Как удаленно подписывать документы организации электронной подписью

Чтобы подписывать электронные документы (ЭД) организации и сдавать отчетность через ТКС, нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Получить ее в УЦ ФНС или у его доверенных лиц может только директорп. 1 ч. 1 ст. 17.2 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Подписывать такой подписью ЭД и отчетность организации может лишь он сам.

Передавать ключевой носитель с этой подписью или копировать ее на другой носитель нельзя. Это нарушение конфиденциальности и компрометация ключа подписиподп. 1, 3 ч. 1 ст. 10 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ; п. 6.5 Регламента, утв. Приказом ФНС от 05.07.2021 № ЕД-7-24/636@; Письмо ФНС от 20.08.2020 № ЕА-3-26/5960@.

Если учет организации ведет аутсорсинговая компания или бухгалтер, работающий удаленно, единственный законный способ подписания ЭД и отчетности при отсутствии директора — это получить уполномоченному лицу свою подпись — УКЭП физлица. Она выдается в аккредитованном УЦ (не в УЦ ФНС). Список центров есть на сайте Минцифры. Получить подпись нужно лично, предъявив паспорт и СНИЛС. Так как в файле подписи будут указаны только ф. и. о. уполномоченного физлица, то при отправке ЭД к подписи надо приложить заверенную УКЭП директора электронную доверенность (МЧД).

МЧД формируется в электронной форме в формате XMLПриказ Минцифры от 18.08.2021 № 857. ФНС и другие ведомства могут использовать свои форматы, соответствующие установленным требованиямПриказ Минцифры от 18.08.2021 № 858; Приказ ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@.

Создать МЧД и даже проверить ее можно, например, с помощью бесплатного сервиса на сайте ФНС.