Как выставлять счета-фактуры и УПД с 1 июля: разбираемся с нововведениями

Для кого обязателен переход на электронные счета-фактуры и электронные УПД

Все организации и ИП обязаны будут перейти на электронные счета-фактуры и УПД или это касается только тех плательщиков НДС, которые будут продавать прослеживаемые товары?

— Это касается только тех, кто будет продавать или покупать товары, подлежащие прослеживаемости. Как только вступят в силу постановления Правительства по прослеживаемости, им придется получать и отправлять документы по ТКС с помощью оператора ЭДОп. 1.2 ст. 169 НК РФ; Письмо ФНС от 30.06.2021 № ЕА-4-15/9208@. Если вы не будете продавать и покупать прослеживаемые товары, то счета-фактуры и УПД по-прежнему можно будет получать и выставлять в бумажном виде.

Причем не имеет значения, какой режим налогообложения у организации или ИП. Требования в рамках системы прослеживаемости будут распространяться не только на плательщиков НДС.

Знакомимся с новыми графами и строками в форме счета-фактуры

Как изменилась с 1 июля форма счета-фактуры?

— С 1 июля в форме счета-фактуры — несколько изменений.

Во-первых, появится строка 5а «Документ об отгрузке». Указывайте в ней номер и дату первичного документа, на основании которого выставлен счет-фактура. Например, товарной накладной или акта. Также надо написать, к каким строкам табличной части счета-фактуры относится этот документ. Для этого введена графа 1 с порядковым номером строкиПостановление Правительства от 02.04.2021 № 534.

А наименование товаров (работ, услуг, имущественных прав) — это теперь графа 1а счета-фактуры.

Если товары отгружали по нескольким накладным, перечислите их в строке 5а через точку с запятой.

Отметим, что в авансовом счете-фактуре строку 5а заполнять не нужно.

Во-вторых, в форму счета-фактуры добавили специальные графы для прослеживаемых товаров — 12, 12а, 13. При продаже иных товаров, а также работ или услуг в бумажную версию документа их можно не включать. А если все-таки включили, то, соответственно, эти графы могут быть пустыми либо в них можно поставить прочерки.

В-третьих, изменилось название графы 11 счета-фактуры. Раньше при продаже товаров, импортированных из дальнего зарубежья, в этой графе надо было указывать номер таможенной декларации. Теперь, если товар импортный, да еще и прослеживаемый, в графу 11 надо будет вписывать регистрационный номер партии — РНПТ. По товарам из стран, не входящих в состав ЕАЭС, он, как правило, будет состоять из номера декларации на товары и порядкового номера конкретного товара по этой декларации. Товарам, которые ввозятся из стран ЕАЭС, РНПТ будет присваивать налоговая служба.

Заполнение строки 5а при доставке товара

У нас поставку товара сопровождает несколько документов: собственно накладная на отгрузку и документ на перевозку (транспортная, товарно-транспортная накладная). Какой из этих документов указывать в строке 5а счета-фактуры?

— Указывайте первый по времени документ — то есть накладную на отгрузку. Но можете указать через запятую и все документы по конкретной отгрузке. Хуже не будет.

Не забудьте обновить форму УПД

Надо ли начиная с 01.07.2021 добавлять строку 5а в УПД со статусом «1»? И надо ли обновлять УПД со статусом «2», включая в него строку 5а и другие новые графы?

— Да, начиная с 01.07.2021 надо добавлять строку 5а в УПД со статусом «1». Ведь такой УПД может быть документом, используемым в НДС-целях, только при условии, что в нем есть все обязательные реквизиты счета-фактуры, предусмотренные ст. 169 НК. А счет-фактура должен содержать реквизиты, позволяющие идентифицировать документ об отгрузке товаров (о выполнении работ, об оказании услуг), о передаче имущественных правподп. 4 п. 5 ст. 169 НК РФ. Для этого в форму счета-фактуры с 1 июля и была введена новая строка 5а «Документ об отгрузке».

Соответственно, если компания с 1 июля будет использовать УПД как НДС-документ, форму УПД со статусом «1» необходимо дополнить строкой 5а счета-фактурыПисьмо ФНС от 17.06.2021 № ЗГ-3-3/4368@.

Однако надо учитывать, что УПД со статусом «1» сочетает в себе и счет-фактуру, и «отгрузочный» документ — документ, подтверждающий отгрузку товаров, оказание услуг и выполнение работ. Поэтому в строке 5а «счет-фактурной» части такого УПД надо указывать реквизиты самого УПД.

К тому же лучше вообще табличную «счет-фактурную» часть УПД сделать максимально приближенной к обновленной форме счета-фактуры. То есть надо сделать так, чтобы в вашей форме УПД были обновленные графы 1, 1а и 11. А если товар прослеживаемый, то в УПД должны быть еще и графы 12, 12а и 13.

Если же УПД используется только как отгрузочный документ (документ, подтверждающий выполнение работ или оказание услуг), то есть у него статус «2», то лучше тоже обновить его форму. Поскольку в случае продажи прослеживаемых товаров в таком УПД должны быть заполнены графы 12, 12а и 13, а в графе 11 надо будет указывать РНПТ.

Что указывать в строке 5а счета-фактуры, если нет двусторонней первички

Есть услуги, которые не сопровождаются выставлением какой-либо первички, выдается только счет-фактура. К примеру, комиссии банков за выполнение функций агента валютного контроля, облагаемые НДС. Как в таких случаях заполнять обязательную строку 5а счета-фактуры (УПД) начиная с 01.07.2021?

