Новости Тренинги Консультации Калькуляторы Формы
Журнал Календарь Типовые ситуации Форум Тесты
Добавить в «Нужное»

Отпуска-2021: от графика до оплаты

Какой отпуск, кому и сколько

Виды отпусков

Весна уже отзвенела капелью, и снова не за горами сезон расчета отпускных. Помочь вам войти в форму и начать лето во всеоружии — вот наша цель.

Общее правило знает каждый — работник, с которым заключен трудовой договор, имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Это стандартный отпуск обычного офисного работника любой должности и с любым режимом работы. Но есть и другие категории работников, о которых забывать тоже нельзяст. 115 ТК РФ.

Например, удлиненный отпуск 31 календарный день есть у несовершеннолетних, а работники с инвалидностью любой группы могут отдыхать не менее 30 календарных дней в годуст. 267 ТК РФ; ст. 23 Закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ.

Отдельно стоит сказать о работниках, заключивших трудовой договор на срок до 2 месяцев или занятых на сезонных работах. Отпуск им положен из расчета 2 рабочих дня за месяц работы. Но чаще им выплачивают компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнениистатьи 291, 295 ТК РФ.

Справка

Есть и другие категории работников, которым положен удлиненный отпуск, но многие из них относятся к госслужащим или занимаются специфическими видами деятельности, например педагогические работники, работники аварийно-спасательных служб, работники (граждане), занятые на работах с химоружием, и др.

Кроме основного отпуска, у некоторых категорий работников есть еще дополнительный. Как правило, он положен тем, кто работает в нестандартных условиях. Среди самых распространенных случаев — отпуск за ненормированный рабочий день, «северные» отпуска и отпуск «вредникам».

Дополнительные отпуска, как правило, берут одновременно с основным ежегодным отпуском, то есть подряд и без перерыва. Но дополнительные могут быть предоставлены и по отдельности, то есть в разное времяст. 116 ТК РФ; Письмо Роструда от 04.12.2020 № ПГ/55760-6-1.

Отпуск за ненормированный рабочий день

Как понятно из названия, этот отпуск предоставляется работникам, которые время от времени привлекаются к работе за пределами нормального рабочего дня. Продолжительность отпуска по закону — не менее 3 календарных дней. Право на отпуск у работника появляется, если его должность включена в специальный список должностей с ненормированным рабочим днем. Этот перечень должен прилагаться к Правилам внутреннего трудового распорядка.

Обычно в список включают руководство, бухгалтеров, секретарей, офисных водителей и других людей, которым часто приходится задерживаться на работе. Одновременно в трудовом договоре с этими работниками устанавливают ненормированный рабочий день, а также указывают, что человек имеет право на дополнительный отпуск в столько-то днейстатьи 57, 101, 119 ТК РФ.

Справка

Минтруд предупреждает, что ненормированный рабочий день в трудовом договоре не означает, что человек обязан трудиться в таком режиме постоянно, например изо дня в день заканчивать работу на 2 часа позже остального персонала. Переработки должны быть строго эпизодическимиПисьмо Минтруда от 13.10.2020 № 14-2/ООГ-15911.

Но можно не ограничиваться требованиями трудового законодательства и установить отпуск большей продолжительности. Как вариант — работникам на разных должностях можно назначить разное количество дней отпуска в зависимости от объема работы, напряженности труда.

Но учтите: даже если будет зафиксировано, в течение какого времени работник привлекался сверх нормы, это не повлияет на продолжительность его дополнительного отпуска. Все равно он имеет право на весь отпуск независимо от того, сколько трудился сверхурочно и работал ли вообще в таком режиме. Право на «ненормированный» отпуск возникает просто в силу записи в трудовом договореПисьма Минтруда от 13.10.2020 № 14-2/ООГ-15911; Роструда от 24.05.2012 № ПГ/3841-6-1.

«Вредный» отпуск

Отпуска «за вредность» предоставляют работникам, если условия труда на рабочем месте имеют подтвержденный спецоценкой класс вредности: 3.2, 3.3, 3.4 или 4ст. 117 ТК РФ; ст. 14 Закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ.

Отпуск за вредные условия труда положен также и тем работникам, кто имел на него право до проведения первой спецоценки, если условия труда на рабочем месте не изменились. В этом случае работодатель обязан сохранить имеющиеся у работника гарантии и компенсации при неизменности условий труда на рабочем местеч. 3 ст. 15 Закона от 28.12.2013 № 421-ФЗ.

Минимальная продолжительность дополнительного отпуска «за вредность» — 7 календарных дней. Продолжительность отпуска конкретного работника устанавливается трудовым договором с оглядкой на отраслевое или межотраслевое соглашение и коллективный договор, если он имеетсяст. 117 ТК РФ.

Что касается советского Списка профессий с правом на дополнительный отпуск, то, по мнению Минтруда, его можно использовать при определении продолжительности отпуска, если это предусмотрено коллективным или трудовым договором. По умолчанию документ не действуетПисьма Минтруда от 30.11.2018 № 15-1/ООГ-2919, от 16.06.2015 № 15-1/В-2425.

Учтите, что отпуска в Списке установлены в рабочих днях для 6-днев­ной рабочей недели, а при любых раскладах отпуск «вредника» не может быть менее 7 календарных дней. Например, работник имеет право на дополнительный отпуск 12 рабочих дней. Он ушел в отпуск с 01.04.2021. Тогда его отпуск продлится с 01.04.2021 по 14.04.2021 — это 12 рабочих дней по календарю 6-днев­ной рабочей недели и 14 календарных дней.

«Северный» отпуск

Дополнительный «северный» отпуск продолжительностью 24 календарных дня положен работникам, которые трудятся, в том числе вахтовым способом, в районах Крайнего Севера. При работе в местностях, приравненных к Крайнему Северу, дополнительный отпуск — 16 календарных дней. А в остальных районах, где есть процентная надбавка к зарплате и районный коэффициент, — 8 календарных днейст. 321 ТК РФ; ст. 14 Закона от 19.02.1993 № 4520-1.

Перечень районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей утвержден Совмином СССР в 1967 г. и продолжает действовать до сих пор. Правда, государство планирует обновить документ, но пока все по-старомуп. 1 Плана, утв. Приказом Минюста от 17.03.2021 № 39.

Что касается северян-совместителей, то специальных норм для них нет. Они имеют право на дополнительный отпуск наравне с основными работниками. Верховный суд разъяснил, что на них не распространяется правило из ст. 287 ТК о предоставлении «северных» гарантий только по основному месту работып. 5 Обзора, утв. Президиумом ВС 26.02.2014.

Вдобавок к отпуску северяне один раз в 2 года получают компенсацию расходов на проезд к месту отпуска и обратно. Ее сумма законодательно не установлена. Работодатель сам определяет размер и порядок ее выплаты в своих локальных актах. Однако величина компенсации должна быть разумной и покрывать расходы работника на проездст. 325 ТК РФ; Постановление КС от 09.02.2012 № 2-П.

В 2020 г. не все работники смогли воспользоваться своим правом на компенсацию просто потому, что в связи с коронавирусом не поехали в отпуск. В обычное время это право бы «сгорело», поскольку на следующий год не переходит. Но в 2021 г. действуют особые нормы.

Так, если второй год из двухлетнего периода выпал на 2020 г. и работник за это время компенсацию не получил, то этим правом за период 2019—2020 гг. он может воспользоваться в 2021 г., а за период 2021—2022 гг. — в 2022 г. Компенсацию проезда на ребенка, которому в 2020 г. исполнилось 18 лет, работник может получить в 2021 г., а если ребенок стал совершеннолетним в 2021 г., то право на компенсацию проезда сохраняется и в 2022 г.Особенности, утв. Постановлением Правительства от 19.06.2020 № 887

Кроме того, в 2021 г. работник может выехать по тем билетам, которые он покупал в 2020 г., но не использовал в связи с отменой рейса и которые были продлены на 2021 г. В таком случае возвращать предварительную (то есть до даты поездки) компенсацию за 2020 г. не нужно.

Зачем нужен график отпусков

График отпусков составляется на год — в декабре текущего года на следующий. Крайняя дата утверждения документа — 17 декабря. Вновь созданная организация утверждает и дополняет график отпусков по мере найма персонала. После утверждения график становится локальным нормативным актом (ЛНА), обязательным как для работодателя, так и для работникаПисьмо ГИТ в г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193.

Кстати, трудинспекция на проверках обязательно поинтересуется, есть ли у вас этот документ. За его отсутствие возможен штраф: для организации — от 30 000 до 50 000 руб., а для ее директора — от 1000 до 5000 руб.ст. 123 ТК РФ; ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ; Письмо Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1

В график отпусков включают всех работников, даже тех, у кого в предстоящем году истечет срок трудового договора, и тех, кто в том же году решил уволиться. Но прежде всего согласуйте время отпуска с работниками, имеющими приоритет в выборе времени отпуска. Их тоже нужно включить в графикПисьма Минтруда от 09.04.2020 № 14-2/В-395, от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17786; Роструда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1.

Отпуск в удобное время: многодетные родители

С 20.03.2021 брать отпуск в удобное время могут родители трех и более детей до 18 лет, если младшему из них не исполнилось 14. До поправок «удобный» отпуск полагался родителям трех и более детей до 12 лет, причем ограничение по возрасту действовало на каждого ребенкаЗакон от 09.03.2021 № 34-ФЗ; ст. 262.2 ТК РФ (ред., действ. до 20.03.2021).

Возраст ребенка учитывают не на дату утверждения графика отпусков, а по состоянию на год предоставления отпуска. И получается, что если в 2021 г. старшему ребенку исполнится 18 лет либо младший достигнет 14-ле­тия, то отпуск в удобное время работнику не положен.

Увеличение возрастного ограничения вызывает вопрос: а что делать с графиком отпусков на 2021 г., ведь он уже составлен и утвержден? Ну что делать — внести изменения, поскольку график, будучи локальным нормативным актом, не может противоречить обновленному ТКстатьи 5, 12 ТК РФ.

Впрочем, затевать изменения есть смысл, только если работники, получившие право на «удобный» отпуск с 20.03.2021, желают воспользоваться этим правом. Если же их устраивают даты, согласованные при утверждении графика, ничего делать не нужно.

Отпуск в удобное время: внешние совместители, супруги военных, беременные и остальные

Еще две особые категории сотрудников — внешние совместители и супруги военнослужащих. Первые вправе взять отпуск одновременно с отдыхом по основной работе, а вторые — во время отпуска супруга-военнослужащего. И в обоих случаях, если отпуск получается короче, чем нужно, то недостающие дни вы обязаны предоставить без сохранения зарплатыст. 286 ТК РФ; п. 11 ст. 11 Закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ; Письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59141-6-1.

Справка

Минтруд отметил, что брать отпуск на «внешней» работе вместе с отпуском по основной совместитель вправе, но не обязан. Другое дело, что, если отпуска будут в разное время, внешний совместитель не отдохнет, поскольку будет продолжать трудиться на одной из работПисьмо Минтруда от 26.03.2021 № 14-2/ООГ-2680.

Беременные работницы свой отпуск могут приурочить к отпуску по беременности и родам или отдыхать сразу после него. Не забудьте и про мужчин, ожидающих пополнения в семействе. Если работник планирует свой отпуск на время нахождения супруги в отпуске по беременности и родам, то желание будущего отца нужно учесть. Если же график уже утвержден, то в него придется внести измененияст. 143 ТК РФ; Письмо Минтруда от 27.02.2020 14-2/ООГ-1439.

И перечислю другие категории «льготных» отпускников, которые встречаются реже:

— усыновители ребенка до 3 месяцев;

— один из родителей, воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 летст. 262.1 ТК РФ;

— несовершеннолетние работникист. 267 ТК РФ;

— почетные донорыподп. 1 п. 1 ст. 23 Закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ;

— чернобыльцыстатьи 14, 15 Закона от 15.05.1991 № 1244-1;

— ветераны боевых действийстатьи 14—19 Закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ.

Оформляем график отпусков

Для графика отпусков можно использовать унифицированную форму Т-7. Но можно разработать свой образец и утвердить его приказом руководителя. Специальный приказ для утверждения графика издавать не нужно. Достаточно подписи руководителя под грифом «Утверждаю». График отпусков по унифицированной форме выглядит так.

Унифицированная форма Т-7

Всех работников нужно ознакомить с графиком после его утверждения. Удобно для этого использовать графу 10 или добавить к таблице еще один столбец, где будут расписываться работники.

Для отражения изменений в графике отпусков в форме Т-7 есть графы с 7-й по 10-ю. Согласуйте с работником новые даты отпуска, не забывая при этом, что за 3 дня до начала отпуска вам нужно будет перечислить работнику отпускные. Это накладывает определенные ограничения на оперативный перенос отпуска. Как правило, такие нюансы лучше прописывать в ЛНА.

Проблема 3 дней касается и отпусков в удобное время. Да, формально тот же многодетный родитель вправе сегодня объявить, что завтра уходит в отпуск, и ему нельзя отказать. С другой стороны, отпускные оперативно он не получит, и работодатель в этом виноват не будет. Так что лучше установить в ЛНА срок, в который человек с правом на «удобный» отпуск должен сообщить о начале отдыха. Минимум — 3 календарных дня, но лучше чуть больше, скажем 5 днейПисьмо Минтруда от 27.02.2020 № 14-2/ООГ-1439.

С 18.02.2020 срок хранения графика отпусков увеличен до 3 лет. Прежний срок составлял 1 год. Срок хранения считают от 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство по графику закончено. Поэтому график отпусков на 2021 г. нужно хранить до конца 2024 г.ч. 2 ст. 21.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ; п. 4.1 Инструкции, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237

Справка

Новый срок хранения не применяется к документам, которые закончены делопроизводством и до 18.02.2020 выделены к постоянному хранению или внесены в акты о выделении к уничтожениюПисьмо Росархива от 13.03.2020 № Р/М-479.

Зачем считать отпускной стаж

Отпуск в первый год работы по общему правилу предоставляется по истечении 6 месяцев работы. Исключения есть, но их немного. Без оглядки на отработанный срок брать отпуск авансом могут несовершеннолетние работники, беременные женщины перед уходом в отпуск по беременности и родам, работники на период отпуска жены по беременности и родам, совместители, усыновители детей до 3 месяцевст. 122 ТК РФ.

