Как еще экономят на бумаге при оформлении документов

Допустимы ли документы на половине или трети листа А4?

Такие вопросы уже дошли до Минфина, и недавно он ответил: законодательство о бухучете не устанавливает требований к размеру бумаги, используемой для изготовления первичных документовПисьмо Минфина от 15.04.2022 № 07-01-10/33554.

Счет-фактура не относится к первичке, он должен отвечать требованиям ст. 169 НК и Постановления Правительства от 26.12.2011 № 1137. Ни там, ни там тоже нет условий насчет размера листа.

Для кассовых документов — РКО, ПКО — обязательна унифицированная форма, однако размер листа не регламентированпп. 4.1, 4.7 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.

Нет подобных требований и к договорам и счетам на оплату.

При распечатке документа в уменьшенном формате:

•следите, чтобы текст оставался читаемым, а плотность и размер шрифта не затрудняли его восприятие и понимание. Если сомневаетесь, можно свериться с правилами, установленными СанПиН для официальных печатных изданийпп. 261, 252, табл. 7.14 СанПиН 1.2.3685-21, утв. Постановлением Главного государственного санитарного врача от 28.01.2021 № 2. Так, именно на них опирался один суд при оценке действительности условий кредитного договора, набранного мелким шрифтомПостановление 9 ААС от 23.11.2021 № 09АП-50420/2021;

•проверяйте настройки принтера, чтобы не терялся край текста или таблиц, которые из-за маленького формата могут выйти за границы печати.

В случае спора с налоговой или с контрагентом нечитаемый или плохо читаемый документ, как и документ с обрезанным текстом, может быть не признан надлежащим доказательствомПостановление 9 ААС от 11.10.2018 № 09АП-50240/2018. Также это может стать дополнительным доводом в пользу недействительности отдельной сделки или договора в целом, если суд решит, что таким образом одна из сторон была введена в заблуждениест. 178 ГК РФ; Постановление 15 ААС от 19.02.2020 № 15АП-87/2020; Определения 2 КСОЮ от 21.09.2021 № 88-18953/2021; 3 КСОЮ от 13.12.2021 № 88-20043/2021, а составитель нечитаемого документа вел себя недобросовестно и злоупотребил правомПостановления 9 ААС от 18.05.2021 № 09АП-10764/2021; 18 ААС от 12.04.2021 № 18АП-1636/2021. Правда, подчеркнем, это может быть лишь одним доводом из совокупности нескольких, так как сам по себе он вряд ли сработает. Некоторые суды в то же время отмечают, что можно ведь и не подписывать документы, текст которых плохо читается, в том числе из-за мелкого шрифтаПостановление 7 ААС от 23.11.2020 № 07АП-9777/2019, и что это не лишает возможности заранее ознакомиться с условиями сделкиПостановление 8 ААС от 30.09.2016 № 08АП-10582/2016; Апелляционное определение ВС Республики Татарстан от 26.06.2014 № 33-8641/14; Определение 9 КСОЮ от 12.10.2021 № 88-8195/2021.

В управленческой, корпоративной, кадровой документации, ЛНА, иными словами, в организационно-распорядительных документах ГОСТ по делопроизводству допускает и формат А5, и распечатку на обеих сторонах листа. Но при этом рекомендует шрифты размером от 12 до 14, и лишь для таблиц можно меньшеразд. 1, пп. 3.2, 3.3, 6.1 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст. Вместе с тем ГОСТ — не обязательные правила, так что вы можете использовать и более мелкий шрифт, если это не затруднит восприятие напечатанного.

Один документ на обеих сторонах листа — можно?

Никаких ограничений здесь нет, причем лист может быть и меньше А4. Но лучше пронумеровать первую и вторую страницы листа, а внизу первой сделать надпись «Продолжение настоящего документа на обороте» и здесь же предусмотреть строку для дополнительных подписей представителей сторон с расшифровкой ф. и. о. Тогда не будет сомнений, что обе стороны листа относятся к одному документу, и каждая из них будет подписана сторонами. Это стало актуальным с учетом распространившейся практики печатать документы на черновиках (см. здесь).

Два отдельных документа на листе — можно?

Например, сейчас стали делать на одном листе отгрузочный документ (накладную, акт приемки результата работ/выполнения услуг) и счет-фактуру либо счет на оплату и акт. Допустимы оба варианта, которые встречаются на практике:

•два документа на одной стороне листа — один расположен под другим;

•по документу на каждой стороне листа.

Учтите, что это неудобно покупателям, которые хранят отдельно первичку и счета-фактуры, финансовые документы (счет) и передаточные (акт).

