Компенсируем несвоевременную выдачу трудовой книжки

Всегда ли платится компенсация

В случае задержки выдачи трудовой книжки работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработокст. 234 ТК РФ; п. 35 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225. Однако компенсацию за опоздание с выдачей трудовой книжки бывшему сотруднику нужно платить не всегда.

Вариант 1. Платить компенсацию точно придется. Это в том случае, если сотрудник докажет, что без задержанной по вине работодателя трудовой книжки он не смог трудоустроитьсяст. 234 ТК РФ; п. 2 ст. 3 Закона от 19.04.91 № 1032-1. Например, из-за отсутствия книжки он получил отказ:

•или в постановке на биржу труда;

•или в трудоустройстве в другую компанию, предположим, после прохождения собеседования.

Вариант 2. Платить компенсацию, возможно, придется. Если у работника не будет доказательств невозможности трудоустроиться без трудовой книжки, то он может взыскать компенсацию через суд с вероятностью 50 на 50.

Некоторые суды считают, что компенсация в такой ситуации не положенаАпелляционные определения ВС Республики Марий Эл от 24.07.2018 № 33-1207/2018; Санкт-Петербургского горсуда от 04.04.2017 № 33-6200/2017; Воронежского облсуда от 08.02.2018 № 33-988/2018; Нижегородского облсуда от 06.02.2018 № 33-771/2018; Московского горсуда от 14.11.2016 № 33-39997/2016; Определение Калужского облсуда от 07.08.2017 № 33-2628/2017.

Хотя есть и другая позиция: сама по себе задержка выдачи книжки говорит о том, что у работника нет возможности трудиться. Поэтому компенсация ему положена в любом случаеАпелляционные определения Свердловского облсуда от 09.11.2017 № 33-19615/2017; Московского горсуда от 19.12.2017 № 33-51484/2017; Ставропольского крайсуда от 13.07.2016 № 33-4657/2016; Самарского облсуда от 15.03.2016 № 33-2471/2016; ВС Республики Башкортостан от 27.09.2016 № 33-19280/2016.

Вариант 3. Компенсацию точно не нужно платить. Возможны следующие ситуации.

Ситуация 1. Работник в день увольнения отсутствовал (например, сотрудник, у которого закончился срок трудового договора, был на больничном) или отказался получить книжку, и работодатель направил ему уведомление о необходимости:

•или явиться за трудовой книжкой;

•или дать согласие на отправку ее по почтест. 84.1 ТК РФ.

Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Ситуация 2. Последний день работы не совпадает с днем оформления прекращения трудовых отношений, когда увольняетсяст. 84.1, п. 6 ч. 1 ст. 81, п. 4 ч. 1 ст. 83, ст. 261 ТК РФ:

•работник за прогул;

•работник при осуждении его к наказанию, исключающему продолжение прежней работы, по вступившему в силу приговору суда;

•женщина, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности или до окончания отпуска по уходу за ребенком.

По письменному обращению сотрудника, не получившего трудовую книжку в таких ситуациях, работодатель обязан выдать ее не позднее 3 рабочих дней со дня обращения работника (без какой-либо компенсации).

Рассчитываем и оформляем компенсацию

Если ваша организация решила добровольно выплатить компенсацию за задержку выдачи трудовой книжки или бывший работник принес исполнительный лист, выданный на решение суда о выплате такой компенсации, действуйте так.

Шаг 1. Рассчитайте средний дневной заработок бывшего сотрудника в общем порядке (как при командировках, простоях и т. д.)п. 62 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2; ст. 139 ТК РФ; Положение, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922.

Шаг 2. Рассчитайте компенсацию за несвоевременный возврат трудовой книжки.

Период между днем увольнения и днем выдачи трудовой книжки — это время вынужденного прогулап. 62 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2; Апелляционное определение Санкт-Петербургского горсуда от 27.10.2015 № 33-18051/2015, которое исчисляется так.

Посчитайте компенсацию по формулеп. 9 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922; Апелляционное определение Свердловского облсуда от 10.03.2017 № 33-3351/2017:

Шаг 3. Оформите приказ о выплате компенсации бывшему работнику, к примеру, такого содержания (скачать бланк).

Шаг 4. Измените дату увольнения сотрудника, указав дату выдачи трудовой книжки как новую дату увольнения. Для этого нужноп. 35 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225:

•издать новый приказ об увольнении сотрудника с даты выдачи трудовой книжки;

•признать недействительной запись об увольнении в трудовой книжке;

•внести новую запись об увольнении с даты выдачи трудовой книжки.

Изменение записей в трудовой книжке должно выглядеть так.

Зачеркивать какие-либо записи в разделе «Сведения о приеме на работу...» нельзя.

* * *

С суммы компенсации нужно удержать НДФЛ и начислить на нее страховые взносы, поскольку выплата среднего заработка за время вынужденного прогула не является компенсацией, связанной с выполнением человеком его трудовых обязанностейстатьи 217, 422 НК РФ; Письмо Минфина от 24.07.2014 № 03-04-05/36473. Ведь во время вынужденного прогула он не работает.

Поскольку датой прекращения трудового договора является дата выдачи книжки сотруднику, его нужно включать в СЗВ-М вплоть до того месяца, в котором трудовая книжка была ему выдана.

При налогообложении прибыли средний заработок за время вынужденного прогула из-за несвоевременной выдачи трудовой книжки включается в состав расходов на оплату трудап. 14 ст. 255 НК РФ.