Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 6 сентября 2021 г.
Содержание журнала № 18 за 2021 г.«Нужно» и «не нужно» в связи с обновлением формы и порядка ведения трудовых книжек
Начало применения новых правил ≠ началу применения новой формы книжек
По многим нашим сотрудникам ведутся бумажные трудовые книжки. Нужно ли с 1 сентября переписывать им книжки по новой форме и где брать новые бланки?

— Не нужно. Трудовые книжки нового образца будут введены в действие лишь с 1 января 2023 г. До этого Минфину нужно разработать и установить порядок изготовления бланков и обеспечения ими работодателейп. 2 Постановления Правительства от 24.07.2021 № 1250 (далее — Постановление № 1250). Более того, и тогда переписывать ничего не надо будет.
Если после 1 января 2023 г. у вас еще останутся неиспользованные старые бланки, то ими можно будет продолжать пользоваться. То есть выписывать на них дубликат книжки или вкладыш в нее. И только когда у вас закончатся все старые бланки, нужно будет приобрести новые и делать дубликат или вкладыш в новом форматеп. 3 Постановления № 1250.
Кстати, напомним, что утвержденная новая форма книжки по содержанию не отличается от старой. Разница лишь в количестве разворотовприложение 1 к Приказу Минтруда от 19.05.2021 № 320н (далее — Порядок № 320н):
•в дубликате стало 14 разворотов для сведений о работе и 7 разворотов для сведений о награждениях;
•во вкладыше стало 12 разворотов «Сведения о работе» и 5 разворотов «Сведения о награждениях».
А вот новые правила заполнения трудовых книжек вы вправе применять уже с 1 сентября нынешнего года. Например, можете проштамповывать или впечатывать на принтере запись о переводе сотрудника, не давать увольняющемуся работнику трудовую книжку на подпись. А также разрабатывать свою форму журнала учета движения трудовых книжек и не скреплять его сургучной печатьюпп. 3, 36, 39, 40 Порядка № 320н.
Учет книжек лучше вести под роспись сотрудников
Нужна ли подпись работника при его увольнении позднее 31 августа 2021 г. в книге учета трудовых книжек?
— Формально с 1 сентября нынешнего года законодательно не предусмотрена обязанность работодателя требовать от работника подпись при получении трудовой книжки и при его увольнении.
Но посудите сами, ведь в интересах работодателя иметь подтверждение того, что работник забрал при увольнении свою книжку своевременно. А такое подтверждение — это как раз подпись сотрудника в книге учета движения трудовых книжек. В ее унифицированной форме есть графа 13 для подписи сотрудника. Просьба поставить там подпись при получении книжки никак не ущемляет прав работника.
Напомним, что с 1 сентября вы вправе разработать для себя документ по учету движения трудовых книжек самостоятельно. Рекомендуем при разработке собственной формы такого документа сохранить графу, где бы увольняющийся сотрудник поставил подпись о получении книжки на руки.
Кстати, Минтруд также рекомендует брать расписку с работника о получении им книжки при ее выбытии, в том числе по иным основаниям, например при подаче заявления о предоставлении работнику сведений о трудовой деятельностиПисьмо Минтруда от 12.02.2020 № 14-2/В-150.
Некоторые записи из книжки можно продолжать дублировать в личной карточке
До 1 сентября работодатели обязаны были дублировать записи из трудовой книжки в личной карточке, а работник — расписываться в карточке в подтверждение правильности внесения записи. Сейчас Правила, устанавливающие такую обязанность, отменены. Нужно ли переносить записи из трудовой книжки в личную карточку и просить сотрудников расписываться там?
— Отмена правительственных Правил ведения трудовых книжек ставит под вопрос применение личных карточек сотрудников в принципе. Ведь в ТК РФ обязанность ведения карточек никогда не была установлена, а Правила были единственным нормативным актом, фиксировавшим необходимость наличия карточек и их назначение: повторять запись, внесенную в трудовую книжкуп. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила № 225).
За разъяснениями мы обратились к представителю Роструда.

Ведение личных карточек работников
![]() ![]() | ШКЛОВЕЦ Иван Иванович Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости |
— Обязательное ведение личных карточек на работников было предусмотрено Правилами ведения трудовых книжек, которые с 1 сентября 2021 г. отмененып. 12 Правил № 225; Постановление № 1250. Поэтому наличие таких карточек у работодателей перестает быть предметом оценки со стороны государственных инспекций труда. За их отсутствие штрафовать при проверках не должны.
Работодатели вправе сами определять, нужно им вести личные карточки или нет. Скажем, если кому-то привычно и удобно работать с ними, то можно продолжать вести карточки.
При отказе от их ведения карточки подлежат сдаче в архив. Срок хранения личных карточек — 50 лет.
Учитывая мнение представителя Роструда, личные карточки можно продолжать вести. И можно продолжать действовать по Указаниям по их заполнению. Там предусмотрено, что в разделе личной карточки «Прием на работу, переводы на другую работу» с каждой записью, вносимой на основании приказа о приеме на работу или о переводе на другую работу, работника нужно ознакомить под росписьразд. 1 Указаний, утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
А вот с записью об увольнении сотрудника под роспись не нужно знакомить ни в карточке, ни в книжке.
Дубликат книжки нужно делать даже отказавшемуся от ее ведения работнику
Наш сотрудник еще в прошлом году перешел на электронную трудовую книжку. Бумажную мы выдали ему на руки. Сейчас он сказал, что потерял бумажную книжку, и просит выдать ее дубликат. Нужно ли делать дубликат книжки в такой ситуации?

