Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 6 сентября 2021 г.
Содержание журнала № 18 за 2021 г.Расчеты с подотчетниками: внимание на «кассовые» нюансы
Возмещаем работникам их траты, которые не были заранее проавансированы
Довольно часто работнику дается поручение что-то купить, а вот деньги из наличной выручки мы выдаем из кассы на следующий день, порой даже позже.
Иногда получается, что деньги работник получает не авансом, а как возмещение своих расходов. И это видно в авансовом отчете. Допустимо ли так выдавать деньги?
— Ситуация довольно распространенная. Выдачей под отчет такую операцию нельзя назвать, даже если ваш работник составил авансовый отчет и приложил к нему подтверждающие чеки. Ведь дата на чеках предшествует дате выдаче денег.
Подотчетными наличными считаются лишь те деньги, которые выдаются работникам для целей последующих расходов, связанных с деятельностью организациип. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У. Вместо стандартного авансового отчета работнику лучше составлять заявление на возмещение расходов, связанных с производственной необходимостью.
Проверяющие, как правило, не видят ничего плохого в том, что работнику выдаются наличные из кассы для такого возмещения.
Однако если для этих целей тратится наличная выручка, могут быть проблемы. Так, в конце прошлого года появилось судебное решение, в котором разбирался спор по схожей ситуации. Инспекция решила, что возмещение работнику его состоявшихся ранее расходов из наличной выручки является нарушением кассовой дисциплины.
При приеме оплаты за товары (работы, услуги) наличными организация обязана применять ККТ. И неважно, кто покупатель — «физик», ИП или другая организация
Ведь расходовать наличную выручку можно на строго определенные цели — такое правило есть сейчас, было оно и в проверяемый периодп. 1 Указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У (далее — Указание № 5348-У); п. 2 Указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У (утратило силу 26.04.2020). И среди этих целей не фигурирует «возмещение работнику понесенных им ранее расходов».
Проверяющие решили, что указанную операцию пришлось бы рассматривать как реализацию работником ценностей, приобретенных им за собственный счет. Кстати, кассовые правила допускают расходование наличной выручки для оплаты товаров (кроме ценных бумаг), работ и услугп. 1 Указания № 5348-У.
В итоге ИФНС сочла, что возмещение подотчетному лицу фактически понесенных им расходов путем выдачи денег из кассы — это нарушение порядка ведения кассовых операций. А судьи ее поддержалиПостановление 9 ААС от 11.12.2020 № 09АП-54399/2020. Организацию оштрафовали на 50 000 руб.ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ
Согласитесь, рассмотренный в споре случай неоднозначный. Есть аргумент в пользу организации, который в суде не был приведен и не рассматривался. Возмещение расходов относится к оплате товаров, работ, услуг, имеющейся в списке допустимых целей расходования наличной выручки. Директор, решив возместить работнику (иному физлицу) потраченные им в интересах организации личные деньги, тем самым одобряет сделку по приобретению товаров, работ, услуг от имени организации. Права и обязанности по этой сделке у организации возникают с момента ее совершения, то есть уже на момент оплаты работником это считается расходованием денег на приобретение и оплату товаров, работ, услуг самой фирмойп. 1 ст. 182, пп. 1, 2 ст. 183 ГК РФ. Также это подтверждает, что приобретения товаров, работ или услуг организацией у работника тут нет и быть не может.
Надеемся, что указанное судебное решение не станет поводом для дальнейших штрафов. Однако лучше — по крайней мере из наличной выручки — не выдавать наличные деньги на возмещение работникам их расходов. Будет безопаснее, если вы перечислите деньги на карту работнику или снимете для этого деньги с расчетного счетаПостановление 9 ААС от 18.10.2016 № 09АП-46832/2016.
Получили в кассу наличные от участника? Несите их в банк
В нашем ООО новый участник. Внес вклад наличными в кассу. Можем ли мы тратить эти деньги на хозяйственные нужды, выдать их под отчет работникам?
— С конца апреля прошлого года организациям разрешено проводить наличные расчеты только за счет денег, поступивших в кассуп. 1 Указания № 5348-У:
•или с их банковских счетов;
•или в виде выручки.
Как видим, получение вклада от участника не входит в этот закрытый список. Поэтому безопасно сначала внести деньги на расчетный счет. А потом по мере необходимости снимать их и выдавать под отчет работникам.
Внимание
За нарушение кассовой дисциплины и порядка работы с денежной наличностью возможны штрафыч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ:
•для должностного лица (руководителя) — от 4000 до 5000 руб.;
•для организации — от 40 000 до 50 000 руб.
Правда, срок давности по таким нарушениям — 2 месяца со дня их совершенияст. 4.5 КоАП РФ. Так что оштрафовать за нарушение кассовой дисциплины за пределами 2 месяцев нельзя.
Подотчетникам лучше сразу проверять полученные онлайн-чеки
Должны ли наши подотчетники проверять каждый раз, есть ли выданный онлайн-чек в базе ФНС?
— Такого жесткого требования нет. Однако документами, подтверждающими ваши операции, а следовательно, и расходы, могут быть только те документы, которые соответствуют требованиям, установленным законодательством.