Если человек отработал 6 месяцев, то теоретически он может взять весь отпуск целиком, без разделения на части, за весь рабочий год. Но, как правило, работодатель отслеживает, сколько дней отпуска заработано работником, и при планировании отпусков придерживается этого числа.

Причина в том, что при увольнении с работника невозможно удержать отпускные за неотработанное время сверх ограничения для удержаний, установленного ТК. Кроме того, отпуск за второй и последующие годы работы не может начинаться раньше, чем новый рабочий год.

Отпускной стаж также используют для отслеживания, сколько дней отпуска накопилось у сотрудника, и при расчете компенсации за неиспользованный отпуск.

Какие периоды включать в отпускной стаж

В стаж, дающий право на отпуск, включается отработанное время. Стаж также идет, если работник не трудился, но за ним сохранялось место работы. Это, в частностист. 121 ТК РФ:

— выходные и праздничные дни;

— время болезни, командировок, учебы;

— оплачиваемые отпуска;

— отпуска без сохранения заработной платы, но не более 14 дней в годПисьмо ГИТ в г. Москве от 04.06.2020 №77/10-20669-ОБ/18-1299.

В общем, проще сказать, какие периоды в отпускной стаж не включаются. Так, не считаем время отработанным, если работник прогуливал или был отстранен от работы по своей вине. Исключаем также периоды отпуска за свой счет свыше 14 дней. Время отпусков по уходу за ребенком до 3 лет также в стаж не идет.

В связи с коронавирусом стал актуальным вопрос включения в отпускной стаж времени простоя не по вине работника. В законодательстве этот период как исключаемый прямо не указан. Но нет и прямого указания на то, что это время включается в стаж для отпуска.

Однако простой по сути — это временная приостановка работы по внешним или внутренним причинам. Следовательно, это период, когда за человеком сохраняется место работы. А значит, и за время простоя сотрудник «зарабатывает» дни отпуска, что подтверждает и МинтрудПисьмо Минтруда от 10.04.2019 № 14-2/В-260.

Рабочий год, за который полагается отпуск, отсчитываем с первого дня работы, и если не было исключаемых периодов, то в этот же день следующего года у работника начнется новый рабочий год. Если исключаемые периоды были, то рабочий год удлиняется на количество исключенных днейПисьмо ГИТ в г. Москве от 04.06.2020 № 77/10-20669-ОБ/18-1299.

Пример. Определение продолжительности рабочего года

/ условие / Рабочий год сотрудника — с 01.06.2020 по 31.05.2021. Отпуска за прошлые периоды использованы полностью. Работник был в ежегодном основном отпуске 28 дней с 01.02.2021 по 28.02.2021, а 20 дней с 01.03.2021 по 20.03.2021 — в отпуске за свой счет.

Определим рабочий год, за который можно предоставить следующий отпуск.

/ решение / В отпускной стаж включают все 28 дней основного отпуска и 14 дней отпуска за свой счет — с 01.03.2021 по 14.03.2021. 6 дней отпуска без сохранения заработной платы с 15.03.2021 по 20.03.2021 в отпускной стаж не включаются.

Из-за этого конец рабочего года сдвигается на 6 дней — до 06.06.2021 включительно. Следующий рабочий год, за который работнику нужно будет предоставлять отпуск, — с 07.06.2021 по 06.06.2022.

Считаем дни отпуска «за вредность»

Полный дополнительный «вредный» отпуск положен после 11 месяцев непосредственной работы во вредных условиях. Поэтому все отработанные в таком режиме часы надо перевести в месяцы. Сделать это можно так.

Посчитайте, сколько дней расчетного периода фактически отработано во вредных условиях. Если работник трудится не на полную ставку, переведите часы в дни с учетом его занятости. На следующем этапе разделите общее число отработанных дней на среднемесячное количество рабочих дней по графику работы вашей организации, с округлением по правилам математики. Если получилось меньше 11 месяцев, «вредный» отпуск предоставляйте пропорционально отработанному времениПисьмо Минтруда от 25.02.2019 № 15-1/В-519.

Пример. Расчет дней отпуска «за вредность»

/ условие / Работник, принятый на полную ставку 11.11.2020, уходит в отпуск с 29.10.2021. Полный отпуск «за вредность» — 12 рабочих дней. За период с 11.11.2020 по 28.10.2021 он отработал во вредных условиях 211 дней: 37 дней — в 2020 г., 174 дня — в 2021 г. Подсчитаем «вредный» стаж работника для целей дополнительного отпуска.

/ решение / Общее количество рабочих дней при 5-днев­ной рабочей неделе в 2020 г. — 248 дн., среднемесячное количество рабочих дней — 20,67 дн. (248 дн. / 12 мес.). В пересчете на полные месяцы в 2020 г. отработано 1,79 мес. с округлением до 2 мес.248 дн. / 12 мес. = 20,67 дн.; 37 дн. / 20,67 дн. = 1,79 мес.

В 2021 г. норма рабочего времени для 5-днев­ной рабочей недели — 247 дн., среднемесячное количество рабочих дней — 20,58 дн. В пересчете на полные месяцы в 2021 г. отработано 8,45 мес. с округлением до 8 мес.247 дн. / 12 мес. = 20,58 дн.; 174 дн. / 20,58 дн. = 8,45 мес.

Всего за расчетный период отработано 10 мес. Поскольку стаж работы меньше 11 мес., то отпуск предоставляется пропорционально отработанному времени и равен 10 рабочим дням2 мес. + 8 мес. = 10 мес.; 12 дн. / 12 мес. x 10 мес. = 10 дн..

Оформляем отпуск работника

График отпусков, как я уже сказал, обязателен как для работодателя, так и для работника. Поэтому пространства для маневров как у кадровика, так и у сотрудника не очень много. Если работодатель не хочет отпускать работника или работник не хочет идти в отпуск в оговоренное время — все эти моменты вы согласуете друг с другом и фиксируете договоренности в графике.

О предстоящем по графику отпуске работнику надо сообщить, и сделать это нужно не менее чем за 2 недели до начала отдыха. Роструд акцентирует внимание на том, что недостаточно ознакомить работника только с графиком. Работник должен получить личное уведомление о начале отпуска. Форма уведомления произвольная и, например, может выглядеть такПисьмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1.

Пример. Уведомление о начале отпуска

ООО «Альфа»

Главному бухгалтеру
Никаноровой Е.А.

Уведомление

03.06.2021

С 18.06.2021 вам предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней.

Основание: график отпусков от 17.12.2020 № 36

Начальник отдела кадровН.С. Фролов

С уведомлением ознакомлен:

Главный бухгалтерЕ.А. Никанорова

03.06.2021

О предоставлении отпуска нужно издать приказ. Это тоже нужная бумага — без приказа бухгалтер не начислит отпускные. Для приказа можно использовать как унифицированную форму Т-6 (Т-6а), так и произвольную.

Унифицированная форма Т-6

Что касается заявления на отпуск, то это документ необязательный. Как правило, если в отпуск работник идет по графику, то в заявлении нет нужды. Но в графике отпусков может не быть сотрудника, принятого в текущем году. Тогда лучше взять с него заявление о предоставлении отпуска заранее, с учетом срока выплаты отпускных.

Также заявление понадобится, если работник с правом на «удобный» отпуск, внесенный в график без конкретных дат отдыха, определился с датами. Чтобы уведомить об этом работодателя, и нужно заявление на отпуск.

Кроме приказа, для оформления отпуска вам понадобится записка-расчет, но прежде чем ее заполнить, нужно посчитать отпускные.

Считаем и выплачиваем отпускные

Что нужно для расчета

Дни отпуска оплачиваются по среднему заработку, общий принцип расчета которого есть в ст. 139 ТК. Средний дневной заработок определяют последовательным делением суммы выплат за 12 месяцев, предшествующих месяцу отпуска, на 12 и на 29,3.

Но в ТК приведено идеальное правило, когда человек отработал все 12 месяцев. Нюансы регулирует правительственное Положение. Так, не всегда у сотрудника наберется 12 полных месяцев работы перед отпуском. Например, у новых сотрудников может быть и меньше.

Кроме того, внутри этого периода могут быть больничные, отпуска и командировки, все это нужно учитывать для расчета среднего заработка, иначе сумма получится некорректной. Наконец, работнику могут выдавать не только зарплату, но и выплаты социального характера, вознаграждения по гражданско-правовому договору.

Так что просто использовать всю сумму начислений работнику из программы не всегда корректно. Поэтому нужно, во-первых — более детально остановиться на выборе периода для расчета, во-вторых — определить, сколько дней в календарном исчислении отработал работник, в-третьих — проследить, все ли выплаты у работника входят в расчет среднего заработка.

Определяем расчетный период

Расчетный период — это, как я уже сказал, 12 месяцев, предшествующих месяцу отпуска. Причем месяцы календарные, с 1-го по последнее число, и входят они в расчетный период целиком. Не может быть в расчетном периоде месяца некалендарного, то есть просто отрезка из 30 дней или 31 дня. Например, если работник идет в отпуск с 10.04.2021, то расчетный период для расчета отпускных — с 01.04.2020 по 31.03.2021ст. 139 ТК РФ; п. 4 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922.

Другая ситуация — если человек отработал меньше 12 месяцев и это его первый отпуск. Допустим, сотрудник приступил к работе с 12.10.2020, а 13.04.2021 пошел в отпуск. Полного 12-ме­сячного расчетного периода у него нет, есть только 6 месяцев — с октября 2020 г. по март 2021 г.

Несмотря на то что октябрь отработан не полностью, в расчетный период этот месяц входит. В дальнейшем мы будем корректировать его, но пока остановимся на том, что месяц начала работы тоже входит в расчетный период, даже если работник приступил к работе не с 1-го числа.

Расчетный период определяйте один раз, то есть одно начисление — один расчет, даже если работник берет без перерыва два вида отпуска (основной и дополнительный) или основные отпуска за разные годы. В приказе на отпуск в таком случае дни отпуска будут суммироваться. Если же между отпусками есть перерыв, даже 1 день, расчетный период может поменяться — так произойдет, когда второй отпуск начнется уже в другом месяце.

Если в расчетном периоде нет отработанных дней

Расчетный период можно сдвигать, если в том отрезке времени, что вы изначально определили, у человека нет отработанных дней и зарплаты. Обычно такое случается, если работница после отпуска по уходу за ребенком берет оплачиваемый отпуск.

В этом случае весь период, когда у женщины не было заработка, отбрасывается, причем целиком, а не частями по 12 месяцев. Соответственно, рано или поздно вы найдете месяц, где есть отработанные дни. Предшествующие ему 12 месяцев образуют новый расчетный периодп. 6 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922.

Пример. Определение расчетного периода после отпуска по уходу за ребенком

/ условие / Работница была в отпуске по беременности и родам с 09.04.2018 по 26.08.2018 и в отпуске по уходу за ребенком с 27.08.2018 по 21.06.2021. Ей предоставлен очередной отпуск с 22.06.2021 на 28 дней.

/ решение / В 12 календарных месяцах до начала отпуска, то есть с июня 2020 г. по май 2021 г., у сотрудницы нет отработанных дней. Период отпуска по уходу за ребенком и отпуска по беременности и родам, с апреля 2018 г. по июнь 2021 г., полностью отбрасывается. Расчетный период для отпускных — с 01.04.2017 по 31.03.2018.

Если сотруднику в первый же месяц работы предоставляют отпуск, то расчетный период обычным способом не определить. Тогда за расчетный период берем отрезок времени с 1-го числа месяца ухода в отпуск по день, предшествующий началу отпускa. Ситуация редкая, но все же. Особенно когда новый работник — внешний совместитель, который берет отпуск авансом одновременно с отпуском на основной работестатьи 122, 286 ТК РФ; п. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922.

И совсем уж экзотикой кажется вариант, когда человек с первого дня работы получает средний заработок, например сразу отбыл в длительную командировку, а после нее взял отпуск. То есть в табеле нет ни одного дня, отмеченного кодом «Я» или «01». Вместо него — код «К» или «06».

В этом случае у сотрудника нет отработанных дней: ни в расчетном периоде, ни до него, ни в месяце ухода в отпуск. Тогда расчетный период не определяют, а считают отпускные из оклада. Как это сделать, я расскажу позжеп. 8 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922.

Какие дни в расчетном периоде считать отработанными, а какие — нет

Поскольку отпуск предоставляется в календарных днях, то и средний дневной заработок нам надо определить в расчете на 1 календарный день. Нужно посчитать, сколько рабочих дней отработано в пересчете на календарные.

Сделать это очень просто. Понадобится табель учета рабочего времени за каждый месяц расчетного периода и производственный календарь. Месяц, который отработан полностью, то есть отработанные по табелю дни и часы не меньше нормы часов по календарю обычной 5-днев­ной недели, приравнивается к 29,3 календарного дня.

Справка

Среднемесячное число календарных дней 29,3 посчитано с учетом нерабочих праздничных дней, ведь они не входят в дни отпуска. В високосном году эта величина не меняется(365 дн. – 14 дн.) / 12 мес. ≈ 29,3; (366 дн. – 14 дн.) / 12 мес. ≈ 29,33.

Месяц считается отработанным не полностью, если человек приступил к работе не с начала месяца или в нем есть исключаемые периоды. Что такое исключаемые периоды? Обобщенно можно сказать, что это время, когда работник не трудился по уважительным причинам, но сохранял рабочее место. Сразу отмечу, что речь не о выходных и праздничных днях. Эти дни не исключаются в любом случае.

К исключаемым периодам относятся, например, дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за ребенком-инвалидом, а также времяп. 5 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922:

— болезни и иной нетрудоспособности;

— отпусков: основного, дополнительного, по беременности и родам, по уходу за ребенком, учебного;

— командировки;

— простоя по вине работодателя или по внешним причинам;

— повышения квалификации с отрывом от работы.

Также исключается и время, когда работник не трудился и не получал за это деньги, — отпуска без сохранения заработной платы, неоплачиваемые учебные отпуска.

Подсчет дней в полностью и не полностью отработанных месяцах

Месяцы, которые отработаны частично, пересчитываем в календарные дни. Для этого календарные дни месяца уменьшаем на календарные дни исключаемого периода. Получаем количество отработанных дней в месяце. А затем корректируем полученную величину по такой формуле.

Количество дней в не полностью отработанном месяце

Обратите внимание, что если человек начал трудиться не с 1-го числа месяца, то такой месяц не считается полностью отработанным. А значит, дни этого месяца мы тоже пересчитываем по формуле.

