Как учитывать выдачу форменной одежды сотрудникам
Сегодня многие организации одевают своих сотрудников в форменную одежду. Причин множество. Благодаря форме сразу видно, к какой организации относится сотрудник. Форменная одежда является своего рода рекламой, повышает узнаваемость компании. Кроме того, сотрудник, одетый в форму, чувствует свою причастность к конкретной организации, что делает его более организованным, так как он уже является лицом своей компании.
Иногда приобретение форменной одежды не инициатива организации, а требование контролирующих органов. Например, обязаны носить форменную одежду персонал гостини
Налоговый учет
Вы можете по вашему выбору:
- <или>выдать работникам форму лишь во временное пользование, то есть право собственности на одежду останется у организации;
- <или>передать форму в собственность работника.
От этого зависит порядок учета одежды. Выбор варианта выдачи одежды лучше прописать в каком-либо внутреннем локальном нормативном акте организации (например, в положении о внутреннем трудовом распорядке). В нем также можно конкретизировать порядок и нормы выдачи форменной одежды: кому полагается униформа, ее состав, срок носки и т. п.
Как правило, стоимость формы не превышает 40 000 руб. Поэтому далее мы будем исходить из того, что форменная одежда не является основным средство
| Налог | Форменная одежда остается в собственности организации | Форменная одежда передается в собственность работника |
| Налог на прибыль | Стоимость одежды учитывается в составе материальных расходов единовременно в момент передачи работник | Стоимость выданной форменной одежды учитывается в составе расходов на оплату труд |
С форменной одеждой, выдаваемой в соответствии с законодательством, проблем не возникнет. В остальных случаях лучше соблюсти следующие требования, выдвигаемые контролирующими органами:
— содержала товарный знак или логотип фирмы, ее символику. При этом такой знак должен быть нанесен непосредственно на одежду, а не содержаться на значке, галстуке, косынке и т. п.;
| ||
| НДС | Если одежда будет использоваться в деятельности, облагаемой НДС, то входной налог, предъявленный поставщиком одежды, можно предъявить к вычет Поскольку одежда не переходит в собственность сотрудников, начислять НДС не нужн | Передача одежды признается реализацией и облагается В связи с этим входной НДС по приобретенной одежде вы всегда принимаете к вычету в обычном порядк |
| НДФЛ | Одежда в собственность сотрудника не передается, поэтому дохода не возникает и НДФЛ удерживать не нужн | Полученная форма признается доходом работника в натуральной форме, с этого дохода нужно исчислить НДФЛ и удержать его при ближайшей выплате зарплаты сотрудник |
| Страховые взносы | Стоимость форменной одежды не облагается страховыми взносами, так как отсутствует объект обложени | Стоимость форменной одежды не облагается страховыми взносами, только если она выдается в соответствии с законодательство |
Бухгалтерский учет
СИТУАЦИЯ 1. Форменная одежда — собственность организации. Так же, как и в налоговом учете, будем рассматривать ситуацию, когда форменная одежда не признается основным средством. В этом случае она учитывается на счете 10 «Материалы». К нему открывается субсчет, например «Форменная одежда». Списывается стоимость формы в расходы единовременно в момент выдачи ее сотрудникам (дебет счета 20 «Основное производство» (26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу»), кредит счета 10 «Материалы», субсчет «Форменная одежда»). Если же срок эксплуатации одежды больше года, то ее стоимость можно списывать в расходы равномерно в течение срока эксплуатации.
СИТУАЦИЯ 2. Форменная одежда передается в собственность сотрудникам. В бухгалтерском учете будут сделаны такие проводки.
| Содержание операции | Дт | Кт |
| На дату приобретения форменной одежды | ||
| Форменная одежда принята к учету | 10 «Материалы», субсчет «Форменная одежда» | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» |
| Отражен входной НДС | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» | |
| НДС принят к вычету | 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДС» | |
| На дату выдачи спецодежды | ||
| Форма выдана сотрудникам | 10 «Материалы», субсчет «Форменная одежда» | |
| Начислен НДС на безвозмездную передачу одежды | 68 «Расчеты по налогам и сборам» | |
| Со стоимости одежды удержан НДФЛ | 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» | 68 «Расчеты по налогам и сборам» |
| На стоимость одежды начислены страховые взносы | 20 «Основное производство» (26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу») | 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» |
***
Также имейте в виду: если форма остается в собственности вашей организации, то именно на работодателя ложатся обязанности по ремонту, хранению, стирке этой одежды. Тогда расходы на содержание одежды учитываются в обычном порядке.
Если же сотрудник потеряет форму или испортит ее по собственной вине либо не захочет возвращать ее при увольнении, вы можете взыскать с него стоимость одежды (с учетом износа). Порядок учета компенсации будет такой же, как и для спецодежды, о чем мы недавно рассказывали в одном из предыдущих номеров.
Если же ваша организация выдает форменную одежду сотрудникам за плату (с полной или частичной оплатой покупной стоимости) и одежда передается в собственность сотруднику, то это учитывается как обычная реализация и в бухгалтерском, и в налоговом учете.
