;
•поставьте работников в известность о грядущих изменениях. Для этого организуйте рабочую встречу и расскажите о нововведении. А после ознакомьте работников с внесенными изменениями в ПВТР и с положением о пропускном режиме под подпись.
При приеме на работу новых сотрудников ознакомьте их с этими ЛНА, как и с другими актами, до подписания трудового договораст. 68 ТК РФ;
•получите от работников письменное согласие на обработку биометрических персональных данных. Фотография — это биометрические персональные данные, ведь фото характеризует физиологические и биологические особенности человека и в случае размещения на рабочем пропуске используется для установления личности. Соответственно, сбор и размещение фотографий сотрудников на пропусках подпадают под понятие «обработка персональных данных». То есть для использования фотографии работника нужно обязательно получать его письменное согласиеПисьмо Минцифры от 17.07.2020 № ОП-П24-070-19433.
Учтите, что работник может и отказать в даче такого согласия. В этом случае пропускать такого сотрудника на работу следует, к примеру, по паспорту или по пропуску без фотографиич. 3 ст. 11 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
Важно: согласие можно не получать, если проходить на территорию работодателя на основании закона можно только с использованием биометрических персональных данныхОпределение 7 КСОЮ от 06.09.2022 № 88-13416/2022. Например, на объекты топливно-энергетического комплекса;
•определите круг лиц, допущенных к информации в пропускной системе. Закрепите, какие сотрудники и к каким персональным данным будут иметь доступ. Для этого оформите приказ в произвольной форме и ознакомьте с ним сотрудников под подпись. Также возьмите с этих лиц письменное обязательство о неразглашении информации, которая станет им известна в связи с получением доступа к системе.
