Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 22 июля 2019 г.
Содержание журнала № 15 за 2019 г.
Работник увольняется: как вернуть переплату по отпускным
Когда нельзя забрать у работника переплаченные отпускные
«Лишние» отпускные нельзя удержать с работника, если причина увольненияст. 137 ТК РФ:
•или изменения, произошедшие у работодателя. Это увольненияпп. 1, 2, 4 ч. 1 ст. 81, п. 2 ч. 1 ст. 83 ТК РФ:
—в связи с ликвидацией или прекращением деятельности работодателя;
—в связи с сокращением численности или штата;
—в связи со сменой собственника имущества компании (отпускные нельзя удержать при увольнении руководителя фирмы, его заместителей или главного бухгалтера);
—в связи с необходимостью освободить рабочее место для сотрудника, который до этого здесь работал, был незаконно уволен, а теперь восстановлен по решению суда или трудинспекции;
•или объективные обстоятельства, которые мешают продолжению работы сотрудника в организациип. 8 ч. 1 ст. 77, пп. 1, 5, 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ:
—работник болен, в связи с чем его признали полностью нетрудоспособным по медзаключению или ему требуется перевод на другую работу, но у работодателя нет подходящей работы или сотрудник от нее отказался;
—работник призван на военную службу или направлен на альтернативную службу;
—работник умер;
•или препятствующие продолжению работы чрезвычайные обстоятельства, не зависящие от работника или работодателя (например, стихийное бедствие, крупная авария, эпидемия)п. 7 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.
Во всех других случаях вы вправе из причитающихся при увольнении выплат работнику удержать сумму незаработанных отпускных. Действуйте так.
Шаг 1. Посчитайте заработанные дни отпуска
Для подсчета положенных работнику дней отпуска воспользуйтесь такой формулой:
Если у работника остались неиспользованные дни отпуска за прошлые рабочие годы, добавьте их к числу положенных работнику дней отпуска.
Шаг 2. Посчитайте число неотработанных дней отпуска
Для этого вычтите из количества отгулянных сотрудником дней отпуска за последний рабочий год количество дней отпуска, которые ему положены (значение, рассчитанное в шаге 1).
Шаг 3. Посчитайте сумму переплаченных отпускных к возврату
Воспользуйтесь формулой:
С отпускных НДФЛ уже был удержан при выплате их сотруднику, а при возврате работодателю переплаченной части этих отпускных человек имеет право на возврат налога. Поэтому НДФЛ с выплат при увольнении исчислите с зачетом налога, удержанного с неотработанных отпускныхПисьмо Минфина от 30.10.2015 № 03-04-07/62635. То есть работник должен вернуть вам сумму «лишних» отпускных за вычетом НДФЛ с нее.
Шаг 4. Посчитайте сумму, исходя из которой будете рассчитывать размер удержания
Максимальный размер удержания определяйте исходя из суммы, начисленной при увольнении, за минусом удержанного из нее НДФЛ.
Шаг 5. Удержите сумму переплаченных отпускных
Безопаснее удерживать по приказу руководителя не более 20% от суммы, которая положена работнику к выплате при его увольнениист. 138 ТК РФ; Письмо Минтруда от 22.10.2018 № 14-1/ООГ-8142. И встречаются суды, которые приняли решения в пользу работников, запретив удержание сверх 20%Апелляционное определение Ярославского облсуда от 11.05.2017 № 33-3207/2017.
Хотя есть суды, которые позволяют удерживать больше 20% от причитающейся при увольнении суммыАпелляционные определения Волгоградского облсуда от 26.04.2018 № 33-6322/2018; Челябинского облсуда от 31.03.2015 № 11-3194/2015.
Ознакомьте работника под роспись с приказом об удержании с него незаработанных отпускных.
Шаг 6. Попробуйте договориться с работником о добровольном возмещении оставшегося долга
Если сотрудник согласится добровольно отдать оставшуюся сумму переплаченных ему отпускных, то попросите у него письменное заявление. В нем следует указать, что работник желает распорядиться своей зарплатой следующим образом: вернуть работодателю сумму неотработанных отпускныхПисьмо Роструда от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1.
В связи с наличием у меня долга перед работодателем за неотработанные дни отпуска в размере ____ руб. я не возражаю против его удержания в полном объеме из суммы, выплачиваемой мне при окончательном расчете при увольнении.
Или работник может указать в заявлении, что внесет «добровольную» часть долга наличными в кассу работодателя.
Кстати, часто суды исходят из того, что в действующем законодательстве нет оснований взыскания суммы задолженности с работника через суд, если работодатель не смог удержать отпускные за все неотработанные дни отпуска при расчете с увольняющимся сотрудникомОпределение ВС от 05.02.2018 № 59-КГ17-19; Апелляционное определение Саратовского облсуда от 29.06.2017 № 33-4755/2017. Поэтому вы вряд ли сможете взыскать через суд остаток суммы переплаченных отпускных.
