Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 23 сентября 2019 г.
Содержание журнала № 19 за 2019 г.Справки о заработке работников: когда и как их оформлять
Подробнее о новых формах справок о доходах мы писали:
Справка о доходах и суммах налога физлица
Справка о доходах и суммах налога физлица (до 2019 г. — справка о доходах 2-НДФЛ) может потребоваться работнику, в том числе бывшему, для получения вычетов в ИФНС или на новом месте работы, для заполнения декларации 3-НДФЛ, для подтверждения своего финансового состояния (например, при получении в банке кредита) и т. д. Поэтому если работник обратится к вам с письменным заявлением о выдаче такой справки, то вы обязаны ее предоставитьп. 3 ст. 230 НК РФ. Сроки, в течение которых это нужно сделать, следующиеп. 3 ст. 230 НК РФ; статьи 62, 84.1 ТК РФ:
•в общем случае — в течение 3 рабочих дней со дня получения заявления;
•при увольнении — в последний день работы сотрудника.
Период, за который работник может попросить справку о доходах, может быть абсолютно любымп. 3 ст. 230 НК РФ. К примеру, он может обратиться к вам с заявлением о выдаче справки о доходах за последний год, допустим, в сентябре 2019 г. В таком случае придется составить две справки: одну — за период январь — декабрь 2018 г., вторую — за январь — август 2019 г.
А вот форма справки будет зависеть от того, за какой период работник запросил данные о доходах.
Период | Название справки | Форма справки |
За 2018 г. и более поздние периоды | Справка о доходах и суммах налога физического лица | Приложение № 5 к Приказу ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@ |
За 2017 г. и более ранние годы | Справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ) | Приложение № 1 к Приказу ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ |
Порядка заполнения новой справки о доходах для работников нет, но, так как ее содержание мало чем отличается от содержания старой формы 2-НДФЛ, заполнять ее можно аналогичным образом.
Совет
Если сотрудник просит у вас справку о доходах для заполнения декларации 3-НДФЛ, расскажите ему, что сейчас подать документ можно через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС. В этом случае справка о доходах от работодателя на бумаге не нужна. Сведения о доходах в программе заполняются автоматически на основании данных из справок, представленных работодателем в ИФНС.
Справка о заработке по месту требования
Если сотруднику потребуется документально подтвердить факт своего трудоустройства и размер заработка (например, в суде, консульстве иностранного государства, органах опеки и попечительства и т. д.), он может обратиться к вам с заявлением в письменном виде о выдаче соответствующей справки. С момента получения этого заявления у вас есть 3 рабочих дня, чтобы выдать работнику документст. 62 ТК РФ.
Форму справки о заработке с работы по месту требования законодатель не разработал, а потому составляйте ее в свободной форме. Содержание документа зависит от того, кому и куда справка будет представляться. При необходимости эти сведения дополните информацией. А вот какой именно, сотрудник должен уточнить самостоятельно по месту требования и сообщить вам.
Например, перед обращением к работодателю за справкой с места работы для получения визы работнику следует уточнить в визовом центре страны, в которую он направляется, что в обязательном порядке должно быть указано в документе. Ведь некоторые консульства, помимо общих сведений, требуют указывать дополнительную информацию. Например, информацию о том, на какой период предоставлен отпуск работнику и сохраняется ли за ним рабочее место.
Приведем образец справки для случая, когда представляться она будет в консульство иностранного государства для получения визы (скачать бланк).
Общество с ограниченной ответственностью «Мозаика»
119034, г. Москва, пер. Языковский, д. 5, корп. 6
ОГРН 1177746580021, ИНН 7704423140, КПП 770401001
Тел.: + 7 (499) 123-45-67, email: mozaika@mail.ru
В Генеральное консульство Испании в МосквеУказать, куда будет представляться справка, можно и более обезличенно, например: «для предъявления по месту требования»
СПРАВКА
05.08.2019Предупредите сотрудника, что срок действительности справки, как правило, 1 месяц, поэтому брать такую справку лучше непосредственно перед обращением в консульство
№ 88
Настоящим подтверждаем, что Купин Антон Викторович с 04.06.2018 по настоящее время работает по основному месту в ООО «Мозаика» в должности старшего менеджера отдела продаж.
