2  читателя оценили статью

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 6 сентября 2021 г.

Содержание журнала № 18 за 2021 г.
ОСН УСН ЕСХН ПСН
М.А. Кокурина,
старший юрист
Когда надо начать пользоваться новыми бланками трудовых книжек? Нужно ли делать дубликат утерянной книжки человеку, который отказался от ее ведения в бумажном виде? Что теперь будет с личными карточками работников? Эти и некоторые другие «книжные» вопросы волнуют читателей с началом осени.

«Нужно» и «не нужно» в связи с обновлением формы и порядка ведения трудовых книжек

Начало применения новых правил ≠ началу применения новой формы книжек

По многим нашим сотрудникам ведутся бумажные трудовые книжки. Нужно ли с 1 сентября переписывать им книжки по новой форме и где брать новые бланки?

Чьи права в большей степени защищает наше трудовое законодательство

— Не нужно. Трудовые книжки нового образца будут введены в действие лишь с 1 января 2023 г. До этого Минфину нужно разработать и установить порядок изготовления бланков и обеспечения ими работодателейп. 2 Постановления Правительства от 24.07.2021 № 1250 (далее — Постановление № 1250). Более того, и тогда переписывать ничего не надо будет.

Если после 1 января 2023 г. у вас еще останутся неиспользованные старые бланки, то ими можно будет продолжать пользоваться. То есть выписывать на них дубликат книжки или вкладыш в нее. И только когда у вас закончатся все старые бланки, нужно будет приобрести новые и делать дубликат или вкладыш в новом форматеп. 3 Постановления № 1250.

Кстати, напомним, что утвержденная новая форма книжки по содержанию не отличается от старой. Разница лишь в количестве разворотовприложение 1 к Приказу Минтруда от 19.05.2021 № 320н (далее — Порядок № 320н):

в дубликате стало 14 разворотов для сведений о работе и 7 разворотов для сведений о награждениях;

во вкладыше стало 12 разворотов «Сведения о работе» и 5 разворотов «Сведения о награждениях».

А вот новые правила заполнения трудовых книжек вы вправе применять уже с 1 сентября нынешнего года. Например, можете проштамповывать или впечатывать на принтере запись о переводе сотрудника, не давать увольняющемуся работнику трудовую книжку на подпись. А также разрабатывать свою форму журнала учета движения трудовых книжек и не скреплять его сургучной печатьюпп. 3, 36, 39, 40 Порядка № 320н.

Учет книжек лучше вести под роспись сотрудников

Нужна ли подпись работника при его увольнении позднее 31 августа 2021 г. в книге учета трудовых книжек?

— Формально с 1 сентября нынешнего года законодательно не предусмотрена обязанность работодателя требовать от работника подпись при получении трудовой книжки и при его увольнении.

Но посудите сами, ведь в интересах работодателя иметь подтверждение того, что работник забрал при увольнении свою книжку своевременно. А такое подтверждение — это как раз подпись сотрудника в книге учета движения трудовых книжек. В ее унифицированной форме есть графа 13 для подписи сотрудника. Просьба поставить там подпись при получении книжки никак не ущемляет прав работника.

Напомним, что с 1 сентября вы вправе разработать для себя документ по учету движения трудовых книжек самостоятельно. Рекомендуем при разработке собственной формы такого документа сохранить графу, где бы увольняющийся сотрудник поставил подпись о получении книжки на руки.

Кстати, Минтруд также рекомендует брать расписку с работника о получении им книжки при ее выбытии, в том числе по иным основаниям, например при подаче заявления о предоставлении работнику сведений о трудовой деятельностиПисьмо Минтруда от 12.02.2020 № 14-2/В-150.

Некоторые записи из книжки можно продолжать дублировать в личной карточке

До 1 сентября работодатели обязаны были дублировать записи из трудовой книжки в личной карточке, а работник — расписываться в карточке в подтверждение правильности внесения записи. Сейчас Правила, устанавливающие такую обязанность, отменены. Нужно ли переносить записи из трудовой книжки в личную карточку и просить сотрудников расписываться там?

— Отмена правительственных Правил ведения трудовых книжек ставит под вопрос применение личных карточек сотрудников в принципе. Ведь в ТК РФ обязанность ведения карточек никогда не была установлена, а Правила были единственным нормативным актом, фиксировавшим необходимость наличия карточек и их назначение: повторять запись, внесенную в трудовую книжкуп. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила № 225).

За разъяснениями мы обратились к представителю Роструда.