Предупреждаем руководителя
Если удержать с работника без его согласия свыше 20% от причитающейся выплаты при увольнении, есть риск привлечения трудинспекцией к административной ответственности за неполную выплату положенных сотруднику сумм. Штраф для компании может быть 30 000—50 000 руб., для руководителя — 10 000—20 000 руб.ч. 6 ст. 5.27, ст. 23.12 КоАП РФ
Условие. Отпуск у старшего бухгалтера Корпеева И.П. — 28 календарных дней, рабочий год — с 12.02.2019 по 11.02.2020. В июне 2019 г. сотрудник сходил в отпуск на 28 дней, а с 16 июля собирается уволиться.
Неиспользованных дней отпуска за прошлые годы нет.
Средний дневной заработок сотрудника, по которому оплачивался отпуск, — 2100 руб., а сумма, которая полагается ему к выплате при увольнении, — 52 814 руб.
Работник согласен возместить всю сумму излишне выплаченных ему отпускных по заявлению после удержания с него суммы в пределах 20% зарплаты при окончательном расчете.
Решение. Для определения суммы возвращаемых работником отпускных делаем следующее.
Шаг 1. Считаем, сколько дней отпуска у Корпеева И.П. заработано. Учитываем то, что до увольнения в рабочем году у него отработано полных 5 месяцев: с 12 февраля по 11 июля 2019 г. Дни с 12 по 16 июля в расчет не берутся, так как составляют менее половины месяцапп. 28, 35 Правил, утв. НКТ СССР 30.04.30 № 169.
Таким образом, у Корпеева И.П. заработано 12 дней отпуска (28 календ. дн. / 12 мес. х 5 мес. = 11,7 календ. дн., округляем в пользу работникаПисьмо Минздравсоцразвития от 07.12.2005 № 4334-17).
Шаг 2. Считаем неотработанные дни отпуска. Их 16 дней (28 календ. дн. – 12 календ. дн.).
Шаг 3. Считаем сумму, которую должен вернуть сотрудник:
•переплаченные отпускные за 16 неотработанных дней отпуска в сумме 33 600 руб. (2100 руб. х 16 календ. дн.);
•удержанный НДФЛ с переплаченных отпускных в сумме 4368 руб. (33 600 руб. х 13 %).
Поэтому Корпеев И.П. должен вернуть 29 232 руб. (33 600 руб. – 4368 руб.)
Шаг 4. Считаем сумму, из которой нужно удержать отпускные.
Для этого считаем НДФЛ с суммы, которая полагается работнику при увольнении. Получается 6866 руб. (52 814 руб. х 13%).
Таким образом, сумма, из которой можно удержать неотработанные отпускные, составит 45 948 руб. (52 814 руб. – 6866 руб.).
Шаг 5. Удерживаем с работника 20% от полагающейся при увольнении выплаты, то есть 9189,6 руб. (45 948 руб. х 20%). Приказ об удержании с работника переплаченных отпускных может быть такого содержания (скачать бланк).
Об удержании из заработной платы
В связи с увольнением с 16 июля 2019 г. старшего бухгалтера Корпеева И.П. по п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ до окончания его рабочего года (12.02.2019—11.02.2020), в счет которого ему был предоставлен отпуск с 3 июня 2019 г. на 28 календарных дней (Приказ от 29.05.2019 № 4-От), образовалась задолженность. Сумма задолженности — 29 232 руб. Это оплата 16 неотработанных календарных дней отпуска в размере 33 600 руб. за вычетом ранее удержанного с работника НДФЛ в сумме 4368 руб.
В целях погашения указанной задолженности, руководствуясь статьями 137, 138 ТК РФ,
ПРИКАЗЫВАЮ:
Удержать 20% суммы, подлежащей выплате старшему бухгалтеру Корпееву И.П. при увольнении за вторую половину июня и отработанную часть июля 2019 г. (за вычетом НДФЛ), то есть сумму в размере 9189,6 руб. (девять тысяч сто восемьдесят девять рублей шестьдесят копеек).
Основание: справка-расчет бухгалтерии от 15.07.2019
| Генеральный директор |  | Е.М. Лыско |
С приказом ознакомлен
| Старший бухгалтер |  | И.П. Корпеев |
16.07.2019
Шаг 6. Принимаем от Корпеева И.П. по его заявлению добровольно погашаемую им оставшуюся сумму долга — 20 042,4 руб. (29 232 руб. – 9189,6 руб.).
* * *
В связи с удержанием у сотрудника или возвратом им в полном объеме переплаченных отпускных вам нужно будет представить уточненный расчет 6-НДФЛ и расчет по страховым взносам за период, в котором отпускные были выплачены. Подробнее об этом написано в 
, 2018, № 1.
