Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 9 марта 2020 г.
Содержание журнала № 6 за 2020 г.Поездки работников: выявляем неочевидные доходы
Упомянутые в тексте Письма Минфина можно найти:
раздел «Финансовые и кадровые консультации» системы КонсультантПлюс
Проезд до работы и обратно
НДФЛ. Если вы оплачиваете проезд до работы и обратно до дома своим работникам (либо возмещаете его стоимость), то эта сумма облагается НДФЛПисьма Минфина от 30.04.2019 № 03-04-06/32414, от 18.01.2019 № 03-03-06/1/2093. А все потому, что в перечне доходов, освобождаемых от обложения этим налогом, подобные траты не значатся.
Исключение — работники не имеют возможности добираться до работы и обратно самостоятельно. Например, из-за удаленности места работы от населенных пунктов. В этом случае стоимость проезда облагать НДФЛ не нужноПисьмо Минфина от 07.09.2015 № 03-04-06/51326. Причем не имеет значения, используете ли вы свой транспорт или нанимаете стороннего перевозчика.
Объекта обложения налогом не возникает и в случае, когда работодатель оплачивает проезд сотрудников, чьи трудовые обязанности связаны с постоянными поездками, то есть чья работа носит разъездной характер или осуществляется в путиПисьма Минфина от 17.01.2019 № 03-15-05/1909, от 22.08.2019 № 03-15-06/64487. Не будет НДФЛ и в случае оплаты проезда в составе командировочных расходовп. 1 ст. 217 НК РФ.
Но не забывайте о документальном оформлении подобных трат. Если вы возместите сотруднику траты на проезд при отсутствии документов, подтверждающих его стоимость, удержать НДФЛ с суммы выплат придется.
Страховые взносы. Начислить взносы надо при возмещении расходов на дорогу к месту работы и обратно в случае наличия у сотрудников возможности добираться самостоятельноПисьмо Минфина от 18.01.2019 № 03-03-06/1/2093. Такова позиция Минфина, но с ней можно поспорить.
Судьи порой рассматривают такое возмещение как социальную выплату, не облагаемую взносамиПостановления 14 ААС от 15.05.2018 № 14АП-2096/2018; АС СЗО от 03.09.2018 № Ф07-10584/2018; Президиума ВАС от 14.05.2013 № 17744/12. Полагаем, что эта позиция актуальна и сейчас, даже несмотря на то что сформировалась она на нормах Закона о страховых взносах № 212-ФЗ. Правда, будьте готовы к тому, что неначисление взносов на сумму выплат приведет практически со 100-процентной вероятностью к спорам с налоговиками.
Начислять взносы на компенсации в иных случаях (см. выше блок про НДФЛ) не нужно, но, разумеется, лишь при их документальном подтверждении.
Такси/каршеринг для служебных поездок
НДФЛ. Такси/каршеринг в служебных целях могут использовать абсолютно все работники, но не всем выгодно это делать с точки зрения НДФЛ. Так, облагать налогом не нужно суммы компенсаций расходов на такси/аренду автомобиля командированным сотрудникамп. 1 ст. 217 НК РФ; Письма Минфина от 28.06.2016 № 03-04-06/37671; УФНС по г. Москве от 28.01.2019 № 13-11/011687@.
Некоторые каршеринговые компании во время поездки снимают деньги частями. Поэтому не удивляйтесь, если работник принесет в бухгалтерию сразу кипу чеков за одну поездку
Также освобождены от налогообложения компенсации сотрудникам с разъездным характером работ при условии, что возможность использования услуг такси/каршеринга для работы закреплена в их трудовых договорах либо в локальном акте (коллективном договоре)Письмо Минфина от 20.07.2018 № 03-04-05/51201.
И само собой, что в первом, что во втором случае уйти от налогообложения получится лишь при наличии документов, подтверждающих эти проездные расходы. В отсутствие таковых НДФЛ придется удержать (так как тогда теряется компенсационный характер таких выплат).
Сделать это безопаснее будет и в случае, если такси/каршеринг используют в служебных целях офисные сотрудники. Хотя такая позиция небесспорна. Подробнее об этом мы писали в 
, 2019, № 8.
Страховые взносы. Начислять взносы на компенсацию работникам расходов на такие поездки нужно в тех же случаях, что и при удержании с нее НДФЛподп. 2 п. 1, п. 2 ст. 422 НК РФ; Письма Минфина от 20.07.2018 № 03-04-05/51201, от 06.07.2018 № 03-04-05/46903, № 03-04-05/46898, Минтруда от 13.05.2016 № 17-3/ООГ-764.
