Отпускной сборник: оплата, совместители, увольнения и другие обстоятельства

Оплата отпуска

Что делать, если отпускные ошибочно выплачены в меньшей сумме, чем нужно?

— Оформите бухгалтерскую справку об ошибке. Укажите в справке причину ошибки, например «из-за оплаты меньшего количества дней отпуска, чем полагается работнику» или «в связи с ошибкой в расчетах».

Доплатите сотрудникам недостающую сумму отпускных и выплатите компенсацию за то, что отпускные были изначально выплачены не полностью. Компенсацию рассчитайте исходя из 1/150 действующей в это время ключевой ставки ЦБ РФ от недоплаченной суммы. Период, за который нужно выплатить компенсацию, — это время начиная со следующего дня, когда должны были быть выплачены отпускные (не позднее 3 календарных дней до начала отпуска), и заканчивая днем, когда вы их доплатите, включительност. 236 ТК РФ.

Как правильно оплачивать и отмечать в табеле учета рабочего времени присоединенные к очередному отпуску отгулы за работу в выходные дни или праздники?

— Дни отпуска оплачивайте по общим правилам оплаты отпусков и отмечайте их кодом «ОТ» или «09».

Дни отгула днями отпуска не являются, поэтому за них отпускные не выплачиваются, а отмечаются они кодом «НВ» или «28». С такой отметкой в месяце, в котором предоставлены отгулы, норма рабочего времени уменьшится на количество дней отгулов. Оплатить такой месяц нужно полностью за вычетом дней отпуска.

Как влияет на расчет отпускных то, что отпуск предоставлен сотруднику не за текущий рабочий год, а за предыдущие годы?

— Никак не влияет. Отпускные считаются исходя из заработка за 12 месяцев, предшествующих месяцу, в котором сотрудник уходит в отпуск. При этом неважно, за какой период предоставляется этот отпуск.

Как рассчитывать стаж для оплаты льготного проезда в отпуск после выхода из отпуска по уходу за ребенком работнице из районов Крайнего Севера?

— Работникам компаний, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, раз в 2 года работодатель из своих средств обязан оплачивать стоимость проезда и провоза багажа в пределах территории России к месту использования отпуска и обратност. 325 ТК РФ.

Впервые право на такую компенсацию возникает у сотрудника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в этой компании.

В дальнейшем право на оплату дороги и провоза багажа зависит от отпускного стажа работника. Время отпуска по уходу за ребенком не включается в стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, и не подлежит учету при определении стажа работы для получения работником компенсации дорожных расходов к месту использования отпуска и обратност. 121 ТК РФ; Определение Судебной коллегии по гражданским делам ВС от 03.08.2020 № 57-КГ20-8-К1. Вот что нам сказали по этому поводу в Роструде.

К примеру, сотруднице оплачивали дорогу:

•в июле 2018 г. за период с 02.02.2017 (с даты трудоустройства у этого работодателя) по 01.02.2019;

•в октябре 2019 г. за период с 02.02.2019 по 01.02.2021.

Но с 19.09.2020 женщина находится в отпуске по уходу за ребенком и планирует выйти на работу с 01.07.2021. Поэтому право на оплату дороги и провоза багажа у нее возникнет не с 02.02.2021, а с 14.11.2021. С этой даты начнется ее новый рабочий год, отодвинувшийся на период отпуска по уходу за ребенком, который составил 9 месяцев и 12 днейст. 121 ТК РФ; Письмо Минтруда от 27.03.2020 № 14-2/В-321. Таким образом, если она поедет до 14.11.2021 в отпуск, например предоставленный авансом или не использованный ранее, то оплачивать дорожные расходы не нужно.

Совместительские отпуска

Как предоставить отпуск внешнему совместителю?

— Внешнему совместителю нужно предоставить отпуск в одно время с отпуском на основной работе, в том числе авансом, если совместитель еще не заработал отпуск у васст. 286 ТК РФ.

Если на момент составления графика отпусков совместитель еще не знал, когда у него будет отпуск на основной работе, то в графике можно было не отмечать предполагаемый отпуск, а сделать примечание о том, что сотрудник совместитель. Дату отпуска впишете позднее, когда он реально соберется в отпуск и представит вам свое заявление на отпуск с конкретного дня или справку с основного места работы, если там, например, период отпуска был перенесен.

Оформить отпуск, посчитать и выплатить совместителю отпускные нужно по общим правилам.

Что делать, если очередной ежегодный оплачиваемый отпуск по совместительству 14 дней, а на основной работе — 28 дней?

— В такой ситуации на работе по совместительству сотрудник должен написать заявление о предоставлении ему отпуска без сохранения зарплаты на 14 календарных дней в дополнение к оплачиваемому отпуску 14 календарных дней.