В тех редких случаях, когда у сотрудника все месяцы периода отработаны полностью, количество календарных дней для расчета среднего дневного заработка будет определяться просто умножением 29,3 дня на 12 месяцев. В итоге получим 351,6 дня29,3 дн. х 12 мес. = 351,6 дн..

Пример. Подсчет календарных дней в не полностью отработанном расчетном периоде

/ условие / Работник уходит в отпуск с 18.06.2021 на 14 дней. Расчетный период с 01.06.2020 по 31.05.2021. В нем он был в отпуске 14 дней с 06.07.2020 по 19.07.2020 и болел 7 дней с 08.02.2021 по 14.02.2021. Остальные месяцы расчетного периода отработаны полностью. Определим количество отработанных календарных дней для подсчета среднедневного заработка.

/ решение / В расчетном периоде полностью отработаны 10 месяцев: июнь 2020 г., 6 месяцев с августа 2020 г. по январь 2021 г., 3 месяца с марта по май 2021 г. В пересчете на календарные дни это 293 дня10 мес. x 29,3 дн. = 293 дн..

Количество отработанных календарных дней за июль 2020 г. — 16,07, за февраль 2021 г. — 21,98(31 д. – 14 дн.) / 31 д. x 29,3 дн. = 16,07 дн.; (28 дн. – 7 дн.) / 28 дн. x 29,3 дн. = 21,98 дн..

Общее количество отработанных дней в расчетном периоде — 331,05 дня293 дн. + 16,07 дн. + 21,98 дн. = 331,05 дн..

Нерабочие дни по указам Президента РФ в расчетном периоде

Кроме того, при расчете отпускных остается актуальным вопрос, как учитывать нерабочие «президентские» дни в период с марта по май 2020 г., 24 июня и 1 июля 2020 г., а также в мае 2021 г.? Ведь эти месяцы могут попасть в расчетный период. Например, для отпуска, который начнется в июне 2021 г., в этот период, помимо прочего, войдут июнь и июль 2020 г. плюс май 2021 г.

Естественно, вопрос возникает, только если работник в указанные дни не трудился, а зарплату получал. Если же человек продолжил работу как обычно, для него нерабочие дни — обычные отработанные и, конечно, включаются в подсчетп. 2 Рекомендаций работникам и работодателям по нерабочим дням в мае 2021 года, утв. Минтрудом.

Справка

Отпуск, совпавший с нерабочими днями по указам Президента РФ, на количество указанных дней не продлевается, пересчитывать отпускные не нужно. Норма рабочего времени в месяце с нерабочими днями не уменьшается: как для отдыхавших сотрудников, так и для тех, кто продолжил работуп. 3 Рекомендаций работникам и работодателям по нерабочим дням в мае 2021 года, утв. Минтрудом.

Итак, в Положении о среднем заработке оплачиваемые нерабочие дни 2020 г. прямо не прописаны. Но мы можем опираться на норму, которая предписывает исключать из расчетного периода время, когда человек не работал. Несмотря на то что за эти дни работодатель платил оклад, а не средний заработок, они все равно не считаются отработанными. А значит, нерабочие дни нужно исключить из расчетного периодаПисьма Минтруда от 18.05.2020 № 14-1/В-585; Роструда от 20.07.2020 № ТЗ/3780-6-1; п. 2 Рекомендаций работникам и работодателям по нерабочим дням в мае 2021 года, утв. Минтрудом.

Пример. Подсчет отработанных календарных дней с учетом нерабочих дней по указам Президента РФ

/ условие / Работник уходит в отпуск с 17.05.2021 на 14 дней. Расчетный период — с 01.05.2020 по 30.04.2021. В это время работник не был в отпуске или на больничном. В 2020 г. компания с сохранением зарплаты не работала 3 дня с 06.05.2020 по 08.05.2020, 1 день 24.06.2020 и 1 день 01.07.2020.

Определим количество отработанных календарных дней для подсчета среднего дневного заработка.

/ решение / В расчетном периоде полностью отработаны 9 месяцев: с августа 2020 г. по апрель 2021 г., это 263,7 дня в пересчете на календарные дни9 мес. x 29,3 дн. = 263,7 дн..

Количество отработанных календарных дней в не полностью отработанных месяцах 2020 г.:

— май — 26,46 дня(31 д. – 3 дн.) / 31 д. х 29,3 дн. = 26,46 дн.;

— июнь — 28,32 дня(30 дн. – 1 д.) / 30 дн. x 29,3 дн. = 28,32 дн.;

— июль — 28,35 дня(31 д. – 1 д.) / 31 д. x 29,3 дн. = 28,35 дн.

Общее количество отработанных дней в расчетном периоде — 346,83 дня263,7 дн. + 26,46 дн. + 28,32 дн. + 28,35 дн. = 346,83 дн..

Какие выплаты включать в расчет

В расчете среднего заработка для отпускных участвуют выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда. Проще говоря, выплаты, что работник получает за свой трудп. 2 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922:

— зарплата по окладной системе и по сдельным расценкам;

— различные надбавки и доплаты — за совмещение, расширение зоны обслуживания, за стаж работы, руководство бригадой и др.;

— повышенная оплата труда на вредных работах, за работу в ночное время, сверхурочные, за работу в выходные, праздники;

— северные надбавки;

— премии и другие стимулирующие выплаты, зависящие от результата труда.

Я не зря сказал, что премии должны прямо или косвенно зависеть от результата труда. Это значит, что премии к отпуску, к юбилею работника, к какой-либо корпоративной дате для расчета среднего заработка по общему правилу не учитываются.

Причина — эти выплаты «случайные», вне системы оплаты труда. Их начисляют не за рабочие успехи, а по доброй воле руководства. Но стоит связать эти выплаты с выполнением каких-то показателей, достижением результатов и внести в положение об оплате труда — и вуаля, премия становится «системной», входит в систему оплаты труда, а значит, участвует в расчете среднего заработкаПисьма Минздравсоцразвития от 13.10.2011 № 22-2/377012-772; Роструда от 23.10.2007 № 4319-6-1.

Какие выплаты НЕ включать в расчет

Теперь о выплатах, которые не включаются в расчет. Перво-наперво, это деньги, начисленные за исключаемые периоды, о которых мы говорили чуть ранее — пособия по нетрудоспособности, средний заработок на время отпуска, учебного отпуска, командировки, пособия по беременности и родам и так далееп. 5 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922.

Здесь нужно добавить, что доплату до оклада к больничному тоже нужно исключать, хотя прямо это выплата в Положении о подсчете среднего заработка не поименована. Все дело в том, что доплата положена за исключаемое из расчета время. Исключаем период — исключаем и суммы, начисленные за этот период.

Идем дальше. Не берем в расчет полученные работником социальные выплаты. Это могут быть, например, материальная помощь, выплаты к рождению ребенка, доплаты к отпуску, подарки, компенсации проезда, питания, медицинских расходов, оплата обучения. Все это к трудовой деятельности не имеет отношения.

Компенсации, которые представляют собой возмещение расходов работника, понесенных в ходе исполнения трудовой обязанности, тоже не учитываем — это суточные, возмещение перерасхода по подотчетным суммам, компенсации за использование личного инструмента, автомобиля, компенсации за задержку заработной платы.

Не нужны и выплаты по гражданско-правовым договорам с работником, поскольку это не трудовые отношения. Например, игнорируемПисьмо Минтруда от 13.08.2014 № 17-3/В-383:

— выплаты за аренду личного автомобиля;

— вознаграждение по договору оказания услуг или договору подряда, если человек выполняет побочную работу, которая не охватывается трудовым договором;

— вознаграждение членам совета директоров;

— авторские вознаграждения, если они не включены в систему оплаты труда.

Выплаты за период командировки: здесь играем, здесь не играем

По идее, время командировки и начисленные за нее суммы не должны идти в подсчет среднего заработка, как туда не идут, скажем, период нетрудоспособности и соответствующее пособие, а также доплата до оклада за дни болезни.

Но, по мнению Минтруда, доплату до оклада за время командировки включать в расчет надо, потому что это часть заработной платы. А доплату за работу в выходной день в командировке — нет, она же начислена за исключаемый периодПисьма Минтруда от 13.08.2015 № 14-1/В-608, от 03.08.2016 № 14-1/ООГ-7105.

Давайте попробуем разобраться, все ли здесь правильно. Исключение из расчета периода командировки и начисленных за это время выплат представляется разумным, если цель этого действа — убрать сумму среднего заработка, сохраненного на период командировки. Это не зарплата, а гарантийная выплата, которая ее заменяет.

Сумма доплаты до оклада на время командировки по своей сути тоже гарантия, поскольку возмещает работнику недополученную сумму заработной платы, которую он мог бы заработать, если бы не отправился в служебную поездку.

Так что в этом вопросе я бы с чиновниками поспорил. Рассматривать доплату до оклада командированному сотруднику как деньги за труд, даже если эта сумма прописана в трудовом договоре, я бы не стал. Но поскольку мнение Минтруда в пользу работника, то бог с ней, с логикой.

А вот привлечение человека к работе в выходной день в командировке оплачивается в соответствии со ст. 153 ТК, то есть в двойном размере исходя из его дневной ставки оклада или часовой ставки. Это уже не гарантия, а зарплата, которую, тем не менее, Минтруд призывает исключить из подсчета. Справедливо ли это? Позвольте поразмышлять.

Да, если выкинуть весь период командировки и оставить доплату за работу в выходные и праздничные дни, то средний заработок будет выше, поскольку в числителе формулы у нас деньги, а в знаменателе отработанные календарные дни месяца.

Получается, выплата есть, а день, к которому она относится, в расчете отсутствует. Будь это обычная доплата за работу в выходные дни, то календарные дни месяца — и выходные, и будни — все вместе мы бы перевели в отработанные календарные. Тогда и выходной, и доплата за выходной попали бы в расчет.

Но с командировкой так не получается. Выборочно выкидывать дни служебной поездки нам не дает Положение о среднем заработке. Поэтому, несмотря на то что доплата за работу в выходной и праздничный день не гарантия, а компенсационная часть зарплаты, нам все-таки придется взять на вооружение подход Минтруда. И выкидывать вместе с днями командировки и доплату за работу в выходной деньПисьмо Минтруда от 21.02.2020 № 14-1/ООГ-1110.

Получается, что и премия, выплаченная работнику за успешно выполненное в командировке задание, в расчет среднего заработка также не попадетПисьмо Минтруда от 27.04.2018 № 14-3/10/В-3162.

Считаем отпускные

Если у работника не было премий и повышения зарплаты в расчетном периоде, то остается только разделить базу, то есть сумму выплат, участвующих в расчете, на отработанные в расчетном периоде календарные дни. В итоге получим среднедневной заработок. Его нужно умножить на количество дней оплачиваемого отпуска. Это и есть отпускные.

Средний дневной заработокОтпускные

Пример. Расчет отпускных

/ условие / Работник уходит в отпуск с 18.06.2021 на 14 дней. Расчетный период — с 01.06.2020 по 31.05.2021. Сотрудник был в отпуске 14 дней с 06.07.2020 по 19.07.2020 и болел 7 дней с 08.02.2021 по 14.02.2021. Остальные месяцы расчетного периода отработаны полностью. За это время ему начислена зарплата 450 000 руб., отпускные 34 000 руб. и больничный 18 257 руб.

Подсчитаем отпускные работника.

/ решение / В расчетном периоде полностью отработаны 10 месяцев: июнь 2020 г., 6 месяцев с августа 2020 г. по январь 2021 г., 3 месяца с марта по май 2021 г. Это 293 дня в пересчете на календарные дни10 мес. x 29,3 дн. = 293 дн..

Количество отработанных календарных дней за июль 2020 г. — 16,07, за февраль 2021 г. — 21,98(31 д. – 14 дн.) / 31 д. x 29,3 дн. = 16,07 дн.; (28 дн. – 7 дн.) / 28 дн. x 29,3 дн. = 21,98 дн..

Общее количество отработанных календарных дней в расчетном периоде — 331,05 дня293 дн. + 16,07 дн. + 21,98 дн. = 331,05 дн..

Общая сумма выплат для расчета отпускных — 450 000 руб., больничные и отпускные в расчет не включаются. Делим общую сумму выплат на количество отработанных календарных дней в расчетном периоде и получаем средний дневной заработок — 1359,31 руб.450 000 руб. / 331,05 дн. = 1359,31 дн.

Средний дневной заработок умножаем на количество дней отпуска и получаем сумму отпускных 19 030,34 руб.1359,31 руб. x 14 дн. = 19 030,34 дн.

Особая ситуация: отпускные из зарплаты месяца или оклада

Как и обещал, рассказываю, как посчитать отпускные, если человек в расчетном периоде и ранее вообще не выходил на работу и в табеле за это время ни одного кода «Я» или «01». Ситуация редкая, да, но не фантастическая.

Здесь может быть два варианта. В расчетном периоде отработанных дней нет, но человек трудился в месяце ухода в отпуск. Тогда считаем отпуск из дней и выплат этого месяца.

Пример. Расчет отпускных из выплат в месяце начала отпуска

/ условие / Работник трудится с 01.10.2020. С первого дня работы и до 31.03.2021 был в командировке. Уходит в отпуск с 26.04.2021 на 14 календарных дней. В расчетном периоде с 01.10.2020 по 31.03.2021 отработанных дней нет. Зарплата за время с 01.04.2021 по 25.04.2021 — 38 000 руб. Других исключаемых периодов нет.

Определим отпускные работника.

/ решение / Расчетный период для отпускных сдвигается на время с 01.04.2021 по 25.04.2021. В пересчете на календарные дни человек отработал 24,42 дня. Среднедневной заработок — 1556,10 руб., отпускные — 21 785,42 руб.25 дн. / 30 дн. х 29,3 дн. = 24,42 дн.; 38 000 руб. / 24,42 дн. = 1556,10 руб.; 1556,10 руб. х 14 дн. = 21 785,42 руб.

Поскольку отпускные нужно перечислить за 3 дня до начала отпуска — до 22.04.2021, рассчитать их придется заранее, до начисления заработной платы за вторую половину апреля. В конце месяца следует пересчитать отпускные и, если нужно, доплатить разницу.

Вторая ситуация, когда у человека и с первого дня работы сплошь исключаемые периоды, без перерыва, и в месяце ухода в отпуск нет отработанных дней. Скажем, работницу приняли в порядке перевода на новое место, с первого дня работы у нее отпуск по уходу за ребенком. По его окончании она берет оплачиваемый отпуск.

