Аренда авто без экипажа: 4 «расходных» вопроса арендатора

Особенности безэкипажной аренды авто у сотрудника

Один из способов оформить использование организацией личного автомобиля сотрудника в служебных целях — заключить с ним в письменной форме договор аренды без экипажастатьи 642, 643 ГК РФ. Такой вариант аренды имеет следующие правовые и налоговые нюансы:

•сотрудник-арендодатель не оказывает услуги по управлению транспортом и его технической эксплуатациист. 642 ГК РФ;

•компания-арендатор должна поддерживать надлежащее состояние арендованной машины, в том числе проводить ее текущий и капитальный ремонт. Нести расходы на содержание и эксплуатацию авто (ГСМ, шиномонтаж, мойка и т. п.), его страхование также входит в обязанности арендатора, если иное не предусмотрено договором арендыстатьи 644, 646 ГК РФ;

•арендная плата, установленная договором аренды, признается рыночной для налоговых целей, если организация и сотрудник не являются взаимозависимыми (то есть ее размер может быть любой, но все же лучше сильно не отклоняться от рыночного уровня)п. 1 ст. 105.3 НК РФ; Письмо Минфина от 23.01.2015 № 03-01-18/1989. Если же стороны договора взаимозависимы, то во избежание претензий проверяющих установите арендную плату исходя из рыночных цен;

•затраты по договору аренды автомобиля компания может учесть в «прибыльных» целях (естественно, при наличии подтверждающих документов)Письмо Минфина от 24.10.2022 № 03-03-06/1/102614. То есть в налоговые расходы включаютподп. 10, 11 п. 1 ст. 264, пп. 1, 2 ст. 260, ст. 263 НК РФ:

— арендную плату в полном объеме;

— расходы на ремонт, содержание и эксплуатацию автомобиля (если по договору их несет арендатор) в размере фактических затрат;

•арендная плата по договору облагается НДФЛ, а компания-арендатор признается налоговым агентом по НДФЛ, то есть при перечислении ее сотруднику нужно исчислить, удержать и уплатить налогподп. 4 п. 1 ст. 208, ст. 209, п. 1 ст. 210, пп. 1, 2 ст. 226 НК РФ. Расходы, которые по договору аренды несет арендатор, являются расходами организации и в налоговую базу по НДФЛ у работника не включаются. Налоговая база по НДФЛ возникнет в том случае, если организация-арендатор компенсирует работнику-арендодателю расходы, которые по договору аренды несет арендодатель;

•выплаты сотруднику по договору аренды не облагаются страховыми взносами, в том числе и от несчастных случаевп. 4 ст. 420 НК РФ; п. 1 ст. 20.1 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ; Письмо Минфина от 19.10.2022 № 03-04-06/101306 (п. 2).

Дальше ответим на несколько вопросов читателей о налоговом учете затрат компании-арендатора по безэкипажному договору аренды авто.

Можно ли принять затраты на ТО автомобиля, если у фирмы постоянный налоговый убыток

Наша организация имеет постоянный налоговый убыток в связи со спецификой деятельности. Ежеквартально доказываем ИФНС, что полученный убыток оправдан. С сотрудником нашей компании заключен договор аренды автомобиля (без экипажа) для поездок в командировки. Можно ли при такой «неприбыльной» картине принять затраты на оплату ТО арендованного автомобиля? Не будут ли эти расходы казаться необоснованными в нашей ситуации?

— Как мы понимаем, в вашем договоре особых условий о содержании автомобиля арендодателем нет. А значит, применяются правила ГК РФ об обязанностях арендатора поддерживать авто в надлежащем состоянии, ремонтировать его за свой счет и нести расходы на его содержание.

Техобслуживание автомобиля выполняют с определенной периодичностью для поддержания его работоспособности (исправности) при эксплуатацииТехнический регламент, принятый Решением Комиссии Таможенного союза от 09.12.2011 № 877; подп. 2.1.1 п. 2 ГОСТ 18322-2016; п. 1 ст. 18 Закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ. Поэтому к обязанностям арендатора по содержанию автомобиля в исправном состоянии можно отнести его техническое обслуживание.

Таким образом, если ТО арендованного автомобиля проведено в соответствии с порядком, установленным в договоре аренды, или по нормам и правилам изготовителя автомобиля (если виды, объем и периодичность проведения работ по техобслуживанию в договоре аренды не определены), тогда затраты арендатора на ТО — обоснованные и при надлежащем документальном подтверждении соответствуют требованиям ст. 252 НК РФст. 309 ГК РФ; п. 2 ст. 18 Закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ.

Что касается вашего убытка, то в НК РФ нет такого критерия для признания расходов, как соответствие понесенных затрат финансовому положению компании. Минфин считает, что если расходы отвечают требованиям ст. 252 НК РФ, то их можно учесть при расчете «прибыльной» базы даже при отсутствии доходов (получении убытка) в конкретном периоде. Главное, чтобы деятельность компании в целом была направлена на получение доходовПисьмо Минфина от 24.06.2022 № 03-03-06/1/60328. При этом обоснованность расходов должна оцениваться с учетом намерений компании получить экономический эффект в результате реальной деятельностиПисьмо Минфина от 18.01.2022 № 03-03-06/1/2338. Соответственно, если у проверяющих возникнут сомнения в обоснованности затрат на саму аренду, то они автоматически будут против учета в налоговых целях расходов на техобслуживание такого автомобиля.

Транспортный налог за арендованную машину: можно ли возместить и учесть в расходах

Компания по договору аренды (без экипажа), заключенному с сотрудником, получила легковой автомобиль. Можем ли мы компенсировать сотруднику транспортный налог за это авто и учесть эту сумму в расходах при расчете налога на прибыль?

