Скончался работник: какие кадровые бумаги оформить и что выплатить родственникам

Издайте приказ о прекращении трудового договора

Обратите внимание — не об увольнении, а именно о прекращениип. 6 ч. 1 ст. 83, ст. 84.1 ТК РФ. Как правило, этот приказ датируют тем числом, когда работодателю было предъявлено свидетельство о смерти работника. С него надо снять копию. Пока вы не увидите собственными глазами оригинал свидетельства о смерти, оформлять прекращение трудового договора с работником нельзяПисьмо Роструда от 05.09.2006 № 1552-6.

Вот примерная выдержка из приказа.

По понятным причинам в приказе ничья подпись об ознакомлении не нужна.

Сдайте СЗВ-ТД

Очень оперативно, а именно — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа, надо сдать в ПФР на умершего работника форму СЗВ-ТДп. 1 Постановления Правительства от 26.04.2020 № 590. В этой же форме, подаваемой в связи с прекращением трудового договора с умершим работником, можно показать и другие кадровые мероприятия прошедшего или текущего месяца, о которых еще не успели сообщить в ПФР.

Если же СЗВ-ТД подается на этого работника впервые, то обязательно укажите в ней последнее кадровое мероприятие, произошедшее с этим сотрудником в вашей организации до 01.01.2020п. 1.7 Порядка заполнения, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п. Это могут быть сведения о приеме, переводе работника, присвоении ему новой квалификации.

Предположим, человек работал у вас с 2006 г., а в 2015 г. был переведен на новую должность. Вот этот перевод вы и должны отразить в подаваемой СЗВ-ТД.

Внесите запись в трудовую книжку

Заполнить трудовую книжку надо так.

Запись в личной карточке будет такой же.

Впоследствии трудовую книжку покойного надоп. 37 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила № 225):

•или выдать на руки под расписку супругу или другому родственнику умершего. Чтобы удостовериться, что за книжкой обратился именно супруг или родственник, попросите у него паспорт и оригинал документа, подтверждающего его брак или родство с умершим (по возможности). В подтверждение того, что книжка ему передана, получатель должен расписаться в книге учета движения трудовых книжекп. 41 Правил № 225;

•или по письменному заявлению супруга или иного родственника выслать ему по почте заказным письмом с описью вложения и с уведомлением о вручении.

Произведите необходимые выплаты родным покойного

Эти выплаты можно условно разделить на два вида.

1. Суммы, которые бы работодатель выплатил работнику в случае обычного увольнения, а именностатьи 127, 129, 141 ТК РФ:

•не полученная умершим работником зарплата (включая премии, доплаты, надбавки и т. п.);

•компенсация за дни отпуска, не использованные им ко дню прекращения трудового договора. Кстати, если покойный отгулял отпуск авансом до окончания того рабочего года, за который он был предоставлен, то работодатель не может удержать выплаченные отпускные из тех денег, что положены его родственникамст. 137 ТК РФ;

•иные суммы, причитающиеся работнику (в частности, не полученное им ко дню смерти пособие по больничномуПисьмо Минтруда от 23.06.2015 № 17-3/В-307; приложение к Письму ФСС от 08.07.2015 № 02-09-11/15-11127, компенсация за использование личного имущества в рабочих целях, детские пособия, начисленные, но не выплаченные ко дню смертич. 5 ст. 15 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, например по уходу за ребенком до полутора лет и др.).

Обратиться с письменным заявлением к работодателю об этих выплатах может любой член семьи покойного — вдова (вдовец), родители (усыновители), дети (усыновленные)ст. 2 СК РФ либо иждивенец, который членом семьи не являетсяст. 141 ТК РФ.

Обратившийся человек, кроме заявления, должен также предъявить в бухгалтерию:

•паспорт;

•оригинал свидетельства о смерти работника;

•документ, подтверждающий, что получатель является членом семьи умершего (например, свидетельство о рождении, свидетельство о браке) или иждивенцем (например, решение суда об установлении факта нахождения на иждивении).