Ежемесячный начисленный оклад в 2019 г. составляет 85 790,00 (восемьдесят пять тысяч семьсот девяносто) рублей.Как правило, в справке указывают сведения о размере оклада, зарплаты или дохода за определенный период. Что указать в конкретном случае, будет зависеть от страны, в которую направляется работник
В соответствии с графиком отпусков Купин А.В. в период с 09.09.2019 по 22.09.2019 будет находиться в ежегодном оплачиваемом отпуске с сохранением рабочего места.
Генеральный директор | | А.П. Вороновский |
Главный бухгалтер | | А.А. Янченко |
Если сотруднику нужна справка на иностранном языке, озадачиваться ее переводом вы не обязаны. В таком случае предоставьте сотруднику справку на русском языке и посоветуйте ему перевести ее и заверить перевод у нотариусап. 6 ч. 1 ст. 35 Основ законодательства РФ о нотариате, утв. ВС 11.02.93 № 4462-1.
Справка для целей социального страхования
Справка о заработке с предыдущего места работы нужна для верного начисления уволенному сотруднику пособий, выплачиваемых за счет ФСС, его следующим работодателем. Из нее бухгалтер по новому месту работы узнает о суммах заработка работника в расчетном периоде и об исключаемых периодах.
Составляется справка по утвержденной Минтрудом форме и выдается в следующие срокист. 62 ТК РФ; приложение № 1, пп. 2—4 приложения № 2 к Приказу Минтруда от 30.04.2013 № 182н (далее — Приказ № 182н):
•увольняющемуся работнику — в день увольнения в обязательном порядке (то есть без заявления о ее выдаче). Если в этот день вручить справку не удастся, например по причине отсутствия сотрудника на работе, то направьте ему по месту жительства уведомление о необходимости явиться за справкой либо дать согласие в письменной форме на ее отправление по почте;
•бывшему работнику — не позднее 3 рабочих дней со дня получения от него заявления о выдаче справки, подать которое он вправе лично, по почте или через представителя (по доверенности и с предъявлением паспорта доверенного лица).
Оформляется справка на основании данных бухучета и отчетности работодателя с указаниемприложение № 1, п. 6 приложения № 2 к Приказу № 182н:
•в разделе 1 — данных о вашей организации;
•в разделе 2 — сведений о работнике;
•в разделе 3 — информации о выплатах, на которые начислялись страховые взносы на ВНиМ;
•в разделе 4 — сведений о периодах временной нетрудоспособности, об отпусках по беременности и родам и по уходу за ребенком, о периодах освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы, если страховые взносы на ВНиМ на сохраняемую заработную плату не начислялись.
В разделах 3 и 4 указывайте сведения за текущий и 2 предшествующих увольнению календарных года. Если сотрудница, которой выдается справка, в расчетном периоде находилась в отпуске по беременности и родам и (или) в отпуске по уходу за ребенком, то придется указать информацию и за более ранние годы. Это нужно для того, чтобы она смогла воспользоваться своим правом на замену календарных лет расчетного периода при расчете пособий у нового работодателя. Например, увольняя в 2019 г. сотрудницу, которая была в декретном отпуске в 2017—2018 гг., справку придется дополнить информацией о заработке за 2015 г. и 2016 г. Вот образец заполнения этих разделов в таком случае.
