Как заполнить путевой лист по-новому

Список обязательных реквизитов расширился

Унифицированные бланки путевых листовутв. Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78 уже давно не отвечают нормативным требованиям. Поэтому если их и используют, то лишь как основу для собственных форм с обязательными реквизитами Минтранса. С нового года их список пополнился, поэтому советуем позаботиться об исправлении вашей формы путевого листапп. 1—6, п. 15 приложения, утв. Приказом Минтранса от 11.09.2020 № 368 (далее — приложение № 368). Изменения в перечне покажем в таблице желтым цветом.

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ ПУТЕВОГО ЛИСТА В 2021 Г.

Обязательные реквизиты	Особенности заполнения
Наименование и номер	•тип транспортного средства (например, путевой лист грузового автомобиля); •номер в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем системой нумерации
Срок действия	•или дата использования, если путевой лист однодневный; •или даты начала и окончания использования — для путевых листов на 2 и более дней
Сведения о владельце транспортного средства	•для компании — наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, телефон, регистрационный номер; •для ИП — ф. и. о., почтовый адрес, телефон, регистрационный номер
Сведения о транспортном средстве	•тип, марка и модель транспортного средства; •марка и модель прицепа/полуприцепа (если он есть); •регистрационные номера транспортного средства и прицепа/полуприцепа (если он есть); •инвентарный номер (для троллейбусов и трамваев); •показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства с постоянной парковки и заезде на парковку по окончании смены (рабочего дня); •дата и время выпуска транспортного средства на линию и его возвращения; •дата и время проведения предрейсового или предсменного технического контроля (если он обязателен)Предрейсовый технический контроль обязателен при коммерческих перевозках, а также при перевозках для собственных нужд автобусами и грузовыми автомобилямип. 2 ст. 20 Закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ с отметкой «выпуск на линию разрешен»
Сведения о водителе	•ф. и. о.; •дата и время проведения предрейсового и послерейсовогоПослерейсовые медосмотры проводятся, если работа водителя связана с перевозками пассажиров или опасных грузовп. 3 ст. 23 Закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ медицинских осмотров; •отметка о прохождении медосмотра со следующими формулировками:Само по себе это не новое требование. Нормативный акт по медосмотрам предписывает ставить штамп аналогичного содержанияпп. 16, 17 Порядка, утв. Приказом Минздрава от 15.12.2014 № 835н — для предрейсового — «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»; — для послерейсового — «прошел послерейсовый медицинский осмотр»
Сведения о перевозке	•вид сообщения; •вид перевозки

Лист нужно оформлять на любую поездку?

Ранее действовавший документ Минтранса предписывал оформлять путевые листы только при перевозках пассажиров и грузовп. 9 приложения, утв. Приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152 (утратил силу с 01.01.2021). Теперь же основанием для оформления путевого листа названа просто эксплуатация автомобиля компанией или ИПп. 8 приложения № 368.

С одной стороны, Минтранс несколько превысил свои полномочия, ведь по Закону без путевых листов запрещены только перевозки пассажиров и грузовп. 2 ст. 6 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. С другой стороны, путевой лист — это в любом случае первичный документ, необходимый для подтверждения налоговых расходов и учета работы машины и водителя. Да и предрейсовый медосмотр обязателен для любого водителя, а подтверждает факт его проведения отметка в путевом листепп. 6, 16 Порядка, утв. Приказом Минздрава от 15.12.2014 № 835н.

Журнал учета путевых листов разрешили вести в электронном виде

Журнал регистрации путевых листов теперь можно вести не только в бумажной, но и в электронной форме. В последнем случае нужнопп. 17, 18 приложения № 368:

•обеспечить возможность распечатки журнала;

•заверять вносимые сведения усиленной квалифицированной ЭП.

Если же вы ведете журнал по старинке на бумаге, то не забывайте не только нумеровать, но и прошнуровывать его страницып. 17 приложения № 368.

* * *

Пункт о пятилетнем сроке хранения оформленных путевых листов из Порядка убрали, однако это не означает, что их можно выбрасывать сразу после использования. Просто есть общее требование о пятилетнем сроке хранения первичных документов в Законе о бухучете, а также конкретное в отношении путевого листа — в приказе Росархивап. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 553 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Причем если вдруг в компании нет других документов, подтверждающих вредные или опасные условия труда водителя, то срок хранения путевого листа увеличивается до 50 летп. 2 ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ.