«Нужно» и «не нужно» в связи с обновлением формы и порядка ведения трудовых книжек

Начало применения новых правил ≠ началу применения новой формы книжек

По многим нашим сотрудникам ведутся бумажные трудовые книжки. Нужно ли с 1 сентября переписывать им книжки по новой форме и где брать новые бланки?

— Не нужно. Трудовые книжки нового образца будут введены в действие лишь с 1 января 2023 г. До этого Минфину нужно разработать и установить порядок изготовления бланков и обеспечения ими работодателейп. 2 Постановления Правительства от 24.07.2021 № 1250 (далее — Постановление № 1250). Более того, и тогда переписывать ничего не надо будет.

Если после 1 января 2023 г. у вас еще останутся неиспользованные старые бланки, то ими можно будет продолжать пользоваться. То есть выписывать на них дубликат книжки или вкладыш в нее. И только когда у вас закончатся все старые бланки, нужно будет приобрести новые и делать дубликат или вкладыш в новом форматеп. 3 Постановления № 1250.

Кстати, напомним, что утвержденная новая форма книжки по содержанию не отличается от старой. Разница лишь в количестве разворотовприложение 1 к Приказу Минтруда от 19.05.2021 № 320н (далее — Порядок № 320н):

•в дубликате стало 14 разворотов для сведений о работе и 7 разворотов для сведений о награждениях;

•во вкладыше стало 12 разворотов «Сведения о работе» и 5 разворотов «Сведения о награждениях».

А вот новые правила заполнения трудовых книжек вы вправе применять уже с 1 сентября нынешнего года. Например, можете проштамповывать или впечатывать на принтере запись о переводе сотрудника, не давать увольняющемуся работнику трудовую книжку на подпись. А также разрабатывать свою форму журнала учета движения трудовых книжек и не скреплять его сургучной печатьюпп. 3, 36, 39, 40 Порядка № 320н.

Учет книжек лучше вести под роспись сотрудников

Нужна ли подпись работника при его увольнении позднее 31 августа 2021 г. в книге учета трудовых книжек?

— Формально с 1 сентября нынешнего года законодательно не предусмотрена обязанность работодателя требовать от работника подпись при получении трудовой книжки и при его увольнении.

Но посудите сами, ведь в интересах работодателя иметь подтверждение того, что работник забрал при увольнении свою книжку своевременно. А такое подтверждение — это как раз подпись сотрудника в книге учета движения трудовых книжек. В ее унифицированной форме есть графа 13 для подписи сотрудника. Просьба поставить там подпись при получении книжки никак не ущемляет прав работника.

Напомним, что с 1 сентября вы вправе разработать для себя документ по учету движения трудовых книжек самостоятельно. Рекомендуем при разработке собственной формы такого документа сохранить графу, где бы увольняющийся сотрудник поставил подпись о получении книжки на руки.

Кстати, Минтруд также рекомендует брать расписку с работника о получении им книжки при ее выбытии, в том числе по иным основаниям, например при подаче заявления о предоставлении работнику сведений о трудовой деятельностиПисьмо Минтруда от 12.02.2020 № 14-2/В-150.

Некоторые записи из книжки можно продолжать дублировать в личной карточке

До 1 сентября работодатели обязаны были дублировать записи из трудовой книжки в личной карточке, а работник — расписываться в карточке в подтверждение правильности внесения записи. Сейчас Правила, устанавливающие такую обязанность, отменены. Нужно ли переносить записи из трудовой книжки в личную карточку и просить сотрудников расписываться там?

— Отмена правительственных Правил ведения трудовых книжек ставит под вопрос применение личных карточек сотрудников в принципе. Ведь в ТК РФ обязанность ведения карточек никогда не была установлена, а Правила были единственным нормативным актом, фиксировавшим необходимость наличия карточек и их назначение: повторять запись, внесенную в трудовую книжкуп. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила № 225).

За разъяснениями мы обратились к представителю Роструда.

Учитывая мнение представителя Роструда, личные карточки можно продолжать вести. И можно продолжать действовать по Указаниям по их заполнению. Там предусмотрено, что в разделе личной карточки «Прием на работу, переводы на другую работу» с каждой записью, вносимой на основании приказа о приеме на работу или о переводе на другую работу, работника нужно ознакомить под росписьразд. 1 Указаний, утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

А вот с записью об увольнении сотрудника под роспись не нужно знакомить ни в карточке, ни в книжке.

Дубликат книжки нужно делать даже отказавшемуся от ее ведения работнику

Наш сотрудник еще в прошлом году перешел на электронную трудовую книжку. Бумажную мы выдали ему на руки. Сейчас он сказал, что потерял бумажную книжку, и просит выдать ее дубликат. Нужно ли делать дубликат книжки в такой ситуации?