— Компенсировать транспортный налог можно (либо в составе арендной платы, либо дополнительно к ней), если у вас есть такая договоренность с сотрудником-арендодателем. А вот что касается включения суммы компенсации в «прибыльные» расходы, то надо учитывать следующее. Если вы компенсируете сотруднику транспортный налог:

•в составе арендной платы, то ее целиком можно учесть в «прибыльной» базе. Только не упоминайте в договоре о том, что сумма налога входит в арендную плату;

•дополнительно к арендной плате, то учитывать сумму возмещения в налоговых целях рискованно, так как проверяющие могут признать эти расходы необоснованными. Дело в том, что по общему правилу транспортный налог должен платить тот, на кого этот автомобиль зарегистрирован в ГИБДДч. 1 ст. 357 НК РФ; Письмо ФНС от 27.10.2023 № БС-19-21/318@. В большинстве случаев это собственник машинып. 2 Правил, утв. Постановлением Правительства от 21.12.2019 № 1764. Поскольку при аренде автомобиля его собственник не меняется, то уплата транспортного налога — обязанность сотрудника-арендодателя, на имя которого зарегистрировано это авто. Тогда как у арендатора нет законодательно установленной обязанности компенсировать налоговые платежи арендодателя.

Обратите внимание, что вне зависимости от способа возмещения транспортного налога с суммы компенсации нужно удержать НДФЛ.

Кто платит страховку за арендованный у сотрудника автомобиль

Арендуем легковой автомобиль у своего сотрудника (без экипажа). На момент взятия авто в аренду договоры ОСАГО и каско были заключены. Можем ли мы компенсировать арендодателю понесенные расходы по страхованию и в дальнейшем учесть это в расходах? В будущем кто должен оплачивать страховой полис (арендатор или арендодатель)? Какой из вариантов безопаснее: мы сами оплачиваем страховку или ее оплачивает арендодатель, а мы стоимость страховки включаем в ежемесячный платеж по аренде?

— Владельцы транспортных средств (в том числе арендаторы по договору аренды) обязаны страховать риск своей гражданской ответственности (ОСАГО), которая может наступить вследствие причинения вреда жизни, здоровью или имуществу других лиц при использовании транспортаст. 1, п. 1 ст. 4 Закона от 25.04.2002 № 40-ФЗ. При этом ответственность за вред, причиненный третьим лицам транспортным средством, несет арендатор автомобиля без экипажаст. 648 ГК РФ.

По правилам ГК РФ арендатор автомобиля без экипажа обязан нести расходы на страхование переданного ему авто (включая страхование своей ответственности), если иное не предусмотрено в договоре арендыст. 646 ГК РФ. То есть страховку может оплачивать как арендатор, так и арендодатель, как договоритесь. Как мы понимаем, в вашем договоре аренды особых условий о страховании авто арендодателем нет. Таким образом, пока действует этот договор аренды, обязанность по страхованию ложится на арендатора (ОСАГО — обязательно, каско — по желанию). Если арендодатель уже понес расходы на страхование, то вы можете компенсировать их, но только в части, приходящейся на срок аренды.

НК РФ разрешает учитывать в «прибыльных» целях расходы в виде страховой премии по договорам каско и ОСАГО, в том числе по арендованному транспортуподп. 5 п. 1 ст. 253, подп. 1 п. 1 ст. 263 НК РФ. При этом арендатор может признать в налоговом учете расходы на страхование, только если арендованное авто используется компанией в служебных целях (то есть в деятельности, направленной на получение дохода).

Вариант, когда по договору страхование авто является обязанностью арендатора, но страховку оплачивает арендодатель, а ее стоимость будет учтена в арендной плате, также имеет место. Только имейте в виду, что в этом случае удерживать НДФЛ придется со всей повышенной суммы арендной платы.

Как в налоговом учете признавать расходы на ГСМ при аренде автомобиля у работника

Организация (не является автотранспортной) использует личный транспорт некоторых работников в служебных целях по договору аренды без экипажа. Поскольку на личные автомобили не предполагается установка специального навигационного оборудования и у нас некому проводить контрольные замеры топлива, то отследить его реальный расход невозможно. Как нам списывать ГСМ для этих машин на «прибыльные» затраты? Обязательно ли нормировать такие расходы? Нужны ли при этом путевые листы?

— Расходы на ГСМ для арендованных автомобилей могут быть учтены в «прибыльной» базе как расходы на содержание служебного транспортаподп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. Минфин считает, что расходы на ГСМ нормировать не надо, их учитывают полностьюПисьмо Минфина от 26.09.2019 № 03-03-07/74189. В то же время вы можете установить собственные нормы расхода топлива, к примеру на основании данных завода-изготовителя с учетом условий эксплуатации машин либо исходя из Методических рекомендаций МинтрансаРаспоряжение Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р.

Основанием для учета затрат на ГСМ являются документы о приобретении топлива и его расходе. Для подтверждения топливных затрат оформление путевых листов на арендованный транспорт обязательно, если на нем перевозят грузы и/или других лиц (помимо самого водителя)ч. 2 ст. 1, п. 13 ч. 1 ст. 2, ч. 1 ст. 6 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ; подп. 2 п. 7 Приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390. В других случаях для этих целей, помимо путевых листов, могут быть использованы иные надлежаще оформленные документы, из которых понятны служебная цель поездки, пройденный километраж и расход топливаПисьмо УФНС по г. Москве от 09.07.2019 № 16-15/116577@.