Ведение личных карточек работников

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

— Обязательное ведение личных карточек на работников было предусмотрено Правилами ведения трудовых книжек, которые с 1 сентября 2021 г. отмененып. 12 Правил № 225; Постановление № 1250. Поэтому наличие таких карточек у работодателей перестает быть предметом оценки со стороны государственных инспекций труда. За их отсутствие штрафовать при проверках не должны.

Работодатели вправе сами определять, нужно им вести личные карточки или нет. Скажем, если кому-то привычно и удобно работать с ними, то можно продолжать вести карточки.

При отказе от их ведения карточки подлежат сдаче в архив. Срок хранения личных карточек — 50 лет.

Учитывая мнение представителя Роструда, личные карточки можно продолжать вести. И можно продолжать действовать по Указаниям по их заполнению. Там предусмотрено, что в разделе личной карточки «Прием на работу, переводы на другую работу» с каждой записью, вносимой на основании приказа о приеме на работу или о переводе на другую работу, работника нужно ознакомить под росписьразд. 1 Указаний, утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

А вот с записью об увольнении сотрудника под роспись не нужно знакомить ни в карточке, ни в книжке.

Дубликат книжки нужно делать даже отказавшемуся от ее ведения работнику

Наш сотрудник еще в прошлом году перешел на электронную трудовую книжку. Бумажную мы выдали ему на руки. Сейчас он сказал, что потерял бумажную книжку, и просит выдать ее дубликат. Нужно ли делать дубликат книжки в такой ситуации?

По просьбе работника, потерявшего трудовую книжку, работодатель обязан оформить ее дубликат. Даже если с соответствующим заявлением обратился сотрудник, перешедший на ЭТК

По просьбе работника, потерявшего трудовую книжку, работодатель обязан оформить ее дубликат. Даже если с соответствующим заявлением обратился сотрудник, перешедший на ЭТК

— Нужно. По действующему Порядку работник при утере книжки должен обратиться с письменным заявлением о выдаче ее дубликата к работодателю по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжкуп. 27 Порядка № 320н; электронный сервис онлайнинспекция.рф (вопросы 152354, 147121). При этом законодательно не предусмотрено, что такое правило не распространяется на тех, кто заявил о переходе на электронную книжку и получил свою бумажную книжку на руки.

Поэтому со дня получения заявления от сотрудника у вас есть 15 рабочих дней, чтобы сделать дубликат. Причем, поскольку книжка была утеряна не по вашей вине, можете никак не содействовать сотруднику в получении нужных документов для подтверждения стажа работы для заполнения дубликатап. 29 Порядка № 320н. Запишите сведения об общем или непрерывном стаже работника до поступления к работодателю суммарно, а затем периоды работы, названия организаций и должностей работника по имеющимся документам.

Специалисты Роструда уточнили, что при внесении в дубликат подробных данных о прошлых местах работы можно воспользоваться копией трудовой книжки сотрудника. Но только если такая копия заверена работодателем или нотариусомэлектронный сервис онлайнинспекция.рф.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат вписывайте только имеющиеся в этих документах сведения.

Порядок заполнения дубликата не изменился. Напомним, что при заполнении его титульного листа нужно:

внести сведения о сотруднике, достоверные на день заполнения дубликата;

в правом верхнем углу написать или проштамповать: «Дубликат».

Переименование фирмы отражается в книжке

У нас в сентябре переименована компания. Нужно ли по новому Порядку вносить запись об этом в бумажные трудовые книжки работников, по которым они ведутся?

— Нужно. Запишите в книжке в разделе «Сведения о работе»п. 13 Порядка № 320н:

в графе 3: «Общество с ограниченной ответственностью “Черный квадрат” (ООО “Черный квадрат”) с 02.09.2021 переименовано в общество с ограниченной ответственностью “Красный Квадрат” (ООО “Красный Квадрат”)»;

в графе 4 запишите реквизиты решения собрания участников организации, на основании которого компанию переименовали.

С работника можно брать плату за бланк вкладыша или дубликат книжки

Мне нужно сделать сотруднику вкладыш в трудовую книжку. Не могу найти в новом Порядке ведения книжек правило о том, кто должен оплачивать бланк: работник или работодатель.

— В новом Порядке, действующем с 1 сентября, осталось правило о том, что работодатель платит за бланк книжки или вкладыша, если они были испорчены по его вине. А вот прямого указания на то, что с работника нужно брать плату за бланк, если, допустим, дубликат пришлось делать из-за утери книжки ее владельцем, нетп. 45 Порядка № 320н.