— Нужно. По действующему Порядку работник при утере книжки должен обратиться с письменным заявлением о выдаче ее дубликата к работодателю по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжкуп. 27 Порядка № 320н; электронный сервис онлайнинспекция.рф (вопросы 152354, 147121). При этом законодательно не предусмотрено, что такое правило не распространяется на тех, кто заявил о переходе на электронную книжку и получил свою бумажную книжку на руки.

Поэтому со дня получения заявления от сотрудника у вас есть 15 рабочих дней, чтобы сделать дубликат. Причем, поскольку книжка была утеряна не по вашей вине, можете никак не содействовать сотруднику в получении нужных документов для подтверждения стажа работы для заполнения дубликатап. 29 Порядка № 320н. Запишите сведения об общем или непрерывном стаже работника до поступления к работодателю суммарно, а затем периоды работы, названия организаций и должностей работника по имеющимся документам.

Специалисты Роструда уточнили, что при внесении в дубликат подробных данных о прошлых местах работы можно воспользоваться копией трудовой книжки сотрудника. Но только если такая копия заверена работодателем или нотариусомэлектронный сервис онлайнинспекция.рф.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат вписывайте только имеющиеся в этих документах сведения.

Порядок заполнения дубликата не изменился. Напомним, что при заполнении его титульного листа нужно:

•внести сведения о сотруднике, достоверные на день заполнения дубликата;

•в правом верхнем углу написать или проштамповать: «Дубликат».

Переименование фирмы отражается в книжке

У нас в сентябре переименована компания. Нужно ли по новому Порядку вносить запись об этом в бумажные трудовые книжки работников, по которым они ведутся?

— Нужно. Запишите в книжке в разделе «Сведения о работе»п. 13 Порядка № 320н:

•в графе 3: «Общество с ограниченной ответственностью “Черный квадрат” (ООО “Черный квадрат”) с 02.09.2021 переименовано в общество с ограниченной ответственностью “Красный Квадрат” (ООО “Красный Квадрат”)»;

•в графе 4 запишите реквизиты решения собрания участников организации, на основании которого компанию переименовали.

С работника можно брать плату за бланк вкладыша или дубликат книжки

Мне нужно сделать сотруднику вкладыш в трудовую книжку. Не могу найти в новом Порядке ведения книжек правило о том, кто должен оплачивать бланк: работник или работодатель.

— В новом Порядке, действующем с 1 сентября, осталось правило о том, что работодатель платит за бланк книжки или вкладыша, если они были испорчены по его вине. А вот прямого указания на то, что с работника нужно брать плату за бланк, если, допустим, дубликат пришлось делать из-за утери книжки ее владельцем, нетп. 45 Порядка № 320н.

В Роструде нам разъяснили, что правила оплаты бланков в подобных случаях можно прописать в ЛНА работодателя. Например, сделайте отдельный документ по правилам обращения трудовых книжек в компании или внесите раздел о трудовых книжках в какой-то из имеющихся ЛНА. В нем предусмотрите взимание платы с работника, которому выдается вкладыш в трудовую книжку или ее дубликат, при условии, что первоначальная книжка или вкладыш в нее закончились или были испорчены не работодателем.

Плату за бланк работник может:

•или внести в кассу организации;

•или попросить удержать при выплате зарплаты, подав вам заявление в произвольной форме с такой просьбойПисьмо Роструда от 16.10.2019 № ТЗ/5985-6-1.

При выдаче работнику вкладыша признайте прочий доход и сделайте такие проводкипп. 7, 16 ПБУ 9/99; Письмо Минфина от 29.01.2008 № 07-05-06/18.

Содержание операции	Дт	Кт
Признан доход при оформлении работнику вкладыша в трудовую книжку	73	91-1
Начислен НДС (если ваша организация применяет ОСН или ЕСХН без освобождения от НДС)	91-2	68
Списана с забалансового счета стоимость бланка вкладыша		006
Удержана плата за бланк вкладыша из зарплаты работника	70	73

Запись о службе по призыву в книжку не вносится

К нам в октябре будет устраиваться сотрудник после службы в армии по призыву, до службы он работал. Трудовая книжка у него есть, и он не отказывается от ее ведения. Нужно ли вносить в его книжку запись о службе в армии по призыву?

— Не нужно. Дело в том, что до 1 сентября 2021 г. законодательно была предусмотрена обязанность работодателя вносить в книжку записи, в частности, о времени военной службы в соответствии с Законом «О воинской обязанности и военной службе»п. 21 Правил № 225.

С 01.09.2021 действует новый Порядок ведения и хранения трудовых книжекутв. Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, в котором указано, что записи о профессиональной служебной деятельности в виде государственной гражданской и муниципальной службы, военной службы и государственной службы иных видов вносятся в трудовую книжку по месту прохождения службы, если ведение книжек предусмотрено законами, регулирующими прохождение службып. 14 Порядка № 320н. Трудовая книжка при прохождении службы по призыву не ведется.

Напомним, что в электронные трудовые книжки запись о службе по призыву тоже вносить не нужно.