НДФЛ-новшества для заграничных удаленщиков и не только

Как сейчас облагают доходы дистанционщиков и ГПДшников, работающих за рубежом

Прежде чем говорить о новшествах, напомним, как обстоят дела сейчас. По мнению Минфина и ФНС, в целях исчисления НДФЛ важноПисьма Минфина от 14.03.2023 № 03-04-06/21160, от 25.01.2023 № 03-04-05/5555; ФНС от 15.07.2021 № БС-4-11/9947@:

•где именно находится место работы дистанционного работника российской организации — в России или за границей. Это должно быть указано в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему. От этого зависит, к доходам от каких источников (РФ или нет) относятся выплачиваемые работникам доходы;

•каков налоговый статус работника — резидент РФ или нерезидент. От этого зависит ставка, по которой работодатель должен исчислить НДФЛ. Статус надо определять на каждую дату выплаты дохода работнику. Но окончательный статус определяют на 31 декабря календарного года.

КТО И КАК ПЛАТИТ НДФЛ С ЗАРПЛАТЫ УДАЛЕНЩИКА ПРИ РАБОТЕ ЗА ГРАНИЦЕЙ

Место работы по договору (допсоглашению)	Доход от каких источников	Ставка НДФЛ	Кто платит НДФЛ
Резидент РФ (находился в России 183 календарных дня в году и более)
В России	От источников в РФ	•13% с доходов за год в пределах 5 млн руб.; •15% с части доходов, превышающей за год 5 млн руб.	Работодатель исчисляет, удерживает и перечисляет НДФЛ в бюджет
В другой стране	От источников за пределами РФ		Работник по окончании года должен сам подать 3-НДФЛ и уплатить налог. Работодатель по таким доходам не является НДФЛ-агентом
Нерезидент РФ (находился в России менее 183 календарных дней в году)
В России	От источников в РФ	30% со всех доходов за год	Работодатель исчисляет, удерживает и перечисляет НДФЛ в бюджет
В другой стране	От источников за пределами РФ	Доходы НДФЛ не облагаются

При заключении российской компанией договора ГПХ с иностранцем или россиянином исчисление НДФЛ аналогично приведенному в таблице. То есть если исполнитель живет за границей, там же выполняет работы или оказывает услуги и это указано в договоре (место выполнения работ, оказания услуг — не в России), то получаемое им вознаграждение относится к доходам от источников за пределами РФподп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ. Российская организация-заказчик при выплате вознаграждения по таким ГПД не признается налоговым агентом по НДФЛ. Она выплачивает исполнителю полную сумму, указанную в договоре, без удержания налога. А человек уже сам с этого дохода платит или не платит налог в нашей стране в зависимости от его налогового статуса (резидент или нерезидент РФ)Письма Минфина от 27.06.2023 № 03-04-05/59803, от 09.03.2023 № 03-04-05/19604, от 12.11.2021 № 03-04-06/91573.

Если же в ГПД не указано, что исполнитель выполняет работы/оказывает услуги за границей, то налоговики по умолчанию считают, что это происходит в РФ. И организация-заказчик как налоговый агент должна исчислять и удерживать из выплачиваемого исполнителю вознаграждения НДФЛ по ставке 13% (15%) или 30% (в зависимости от его статуса).

Как в 2024 г. исчислять НДФЛ с доходов удаленщиков

С 2024 г. порядок расчета НДФЛ кардинально меняют.

Во-первых, доходы дистанционных работников будут относиться к доходам от источников в РФ, если работодательподп. «а» п. 21 ст. 2, ч. 7 ст. 13 Закона № 389-ФЗ:

•российская организация. Исключение — ОП российской компании, зарегистрированное за границей;

•ОП иностранной организации, зарегистрированное в России.

Во-вторых, со всех доходов работников-удаленщиков вне зависимости от их статуса (резидент или нет) надо исчислять и удерживать НДФЛ по резидентским ставкам — 13% (с доходов за год 5 млн руб. и менее) или 15% (с суммы, превышающей за год 5 млн руб.)подп. «а» п. 35 ст. 2, ч. 7 ст. 13 Закона № 389-ФЗ.