Тогда считаем отпускные из оклада. Для расчета среднедневного заработка берем оклад и делим его на 29,3. Некоторые допускают ошибку и делят оклад на число календарных дней в месяце отпуска. Но так делать нельзя, есть установленная величина — 29,3. После этого умножаем среднедневной заработок на количество дней предоставляемого отпуска.

Особая ситуация: оплачиваем отпуск в рабочих днях

Средний дневной заработок для оплаты отпуска, предоставляемого в рабочих днях, считают иначе. Сумму выплат, участвующих в расчете, вы считаете так же, как и для отпуска в календарных днях. А вот количество отработанных дней в расчетном периоде считают по календарю 6-днев­ной рабочей недели, даже если работник трудится на пятидневке.

Если в расчетном периоде есть исключаемые отрезки времени, то их продолжительность переводим в рабочие дни по календарю 6-днев­ной рабочей недели — субботы считаем, а воскресенья — нетп. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922.

Пример. Расчет оплаты дополнительного отпуска за вредность в рабочих днях

/ условие / Работник уходит в отпуск за вредность с 12.10.2021 на 10 рабочих дней. За расчетный период с 01.10.2020 по 30.09.2021 начислены зарплата 600 000 руб., отпускные 62 100 руб. и больничный 12 900 руб. Работник болел с 13.03.2021 по 24.03.2021 (12 календарных дней, 2 воскресенья, 10 рабочих дней) и был в отпуске с 02.07.2021 по 29.07.2021 (28 календарных дней, 4 воскресенья, 24 рабочих дня).

Подсчитаем отпускные.

/ решение / Из расчетного периода исключают время больничного, это 10 рабочих дней, и отпуск, это 24 рабочих дня. Количество отработанных дней за расчетный период по календарю 6-днев­ной рабочей недели — 266300 дн. – 10 дн. – 24 дн. = 266 дн..

Сумма выплат для расчета отпускных — 600 000 руб., так как отпускные и больничный исключаются. Средний дневной заработок — 2255,64 руб., отпускные — 22 556,40 руб.600 000 руб. / 266 дн. = 2255,64 руб.; 2255,64 руб. x 10 дн. = 22 556,40 руб.

Выплачиваем отпускные

Расчет отпускных удобно оформить в виде унифицированной записки-расчета по форме № Т-60. Но возможно, дополнительно придется привести на отдельном листе расчеты, связанные с премиями или с индексацией зарплаты. Либо заранее позаботиться о дополнении унифицированной формы необходимыми графами.

Выплатить отпускные нужно не позднее чем за 3 дня до начала отпуска. А Роструд уточняет, что речь идет о календарных днях. Например, работнику, который уходит в отпуск с понедельника, отпускные надо выплатить в четверг. Если день выплаты приходится на выходной или праздник, выдайте отпускные наканунеПисьма Минтруда от 05.09.2018 № 14-1/ООГ-7157, от 26.07.2019 № 14-1/В-582; Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1.

Нарушение этого правила грозит административным штрафом до 50 000 руб. Кроме того, придется выплачивать работнику компенсацию за задержку заработной платы. Выплата отпускных раньше времени нарушением считаться не будетст. 136 ТК РФ; ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ.

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику
Расчет оплаты отпуска

Не забудьте внести информацию об отпуске в личную карточку работника по форме № Т-2. В нужных графах проставьте даты отпусков и период работы, за который они были предоставлены, количество календарных дней и реквизиты приказа о предоставлении отпуска.

В табеле дни оплачиваемого ежегодного отпуска отражаются кодом «ОТ» или «09», а дополнительный отпуск — кодом «ОД» или «10».

Учет премий и повышения зарплаты в расчете среднего заработка

Классификация премий для целей расчета

После того как определились, какие виды выплат будут включены в расчет среднего заработка, необходимо определить их сумму. Если с окладом все достаточно просто — всю начисленную сумму включаем в базу выплат, то с премиями разговор особый ввиду их разнообразия. Для целей расчета среднего заработка учет премий будет зависеть от ее характера, поэтому все премии нужно распределить так:

— премии за какой-то период работы — ежемесячные, ежеквартальные, полугодовые и т. д., назовем их «регулярные»;

— премии по итогам работы за год;

— разовые премии без привязки к периоду, например за достижение определенных результатов, окончание проекта, успешное завершение проверки и т. п.

Премии к праздникам, юбилеям и прочие «нетрудовые» поощрения работников в расчете учитывать не будем.

Разовые и периодические премии, начисленные в расчетном периоде, а также премии за год

На первом этапе нужно отобрать регулярные и разовые премии, которые начислены в расчетном периоде. Обратите внимание: речь именно о начислении, а не выплате.

Разовые премии, начисленные работнику без привязки к какому-то периоду, берем в полной сумме.

Ежемесячные премии включайте в расчет так: за один и тот же показатель только одна премия за каждый месяц. То есть при полном 12-ме­сячном расчетном периоде в расчет пойдет не более 12 таких месячных премий. Если же работнику в расчетном периоде за каждый месяц начислялось по две премии, но каждая — за свой показатель, то в расчете будут участвовать уже 24 ежемесячные премии — по 12 за каждый из двух показателейпп. 4, 15 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922.

По квартальным и полугодовым премиям действует то же правило, что и по ежемесячным. Суммарный период, за который начисляются премии, не может превышать 12 календарных месяцев, что соответствует 12-ме­сячному расчетному периоду. Поэтому в расчет можно брать четыре квартальные премии и две полугодовые.

Но опять же, не забываем, что премий может быть и больше, если они начислены за разные показатели. Так, например, если ежеквартально выплачиваются две премии за разные показатели работы, то при расчете среднего заработка будет учитываться не более четырех за первый показатель и не более четырех за второй.

С годовыми премиями разговор особый. Они могут по-разному называться — годовое вознаграждение, за выслугу лет, ежегодный бонус, 13-я зарплата. Общее в них то, что работника премируют за годовые показатели работы. И здесь действуют особые правила.

Берем одну годовую премию за год, предшествующий началу отпуска, и неважно, когда эта выплата начислена. То есть для отпуска, который начинается в 2021 г., можно включать в расчет премию, начисленную по результатам 2020 г. Дата начисления может быть как внутри расчетного периода, так и после него и даже после отпуска.

А вот премию за 2019 г., даже начисленную в 2020 г. или в 2021 г. в пределах расчетного периода, при расчете отпускных 2021 г. не учитываютПисьмо Роструда от 13.02.2007 № 317-6-1.

Корректировка премий с учетом отработанного времени

Итак, предположим, у нас 12 месячных премий, четыре квартальные, одна годовая и сколько угодно разовых. Все они входят в систему оплаты труда.

Следующий шаг — корректировка премиальных сумм, если в расчетном периоде есть исключаемые периоды, а они, как правило, в 99% случаев есть. Любой работник хоть раз за 12 месяцев побывает в командировке, на больничном или в отпуске.

Наша задача состоит в том, чтобы суммы премий, начисленных в расчетном периоде, соответствовали бы времени, отработанному в этом периоде. Так что квартальные и полугодовые премии мы корректируем по такому алгоритму.

Условие 1. Проверяем, учитывает ли премия реально отработанное человеком время в «премиальном периоде», то есть в квартале, полугодии, за который она начислена. Например, если квартальная премия установлена в процентах от оклада, она априори учитывает отработанное время, поскольку следует «судьбе» оклада.

Условие 2. Проверяем, не выходит ли период, за который начислена премия, за границы расчетного периодаПисьмо Минздравсоцразвития от 26.06.2008 № 2337-17.

Если оба условия выполняются, то премию включаем в расчет без пересчета. Если хотя бы одно условие не соблюдено, то премия подлежит корректировке. Ее пересчитывают пропорционально времени, отработанному в расчетном периодеп. 15 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922.

А именно: сумму премии делим на количество рабочих дней в расчетном периоде по производственному календарю и умножаем на количество дней, отработанных в этом же периоде согласно графику.

В тех редких случаях, когда расчетный период отработан полностью, премии включаем в расчет среднего заработка без пересчета, как бы они ни начислялись.

Порядок учета регулярных и годовых премий в расчете среднего заработка
Премия начислена пропорционально отработанному времени?Расчетный период
отработан полностьюотработан не полностью, есть исключаемые периоды
период премирования полностью входит в расчетныйпериод премирования частично или полностью не входит в расчетный период
ДаУчитываем премию в полной суммеПересчитываем премию пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде
НетУчитываем премию в полной суммеПересчитываем премию пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде

Пример. Расчет суммы премий, учитываемых для выплаты отпускных

/ условие / Работник уходит в оплачиваемый отпуск с 01.05.2021. Расчетный период — с 01.05.2020 по 30.04.2021, из-за исключаемого времени в нем отработано 223 дня из 247 по производственному календарю.

В расчетном периоде начислены премии за фактически отработанное время: в июле 2020 г. — 15 000 руб. за II квартал, в октябре 2020 г. — 23 000 руб. за III квартал, в декабре 2020 г. — 25 000 руб. за IV квартал, в апреле 2021 г. — 15 000 руб. за I квартал 2021 г.

Определим сумму премий для расчета среднего заработка.

/ решение / Расчетный период, в котором начислены премии, человек отработал не полностью. Тем не менее премии за III, IV квартал 2020 г. и I квартал 2021 г. учитываем без пересчета, так как месяцы премирования полностью входят в расчетный период, а премии начислены за фактически отработанное время.

Премию за II квартал 2020 г. нужно пересчитать, так как период премирования выходит за пределы расчетного. Величина премии после корректировки — 13 542,51 руб. Всего для расчета среднего заработка надо учесть премии на сумму 76 542,51 руб.15 000 руб. х 214 дн. / 247 дн. = 13 542,51 руб.; 13 542,51 руб. + 23 000 руб. + 25 000 руб. + 15 000 руб. = 76 542,51 руб.

Премия без учета отработанного времени и за период, выходящий за рамки расчетного: странный подход Минтруда

Картина с премиями в расчете отпускных будет неполной без Письма Минтруда № 14-1/В-847. Там прослеживается альтернативная версия подсчета в ситуации, когда не выполняются оба условия, о которых мы недавно поговорили: премия не учитывает реальную отработку, да еще и «премиальный» период выходит за рамки расчетного.

Так вот, чиновники предлагают корректировать эту премию пропорционально времени, отработанному в месяцах «премиального» периода, которые, в свою очередь, попали в расчетный период.

Но такой подход не следует из Положения о среднем заработке. Если премия начислена без учета фактически отработанного времени, то пересчет делают, цитирую, «пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде», то есть в 12 месяцах, предшествующих отпускуп. 15 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922.

Единственная норма, которая требует корректировать премию пропорционально месяцам, входящим в расчетный период, нужна для ситуации, когда количество месяцев расчетного периода меньше периода премирования. Например, человек проработал в организации полгода, а получил премию за год как все, 100% оклада. Налицо несоответствие продолжительности расчетного периода и продолжительности «премиального» периода. Это совсем другое дело.

Кроме того, подход Минтруда просто-напросто ущемляет права работников.

Простой пример: расчетный период начинается с июля 2020 г., то есть с III квартала 2020 г., и заканчивается в июне 2021 г. В июле 2020 г. человеку начислена премия за II квартал того же года без учета отработанного времени.

Если следовать Письму Минтруда, эта премия полностью выпадает из расчета, поскольку расчетный и «премиальный» период вообще не пересекаются. Таким образом, в расчет пойдут только три квартальные премии — за III, IV квартал 2020 г. и за I квартал 2021 г.

Справедливо это? Нет, несправедливо. Ведь если читать Положение о среднем заработке буквально, премия за II квартал 2020 г. должна участвовать в исчислении отпускных, но пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде. И поскольку этот вариант более выгоден для работника, я бы ориентировался на него.

Повышение зарплаты: что это и когда повлияет на отпускные

При повышении окладов или часовых ставок в целом по организации или в ее отдельном структурном подразделении средний заработок работника нужно индексировать. Причем речь идет именно о повышении окладов и ставок. Если в компании повысились премии, доплаты, надбавки, одни выплаты упразднили, другие ввели, но при этом все это никак не затронуло основную часть зарплаты — оклад либо ставку, такое повышение на отпускные никак не влияетп. 16 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922.

Во внимание следует принять повышение, которое произошло не ранее первого месяца расчетного периода и не позже последнего дня отпуска. Все изменения оплаты труда за пределами этих временных рамок игнорируем.

Внутри обозначенного периода ставки и оклады могут повышаться несколько раз, поэтому на момент расчета отпускных будем ориентироваться на последнее повышение. При этом коэффициент пересчета исчисляем как соотношение оклада в месяце последнего повышения к окладу в каждом из месяцев расчетного периода.

Вместе с повышением оклада изменения могут затронуть и другие выплаты — премии, надбавки, доплаты. И необязательно в сторону увеличения. Это может быть и ввод одних доплат, отмена других, понижение или объединение. Каков бы ни был характер изменений, нужно считать сводный коэффициент пересчета.

Как правило, в расчет берут выплаты, которые выплачиваются ежемесячно. Выплаты за иной период в сводный коэффициент не включают. Коэффициент пересчета будет равен новому окладу в сумме с новыми ежемесячными доплатами, премиями, надбавками к старому окладу вкупе со старыми ежемесячными доплатами, премиями.

Когда повышается только оклад, то ясно, что коэффициент индексации будет выше единицы. Если же мы считаем сводный коэффициент, то уже не все так очевидно. Повышение оклада может быть компенсировано снижением, а то и вовсе отменой доплат и премий. В результате общий размер выплат может даже снизиться. Если сводный коэффициент получается меньше единицы, то индексировать выплаты в сторону понижения не нужно.

К каким выплатам применять коэффициент повышения и как это сделать

Коэффициент применяем к выплатам, начисленным до повышения зарплат и включенным в расчет среднего заработка. Но не ко всем, а только к тарифным ставкам, окладам и выплатам, которые установлены в фиксированном размере, в процентах к тарифным ставкам или окладам либо кратны им.

Размер надбавок, доплат, премий должен быть именно фиксированным, а не плавающим. Так, например, не подлежит индексации надбавка в размере от 10 до 20% от оклада. Или премия в размере от 0,15 до 0,25 окладаПисьмо Минтруда от 18.08.2015 № 14-1/В-623.