Комментарии представителя Роструда по новому Порядку ведения трудовых книжек читайте:

2021, № 16

В Роструде нам разъяснили, что правила оплаты бланков в подобных случаях можно прописать в ЛНА работодателя. Например, сделайте отдельный документ по правилам обращения трудовых книжек в компании или внесите раздел о трудовых книжках в какой-то из имеющихся ЛНА. В нем предусмотрите взимание платы с работника, которому выдается вкладыш в трудовую книжку или ее дубликат, при условии, что первоначальная книжка или вкладыш в нее закончились или были испорчены не работодателем.

Плату за бланк работник может:

или внести в кассу организации;

или попросить удержать при выплате зарплаты, подав вам заявление в произвольной форме с такой просьбойПисьмо Роструда от 16.10.2019 № ТЗ/5985-6-1.

При выдаче работнику вкладыша признайте прочий доход и сделайте такие проводкипп. 7, 16 ПБУ 9/99; Письмо Минфина от 29.01.2008 № 07-05-06/18.

Содержание операции Дт Кт
Признан доход при оформлении работнику вкладыша в трудовую книжку 73 91-1
Начислен НДС (если ваша организация применяет ОСН или ЕСХН без освобождения от НДС) 91-2 68
Списана с забалансового счета стоимость бланка вкладыша 006
Удержана плата за бланк вкладыша из зарплаты работника 70 73

Запись о службе по призыву в книжку не вносится

К нам в октябре будет устраиваться сотрудник после службы в армии по призыву, до службы он работал. Трудовая книжка у него есть, и он не отказывается от ее ведения. Нужно ли вносить в его книжку запись о службе в армии по призыву?

— Не нужно. Дело в том, что до 1 сентября 2021 г. законодательно была предусмотрена обязанность работодателя вносить в книжку записи, в частности, о времени военной службы в соответствии с Законом «О воинской обязанности и военной службе»п. 21 Правил № 225.

С 01.09.2021 действует новый Порядок ведения и хранения трудовых книжекутв. Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, в котором указано, что записи о профессиональной служебной деятельности в виде государственной гражданской и муниципальной службы, военной службы и государственной службы иных видов вносятся в трудовую книжку по месту прохождения службы, если ведение книжек предусмотрено законами, регулирующими прохождение службып. 14 Порядка № 320н. Трудовая книжка при прохождении службы по призыву не ведется.

Напомним, что в электронные трудовые книжки запись о службе по призыву тоже вносить не нужно.


Добавить в «Нужное»

Комментарии (0)
Другие статьи журнала по теме:
Кадры / Оплата труда
Кадры / Оплата труда

2025 г.

№ 6
Всегда ли дистанционщику на Севере полагаются северные выплатыКогда травму работника могут признать производственнойРешение кадровых задач из зала суда
№ 5
Документальное начало увольнительного процессаИспытательный срок — не повод уменьшать зарплатуОформляем увольнение и рассчитываемся с работникомУвольнение произошло: отдаем и подаем документы
№ 4
Внешнего совместителя нельзя принудительно отправить в отпуск за свой счетНаставничество в ТК РФ: оформляем, назначаем, оплачиваемЧто нужно знать про разъездной характер работы сотрудников: учет и оформление
№ 3
Пособие на погребение — 2025: расскажите работнику, куда за ним обращатьсяТрудовые поправки по поручению КС РФ
№ 2
Временной разрыв между декабрьской зарплатой и январским авансом — это нормаКакими документами оформляется премирование сотрудниковНеобычные основания для лишения работника премииПремирование работников — в вопросах и ответах
№ 1
Зарплата и МРОТ-2025: сравниваем и повышаемСогласование воинско-учетных действий с военкоматомТри предновогодних вопроса о премиях

2024 г.