3. Сумма заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которые были начислены страховые взносы <...>:Cумма выплат не должна превышать предельную величину базы для начисления страховых взносов на ВНиМ, установленную на каждый календарный год расчетного периода (2019 г. — 865 000 руб.Постановление Правительства от 28.11.2018 № 1426, 2018 г. — 815 000 руб.Постановление Правительства от 15.11.2017 № 1378, 2017 г. — 755 000 руб.Постановление Правительства от 29.11.2016 № 1255, 2016 г. — 718 000 руб.Постановление Правительства от 26.11.2015 № 1265, 2015 г. — 670 000 руб.Постановление Правительства от 04.12.2014 № 1316)
2015 год | 568 120 (пятьсот шестьдесят восемь тысяч сто двадцать) руб. 00 коп. (сумма цифрами и прописью) |
2016 год | 550 700 (пятьсот пятьдесят тысяч семьсот) руб. 00 коп. (сумма цифрами и прописью) |
2017 год | 66 930 (шестьдесят шесть тысяч девятьсот тридцать) руб. 00 коп. (сумма цифрами и прописью) |
2018 год | 108 950 (сто восемь тысяч девятьсот пятьдесят) руб. 00 коп. (сумма цифрами и прописью) |
2019 год | 350 210 (триста пятьдесят тысяч двести десять) руб. 00 коп. (сумма цифрами и прописью) |
4. Количество календарных дней, приходящихся на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам <...>:
20 15 год всего — (календарных дней) , в том числе: | |||||
с | | по | | (календарных дней) | (наименование периода) |
20 16 год всего двенадцать (календарных дней) , в том числе: | |||||
с | 16 августа | по | 23 августа | восемь (календарных дней) | временная нетрудоспособность (наименование периода) |
с | 1 ноября | по | 4 ноября | четыре (календарных дней) | временная нетрудоспособность (наименование периода) |
20 17 год всего триста двадцать два (календарных дней) , в том числе: | |||||
с | 13 февраля | по | 2 июля | сто сорок (календарных дней) | отпуск по беременности и родам (наименование периода) |
с | 3 июля | по | 31 декабря | сто восемьдесят два (календарных дней) | отпуск по уходу за ребенком (наименование периода) |
20 18 год всего двести девяносто пять (календарных дней) , в том числе: | |||||
с | 1 января | по | 22 октября | двести девяносто пять (календарных дней) | отпуск по уходу за ребенком (наименование периода) |
20 19 год всего — (календарных дней) , в том числе: | |||||
с | | по | | (календарных дней) | (наименование периода) |
Руководитель организации (обособленного подразделения), индивидуальный предприниматель, физическое лицо
Генеральный директор (должность) | (подпись) | Вороновский А.П. (Ф.И.О.) |
Главный бухгалтер | (подпись) | Янченко А.А. (Ф.И.О.) |
Место печати страхователя
(при наличии печати)
Печать (если есть) на бланке проставляйте так, чтобы она не закрывала подписи директора и главбуха. А в случае ее отсутствия прикладывайте к справке заверенные копиип. 7 приложения № 2 к Приказу № 182н:
•документа, подтверждающего полномочия лица, подписавшего справку, действовать от имени юрлица без доверенности (например, выписки из ЕГРЮЛ);
•доверенности на подписание справки вместе с документами, подтверждающими полномочия лица, выдавшего доверенность;
•документа, удостоверяющего личность физлица (например, паспорта);
•свидетельства о госрегистрации ИП или листа записи в ЕГРИП.
Справка
Еще справки о заработке сотрудникам могут понадобиться:
•для получения в соцзащите или ПФР дополнительного пособия на детей малоимущимиЗакон от 28.12.2017 № 418-ФЗ;
•для подтверждения стажа и заработка до 2002 г. при оформлении пенсии в ПФРЗакон от 28.12.2013 № 400-ФЗ.
Оформляйте эти справки произвольно, предварительно уточнив в соцзащите или отделении ПФР, нет ли у них своих форм.
Справка для назначения пособия по безработице
Справка о заработке для службы занятости понадобится бывшему работнику, чтобы встать на учет в качестве безработного. Выдается она по письменному заявлению работника о ее выдаче, написать которое он вправе как в момент увольнения, так и в любой другой день после него. Срок выдачи документа — в последний рабочий день или в течение 3 рабочих дней со дня получения заявленияст. 62 ТК РФ; п. 2 ст. 3 Закона от 19.04.91 № 1032-1; подп. «г» п. 4 Правил регистрации безработных граждан, утв. Постановлением Правительства от 07.09.2012 № 891.