— Официальных разъяснений по этому вопросу пока нет. Поэтому мы обратились за разъяснениями к специалисту налоговой службы.

Как видно, лучше не оставлять строку 5а незаполненной.

Что указывать в строке 5а счета-фактуры по услугам аренды

По арендной плате ежемесячный акт на услуги часто не составляется. Как в таком случае арендодателю надо заполнять строку 5а счета-фактуры?

— Действительно, есть мнение, что Минфин разрешил не составлять акты на оказание услуг по аренде. И для признания расходов достаточно следующих документов: договора аренды, документов, подтверждающих оплату арендных платежей, акта приемки-передачи арендованного имуществаПисьмо Минфина от 25.03.2019 № 03-03-06/1/20067.

В последнем абзаце того же Письма указано, что вычеты по НДС возможны при наличии соответствующих первичных документовп. 1 ст. 172 НК РФ; Письмо Минфина от 25.03.2019 № 03-03-06/1/20067. И логично предположить, что в этом абзаце автор Письма под соответствующими первичными документами подразумевает перечисленные выше договор, платежки и акт приемки-передачи. Из чего можно сделать вывод, что в строке 5а счета-фактуры можно указать реквизиты указанных документов.

Но есть и другой взгляд на содержание этого абзаца и в целом указанного Письма Минфина: для налога на прибыль акт оказания услуг по аренде не обязателен, а вот для принятия к вычету входного НДС первичка нужна. Следовательно, нужен и акт.

По разъяснениям налоговой службы, данным в «массовом письме» по аренде, счет-фактура составляется на основании первичного документа, оформленного в соответствии с требованиями Закона «О бухучете». И при оказании услуги по аренде показатели, отражаемые в счете-фактуре, должны соответствовать показателям, указанным в первичном учетном документеПисьмо ФНС от 04.02.2010 № ШС-22-3/86 (п. 1).

Так что безопаснее хотя бы раз в квартал все же составлять акт оказанных услуг по договору аренды. Тогда в строке 5а счета-фактуры, составляемого за истекший квартал, надо будет указывать номер и дату акта об оказании услуг за этот квартал.

А если арендодателю не хочется плодить лишние бумаги, вместо счета-фактуры он может составлять раз в квартал УПД со статусом «1». Так у арендатора не будет проблем с подтверждением НДС-вычетов, а у арендодателя — сложностей с заполнением строки 5а. Как мы уже разобрались, в ней надо будет продублировать реквизиты самого УПД.

Ответственность за незаполнение строки 5а счета-фактуры или ошибки в ней

Предположим, что после 01.07.2021 мы получим от поставщика счет-фактуру с ошибкой в строке 5а. Либо она вовсе не будет заполнена. Чем это грозит нам как покупателю и самому поставщику?

— Ошибка в заполнении строки 5а счета-фактуры не препятствует вычету входного НДС у покупателяп. 2 ст. 169 НК РФ.

Для продавца какой-либо ответственности за незаполнение/неверное заполнение строки 5а счета-фактуры тоже не предусмотрено.

Однако лучше все же не допускать таких ошибок. Цель введения строки 5а в счете-фактуре — оптимизация работы с документами при налоговых проверках. Чтобы инспекторам было проще найти первичный документ, соответствующий конкретному счету-фактуре. И если этот документ будет указан неверно, при проверках ИФНС может запросить дополнительные пояснения как у продавца, так и у покупателя.

Можно ли принимать к учету сканы документов, полученные по ЭДО

Мы недавно перешли на ЭДО. Столкнулись с тем, что некоторые поставщики высылают нам через оператора ЭДО как «прочее» сканы счетов-фактур или иных документов без печати. При отправке поставщик, разумеется, подписывает их своей электронной подписью. Можем ли мы принимать такие документы к учету? Считаются ли они электронными?

— Отправлять и получать сканы документов через оператора ЭДО можно. Важно понимать, что отсканированные документы — это всего лишь копии бумажных оригиналов, то есть электронные сканы — не оригиналы. Поэтому лучше их распечатать, сделав пометку, что они получены по ЭДО, с указанием даты. В программном обеспечении ЭДО останется информация о получении таких сканов.

Но при наличии ЭДО предпочтительнее получать и выставлять электронные оригиналы. То есть документы следует создавать сразу в электронном виде, подписывая их электронной подписью. При этом необходимо соблюдать требования законодательства относительно форматов, форм, видов электронной подписи и регламентов обмена, если таковые имеются. Например, утвержден формат электронного счета-фактуры, а подписывать его допускается только усиленной квалифицированной ЭП.

Отметим, что скан бумажной первички, строго говоря, не соответствует требованиям, предъявляемым к электронным документам. И при обычных обстоятельствах отражать хозяйственные операции на их основании рискованноПисьма Минфина от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951, от 13.04.2015 № 03-03-06/20808.

Правда, в эпоху коронавируса Минфин и ФНС все же разрешают в исключительных случаях использовать скан-копии. И более того — на их основании можно признавать расходы не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете. Но вот что конкретно считать «исключительным случаем», из Писем, увы, не ясноПисьма Минфина от 22.04.2020 № 03-01-10/32570, от 27.04.2020 № 03-03-06/3/34068, от 13.05.2020 № 03-03-07/38785; ФНС от 26.02.2021 № СД-4-3/2476.

Так что лучше получить от контрагентов оригиналы электронных или бумажных документов, а не их сканы.