Электронные документы: нужна ли их распечатка?

Документооборот активно переходит в виртуальную сферу. Все больше документов организации составляются электронно. Нужно ли их распечатывать, например по завершении отчетного (налогового) периода, или можно оставлять в электронном виде?

Что такое электронный документ

Электронный документ признается равнозначным документу на бумажном носителе, когда:

• <или>документы составляются в рамках соглашения между участниками электронного взаимодействия, при этом применяется усиленная электронная подпись (квалифицированная или неквалифицированная), установленная соглашениемч. 3, 4 ст. 5, ч. 1, 2 ст. 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ; Письма Минфина от 02.09.2014 № 03-03-06/1/43920; ФНС от 17.01.2014 № ПА-4-6/489;
• <или>используется усиленная квалифицированная электронная подписьч. 4 ст. 5, ч. 1 ст. 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ; Письмо Минфина от 12.04.2013 № 03-03-07/12250. Правда, в очередной раз касаясь темы электронных документов, Минфин указал, что усиленная подпись может быть и неквалифицированной. Однако в этом случае все-таки рекомендуем оговорить применение усиленной неквалифицированной подписи соглашением сторонПисьмо Минфина от 05.05.2015 № 07-01-06/25701.

То есть наличие электронной подписи — обязательное требование для электронного документа. Если вы обмениваетесь с контрагентом документами, например, по электронной почте или составляете первичные документы с помощью пользовательских программ (Word, Excel и т. п.), то есть без использования электронной подписи, то такие документы нужно обязательно распечатывать и подписывать. Без живой подписи на бумаге они не могут быть приняты к учету.

Когда электронные документы нужно распечатывать

Первичные учетные документы, составленные в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, нужно распечатыватьч. 5, 6 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 2 ст. 93 НК РФ; Письмо Минфина от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1:

• <или>если в силу договора организация должна представить контрагенту документ на бумаге;
• <или>по требованию госорганов и других лиц, которым в силу законодательства организация обязана представить бумажный первичный учетный документ;
• <или>когда применяемые форматы не позволяют передать документ электронно. Например, накладные (форма № ТОРГ-12) и акты приемки-сдачи работ (услуг), составленные по утвержденным форматамутв. Приказом ФНС от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@, в инспекцию могут быть представлены в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Но если документы составляются по своим форматам, то передать их электронно в инспекцию по ТКC невозможноПисьмо Минфина от 03.04.2015 № 03-02-07/1/18808.

Налоговые декларации (расчеты), представляемые в электронном формате по телекоммуникационным каналам связи, так и хранятся виртуально.

Налоговый кодекс не содержит требований об изготовлении бумажных копий электронной отчетности.

НДС-документы, составленные в электронном виде, распечатывать по окончании квартала или года не требуется. В налоговую инспекцию они могут быть представлены в электронном виде по телекоммуникационным каналам связип. 2 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ. Речь идет:

• о счетах-фактурах, выставленных или полученных в электронном виде по утвержденным форматамПриказ ФНС от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@; п. 1.13 Порядка, утв. Приказом Минфина от 25.04.2011 № 50н; Письмо ФНС от 06.02.2014 № ГД-4-3/1984@ (п. 2);
• о журналах учета счетов-фактур, книгах покупок и продаж, а также о дополнительных листах к ним, составленных в электронном виде по утвержденным форматамПриказ ФНС от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@; п. 13 Правил ведения журнала учета счетов-фактур, п. 24 Правил ведения книги покупок, п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137.

***

Таким образом, само по себе окончание отчетного (налогового) периода не является основанием для распечатывания электронных документов, подписанных ЭЦП, в частности налоговых деклараций (расчетов), счетов-фактур, первичных документов, а также иных бумаг, составленных в виде электронного документа, подписанного электронной печатью. Такие документы можно продолжать хранить в электронном виде и распечатывать только по требованию и при необходимости.