Кроме того, в список индексируемых выплат не попадают и доплаты, надбавки, премии и другие вознаграждения, установленные в твердой сумме в рублях. Это и логично, ведь размер таких выплат не зависит от повышения окладов в организации. Если выплата рассчитывается не от оклада, то ее тоже не индексируют. Например, процент от выручки, прибыли или от плана продаж — это неиндексируемые выплаты.

Если повышение зарплат случилось в расчетном периоде, то сумму выплат для среднедневного заработка исчисляем так. Индексируемые выплаты увеличиваем на коэффициент, а неиндексируемые просто прибавляем в фактическом размере.

Пример. Подсчет отпускных при повышении оклада в расчетном периоде

/ условие / Работник уходит в отпуск на 14 дней с 01.07.2021 по 14.07.2021. Он получает оклад и ежеквартальные премии — 5% от выручки за квартал. С 01.01.2021 по всей организации увеличены оклады, в том числе и работнику — с 38 000 до 40 000 руб. Расчетный период отработан полностью, количество отработанных календарных дней — 351,6 дн.12 мес. х 29,3 дн. = 351,6 дн.

За июль — декабрь 2020 г. начислен оклад 228 000 руб. и две квартальные премии общей суммой 70 000 руб., за январь — июнь 2021 г. — оклад 240 000 руб. и две квартальные премии общей суммой 80 000 руб.

Определим сумму отпускных с учетом повышения оклада.

/ решение / Повышение заработной платы произошло внутри расчетного периода. Коэффициент индексации — 1,0526 (40 000 руб. / 38 000 руб.). При расчете отпускных индексируется только оклад, начисленный до 01.01.2021. Премии в процентах от выручки не зависят от оклада, поэтому их индексировать не надо.

Расчет отпускных:

— выплаты до индексации — 618 000 руб.228 000 руб. + 70 000 руб. + 240 000 руб. + 80 000 руб. = 618 000 руб.;

— выплаты с учетом индексации — 629 992,80 руб.228 000 руб. х 1,0526 + 70 000 руб. + 240 000 руб. + 80 000 руб. = 629 992,80 руб.;

— средний дневной заработок — 1791,79 руб.629 992,80 руб. / 351,6 дн. = 1791,79 руб.;

— отпускные — 25 085,04 руб.1791,79 руб. x 14 дн. = 25 085,04 руб.

Если зарплату повысили в месяце ухода работника в отпуск, но до начала отпуска, то алгоритм тот же самый, только индексировать нужно выплаты каждого месяца расчетного периода. В ситуации, когда повышение было и в расчетном периоде, и в месяце ухода в отпуск, коэффициент пересчета считаем от последнего повышения.

Пример. Подсчет отпускных при повышении оклада в расчетном периоде и в месяце начала отпуска

/ условие / Работник уходит в отпуск на 14 дней с 05.07.2021 по 18.07.2021. Он получает оклад и квартальные премии, 35 000—40 000 руб. с учетом фактически отработанного времени.

С 01.01.2021 в компании увеличены оклады, в том числе и работнику — с 38 000 до 40 000 руб. Еще одна индексация в целом по фирме — с 01.07.2021, оклад сотрудника вырос до 42 000 руб.

Работнику начислено:

— за июль — декабрь 2020 г. — две квартальные премии общей суммой 70 000 руб. и оклад 228 000 руб.38 000 руб. х 6 мес. = 228 000 руб.;

— за январь — июнь 2021 г. — две квартальные премии общей суммой 80 000 руб. и оклад 240 000 руб.40 000 руб. х 6 мес. = 240 000 руб.

Исключаемых периодов нет, расчетный период с 01.07.2020 по 30.06.2021 (351,6 дн.) отработан полностью.

Подсчитаем отпускные с учетом двух повышений оклада.

/ решение / Коэффициент индексации для выплат:

— с июля по декабрь 2020 г. — 1,105342 000 руб. / 38 000 руб. = 1,1053;

— с января по июнь 2021 г. — 1,0542 000 руб. / 40 000 руб. = 1,05.

Премии установлены в рублях, в диапазоне значений, не зависят от оклада, поэтому их индексировать не надо.

Расчет отпускных:

— выплаты до индексации — 618 000 руб.228 000 руб. + 70 000 руб. + 240 000 руб. + 80 000 руб. = 618 000 руб.;

— выплаты с учетом индексации — 654 008,40 руб.228 000 руб. х 1,1053 + 70 000 руб. + 240 000 руб. х 1,05 + 80 000 руб. = 654 008,40 руб.;

— средний дневной заработок — 1860,09 руб.654 008,40 руб. / 351,6 дн. = 1860,09 руб.;

— отпускные — 26 041,29 руб.1860,09 руб. x 14 дн. = 26 041,29 руб.

Индексация отпускных, а не выплат, входящих в их расчет, — так можно?

Есть мнение, что читать Положение о среднем заработке следует буквально. Там сказано, что индексируется средний заработок, а не выплаты расчетного периода. То есть умножаем коэффициент на отпускные и вся недолгап. 16 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922.

Но такой вариант совпадет математически с «классическим» способом, лишь когда у работника в расчетном периоде есть только индексируемые выплаты. В этом случае и впрямь не важно, что умножать на коэффициент: сразу отпускные или выплаты, входящие в их подсчет.

Если же среди выплат есть как индексируемые, так и неиндексируемые, то, применив коэффициент напрямую к отпускным, вы повысите и первые, и вторые. А последнее уже не соответствует Положению о среднем заработке. Поэтому я советую пересчитывать среднедневной заработок умножением коэффициента только на индексируемые выплаты.

Поздние пересчеты: повышение оклада в период отпуска

Казалось бы, выплатив отпускные работнику, бухгалтер может расслабиться, но все же некоторые события заставляют снова вернуться к расчетам. И не всегда причина такого пересчета — ошибка в учете.

Так, например, если в вашей организации повысили оклады, то нужно проверить, кто на дату повышения находится в отпуске. Этим людям придется пересчитать отпускные и доплатить, несмотря на то что они уже отдыхают и получили деньги сполнап. 16 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922.

Рассказываю, что нужно сделать. Точно так же считаем коэффициент индексации и применяем его к сумме выплат, о которых я уже говорил, — к окладу или тарифной ставке. А еще к другим выплатам, которые завязаны на оклад и установлены в фиксированном размере в процентах или кратности к окладу.

Дальше считаем новый среднедневной заработок, естественно, он будет больше. Новую сумму отпускных исчисляем так:

— за дни до повышения зарплаты отпускные оставляем прежними;

— за дни отпуска, которые пришлись на время после повышения зарплаты, считаем выплату исходя из нового среднедневного заработка.

Складываем результаты и вычитаем сумму отпускных, выданную накануне отпуска. Положительную разницу доплачиваем работнику.

Пример. Пересчет отпускных при повышении оклада во время отпуска

/ условие / Работник уходит в отпуск на 14 дней с 26.07.2021 по 08.08.2021. С 01.01.2021 в организации увеличены оклады, в том числе и работнику — с 38 000 до 40 000 руб., а с 01.08.2021 — до 42 000 руб.

Работнику начислено:

— за июль — декабрь 2020 г. — две квартальные премии общей суммой 70 000 руб. и оклад 228 000 руб.38 000 руб. х 6 мес. = 228 000 руб.;

— за январь — июнь 2021 г. — две квартальные премии общей суммой 80 000 руб. и оклад 240 000 руб.40 000 руб. х 6 мес. = 240 000 руб.

Исключаемых периодов нет, расчетный период с 01.07.2020 по 30.06.2021 (351,6 дн.) отработан полностью, премии установлены в твердых суммах.

/ решение / 1. Коэффициент индексации для выплат с июля по декабрь 2020 г. до повышения окладов в августе 2021 г. — 1,052640 000 руб. / 38 000 руб. = 1,0526.

Премии установлены в рублях, поэтому их индексировать не надо.

Расчет отпускных для выплаты накануне отпуска:

— выплаты до индексации — 618 000 руб.228 000 руб. + 70 000 руб. + 240 000 руб. + 80 000 руб. = 618 000 руб.;

— выплаты после индексации — 629 992,80 руб.228 000 руб. х 1,0526 + 70 000 руб. + 240 000 руб. + 80 000 руб. = 629 992,80 руб.;

— средний дневной заработок — 1791,79 руб.629 992,80 руб. / 351,6 дн. = 1791,79 руб.;

— отпускные — 25 085,04 руб.1791,79 руб. x 14 дн. = 25 085,04 руб.

2. Коэффициент индексации после второго повышения окладов в августе 2021 г. для выплат:

— с июля по декабрь 2020 г. — 1,105342 000 руб. / 38 000 руб. = 1,1053;

— с января по июнь 2021 г. — 1,0542 000 руб. / 40 000 руб. = 1,05.

Выплаты за июль — декабрь 2020 г. после индексации — 252 008,40 руб., за январь — июнь 2021 г. — 252 000 руб.228 000 руб. х 1,1053 = 252 008,40 руб.; 240 000 руб. х 1,05 = 252 000 руб.

Расчет доплаты отпускных:

— общая сумма выплат, участвующих в подсчетах, — 654 008,40 руб.252 008,40 руб. + 70 000 руб. + 252 000 руб. + 80 000 руб. = 654 008,40 руб.;

— новый среднедневной заработок — 1860,09 руб.654 008,40 руб. / 351,6 дн. = 1860,09 руб.;

— отпускные за 6 дней с 25.07.2021 по 31.07.2021, рассчитанные исходя из старого среднедневного заработка, — 10 750,74 руб.1791,79 руб. х 6 дн. = 10 750,74 руб.;

— отпускные за 8 дней с 01.08.2021 по 08.08.2021, рассчитанные исходя из нового среднедневного заработка, — 14 880,72 руб.1860,09 руб. х 8 дн. = 14 880,72 руб.;

— новая общая сумма отпускных — 25 631,46 руб.10 750,74 руб. + 14 880,72 руб. = 25 631,46 руб.;

— доплата — 546,42 руб.25 631,46 руб. – 25 085,04 руб. = 546,42 руб.

И еще раз обращаю ваше внимание, умножение на коэффициент индексации среднедневного заработка без выделения индексируемых и неиндексируемых величин может привести к ошибке.

Если у работника есть неиндексируемые выплаты, то простым умножением на коэффициент мы проиндексируем все на свете — это будет неправильно. Поэтому нужно заново посчитать среднедневной заработок, применив коэффициент только к индексируемым выплатам.

Поздние пересчеты: работнику начислена годовая премия

Второй случай, когда придется пересчитать уже выплаченные отпускные, — начисление годовой премии. Напомню, что для расчета отпускных учитывается годовая премия за год, предшествующий году началу отпуска, причем независимо от времени ее начисленияп. 15 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922.

Другими словами, когда вы в середине 2021 г. начисляете премию сотрудникам за 2020 г., то вы пересчитываете отпускные тем, у кого отдых начался в период с января 2021 г. и до конца месяца, в котором такая премия начислена.

Тем, кто идет в отпуск со следующего месяца, ничего пересчитывать не придется, так как сумма премии уже будет известна и автоматически попадет в общую сумму выплат расчетного периода.

Если же премию за 2020 г. вы начислите в 2022 г., то придется пересчитать отпускные всем, кто отдыхал в 2021 г.Письмо Минздравсоцразвития от 05.03.2008 № 535-17

И в любом случае доплатить отпускные придется даже работникам, которые ко дню начисления годовой премии уже уволились.

Пример. Пересчет отпускных при начислении годовой премии

/ условие / Работник был в отпуске с 01.02.2021 по 14.02.2021. В расчетном периоде отработал 338,37 дн. в пересчете на календарные дни, получив 462 000 руб. оклада, среднедневной заработок — 1365,37 руб.462 000 руб. / 338,37 руб. = 1365,37 руб.

В марте 2021 г. начислена премия за 2020 г. — 40 000 руб. с учетом фактически отработанного времени.

Премия за год (2020), предшествующий году отпуска (2021), начислена после окончания отпуска. Отпускные нужно пересчитать и доплатить, определим сумму доплаты.

/ решение / Премия начислена за фактически отработанное время, период премирования по продолжительности совпадает с расчетным периодом. Премию учитываем в полном размере. В результате расчет доплаты будет таким:

— новая общая сумма выплат — 502 000 руб.462 000 руб. + 40 000 руб. = 502 000 руб.;

— новый среднедневной заработок — 1483,58 руб.502 000 руб. / 338,37 дн. = 1483,58 руб.;

— сумма доплаты — 1654,98 руб.(1483,58 руб. – 1365,37 руб.) х 14 дн. = 1654,98 руб.

Поздние пересчеты: работник уходит в отпуск с 1-го числа месяца

Что же не так с отпуском, который начинается с 1-го числа месяца? Все дело в том, что выплатить отпускные работодатель должен за 3 календарных дня до начала отдыха. Например, если работник идет в отпуск с 01.07.2021, то отпускные он должен получить не позднее 25.06.2021, то есть еще до окончания расчетного периода. При этом июнь, который входит в расчетный период, еще не отработан до конца, зарплата за этот месяц пока не начислена. Но учесть его как-то надо. Вариантов два.

Вариант 1. Вы берете полную зарплату работника за июнь, как будто он этот месяц уже отработал.

По теории вероятности он, конечно, может заболеть в эти дни или даже прогулять. Но мы закрываем на это глаза. Если, кроме стандартной повременной оплаты у работника в расчетном листке за июнь ничего не будет, то и доплачивать ничего не придется. Но если в оставшиеся дни июня человека привлекут к работе в выходные или сверхурочно, отпускные придется пересчитать и доплатить.

Вариант 2. Вы исчисляете отпускные исходя из не полностью отработанного месяца расчетного периода. То есть переводите отработанные дни в календарные по уже известной формуле.

Это может повлиять и на суммы учитываемых в расчете премий, причем в сторону уменьшения. Так что и при варианте 2 добиться точной суммы отпускных без последующих пересчетов сложно.

Пример. Подсчет отпускных, если отдых работника начинается с 1-го числа месяца

/ условие / Работник с окладом 40 000 руб. идет в отпуск с 01.07.2021 на 14 дней. В расчетном периоде с 01.07.2020 по 30.06.2021 он полностью отработал 11 месяцев и на дату расчета отпускных — 18 рабочих дней в период с 01.06 по 25.06.

Рассчитаем отпускные по вариантам 1 и 2.

/ решение / Представим расчеты в виде таблицы.