Рассмотрите возможность перехода на УПД, который объединяет реквизиты отгрузочной первички и счета-фактурыПисьмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Иногда УПД может заменить сразу три документа по одному договору: счет-фактуру, товарную накладную и акт оказания сопутствующих услуг (например, по расфасовке)Письмо ФНС от 23.09.2016 № ЕД-4-15/17910.

Перейти на УПД можно в любой момент, уведомлять покупателей либо получать их согласие необязательно (если только формы закрывающих документов не утверждены приложениями к какому-то уже заключенному договору — тогда потребуется его изменение)пп. 2, 5, 5.1, 6 ст. 169 НК РФ. Только проверьте свою бухгалтерскую учетную политику. Если там у вас утверждены конкретные формы и состав первичных документов, потребуется сделать дополнение про УПДч. 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Поскольку оно не связано с новым способом ведения учета, то не считается тем изменением учетной политики, которое разрешено только с начала следующего года, и возможно в любой моментч. 6, 7 ст. 8 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Что еще предпринимают для экономии бумаги?

Многие сейчас пересматривают свой документооборот и определяют документы, которые можно не распечатывать. Принцип такой:

•все, что должно быть подписано при оформлении, должно быть сразу распечатано. Часто спрашивают про ПКО и РКО на передачу наличных внутри фирмы, например из ККТ в кассу. Их распечатывать обязательно. Подписи на них подтверждают сдачу и приемку денег, квитанция к ПКО должна быть выдана работнику, сдавшему наличные. Это защита и от претензий в случае какой-то недостачи, и от штрафа за неоприходование наличныхпп. 4.1, 4.3, 4.6, 5.1, 6.2 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У; ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ;

•то, что не требует немедленного подписания, можно пока вести только в программе. Например, распечатывать инвентарные карточки ОС только при смене ответственного за объект лица или при их закрытии;

•документы, составленные в электронном виде и подписанные ЭП, например банковские выписки, платежки, электронные счета-фактуры, налоговую отчетность, вообще необязательно распечатыватьПисьма ФНС от 19.07.2017 № СД-4-3/14079@; Минфина от 20.01.2021 № 03-03-06/1/2770, от 13.01.2016 № 03-03-06/1/259, от 22.08.2012 № 03-02-07/1-202. Если вы печатаете выписки, чтобы они были под рукой на случай сбоя системы «Клиент-Банк», рассмотрите возможность вместо этого сохранять их у себя в электронном виде, выгружая в формате PDF, и делайте несколько копий на разных компьютерах.

Расчетные листки разрешено рассылать по электронной почте (закрепите это в трудовом/коллективном договоре или в ЛНА)Письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560.

По длящимся и повторяющимся фактам хозяйственной жизни — например, постоянные поставки партиями по одному договору — разрешено составлять первичные документы с определенной периодичностью. Можно выбрать длинный период, например месяц или квартал, при этом документ должен быть составлен на отчетную датуподп. «б» п. 9 ФСБУ 27/2021. Это касается и счетов-фактур по некоторым подобным операциям: их можно оформлять до 5-го числа месяца, следующего за месяцем или кварталом периодических реализаций или получения оплаты по непрерывным долгосрочным поставкамПисьма Минфина от 28.04.2022 № 03-07-09/39200, от 07.03.2022 № 03-07-12/19129; ФНС от 16.03.2021 № СД-18-3/446. В случае изменения цены по нескольким счетам-фактурам допускается выписать один общий корректировочный счет-фактуруПисьмо ФНС от 17.08.2021 № СД-4-3/11571@.

Выявите лишние документы, от составления которых вы могли бы безболезненно отказаться. Среди кандидатов — счета на оплату, которые не приравнены к договору, то есть не являются офертой, и не фиксируют цену; ежемесячные акты по аренде, счета-фактуры на авансы, закрытые отгрузкой в течение 5 дней в том же квартале; заявления на отпуск по утвержденному графику отпусков, если работник расписывается в уведомлении работодателя о времени начала отпуска за 2 неделиПисьма Минфина от 29.03.2021 № 03-07-14/22553, от 12.04.2019 № 03-07-08/28182, от 25.03.2019 № 03-03-06/1/20067; ч. 3 ст. 123 ТК РФ.

* * *

Кардинальное решение проблемы с затратами на бумагу — ЭДО: как для внешнего, так и для внутреннего документооборота, в том числе кассового, а также ЭКДО для кадровой документации. Понятно, что это лишние затраты, а также необходимость оформлять ЭП всем сотрудникам, подписывающим документы. Конечно, если сейчас фирма вынуждена экономить на бумаге, то и расходы на внедрение электронки ей не по карману. Но можно обсудить с руководством такой вариант на будущее.