Суммы, причитающиеся родным, надо в течение недели от даты заявления выдать им наличными либо перечислить по тем реквизитам, которые они укажутст. 141 ТК РФ. Чего точно не нужно делать, так это переводить деньги на зарплатную карту покойного.

А что если умерший сотрудник был алиментщиком? Надо ли тогда удерживать алименты с «трудовых» выплат, начисленных ко дню его смерти?

Полагаем, что нет. Ведь по закону со смертью лица, обязанного уплачивать алименты, его алиментные обязательства прекращаютсяп. 2 ст. 120 СК РФ; п. 1 ст. 418 ГК РФ.

2. Суммы, полагающиеся родственникам в связи со смертью работника:

•социальное пособие на погребение. Оно выплачивается работодателем за счет средств ФСС в течение 6 месяцев со дня смерти. С 01.02.2020 размер пособия — 6124,86 руб.Постановление Правительства от 29.01.2020 № 61 Там, где есть районный коэффициент, пособие увеличивается на этот коэффициентпп. 1, 3 ст. 10 Закона от 12.01.96 № 8-ФЗ.

Обратиться за пособием может не только член семьи покойного, но и посторонний человек, если он захоронил умершего работника за свой счет.

Обратившийся должен предъявить справку о смерти из органов ЗАГС, заявление на выплату пособия, документ об оплате похоронных услуг;

•материальная помощь семье умершего, если она предусмотрена коллективным договором или локальным актом либо если руководитель принял решение о ее выплатестатьи 8, 9 ТК РФ.

Такая помощь выплачивается на основании письменного заявления близких умершего и приложенной к нему копии свидетельства о смерти.

Как облагаются выплаты в пользу родных умершего сотрудника

Для удобства наших читателей всю информацию, касающуюся налогообложения упомянутых в статье выплат, мы приведем в виде таблицы.

Вид выплаты	Учет в расходах при ОСН и УСН	НДФЛ	Страховые взносы, в том числе на травматизм
Зарплата (в том числе премии, доплаты, надбавки и т. п.)	Учитываетсяпп. 1, 8 ст. 255, подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ	Не удерживаетсяподп. 3 п. 3 ст. 44, п. 18 ст. 217 НК РФ; Письмо Минфина от 06.03.2020 № 03-04-06/16879	Если выплаты начислены: •до даты смерти сотрудника — взносы начисляютсяПисьмо Минфина от 22.08.2017 № 03-15-07/53912; •после даты его смерти — не начисляютсяПисьмо Минфина от 24.04.2017 № 03-15-06/24374
Компенсация за неиспользованный отпуск
Пособие по больничному	Учитывается сумма пособия за первые 3 дня болезни умершего, которая выплачивается за счет работодателяподп. 48.1 п. 1 ст. 264, подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Сумма пособия, выплаченная за счет ФСС, расходом не является	Не удерживаетсяподп. 3 п. 3 ст. 44, п. 18 ст. 217 НК РФ; Письмо Минфина от 06.03.2020 № 03-04-06/16879	Не начисляютсяподп. 1 п. 1 ст. 422 НК РФ; подп. 1 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ (далее — Закон № 125-ФЗ)
Социальное пособие на погребение	Выплата за счет ФСС, поэтому расходом она не является	Не удерживаетсяп. 1 ст. 217 НК РФ	Не начисляютсяподп. 1 п. 1 ст. 422 НК РФ; подп. 1 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ
Материальная помощь семье покойного работника	Не учитываетсяп. 49 ст. 270 НК РФ	Не удерживаетсяп. 8 ст. 217 НК РФ	Не начисляютсяподп. 1 п. 1 ст. 422 НК РФ; п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ

* * *

Часто родственники умершего работника и не знают, что могут получить с его бывшей работы какие-то деньги. Вы сильно им поможете, если проинформируете их на этот счет.