Номер вариантаКоличество отработанных календарных дней в расчетном периодеСумма выплат в расчетном периоде, руб.Среднедневной заработок, руб.Выплаченные отпускные, руб.Доплата отпускных по завершению июня 2021 г., руб.
1351,612 мес. х 29,3 дн. = 351,6 дн.480 000,0012 мес. х 40 000 руб. = 480 000 руб.1365,19480 000 руб. / 351,6 дн. = 1365,19 руб.19 112,661365,19 руб. х 14 дн. = 19 112,66 руб.
2348,7211 мес. х 29,3 + 25 дн. х /30 дн. х 29,3 = 348,72 дн.474 285,7140 000 руб. х 11 мес. + 40 000 руб. / 21 д. х 18 дн. = 474 285,71 руб.1360,08474 285,71 руб. / 348,72 дн. = 1360,08 руб.19 041,121360,08 руб. х 14 дн. = 19 041,12 руб.71,51(1365,19 руб. – 1360,08 руб.) х 14 дн. = 71,51 руб.

Отпуск не по плану

Когда возможны перенос или продление отпуска

Как мы уже обсуждали, одного графика отпусков недостаточно, чтобы работник вовремя отправился в отпуск. Человека надо уведомить о начале отпуска за 2 недели до планируемой даты. А кроме того, работодатель должен перечислить работнику отпускные не позже чем за 3 календарных дня до начала отпускаПисьмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1.

Если что-то пойдет не так и работник вовремя не будет предупрежден о начале отпуска или не получит отпускные в положенное время, то у него появится право отменить предстоящий отпуск и перенести его на другое время. На какое — стороны трудового договора решат вместе.

Допустим, работника вы уведомили, отпускные рассчитали, отправили работника на отдых — ну, теперь-то можно вздохнуть спокойно. Увы, жизнь порой вносит коррективы в наши планы, и отпуск все равно приходится продлевать или переносить.

Законодатель позаботился о том, чтобы работник мог отдохнуть полноценно, чтобы ему ничего не мешало. Поэтому в некоторых случаях работник, отпуск которого пошел не по плану, получает отдых в другое время.

Самая частая причина — болезнь. Если работник травмировался или захворал во время отпуска, то о полноценном отдыхе речь, конечно, не идет. Причем важно, болел работник сам или ухаживал за больным членом семьи. Во втором случае отпуск не продлевается и не переносится. Также невозможны продление или перенос при болезни работника в отпуске с последующим увольнениемПисьма Минтруда от 26.10.2018 № 14-2/ООГ-8536; Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1 (п. 1).

В остальных ситуациях сотрудник, заболевший в отпуске, вправе выбрать один из трех вариантов, как поступить с количеством дней отдыха, совпавших с количеством дней нетрудоспособности согласно больничномуПисьмо Роструда от 07.12.2020 № ПГ/56467-6-1:

1) продлить отдых на это количество дней;

2) перенести остаток неиспользованного отпуска на другое удобное время в пределах рабочего года;

3) прибавить эти дни к отпуску следующего года при оформлении графика отпусков.

Аналогично нужно действовать, если в отпуске работник исполнял государственные или общественные обязанности, например был свидетелем в суде или находился на военных сборах. Но дальше будем говорить только о болезни, подразумевая и эти ситуации тожест. 124 ТК РФ.

Как оформить продление или перенос отпуска

Чтобы продлить отпуск, работнику даже не требуется заявлять об этом, достаточно просто сообщить о выданном листке нетрудоспособности. Если сотрудник ничего не предпринимает для переноса отпуска, то по умолчанию работодатель должен беспрекословно продлить отдых человека.

Дата окончания отпуска сдвинется на количество дней нетрудоспособности. Бухгалтеру даже не придется делать перерасчет отпуска, так как расчетный период для исчисления отпускных не поменяется. Это справедливо и в тех случаях, когда перенесенный отпуск попал на следующий месяц.

Желательно оформить приказ о продлении отпуска, но и он необязателен, листка нетрудоспособности будет вполне достаточно.

Если же человек не знал, что отпуск продлевается из-за больничного, и вышел на работу, пусть даже на 1 день, предложите сотруднику написать заявление на перенос отдыха и указать даты нового отпуска.

Чтобы заявление пошло в работу, нужно издать приказ о переносе отпуска, внести изменения в график отпусков и в личную карточку работника.

Генеральному директору ООО «Альфа»
Иванову И.И.
от бухгалтера Петровой Е.П.

Заявление

Прошу перенести 7 дней ежегодного отпуска, совпавших с периодом болезни, на другой период — с 07.09.2021 по 13.09.2021.

Приложение: листок нетрудоспособности от 13.07.2021 № 000334265789.

БухгалтерЕ.П. Петрова

29.07.2021

ООО «Альфа»

ПРИКАЗ № 38
о переносе отпуска

29.07.2021

1. Перенести часть ежегодного основного оплачиваемого отпуска бухгалтера Петровой Е.П. продолжительностью 7 календарных дней, которые совпали с временной нетрудоспособностью, на период с 07.09.2021 по 13.09.2021.

2. Начальнику отдела кадров Фролову Н.С. внести изменения в график отпусков на 2021 г.

Основание: заявление о переносе отпуска Петровой Е.П. от 29.07.2021

Генеральный директорИ.И. Иванов

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадровН.С. Фролов

29.07.2021

Главный бухгалтерЕ.А. Никанорова

29.07.2021

БухгалтерЕ.П. Петрова

29.07.2021

Отпускные в этом случае пересчитывают, поскольку работник отгулял меньше дней. Излишне выплаченные отпускные за неотгулянные дни, как правило, засчитывают в счет выплаты заработной платы по соглашению с работником.

Кстати, трюк для бухгалтера — если работник перенес оставшийся отпуск на дни того же месяца, в котором заболел в отпуске, то отпускные можно не пересчитывать, так как расчетный период и количество дней отдыха не изменятся. Получается, что работник в одном месяце два раза сходит в отпуск, но отпускные получит одной суммой, накануне первого отпуска.

Если работник заболел до начала отпуска, то отпуск нужно перенести на новый срок, который работодатель и работник определяют по взаимному согласию. Порядок оформления в этом случае аналогичен порядку переноса отпуска, который мы уже рассмотрелип. 18 Правил, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169.

Отзыв из отпуска по производственной необходимости

В исключительных случаях работника из отпуска можно отозвать. К таким обстоятельствам относятся, например, крайняя производственная необходимость, аварии, стихийные бедствия. Но как бы сильно ни хотелось работодателю, прервать отпуск можно, только если работник согласен. Если же он откажется и продолжит отдых, прогулом это не будетст. 125 ТК РФ.

Но есть категории людей, которых даже с их согласия нельзя вызывать из отпуска: это несовершеннолетние работники, беременные женщины и работники, занятые во вредных условиях труда. Причем последние не могут прервать как основной отпуск, так и дополнительный.

Кроме того, необходимо учитывать, что отзыв работника из отпуска делит отдых на части. А трудовое законодательство требует, чтобы хотя бы раз за рабочий год работник отдохнул без перерыва 14 календарных дней. Этот нюанс тоже нельзя забыватьПисьмо Минтруда от 03.10.2019 № 14-2/ООГ-7286.

Теперь по шагам, что нужно сделать. Сначала получите предварительное согласие работника, можно по телефону или через мессенджер, а потом издайте приказ об отзыве из отпуска. В приказ можно вставить фразу о том, что человек согласен с отзывом.

Если работник уже знает, когда будет догуливать дни, то можно сразу это обозначить в приказе. В любом случае у сотрудника есть право догулять свой отпуск в удобное для него время до конца рабочего года или перенести на следующий рабочий год. Согласие можно оформить и в виде отдельного документа.

С первого дня выхода работник получает заработную плату. Отпускные, конечно, придется пересчитать. В учете нужно сторнировать суммы, соответствующие неотгулянным дням. В дальнейшем эти деньги можно будет зачесть в счет выплаты заработной платы.

ООО «Альфа»

ПРИКАЗ № 67
об отзыве из отпуска

03.12.2021

1. В связи с аварией в цехе № 1 и необходимостью срочной наладки вышедшего из строя оборудования с 06.12.2021 отозвать из ежегодного основного оплачиваемого отпуска инженера Смирнова С.С.

2. Начальнику отдела кадров Фролову Н.С. внести соответствующие изменения в график отпусков ООО «Альфа» на 2021 г.

Основание: служебная записка начальника цеха от 03.12.2021 № 1.

Генеральный директорИ.И. Иванов

Я, Смирнов Сергей Сергеевич, согласен на отзыв из отпуска и выход на работу 06.12.2021.

ИнженерС.С. Смирнов

03.12.2021

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадровН.С. Фролов

03.12.2021

Главный бухгалтерЕ.А. Никанорова

03.12.2021

Пример. Пересчет отпускных при отзыве из отпуска

/ условие / Работник ушел в отпуск на 28 дней с 09.11.2021 по 06.12.2021. Среднедневной заработок — 1700 руб., отпускные — 47 600 руб., НДФЛ 13% — 6188 руб., взносы 30,2% — 14 375,20 руб.

Работника отозвали из отпуска 06.12.2021. За декабрь начислена заработная плата 47 500 руб., НДФЛ — 6175 руб., взносы — 14 345 руб. Пересчитаем отпускные и отчисления с них в связи с отзывом.

/ решение / Работник был в отпуске 27 дней вместо 28 дней, не отгулян 1 день отдыха. Поэтому излишек составил:

— начисленных отпускных — 1700 руб.;

— НДФЛ и взносов с «лишних» отпускных — 221 руб. и 513,40 руб. соответственно1700 руб. х 13% = 221 руб., 1700 руб. х 30,2% = 513,40 руб..

Эти суммы можно зачесть в счет зарплаты за декабрь и отчислений с нее. В результате получится:

— зарплата к выплате на руки — 39 846 руб.47 500 руб. – 1700 руб. – 6175 руб. + 221 руб. = 39 846 руб.;

— НДФЛ с зарплаты к перечислению в бюджет — 5954 руб.6175 руб. – 221 руб. = 5954 руб.;

— страховые взносы с зарплаты к перечислению в бюджет — 13 831,6 руб.14 345 руб. – 513,4 руб. = 13831,6 руб.

Замена отпуска денежной компенсацией без увольнения

В общем случае без увольнения денежную компенсацию можно получить, если положенный человеку ежегодный основной отпуск превышает 28 календарных дней. Например, если работник — инвалид, то он имеет право на удлиненный основной отпуск — 30 календарных дней. Вот как раз 2 дня можно заменить денежной компенсациейст. 126 ТК РФ.

Дополнительный отпуск можно заменить деньгами, только если его предоставление не связано с работой во вредных условиях, например, это может быть отпуск за ненормированный рабочий день или «северный» отпуск. Часть отпуска «за вредность» свыше 7 календарных дней можно заменить компенсацией при условии получения письменного согласия работника и если такая возможность предусмотрена коллективным договором и отраслевым соглашениемПисьмо Минтруда от 27.06.2017 № 14-2/ООГ-5299.

Если же сотруднику положен обычный 28-днев­ный отпуск, то получить вместо него компенсацию не получится, даже когда отпуск он перенес с прошлого года и в целом в текущем году у него запланировано более 28 календарных дней отдыха.

Особая категория сотрудников — несовершеннолетние работники и беременные женщины. Для них действует запрет на замену компенсацией как основного отпуска, так и дополнительного. Исключение — выплата компенсации при увольнении.

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении: подсчет дней

При увольнении право на отпуск не сгорает, любой работник может получить денежную компенсацию за не использованный за время работы отдых, даже если он не был в отпуске 10 летПисьмо Минтруда от 25.01.2021 № 14-2/ООГ-521.

Компенсацию считаем в два этапа. Сначала нужно определить, сколько неиспользованных дней отпуска осталось у работника. Смотрим, сколько полных месяцев работы есть у работника.

Например, человек увольняется 15.04.2021, а трудоустроился 12.12.2019. Первый его рабочий год закончился 11.12.2020, это 12 месяцев. А дальше считаем месяцы второго рабочего года: 11.01.2021 — 1 месяц, 11.02.2021 — 2 месяца, 11.03.2021 — 3 месяца, 11.04.2021 — 4 месяца.

Остаток 4 дня с 12.04 по 15.04 отбрасываем, поскольку это меньше половины месяца. Было бы больше половины, округлили бы до полного месяца. Таким образом, у работника 16 полных месяцев отпускного стажа. Осталось подставить данные в формулуп. 28 Правил, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169:

Количество дней неиспользованного отпуска

Думаю, вы заметили, что данные для расчета к формуле берем за весь период работы, чтобы ни один день отпуска не потерялся. Количество дней неиспользованного отпуска лучше не округлять, а если и округлять, то только в большую сторонуПисьмо Минтруда от 02.11.2018 № 14-2/ООГ-8717.

И еще одно правило. Работнику, трудившемуся 11 месяцев, положена компенсация за неиспользованный отпуск как за полный рабочий год, даже если 11 месяцев получилось в результате округления. Если часть дней отпуска уже использована, вычтите их.

Справка

При сокращении штата или ликвидации фирмы право на компенсацию за неиспользованный отпуск за полный рабочий год есть у сотрудников, отработавших в организации 5,5 месяцев и более. Роструд считает, что это касается только работников, трудоустроенных в году сокращенияПисьмо Роструда от 04.03.2013 № 164-6-1 (п. 7).

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении: подсчет суммы

Расчетный период для компенсации за неиспользованный отпуск — 12 месяцев, предшествующих месяцу увольнения. Но если работник увольняется в последний день месяца, то этот месяц в расчетный период войдетПисьмо Роструда от 22.07.2010 № 2184-6-1.

Есть нюанс при увольнении из отпуска по беременности и родам и отпуска по уходу за ребенком. Первый включается в отпускной стаж, но относится к исключаемым периодам. Второй не дает стаж и тоже относится к исключаемым периодам, а потому расчетный период будет сдвигаться. В остальном компенсацию считаем так же, как и отпускные:

Компенсация за неиспользованный отпуск

Пример. Расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении

/ условие / Работник принят 14.03.2017, увольняется 28.09.2021. За все годы работы был в отпуске 105 дней, из которых 21 день — с 03.09.2020 по 23.09.2020. За расчетный период с 01.09.2020 по 31.08.2021 начислены зарплата 650 000 руб., отпускные 40 000 руб. Подсчитаем компенсацию за неиспользованный отпуск.