Если ваши подотчетники получили онлайн-чек, то на нем должен быть QR-кодп. 1 ст. 4.7 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ (далее — Закон № 54-ФЗ).
Сама налоговая служба советует своим сотрудникам, делающим покупки в качестве подотчетников, проверять полученные онлайн-чеки. Для этого можно воспользоваться бесплатным приложением от ФНС «Проверка чеков», отсканировав с чека QR-код. Либо можно сделать это на сайте Контрольно-кассовая техника. В случае если полученный чек не пройдет проверку в мобильном приложении, то подотчетнику рекомендовано отказаться от покупкиПисьмо ФНС от 20.11.2020 № АБ-4-20/19148.
Будет лучше, если ваши подотчетники тоже последуют таким рекомендациям. Это обезопасит ваши расходы при проверках.
Кроме того, у проверяющих не будет соблазна признать доходом работника деньги, которые были получены им от вашей организации и пошли на оплату товаров, подтвержденную неправильными чеками. Следовательно, тогда вашу организацию не заставят платить страховые взносы и НДФЛ.
Покупка за наличные: покупателю кассовый аппарат применять не надо
Надо выдать деньги под отчет работнику, чтобы он приобрел за наличные у другой компании необходимые нам запчасти. Должен ли наш работник требовать выдачи чека ККТ? Или, поскольку расчеты — между юридическими лицами, ККТ применять не должны ни мы (как покупатель), ни компания-продавец? Имеет ли значение, расплатится работник наличными или своей банковской картой?
— Даже если ваш работник придет в компанию, продающую запчасти, с доверенностью от вашей организации, чек ККТ ему выдать должны. Это правило действует как при расчетах наличными, так и при оплате на месте банковской картой — личной или корпоративнойп. 9 ст. 2 Закона № 54-ФЗ.
Ваша организация, направившая работника за приобретением товаров за наличный расчет у другой компании, не должна применять ККТ. Ни при выдаче денег под отчет работнику, ни тем более при оплате им запчастей.
То есть по этой операции используется один кассовый аппарат — у продавцаПисьма Минфина от 05.08.2019 № 03-01-15/58816; ФНС от 10.08.2018 № АС-4-20/15566@ (п. 2). С вашей стороны вы должны выдать подотчетнику доверенность на получение товарно-материальных ценностей. Кроме того, между вашими организациями может быть заключен договор.
В случае если вы не будете заключать договор и выдавать своему работнику доверенность, компания-продавец будет рассматривать вашего подотчетника как обычного покупателя (физическое лицо). Тогда и ККТ продавец должен будет применять так, будто он продает товар обычному человеку, — выбить чек ККТ при оплате товара как наличными, так и картой.
Справка
По общему правилу продавец обязанабз. 1 п. 2 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ:
•или выдать чек ККТ (в определенных случаях допускается БСО) на бумажном носителе;
•или направить чек ККТ (БСО) в электронной форме покупателю, если от него получен номер телефона или адрес электронной почты.
Покупатель может распечатать чек ККТ или бланк строгой отчетности, полученные в электронной форме. Такие распечатки приравниваются к чеку ККТ или БСО, отпечатанным кассовым аппаратом на бумагеп. 4 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ. По QR-коду легко проверить их подлинность.
Получаем наличные от контрагента и выдаем их подотчетникам
Наша компания не занимается розницей и расчетами с физлицами. Поэтому кассового аппарата у нас нет. Один из контрагентов просит принять от него наличные в счет оплаты товара. А нам нужны деньги для выдачи под отчет. Можем ли мы принять деньги от контрагента, оформив приходный кассовый ордер, а потом выдать их под отчет своим работникам? Сумма — 90 000 руб.
— Это плохой план. Если вы так поступите, вашу компанию могут оштрафовать за неприменение ККТ как минимум на 30 000 руб. Оштрафовать могут и должностное лицо (руководителя — при наличии его вины) — минимум на 10 000 руб.ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ Прием наличных за товары, работы, услуги без использования кассового аппарата — это нарушение. Причем независимо от статуса вашего контрагента: будь то физическое лицо, предприниматель или организация.
Не подпадают под ККТ только безналичные расчеты между фирмами и/или ИП, не связанные с использованием электронных средств платежап. 9 ст. 2 Закона № 54-ФЗ; Письмо Минфина от 30.06.2020 № 03-01-15/56464; Постановление 8 ААС от 31.07.2020 № 08АП-5238/2020.
Вторая часть вашего плана — выдать из наличной выручки деньги подотчетникам для хозяйственных нужд — нарушений не содержит. Так делать можноп. 1 Указания № 5348-У.
* * *
Выдавая деньги под отчет, помните, что, когда работник расплачивается от лица вашей организации подотчетными деньгами, он должен соблюдать лимит, установленный Центробанком для расчетов наличными.
Между организациями и/или ИП предельный размер для таких расчетов составляет 100 000 руб. в рамках одного договора. Это ограничение обязаны соблюдать оба участника расчетов: и получатель наличных, и ваша организация как плательщикп. 4 Указания № 5348-У; ч. 1 ст. 15.1, примечание к ст. 2.4 КоАП РФ.
За его превышение могут оштрафовать обоих контрагентов: и того, кто платил, и того, кто получал наличные.