Форма справки для пособия по безработице на федеральном уровне не утверждена, но в некоторых субъектах (например, в Москве и Московской областиПриказ Департамента труда и социальной защиты населения г. Москвы от 24.12.2018 № 1721; Распоряжение Мособлтруда от 22.02.2013 № 13-р) она разработана на региональном уровне. Узнать, есть ли «своя» форма справки в конкретном субъекте РФ, можно в территориальном отделении службы занятости этого региона. Если же утвержденной формы нет, можно либо воспользоваться формой, рекомендованной Минтрудом (см. ниже), либо составить документ произвольно, указав в нем все важные для определения размера и сроков выплаты пособия по безработице сведения (для этого ориентируйтесь на рекомендованную форму)Письмо Минтруда от 10.01.2019 № 16-5/В-5.
Общество с ограниченной ответственностью «Мозаика»
119034, г. Москва, пер. Языковский, д. 5 корп. 6
ОГРН 1177746580021, ИНН 7704423140, КПП 770401001
Тел.: + 7 (499) 123-45-67, email: mozaika@mail.ru
ИНН | 7704423140 идентификационный номер организации |
ОКВЭД | 69.10 код вида экономической деятельности организации |
СПРАВКА
о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы (службы)
Выдана гр. | Щевцовой Татьяне Николаевне |
в том, что он (она) выполнял (-а) работу, проходил (-а) службу
с | 20 февраля 2017 г. | по | 08 августа 2019 г. |
в обществе с ограниченной ответственностью «Мозаика» наименование предприятия, организации, № в/ч и т. д. |
на условиях полного рабочего дня (недели): 8 часовой рабочий день (смена), 5 дневная неделя (часовая неделя)
указать: количество рабочих часов в день и количество рабочих дней (часов) в неделю
на условиях неполного рабочего дня (недели): — часовой рабочий день (смена), — дневная неделя (часовая неделя)
указать: количество рабочих часов в день и количество рабочих дней (часов) в неделю
— указать статью ТК РФ, на основании которой установлен неполный рабочий день (неделя) |
Средний заработок за последние три месяца составил 65 650 руб. 50 коп.
шестьдесят пять тысяч шестьсот пятьдесят руб. 50 коп. сумма цифрами и прописью |
Расчет среднего заработка производится в соответствии с Порядком исчисления среднего заработка для определения размера пособия по безработице и стипендии, выплачиваемой гражданам в период профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации по направлению органов службы занятости (постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 12 августа 2003 года № 62).
Справка выдана на основании:
расчетных ведомостей № 9 от 21.05.2019, № 10 от 07.06.2019, № 11 от 21.06.2019, № 12 от 05.07.2019, № 13 от 19.07.2019, № 14 от 07.08.2019 лицевые счета, платежные документы |
Руководитель организации | подпись | / | Вороновский А.П. ф. и. о. |
Главный (старший) бухгалтер | подпись | / | Янченко А.А. ф. и. о. |
М.П.
«08» августа 2019 г.
Телефон для справок 8 (495) 123-45-67
Справка о заработке для супругов военнослужащих
Попросить выдать такую справку сотрудник (жена/муж военнослужащего) может в случае своего увольнения в связи с переводом мужа/жены на новое место военной службы в другую местность РФ. Справка необходима для получения работником по месту службы супруга выходного пособияп. 1 Приказа Министра обороны от 11.07.2002 № 265.
Выдавать справку рекомендуем в последний день работы сотрудника вместе с другими документами об увольнении. Образец заполнения примерной формы справки представлен нижеформа № 11, п. 5 Правил, утв. Приказом Министра обороны от 04.04.2017 № 170.
СПРАВКА
Выдана Малаховой Ирине Михайловне в том, что ее средняя месячная заработная плата составляет 60 230 руб. 00 коп.
Справка выдана для представления по месту службы мужа-военнослужащего для назначения выходного пособия.
Руководитель предприятия (учреждения, организации) | | А.П. Вороновский |
Главный (старший) бухгалтер | | А.А. Янченко |
М.П.
Пункт 1 приказа Министра обороны Российской Федерации от 11 июля 2002 г. № 265.
* * *
Вручая сотрудникам справки, зафиксируйте факт их выдачи (с указанием даты). Для этого попросите сотрудника расписаться в получении документа либо в специальном журнале регистрации справок (описи выдаваемых документов), либо на втором экземпляре. Это подтвердит исполнение вашей организацией (ИП) возложенных на нее обязанностей по выдаче соответствующих документов работнику в срок.