/ решение / 1. Считаем количество дней неиспользованного отпуска.

Отработано 4 года с 14.03.2017 по 13.03.2021, 6 месяцев с 14.03.2021 по 13.09.2021 и 15 дней с 14.09.2021 по 28.09.2021. Дни округляем до полного месяца, поскольку отработана его половина. Всего отработано 55 месяцев4 х 12 мес. + 6 мес. + 1 мес. = 55 мес..

Количество дней неиспользованного отпуска за все время работы — 23,33 дня28 дн. / 12 x 55 мес. – 105 дн. = 23,33 дн..

2. Считаем средний дневной заработок и компенсацию.

Расчетный период с 01.09.2020 по 31.08.2021, в нем отработано:

— полных 11 месяцев — 322,3 дня11 мес. x 29,3 дн. = 322,3 дн.;

— в сентябре 2020 г. — 8,79 дня(30 дн. – 21 д.) / 30 дн. x 29,3 = 8,79 дн.;

— всего — 331,09 дня322,3 дн. + 8,79 дн. = 331,09 дн..

Выплаты для расчета компенсации — 650 000 руб., отпускные не учитываем. Таким образом:

— средний дневной заработок — 1963,21 руб.650 000 руб. / 331,09 дн. = 1963,21 руб.;

— компенсация за неиспользованный отпуск — 45 801,69 руб.1963,21 руб. x 23,33 дн. = 45 801,69 руб.

Отпуск авансом и увольнение

Может получиться и так, что к моменту увольнения человек отгулял отпуск за рабочий год авансом. Это становится ясно, когда при вычислении количества дней неиспользованного отпуска вы получаете отрицательный результат.

То есть продолжительность заработанного отпуска меньше количества дней использованного. В таком случае ни о какой компенсации, конечно, речи быть не может. Работник оказался в долгу перед вами.

Согласно ТК РФ работодателю в таком случае дано право удержать из выплат работнику сумму отпускных, которую он получил «незаслуженно». Но здесь надо помнить, что размер удержаний из заработной платы ограничен — не более 20%. Если неотработанные отпускные больше этой суммы, то удержать их целиком не получитсястатьи 137, 138 ТК РФ.

Как разъясняет Минтруд со ссылкой на позицию ВС, взыскать эти суммы с работника невозможно даже через суд. Остается попробовать договориться с человеком о добровольном возмещении «лишних» отпускных. Если и этот вариант не сработает, то получить деньги уже никак не получитсяПисьмо Минтруда от 30.03.2021 № 14-3/ООГ-2784.

Отпуск с последующим увольнением

В качестве альтернативы денежной компенсации можно рассматривать предоставление отпуска с последующим увольнением по письменному заявлению работника. Правда, при увольнении за виновные действия это невозможно.

Последним днем работы будет последний же день отпуска. Причем если человек работал по срочному трудовому договору, то период отпуска может выходить за время действия договораст. 127 ТК РФ.

Перечислить отпускные нужно за 3 календарных дня до начала отпуска, а окончательно рассчитаться с работником и выдать все полагающиеся уволенному документы — в последний день перед отпускомПисьмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1.

Вот какие особенности нужно учесть. Для начала, предоставить такой отпуск — право работодателя, а не обязанность. Вы можете просто не согласиться. Отпускные, конечно, ничем не отличаются от компенсации за отпуск, но если в ЛНА прописано, что к отпуску каждый работник получает матпомощь или премию, то работодателю вряд ли эта идея с отпуском будет по душе. Скорее всего, сотрудник получит отказ.

Но бывает и так, что даты «увольнительного» отпуска совпадают с графиком. Сами понимаете, тогда работодатель обязан предоставить такой отдых, ведь график — обязательный для исполнения документ как для работодателя, так и для работника.

Место ушедшего в «увольнительный» отпуск работника становится вакантным с первого дня отдыха. Отсюда четыре важных следствияПисьмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1:

1) при расчете неиспользованных дней отпуска исходим из того, что сотрудник закончил работу до отпуска, никаких корректировок на время предстоящего отдыха не делаем. Все считаем так, будто работник уходит в отпуск по обычной схеме;

2) человек, ушедший в отпуск с последующим увольнением по собственному желанию, на отдыхе уже не вправе передумать и отозвать заявление;

3) «увольнительный» отпуск не продлевается и не переносится на время болезни;

4) отозвать из такого отпуска нельзя, даже если сотрудник согласен.

Отпускные в налоговом и бухгалтерском учете

Налог на прибыль: основной и дополнительный отпуска

Давайте сначала озвучим, что в принципе мы можем отнести на расходы по налогу на прибыль, а что — нет. Затем будем решать, как это сделать технически.

Оплату ежегодного отпуска учитывают в расходах на оплату труда. Но надо уточнить, что речь идет только об отпусках из ТК. А это отпускные за 28 календарных дней обычного отпуска, 31 календарный день отдыха несовершеннолетнего работника или 30 дней для работника-инвалида.

Продолжительность и основания предоставления этих отпусков прописаны в ТК и других законах, поэтому можно смело учитывать их для налога на прибыльп. 7 ст. 255 НК РФ; Письмо Минфина от 22.11.2018 № 03-03-07/84407.

Что касается дополнительных отпусков, то точная продолжительность такого отдыха установлена для северян. А вот у отпуска за вредные условия труда и ненормированный рабочий день верхней границы нет, только минимальная продолжительность — 7 дней и 3 дня соответственно.

Это означает, что оплату «вредного» и «ненормированного» отпуска длительностью больше минимальной тоже можно учесть для налога на прибыль. Ведь в ТК сказано, что конкретную длительность отпуска работодатель устанавливает самостоятельноПисьма Минфина от 07.03.2014 № 03-03-06/1/10060, от 27.02.2015 № 03-03-06/1/10023, от 15.12.2010 № 03-03-06/2/212.

Некоторые опасаются включать в расходы оплату «ненормированного» отпуска или компенсацию за него, если человек в течение рабочего года не привлекался к труду за пределами рабочего дня. Но все в порядке, как мы уже говорили, такой отпуск положен просто в силу записи в трудовом договоре. Значит, и оплату учитываем в расходах без оглядки на реальную работу в «ненормированных» условияхПисьмо Минфина от 28.01.2005 № 03-03-01-04/1/38.

Работодатель может по своей инициативе предоставлять персоналу отпуска, которые не предусмотрены в ТК. Например, в ЛНА об отпусках установлено, что работницы с двумя детьми до 14 лет имеют право на удлиненный основной отпуск, например 30 календарных дней.

И эти лишние 2 дня — не часть основного оплачиваемого отпуска. В контексте налога на прибыль это дополнительный отпуск по доброй воле работодателя. Вы уже догадались, к чему я клоню? Да, учесть оплату такого отпуска нельзя. Вот за 28 дней, которые установлены ТК, — пожалуйста, а «свои» отпуска — увы и ахст. 116 ТК РФ; п. 24 ст. 270 НК РФ; Письмо Минфина от 25.05.2020 № 03-03-06/2/43277.

Другая ситуация складывается, если работник присоединил к своему отпуску дополнительные выходные дни, например дни отдыха донора. Они тоже не будут считаться отпуском, но за это время за человеком будет сохраняться средний заработок в соответствии с ТК. Его можно учесть для налогообложения как расходы на оплату трудач. 5 ст. 186 ТК РФ; п. 20 ст. 255 НК РФ.

Налог на прибыль: компенсация за неиспользованный отпуск и излишне выплаченные отпускные

Принципы налогового учета компенсации за неиспользованный отпуск схожи с принципами учета самих отпускных. В расходы включаем только компенсации, выплаченные в соответствии с ТК.

Напомню, что компенсировать деньгами отпуск можно при увольнении работника, а без увольнения — часть основного отпуска, превышающую 28 дней, северные отпуска и отпуск за ненормированный рабочий день. Компенсация отпуска «за вредность» свыше 7 дней тоже встречается, но реже.

Плюс помним о категорическом запрете на замену отпуска деньгами для несовершеннолетних работников и для беременных. Если вы все сделали по правилам, то проблем с признанием компенсации в расходах быть не должноп. 8 ст. 255 НК РФ; Письмо Минфина от 05.05.2016 № 03-03-06/1/25976.

Проблемы могут появиться, когда человек, отгулявший отпуск авансом, прощается с вами, не отработав рабочий год полностью. В этом случае у него появляется задолженность. Если работодатель не может ее взыскать полностью или прощает, то у проверяющих могут возникнуть вопросы относительно обоснованности таких расходов.

НК запрещает учитывать одни и те же суммы дважды в расходах. Кроме того, не учитываются расходы по безвозмездным операциям, а прощение долга, по мнению Минфина, является разновидностью дарения. Следовательно, оплату неотработанных дней отпуска в расходах показать нельзя, а если вы уже сделали это, сумму придется включить во внереализационные доходы месяца увольненияПисьма Минфина от 26.02.2020 № 03-03-07/13686, от 03.12.2009 № 03-03-05/224.

Налог на прибыль: компенсация расходов на проезд и материальная помощь к отпуску

Компенсации расходов на проезд по территории РФ к месту отпуска и на провоз багажа признают в расходах только организации, которые работают в районах Крайнего Севера и приравненных к ним областяхст. 325 ТК РФ; Письмо Минфина от 19.12.2014 № 03-03-06/1/66014.

Дополнительные условия — компенсация должна быть прописана в ЛНА и работники подтвердили расходы документально. Поэтому отнеситесь к этому вопросу с должным вниманием. Можно прописать в локальных актах обязанность работника отчитаться, если деньги на проезд он получает вперед, авансом. Либо выплачивать компенсацию только по предъявлении проездных документовПисьма Минфина от 17.08.2018 № 03-03-07/58432, от 08.05.2015 № 03-03-07/26687, от 11.01.2013 № 03-03-06/1/2.

Обратите внимание, компенсация положена на проезд не только вашего работника, но и каждого неработающего члена его семьи, поэтому ее тоже можно включать в расходы, если такая выплата предусмотрена локальным актом компании.

Материальную помощь к отпуску включить в расходы нельзя. Это самый безопасный подход. Все-таки проверяющие прежде всего будут обращать внимание на название выплаты. Увидев «материальная помощь», они вряд ли оставят без внимания тот факт, что она учтена в расходах для налога на прибыль. Разбираться в сути выплаты ИФНС не с руки, хотя Минфин и не против учета матпомощи в расходахПисьма Минфина от 02.09.2014 № 03-03-06/1/43912, от 24.09.2012 № 03-11-06/2/129.

Если выплата имеет поощрительной характер, то лучше ее переименовать, назвав, например, «премия к отпуску», и прописать в локальном акте условия ее получения.

Дата налогового учета отпускных

Теперь о том, в какой момент нужно признавать расходы на оплату отпуска. По общему правилу затраты на оплату труда учитывают датой начисления, но с отпуском ситуация особая. Минфин разъяснял, что отпускные придется распределить пропорционально дням месяцев, на которые пришелся отдых.

Если отпуск начался и закончился в одном отчетном периоде, от этого ни холодно, ни жарко. Но когда отпуск переходящий, скажем начался в июне, а завершился в июле, то распределение критически важноПисьмо Минфина от 25.10.2016 № 03-03-06/2/62147.

С компенсациями за неиспользованный отпуск и расходов на проезд все проще — учитывайте датой начисленияп. 4 ст. 272 НК РФ.

Другой вариант учета отпусков — через резерв. Создавая резерв на оплату отпусков в налоговом учете, вы на конец каждого месяца учитываете в расходах отчисления в резерв. Размер отчислений — процентная доля от расходов на оплату труда вместе со страховыми взносами.

Сами отпускные и страховые взносы с них в расходы вы не включаете, а уменьшаете на их сумму накопившийся резерв. И даже если резерв закончился, учесть отпускные в расходах вы сможете только в конце года. А вот компенсации за неиспользованный отпуск вы списываете в расходы как обычно, без уменьшения резерваПисьмо Минфина от 03.05.2012 № 03-03-06/4/29.

Как перейти на налоговый резерв по оплате отпусков

Перейти на учет расходов с использованием резерва на отпуска можно с нового года. Резерв позволит вам избежать убытков от отпускных в летний сезон. Для этого напишите в учетной политике, что с начала года создаете резерв.

Кроме того, нужно будет определить процент отчислений исходя из предполагаемой суммы отпускных со взносами и предполагаемой суммы расходов на оплату труда, включая взносы. Например, можно взять данные за прошлый год и посчитать процент по такой формулеп. 1 ст. 324.1 НК РФ:

Процент отчислений в резерв

Кстати, если вы используете тарифы для МСП, то при расчете суммы предполагаемых страховых взносов на отпуска есть один нюанс. Все дело в том, что субъекты МСП применяют два тарифа страховых взносов: 30% для суммы выплат в месяц до МРОТ включительно и льготный тариф 15% для суммы, превышающей МРОТ. Нужно как-то распределить суммы взносов по разным тарифамподп. 17. п. 1, п. 2.1 ст. 427 НК РФ.

Минфин разъяснил, что в этом случае за каждый месяц года придется посчитать дополнительный коэффициент: как отношение суммы отпускных за месяц к общей сумме расходов на оплату труда за месяц. На этот коэффициент нужно умножить сумму предполагаемых взносов за месяц, и в итоге получим предполагаемую сумму взносов, которая относится к запланированным отпускным.

В Письме это не сказано, но логика диктует: в конце нужно сложить все результаты за каждый месяц, чтобы получить предполагаемую сумму отпускных за год со взносамиПисьмо Минфина от 10.08.2020 № 03-15-05/69805.

Расчет оформите в виде сметы. Сумму ежемесячных отчислений считайте как процент отчислений от расходов на оплату труда за месяц вместе со страховыми взносами. Проверьте, резерв не должен превышать предполагаемую сумму отпускных за год. Если резерв достиг предела, отчисления больше не делают.

На 31 декабря доведите сумму резерва до величины, соответствующей сумме отпускных, заработанных персоналом на 31 декабря, и увеличьте ее на взносы, которые соответствуют этой сумме. Сумму корректировки резерва можно посчитать такп. 3 ст. 324.1 НК РФ:

Корректировка резерва

Положительный результат означает, что вы начислили резерва больше, чем реально потратили на выплату отпускных. Значит, сумму резерва надо уменьшить — включите эту сумму во внереализационные доходы. И наоборот. Отрицательный результат означает, что начисленного резерва за год не хватило, чтобы покрыть все суммы отпускных. Значит, нужно признать сумму корректировки в расходах на оплату трудап. 7 ст. 250, пп. 3, 4 ст. 324.1 НК РФ.