№ 24
Изменения в План работы по ведению воинского учета нужно согласовывать с военкоматомКак может уволиться и. о. директораОтпуск внешнего совместителя: права работника и обязанности работодателяРаботник на военных сборах: считаем сохраняемый средний заработок
№ 23
Топ-6 ошибок работодателей при применении дисциплинарных взысканийКто должен оформить дубликат трудовой книжки бывшему совместителюРешаем ежедневные кадровые задачи
№ 22
Два ответа СФР о льготном пенсионном стаже медработниковНужно ли уведомлять работодателя о поступлении в вузНюансы приемов и увольненийЧем подтвердить ежемесячную премию
№ 21
Как избежать признания ученического договора трудовымО чем могут быть споры с работниками по ученическим договорамПропускной режим в компании — в вопросах и ответах
№ 20
Возмещение расходов по оплате допвыходных родителю ребенка-инвалидаКакова минимальная продолжительность ежегодного оплачиваемого отпускаКомпания проводит тимбилдинг: как учесть расходы и есть ли доход у работниковРабота в воскресенье не всегда оплачивается в повышенном размереЧто ждет работодателя, если работник не хочет сообщать об инвалидности
№ 19
Дела судебные: обзор споров с совместителямиКак дисциплинировать нерадивых подотчетников: три способаКакие трудовые льготы есть у беременныхУвольнение за разглашение коммерческой тайны: обходим острые углы
№ 18
Разъяснения СФР: как заполнить подраздел 1.1 ЕФС-1 при приеме или переводе совместителя
№ 17
Для подтверждения добросовестности можно передать контрагенту штатное расписание, но без персональных данныхДоплата за ночную работу: в аванс или при окончательном расчете за месяц?Квотирование рабочих мест для инвалидов по-новомуЧто исчезло или появилось в отчетности для службы занятости
№ 16
Кадровые нюансы при смене ИП-работодателем фамилииСверхурочная работа: новые правила повышенной оплаты с сентября 2024 годаЧто нужно знать работнику об удержаниях из зарплаты
№ 15
Тест: решите 10 задачек про путевки для работников
№ 14
Мнения судов по спорным зарплатным вопросамРоструд обновил «рисковые» списки работодателей
№ 13
Больничные, если основная работа стала совместительством или наоборотТест: исправляем ошибки в заявлениях работников
№ 12
Как назначают больничные, если работодателей несколькоКак оплачивать выходной день в командировкеМожно ли избежать внимания комиссии по противодействию нелегальной занятостиОформляем платежное поручение на перечисление алиментов
№ 11
Электронное информирование службы занятости
№ 10
Студент-очник может работать на полную ставкуЗарплатные субсидии из СФР: на кого и как получить в 2024 годуКак погасить долг по накопленным отпускам перед работникомКомиссии по противодействию нелегальной занятости: обязательно ли посещать?КС определил, как увольнять сотрудников при отказе от переездаНа задержанные увольнительные выплаты нужно начислить компенсацию
№ 9
Как в трудовом договоре указать место работы дистанционщикаОпоздание на работу не повод для удержаний из зарплатыСборник «увольнительных» дат: определяем последний день работы
№ 8
Как выглядит проводимая трудинспекцией профилактикаКак реагировать на просьбы работников: 10 жизненных ситуацийКакие отчеты сдавать на сотрудников и на исполнителей по ГПДПеречень вахтовых работ не ограниченПогашение, снятие, отмена дисциплинарного взыскания: в чем разница
№ 7
Технология привлечения сотрудника к дисциплинарной ответственности
№ 6
Из-за чего нужно обжаловать результаты внеплановой трудовой проверкиКак действовать при обжаловании результатов внеплановой трудовой проверкиТрудинспекторы получили доступ к налоговой тайне
№ 5
Для задержки зарплаты у работодателя нет никаких оправданийЗапрет на сокращение одиноких родителей: новые правилаМожно ли учесть в расходах серую зарплатуПриостановка работы из-за задержки зарплаты не спасет совместителя от увольнения
№ 4
Как оформить временного работника на замену двух декретницНесет ли в себе налоговые риски перечисление подотчета на зарплатные картыНужно ли компенсировать «сгоревшие» допвыходные по уходу за детьми-инвалидамиРазъяснения СФР: как правильно сообщать об удаленке и неполном рабочем времени по форме ЕФС-1Уточнен порядок выплаты компенсации за задержку зарплаты
№ 3
Испытательный срок не может длиться вечноКоснутся ли работодателя «возрастные» изменения в воинском учете в 2024 году
№ 2
Может ли работник передумать и взять за работу в выходные деньги вместо отгуловРасчеты с подотчетниками: разбираем вопросы о разном
№ 1
Накопление допвыходных родителем ребенка-инвалида: особые случаиПри простое все работники равныПрием на работу вахтовикаЧто влечет за собой повышение МРОТ

2023 г.