По просьбе работника, потерявшего трудовую книжку, работодатель обязан оформить ее дубликат. Даже если с соответствующим заявлением обратился сотрудник, перешедший на ЭТК
— Нужно. По действующему Порядку работник при утере книжки должен обратиться с письменным заявлением о выдаче ее дубликата к работодателю по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжкуп. 27 Порядка № 320н; электронный сервис онлайнинспекция.рф (вопросы 152354, 147121). При этом законодательно не предусмотрено, что такое правило не распространяется на тех, кто заявил о переходе на электронную книжку и получил свою бумажную книжку на руки.
Поэтому со дня получения заявления от сотрудника у вас есть 15 рабочих дней, чтобы сделать дубликат. Причем, поскольку книжка была утеряна не по вашей вине, можете никак не содействовать сотруднику в получении нужных документов для подтверждения стажа работы для заполнения дубликатап. 29 Порядка № 320н. Запишите сведения об общем или непрерывном стаже работника до поступления к работодателю суммарно, а затем периоды работы, названия организаций и должностей работника по имеющимся документам.
Специалисты Роструда уточнили, что при внесении в дубликат подробных данных о прошлых местах работы можно воспользоваться копией трудовой книжки сотрудника. Но только если такая копия заверена работодателем или нотариусомэлектронный сервис онлайнинспекция.рф.
Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат вписывайте только имеющиеся в этих документах сведения.
Порядок заполнения дубликата не изменился. Напомним, что при заполнении его титульного листа нужно:
•внести сведения о сотруднике, достоверные на день заполнения дубликата;
•в правом верхнем углу написать или проштамповать: «Дубликат».
Переименование фирмы отражается в книжке
У нас в сентябре переименована компания. Нужно ли по новому Порядку вносить запись об этом в бумажные трудовые книжки работников, по которым они ведутся?
— Нужно. Запишите в книжке в разделе «Сведения о работе»п. 13 Порядка № 320н:
•в графе 3: «Общество с ограниченной ответственностью “Черный квадрат” (ООО “Черный квадрат”) с 02.09.2021 переименовано в общество с ограниченной ответственностью “Красный Квадрат” (ООО “Красный Квадрат”)»;
•в графе 4 запишите реквизиты решения собрания участников организации, на основании которого компанию переименовали.
С работника можно брать плату за бланк вкладыша или дубликат книжки
Мне нужно сделать сотруднику вкладыш в трудовую книжку. Не могу найти в новом Порядке ведения книжек правило о том, кто должен оплачивать бланк: работник или работодатель.
— В новом Порядке, действующем с 1 сентября, осталось правило о том, что работодатель платит за бланк книжки или вкладыша, если они были испорчены по его вине. А вот прямого указания на то, что с работника нужно брать плату за бланк, если, допустим, дубликат пришлось делать из-за утери книжки ее владельцем, нетп. 45 Порядка № 320н.
В Роструде нам разъяснили, что правила оплаты бланков в подобных случаях можно прописать в ЛНА работодателя. Например, сделайте отдельный документ по правилам обращения трудовых книжек в компании или внесите раздел о трудовых книжках в какой-то из имеющихся ЛНА. В нем предусмотрите взимание платы с работника, которому выдается вкладыш в трудовую книжку или ее дубликат, при условии, что первоначальная книжка или вкладыш в нее закончились или были испорчены не работодателем.
Плату за бланк работник может:
•или внести в кассу организации;
•или попросить удержать при выплате зарплаты, подав вам заявление в произвольной форме с такой просьбойПисьмо Роструда от 16.10.2019 № ТЗ/5985-6-1.
При выдаче работнику вкладыша признайте прочий доход и сделайте такие проводкипп. 7, 16 ПБУ 9/99; Письмо Минфина от 29.01.2008 № 07-05-06/18.
Содержание операции | Дт | Кт |
Признан доход при оформлении работнику вкладыша в трудовую книжку | 73 | 91-1 |
Начислен НДС (если ваша организация применяет ОСН или ЕСХН без освобождения от НДС) | 91-2 | 68 |
Списана с забалансового счета стоимость бланка вкладыша | 006 | |
Удержана плата за бланк вкладыша из зарплаты работника | 70 | 73 |
Запись о службе по призыву в книжку не вносится
К нам в октябре будет устраиваться сотрудник после службы в армии по призыву, до службы он работал. Трудовая книжка у него есть, и он не отказывается от ее ведения. Нужно ли вносить в его книжку запись о службе в армии по призыву?
— Не нужно. Дело в том, что до 1 сентября 2021 г. законодательно была предусмотрена обязанность работодателя вносить в книжку записи, в частности, о времени военной службы в соответствии с Законом «О воинской обязанности и военной службе»п. 21 Правил № 225.
С 01.09.2021 действует новый Порядок ведения и хранения трудовых книжекутв. Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, в котором указано, что записи о профессиональной служебной деятельности в виде государственной гражданской и муниципальной службы, военной службы и государственной службы иных видов вносятся в трудовую книжку по месту прохождения службы, если ведение книжек предусмотрено законами, регулирующими прохождение службып. 14 Порядка № 320н. Трудовая книжка при прохождении службы по призыву не ведется.
Напомним, что в электронные трудовые книжки запись о службе по призыву тоже вносить не нужно.