Какие нюансы нужно учесть при переносе остатка резерва на следующий год, вы узнаете из статьи Л.А. Елиной «Резерв на оплату отпусков: на что обратить внимание» («Главная книга», 2021, № 4).

Пример. Отчисления в резерв на оплату отпусков и корректировка резерва

/ условие / Предполагаемая сумма отпускных со страховыми взносами на год — 1 300 000 руб., предполагаемая сумма расходов на оплату труда вместе со взносами за год — 15 000 000 руб.

Расходы на оплату труда вместе со взносами ежемесячно — 1 300 000 руб., фактическая сумма отпускных, включая взносы, — 850 000 руб. за год., выплаты, приходящиеся на не отгулянные к 31 декабря отпуска работников, — 250 000 руб.

Посчитаем отчисления в резерв и его корректировку с учетом того, что резерв создан впервые.

/ решение / По шагам подсчет будет выглядеть так.

1. Считаем процент отчислений в резерв. Он составит 8,7%1 300 000 руб. / 15 000 000 руб. х 100% = 8,7%.

2. Считаем сумму ежемесячных отчислений в резерв. Ежемесячно бухгалтер признает в расходах 113 100 руб.1 300 000 руб. x 8,7% = 113 100 руб.

В результате:

— сумма резерва за январь — ноябрь — 1 244 100 руб.113 100 руб. х 11 мес. = 1 244 100 руб.;

— в декабре резерв достигнет максимальной величины 1 300 000 руб., отчисления в него в этом месяце — 55 900 руб.1 300 000 руб. – 1 244 100 руб. = 55 900 руб.

3. На конец года корректируем резерв. Сумма корректировки положительная — 200 000 руб.0 руб. + 1 300 000 руб. – 850 000 руб. – 250 000 руб. = +200 000 руб.

Эта сумма излишне отнесена на расходы в виде отчислений в резерв, поэтому уменьшаем резерв — признаем во внереализационных доходах 200 000 руб. Таким образом, сумма резерва на конец года будет равна 250 000 руб., что соответствует фактическим обязательствам работодателя по выплате отпускных на конец года1 300 000 руб. – 850 000 руб. – 200 000 руб. = 250 000 руб..

НДФЛ и взносы: что облагать, а что — нет

Отпускные облагают страховыми взносами в общем порядке, поскольку это выплата в рамках трудовых отношений. Взносы начисляют сразу на всю сумму, разбивать ее на месяцы переходящего отпуска не нужно.

Сами взносы для налога на прибыль в расходах также учитываются единовременно — на дату их начисления. Срок уплаты взносов такой же, как и для взносов с зарплаты, — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем начисления отпускныхПисьма Минтруда от 04.09.2015 № 17-4/Вн-1316, № 17-4/В-448.

Как и любой другой доход работника, отпускные облагают НДФЛ. Налог по соответствующей ставке удержите при выплате, а перечислите не позднее последнего дня месяца выплаты. Особенностей для переходящих отпусков нетПисьмо Минфина от 28.03.2018 № 03-04-06/19804.

Компенсация за неиспользованный отпуск хоть и называется компенсацией, все равно облагается НДФЛ и взносами на общих основаниях. Причем неважно, за какой отпуск — основной или дополнительный — она выплаченаПисьмо Минфина от 01.10.2020 № 03-04-05/85854.

А вот компенсации отпускникам-северянам за проезд и провоз багажа до 30 кг не облагают НДФЛ и взносами в пределах территории России. Сами понимаете, если отдых был за границей, то не облагать взносами и налогом можно только часть компенсации — от места отправления до пункта пропуска через границу РФ, например до международного аэропортаПисьмa Минфина от 31.01.2020 № 03-15-06/6028; ФНС от 23.04.2019 № БС-4-11/7798@.

Материальная помощь к отпуску облагается страховыми взносами полностью, а НДФЛ — сумма свыше 4000 руб. в год. Учтите, что материальная помощь или доплата к отпуску — это не часть отпускных. НДФЛ с такой суммы нужно перечислить в бюджет не позднее следующего дня после выплаты, а не в конце месяцап. 6 ст. 226 НК РФ.

НДФЛ и взносы: доплата отпускных

Для НДФЛ и страховых взносов доплата отпускных — это те же отпускные. Для взносов ориентируетесь на дату начисления доплаты, а для НДФЛ — на дату перечисления дохода. Удержать налог нужно при выплате, а перечислить его — до конца месяца.

В РСВ показываете откорректированную сумму отпускных, если доплату произвели в том же году. Если в следующем, включите в расчет только доплату. Это связано с тем, что в течение года выплаты показывают нарастающим итогом, а доплата — это не ошибка, поэтому обойдемся без уточненки.

В 6-НДФЛ отражаете доплату так. Если выплаты относятся к одному кварталу, то и отпускные, и доплату, а также налог с них показываете в разд. 2 расчета за этот период. В разд. 1 можно эти суммы сложить, если они выплачены в одном месяце. Если в разных, то отпускные показываем со своей датой, а доплату — со своей.

Если доплата выплачена в следующем квартале, то отпускные и доплата попадут в разд. 2 за счет того, что отчет заполняется нарастающим итогом. А вот в разд. 1 нужно показать только доплату, поскольку она выплачена в отчетном кварталеПисьма ФНС от 24.05.2016 № БС-4-11/9248, от 13.10.2016 № БС-4-11/19483@; УФНС по г. Москве от 12.03.2018 № 20-15/049940.

НДФЛ и взносы: излишне выплаченные отпускные без увольнения

Если при перерасчете отпускные уменьшились и вы зачитываете излишек в счет причитающейся зарплаты с согласия работника, то в РСВ излишне выплаченные отпускные все равно будут, но только в составе заработной платы. Она ведь тоже облагается страховыми взносами. Поэтому уточненка не нужна и в этом случае. Исключение — пересчеты отпускных, выплаченных в прошлом году. В этом случае безопаснее подать уточненку, она подтвердит сумму переплаты по взносамПисьма ФНС от 11.10.2017 № ГД-4-11/20479, от 24.08.2017 № БС-4-11/16793@.

Для НДФЛ нужно учесть вот что. Если лишние отпускные остались у работника, то в рублевом выражении его доход не изменился. Но штука в том, что теперь это частично отпускные, а частично — зарплата, разные виды доходов с разными датами получения и перечисления НДФЛ.

Поэтому если выплата отпускных и пересчет были в одном квартале, то сумму пересчитанных отпускных и зарплату нужно будет показать отдельными суммами в разд. 1 6-НДФЛ.

Если выплата отпускных и пересчет пришлись на разные кварталы, то, возможно, понадобится уточненка, чтобы исправить разд. 1 расчета 6-НДФЛ. Вместе с тем недоимки по уплате налога нет, поэтому можно оставить даты и суммы перечисленного налога без изменений. Кстати, и ФНС в своих последних разъяснениях разрешает обойтись без корректировки разд. 1, если ошибки в нем не привели к недоимкеПисьмо ФНС от 01.04.2021 № БС-4-11/4351@.

Если же вы пересчитали отпускные прошлого года в сторону уменьшения, то лучше подать уточненный 6-НДФЛ.

НДФЛ и взносы: удержание, возврат, прощение излишне выплаченных отпускных при увольнении

А что делать с НДФЛ и взносами с излишне выплаченных отпускных при увольнении? Если вам удалось удержать всю сумму или ее часть, зарплата попадет в РСВ уже за минусом отпускных. И, как говорится, «то на то и выйдет», можно обойтись без уточненки. Ведь на дату начисления отпускных взносы были посчитаны правильно, ошибок в ранее представленном расчете нет.

Другое дело, когда работник добровольно возвращает часть отпускных, поскольку зарплаты при увольнении на удержание не хватило. Тогда ничего не остается, как подать уточненный РСВ за период выплаты отпускных авансом, уменьшив их на сумму, возвращенную сотрудникомПисьмо ФНС от 11.10.2017 № ГД-4-11/20479@.

Точно так же следует поступить и с 6-НДФЛ. Если из зарплаты работника удерживают отпускные, то в 6-НДФЛ попадает сумма уже после удержания. Если работник возвращает деньги, то нужно откорректировать полученные им отпускные и удержанный НДФЛ в квартале выплаты отпускных авансомПисьма ФНС от 24.05.2016 № БС-4-11/9248, от 11.11.2015 № БС-4-11/19749@.

Если же вы решили простить работнику долг, то просто ничего не делайте. Не нужно пересчитывать взносы, ведь они уже исчислены в периоде, когда были начислены отпускные. И не нужно заново рассчитывать НДФЛ с прощенных сумм, ведь НДФЛ с работника удержан при выплате отпускных. Само собой, не нужно никаких уточненокПисьма Минфина от 26.07.2018 № 03-15-06/52554; УФНС по г. Москве от 28.06.2018 № 20-15/138129.

Бухучет отпускных

В бухгалтерском учете организации в обязательном порядке признают оценочное обязательство по отпускам. Иногда его еще называют «резерв на оплату отпусков», «отпускной резерв». К резерву, который создается по желанию в налоговом учете, он не имеет отношения, но так уж повелось. И мы будет называть его резервом время от времени.

Исключение сделано только для тех, кто применяет упрощенный бухучет. Такие организации могут в учетной политике прописать, что ПБУ 8/2010 по оценочным обязательствам не применяется. В этом случае отпускные можно сразу начислять по счетам затрат 20, 23, 25, 26 или 44 вместе с заработной платой. Причем в полной сумме, без распределения пропорционально дням отпуска каждого месяцап. 3 ПБУ 8/2010; ч. 4 ст. 6 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Оценочное обязательство по отпускам представляет собой сумму отпускных и взносов с них, которую организация гипотетически начислит, если работники все разом на отчетную дату пойдут в отпуск. Причем в отпуск на максимальное количество заработанных, но не отгулянных днейПисьмо Минфина от 27.01.2012 № 07-02-18/01.

Для отражения отпускного резерва используют счет 96 «Резервы предстоящих расходов». Соответственно, само начисление резерва по отпускам отражается проводкой по дебету счетов учета затрат и кредиту счета 96, субсчет «Отпуска». Как только вы посчитали сумму отпускных, на эту сумму вы уменьшаете оценочное обязательство и признаете кредиторскую задолженность перед работником. Проводка будет такая: дебет 96, субсчет «Отпуска», – кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»пп. 8, 21 ПБУ 8/2010.

Страховые взносы с сумм отпускных учитываются так же, как и сами отпускные.

Сходный порядок применяют и для отражения в бухучете компенсации за неиспользованный отпуск. В отличие от налогового учета, ее тоже проводят за счет резерва.

Если случилось так, что сумма отпускных превышает сумму имеющегося резерва на счете 96, то не покрытая за счет резерва часть отпускных и страховых взносов списывается напрямую на счета учета затрат.

Как посчитать оценочное обязательство по отпускам

Бухгалтерский резерв нужно создавать не реже чем один раз в год — по состоянию на 31 декабря. Соответственно, и считать его придется как минимум раз в год, если вы не составляете промежуточную отчетность.

Единой утвержденной методики расчета резерва нет, нормативные акты по бухучету предлагают организациям разработать алгоритм самостоятельно, но сумма резерва должна быть максимально близка к реальной. Самый точный и самый трудозатратный способ — посчитать на отчетную дату сумму отпускных и взносов по каждому работнику из его выплат, накопленных дней отпуска и тарифа взносов.

Другие способы дают только более-менее приблизительный результат. Чаще всего бухгалтеры пользуются тем способом, который реализован в бухгалтерских программах. Например, величину оценочного обязательства определяют тем же способом, что и в налоговом учете.

Напомню, для этого умножают заранее определенный процент отчислений на сумму расходов на оплату труда и страховых взносов месяца, пока отчисления в резерв не достигнут предельной суммы. В конце года резерв обязательно проверяют и приводят его сумму к достоверным значениям, то есть применяют первый озвученный мною способ — самый точный и достоверный.

По результатам инвентаризации резерв корректируют — суммы излишне начисленных обязательств и резервов относят на счет 91.01 «Прочие доходы». Однако так бывает редко, например при снижении среднего заработка по организации или неточностях при расчете резерва.

Но если резерв вы делаете один раз в год и его сумма близка к реальным значениям, то, скорее всего, вы его исчерпаете раньше окончания года, а к концу года у работников накопятся еще отпуска. Поэтому резерв придется доначислить в корреспонденции со счетами учета зарплатып. 23 ПБУ 8/2010; Письмо Минфина от 29.01.2014 № 07-04-18/01.

Пример. Учет резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете

/ условие / Организация формирует резерв один раз в год на 31 декабря. Резерв на оплату отпусков исходя из среднего заработка и неотгулянных дней: на 31.12.2020 — 117 180 руб., на 31.12.2021 — 120 000 руб.

Во II квартале 2021 г. начислено 126 000 руб. отпускных, взносы с них по тарифу 30,2% — 38 052 руб.126 000 руб. х 30,2% = 38 052 руб.

Отразим «отпускной» резерв в бухгалтерском учете.

/ решение / Во II квартале за счет резерва начисляем отпускные — 90 000 руб. и взносы 27 180 руб.117 180 руб. / 1,302 = 90 000 руб.; 117 180 руб. – 90 000 руб. = 27 180 руб.

Оставшуюся сумму отпускных 36 000 руб. и взносов 10 872 руб. относим на текущие расходы126 000 руб. – 90 000 руб. = 36 000 руб.; 38 052 руб. – 27 180 руб. = 10 872 руб..

Проводки будут выглядеть так.

Содержание операцииДтКтСумма, руб.
Во II квартале 2021 г.
Начислены отпускные за счет резерва967090 000
Начислены взносы за счет резерва966927 180
Начислены отпускные в части, не покрытой резервом267036 000
Начислены взносы в части, не покрытой резервом266910 872
На 31.12.2021
Доначислен резерв2696120 000
ПОЛЕЗНОЕ
АКТУАЛЬНОЕ

КАЛЕНДАРЬ БУХГАЛТЕРА НА РАБОЧИЙ СТОЛ
«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Реклама Телеграм-канала НА ПРАВАХ РЕКЛАМЫ
ИНДЕКСЫ
Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.37%
июнь 2023 г.
Москва МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

24 801

Примечание

Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

7.5%
Нужное