№ 24
Введен штраф за нарушение трудоохранных обязательств перед «вредниками»Допвыходные для ухода за детьми-инвалидами: копим и используемЗарплатно-премиальные вопросы: когда и сколько можно выплатить в декабреКак рассчитывается компенсация за вынужденный прогул
№ 23
Какие обязанности по воинскому учету есть у работодателяКвота по трудоустройству инвалидов: разъясняет Минтруд
№ 22
Ликбез для работодателя по организации воинского учета
№ 21
«Постмобилизационные головоломки» с решениямиДолжен ли работник принести работодателю справку о диспансеризацииМедосмотры работников: как организовать, оформить и учесть расходыУчебный отпуск прерывает основной отпуск
№ 20
Нужен ли новый медосмотр при переходе с одной вредной работы на другую
№ 19
В каких случаях работнику при увольнении положено выходное пособиеВнеплановый контроль: из-за чего может нагрянуть трудинспекцияЗарплатные даты: как правильно установить и соблюдатьПравила внепланового трудового контроля
№ 18
«Алиментные» ситуации: считаем, удерживаем, индексируемРеорганизация и сотрудники: кто, что и когда должен сообщить в СФР
№ 17
Как считать компенсацию за неотгулянный отпуск, если сотрудник отработал меньше годаКогда специалист, поступивший в магистратуру, сохраняет право на учебный отпускПравила военно-учетного поведения работодателя: за что новые штрафы
№ 15
Вводим дресс-код для работников с оглядкой на судебную практикуКак налоговики понимают, что работников маскируют под самозанятыхНаем на сезон: лучше временные работники или самозанятые?
№ 14
Как столичным работодателям учитывать нерабочий день 26 июняМожно ли взять допвыходные по уходу за ребенком-инвалидом, живущим в другом городеЧто ожидает работодателя при возвращении «приостановленного» сотрудника
№ 13
Нельзя лишать работника стимулирующей части зарплаты на весь период взысканияПремии: как учитывать, когда индексировать и из-за чего можно не платитьРаботодатель не должен мешать сотруднику в обеденный перерыв
№ 12
Признание увольнения незаконным: что думают судьиРаботник призван на военные сборы: что делать бухгалтеруШпаргалка по ПСВ и РСВ: на кого подавать сведения, а на кого нет
№ 11
Зарплатные субсидии за прием на работу участников СВОРоструд подготовил памятку по обязательным медосмотрамСписание подотчетных сумм: разбираемся с документами и налогами
№ 9
Студент-сотрудник: возможны ли срочный договор, испытательный срок и отпуск на сессиюРаботнику положена компенсация и за неначисленную зарплату
№ 8
Как в трудовой книжке исправить запись о переименовании организацииМожно ли наказать работника, прогулявшего обучение
№ 7
Устанавливаем видеонаблюдение в офисе с учетом судебной практики
№ 5
«Должен» — «не должен» в работе с персональными даннымиВозможности совместительства ограничены только временемТрудинспекторы почти всегда предупреждают о своем приходе
№ 4
Считаем отпуска и зарплаты с учетом праздничных и выходных дней
№ 3
Можно ли продлить испытательный срок нового работникаУпорядочение отчетности в органы занятости: что это означает для работодателяУтверждены требования к подтверждению уничтожения персональных данныхЧто нужно знать для организации суммированного учета рабочего времени
№ 2
Когда нужна доплата до МРОТМобилизованным гражданам предоставлены новые трудовые гарантииНовые бланки трудовых книжек в действииЧто надо помнить, если в компании есть работник-донор
№ 1
Зарплатные и отпускные вопросы в свете новогодних праздниковИспытательный срок: что нужно знатьНовшества в отношении иностранных работников — 2023
Опрос
Знаете ли вы размер зарплаты вашего руководства?

Зарплатная отчетность за I квартал 2025: новшества, спорные вопросы, заполнение отчетов

8 апреля 10:30–12:30 (МСК)
Варианты участия
Вебинар, прямой эфир
Прямой эфир, живое общение с лектором
Вебинар, запись
Доступ к видеозаписи и материалам
Лектор
Ведет вебинар
Елена Шаронова
ведущий эксперт издательства «Главная книга»
Регистрация на вебинар
VK Одноклассники Youtube Zen Telegram

Сетевое издание для бухгалтера «Главная книга онлайн» © 2012–2025 г. Зарегистрировано в Роскомнадзоре 07.03.2017 Эл № ФС77-69014. Ver. 5.0.0. Все права защищены.
Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения издательства «Главная книга». Технические вопросы: support@glavkniga.ru

Нужное Нужное