«Нетрудовые» поездки
НДФЛ. К «нетрудовым» поездкам относятся любые поездки, которые не имеют никакого отношения к трудовым обязанностям сотрудников.
К примеру, работник направлен в другой город для участия в корпоративном мероприятии (например, КВН) от лица вашей компании. Очевидно, что такую поездку считать командировкой нельзя. А раз так, то траты, связанные с участием работника в подобном мероприятии (например, на проезд и проживание), к командировочным расходам не относятся. Оплата работодателем этих расходов — доход работника в натуральной форме, с которого нужно начислить НДФЛПисьмо ФНС от 15.05.2019 № БС-4-11/9002.
Страховые взносы. Официальных разъяснений касательно необходимости обложения страховыми взносами оплаты расходов работников, направленных для участия в корпоративных мероприятиях, которые не имеют никакого отношения к их трудовым обязанностям, нет, поэтому мы решили уточнить этот момент у специалиста ФНС.
Облагать ли взносами расходы на участие работников в мероприятиях, не связанных с работой
  | ОСТРОВСКАЯ Александра Суреновна Заместитель начальника отдела администрирования страховых взносов ФНС России |
— Страховыми взносами облагаются все выплаты и иные вознаграждения застрахованным лицам, в частности в рамках трудовых отношений, за исключением сумм, указанных в ст. 422 НК РФ.
Оплата участия работников в корпоративных мероприятиях, не связанных с работой, в перечне сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами, не поименована. К командировочным расходам траты на такие поездки тоже никак не отнести, ведь их нельзя квалифицировать в качестве командировок (они не связаны с выполнением работниками каких-либо служебных поручений)ст. 166 ТК РФ; п. 1 ст. 420 НК РФ. А потому облагать взносами их нужно в общеустановленном порядке как выплаты в рамках трудовых отношений.
Сверхнормативные суточные
НДФЛ. Любая командировка, за исключением однодневной по России, подразумевает выплату суточных. Их размер может быть любым, организация утверждает его сама в своем локальном акте, например в положении о командировках. Но для целей НДФЛ есть ограничения. Так, суточные за каждый день нахождения в командировке в размере до 700 руб. для командировок по России и до 2500 руб. для загранкомандировок НДФЛ не облагаютсяп. 1 ст. 217 НК РФ. А вот если выплатить суточные работнику в большем размере, то с суммы превышения вам нужно удержать НДФЛ. Рассчитывайте налог по общим правилам на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет по командировкеподп. 6 п. 1 ст. 223, п. 3 ст. 226 НК РФ.
Страховые взносы. Cуточные сверх норм в части превышения подлежат включению в базу для исчисления взносов на ВНиМ, ОПС и ОМСп. 1 ст. 420, п. 1 ст. 421, п. 2 ст. 422 НК РФ. А вот под обложение взносами на травматизм эта сумма не подпадает. Так как взносами на страхование от несчастных случаев суточные не облагаются в размере, определенном внутренней нормативкой организациип. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ; ч. 4 ст. 168 ТК РФ; Письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985.
Отдых в месте командирования
НДФЛ. Допустим, вы отправили работника в командировку, а он после выполнения служебного задания решил остаться в месте командирования на несколько дней отдохнуть. Возникает вопрос: оплата стоимости обратного билета — это доход работника, облагаемый НДФЛ? Минфин считает такПисьма Минфина от 22.02.2019 № 03-04-06/11746, от 21.03.2017 № 03-04-06/16282:
•если работник в месте командировки проводит выходные или нерабочие праздничные дни, то облагаемого НДФЛ дохода у него не образуется;
•если работник в месте командировки остается для проведения отпуска, то стоимость проезда подлежит налогообложению. В этом случае считается, что работодатель оплатил проезд до места работы от места проведения свободного от работы времени, а не от места командирования.
Кстати, в случае если работник сначала отдыхает в месте командирования, а после выполняет служебное задание, порядок налогообложения будет аналогичным.
Страховые взносы. В случаях, когда командировка перетекает в отпуск, оплата обратного билета работодателем, по мнению ФНС, признаваться командировочными расходами не может. По сути, это оплата проезда работника из места отпуска к месту работы, а такие выплаты от обложения взносами не освобождаютсяПисьмо ФНС от 11.05.2018 № БС-4-11/8968.
Об этом и о том, нужно ли облагать НДФЛ и взносами компенсации проезда при отзыве из отпуска работника для выполнения срочной работы или направления в командировку, читайте в , 2019, № 14.
* * *
О других неявных доходах работников и о том, в каких случаях на них нужно начислять НДФЛ и страховые взносы, а в каких — нет, читайте в , 2020, № 4.