Случается, что сотрудник не хочет этого делать и собирается работать по совместительству, пока длится отпуск на основной работе. Рекомендуем не допускать к работе совместителя в период отпуска на основном месте, попробовать договориться, чтобы он все же взял отпуск за свой счет или оплачиваемый отпуск авансом. Особенно это касается внутреннего совместителя, когда работодатель располагает точными сведениями о периоде и продолжительности отпуска на основной работе. Минтруд отмечает, что предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска совместителю не одновременно с отпуском на основной работе даже по просьбе работника означает, что он не сможет полноценно отдыхатьПисьмо Минтруда от 26.03.2021 № 14-2/ООГ-2680. А это с позиции проверяющих из трудинспекции может потянуть на нарушение права на отдых, за что возможен штрафч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Если у вас внешний совместитель, то его можно допустить к работе по окончании его 14-днев­ного отпуска. Ведь в трудовом законодательстве нет норм, обязывающих:

•работника — уведомлять работодателя по внешнему совместительству об оформлении отпусков на основной работе, например представлять график отпусков оттуда;

•работодателя — требовать от внешнего совместителя документы, подтверждающие его график работы и отдыха на основной работе.

Таким образом, работодатель по внешнему совместительству реально может не знать, когда и какой продолжительности у совместителя отпуск по основному месту. Кроме того, у работодателя нет полномочий запрашивать такую информацию или проверять достоверность сведений, если работник их предоставил.

Отпуска с «увольнительными» обстоятельствами

Как рассчитать период отпуска и отпускные работнику, которого восстановили в должности по решению суда?

— Рассчитывайте период отпуска и отпускные работнику в общем порядке с учетом таких правил.

Правило 1. Время вынужденного прогула полностью засчитывается в отпускной стажст. 121 ТК РФ.

Правило 2. Период вынужденного прогула и выплаченный за это время средний заработок не учитываются при расчете отпускныхподп. «а» п. 5 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922.

Правило 3. Восстановленному на работе сотруднику нужно предоставить не использованный им ежегодный отпуск по графику отпусков, даже если при увольнении ему была выплачена компенсация за отпуск.

Если по графику отпуск попал на период вынужденного прогула, то предоставить его нужно до конца текущего рабочего года. При этом если в графике отпусков уже указано, что отпуск не предоставлен в связи с увольнением сотрудника, то сделайте следующее (если вы используете унифицированную форму графика № Т-7):

•в графе 10 после записи об увольнении сделайте запись о восстановлении на работе;

•в графе 9 запишите предполагаемую дату отпуска, согласованную с сотрудником после его восстановления на работе;

•в графе 7 укажите дату, с которой работник реально пойдет в отпуск.

Правило 4. Сумму компенсации, выплаченной за неиспользованный отпуск при увольнении, нельзя взыскать с работника. Зачтите ее в счет выплачиваемых отпускных.

Можно ли принять нового сотрудника на место работника, который ушел в отпуск с последующим увольнением?

— Можно. Но только на условиях совместительства до дня увольнения сотрудника, который ушел в отпуск с последующим увольнением. Потому что при наличии заявления от работника на отпуск с последующим увольнениемст. 127 ТК РФ:

•днем увольнения работника будет последний день отпуска. Эту дату нужно указать в приказе об увольнении сотрудника, который издается в последний рабочий день человека перед отпуском;

•в табеле учета рабочего времени на основании такого приказа вплоть до дня увольнения делаются отметки о том, что сотрудник находится в отпуске.

Со дня увольнения отпускника нового совместителя можно оформить как основного работника.

Как рассчитать период предоставления отпуска с последующим увольнением?

— Несмотря на то что датой расторжения трудового договора при предоставлении отпуска с последующим увольнением считается последний день отпуска, с первого дня такого отпуска сотрудник не вправе отозвать свое заявление об увольнениистатьи 121, 127 ТК РФ. Поэтому:

•последним днем фактической работы является день, предшествующий первому дню отпуска, и трудовые отношения с сотрудником прекращаются с момента начала отпуска;

•период используемого перед увольнением отпуска не включается в стаж, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск.

Таким образом, рассчитывать отпуск или компенсацию за неиспользованную часть отпуска нужно за период со дня начала рабочего года конкретного сотрудника до последнего дня работы перед уходом в отпуск с последующим увольнением.

За отпуск с последующим увольнением компенсацию считать и платить не нужно.

Как ознакомить с приказом об увольнении работника, если он решил уволиться во время отпуска в регионе, из которого не собирается возвращаться, и заявление об увольнении направил почтой?

— Издайте приказ об увольнении и сделайте на нем запись о том, что работник не может быть ознакомлен с приказом под роспись, например, в связи с нахождением в отпуске в другом регионе. Знакомить с приказом в такой ситуации работника не нужно.

Вы можете, но не обязаны послать ему копию приказа заказным письмом, которым вы будете направлять ему сведения о трудовой деятельности или уведомление о необходимости дать согласие на отправление по почте его трудовой книжкист. 84.1 ТК РФ.

Кстати, отпуск, в течение которого сотрудник решил уволиться, в общем порядке входит в стаж для предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска. Поэтому при расчете сотруднику причитающихся при увольнении сумм не забудьте посчитать и выплатить компенсацию за дни отпуска, которые он заработал, находясь в отпуске. Предположим, что у работника нет неотгулянных отпусков и он уволился после того, как пробыл в отпуске 28 дней. За такой период ему положена компенсация за 2,33 дня отпуска (28 календ. дн. / 12 мес. х 1 мес.)ст. 121 ТК РФ; п. 35 Правил, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169.