Минфин и законодатели эти поправки объясняют заботой о работодателях. Ведь ни для кого не секрет, что при работе сотрудника на удаленке работодателям очень сложно проверять статус работника (резидент он или нет) на каждую дату выплаты дохода. Работник не обязан предоставлять загранпаспорт работодателю или еще каким-либо образом подтверждать местонахождение в стране. Поэтому часто работник, уехавший за границу, просто не сообщает об этом работодателю. И тот по-прежнему считает работника резидентом и удерживает НДФЛ по ставке 13%. Вот законодатели и предложили унифицировать правила: облагать все доходы удаленщиков по резидентской ставке как доходы от источников в РФ независимо от налогового статуса работника.

Еще один плюс новшеств — теперь не придется ломать голову, по каким доходам организация является налоговым агентом, а по каким нет. К примеру, Минфин разъяснял, что пособие по временной нетрудоспособности и материальная помощь (сверх лимита 4 000 руб. за год) заграничному удаленщику — это доходы от источников в РФ, с которых работодатель должен исчислять и удерживать НДФЛПисьма Минфина от 05.04.2023 № 03-04-06/29885 (п. 1), от 30.07.2020 № 03-04-06/66831.

Однако не все так радужно, поскольку с 2024 г.:

•работодатели становятся налоговыми агентами по всем доходам, выплачиваемым удаленным работникам, которые трудятся за границей. А значит, должны будут вести налоговые регистры по этим работникам, отражать доходы и НДФЛ в расчете 6-НДФЛ и в справках о доходах работников (приложение № 1 к расчету);

•хотя ставка НДФЛ не будет зависеть от налогового статуса работников, этот статус все равно придется отслеживать в целях правильного расчета налога. Ведь нерезидентам не положены НДФЛ-вычеты (на детей, лечение, обучение, приобретение жилья)п. 3 ст. 210 НК РФ. В этой части изменения не вносили.

То есть работодателю нужно будет, как обычно, исчислять НДФЛ на каждую дату выплаты дохода удаленному работнику и перечислять в бюджет удержанный налог раз в месяцпп. 3, 4, 6 ст. 226 НК РФ.

Для работников-нерезидентов с местом работы не в РФ изначально это дополнительная налоговая нагрузка, поскольку их доходы будут облагаться и российским НДФЛ, и налогом в стране пребывания, в которой они будут являться налоговыми резидентами.

Эти поправки немного облегчат налоговое бремя работников-нерезидентов, у которых в договоре местом работы указана Россия, а сами они уехали за границу, — для них ставка будет 13% вместо 30%.

Что меняется в 2025 г. в расчете НДФЛ по ГПД

Налогообложение по ГПД в 2024 г. остается таким же, как и в 2023 г.

А вот с 2025 г. к доходам от источников в РФ будет относиться вознаграждение физлица по ГПД за выполненные работы, оказанные услуги, предоставленные права пользования результатами интеллектуальной деятельности или средствами индивидуализации, выполненные в Интернете или с его использованием при соблюдении определенных условий.

Если исполнитель использует в работе российские доменные имена и сетевые адреса, размещенные в России информационные системы, программы, технические средства, то вознаграждение по ГПД считается полученным от источников в РФ при выполнении хотя бы одного из следующих условийабз. 3—6 подп. «а» п. 21 ст. 2, ч. 10 ст. 13 Закона № 389-ФЗ:

•исполнитель является резидентом РФ;

•исполнитель получает доходы на счет, открытый в российском банке;

•доходы исполнителю выплачивают российские организации, ИП либо обособленные подразделения иностранных организаций в РФ.

Такое вознаграждение будет облагаться по ставке 13% или 15%подп. «а» п. 35 ст. 2, ч. 7 ст. 13 Закона № 389-ФЗ. При этом не важны ни налоговый статус, ни место выполнения работ/оказания услуг. Главное, что источник выплаты — российская компания или ИП. То есть даже если физлицо — нерезидент РФ и в ГПД местом выполнения работ/оказания услуг указана другая страна, то российская компания или ИП при выплате такого вознаграждения должны будут исчислить и удержать НДФЛ по ставке 13% или 15%.

Кстати, с 01.01.2025 иностранные компании тоже будут налоговыми агентами при выплате физлицу такого вознаграждения по ГПДподп. «б» п. 36 ст. 2, ч. 10 ст. 13 Закона № 389-ФЗ.

Если не выполнено ни одно из указанных условий либо доменные имена, сетевые адреса и технические средства расположены не в России, тогда доход по ГПД признается полученным за пределами РФподп. «б» п. 21 ст. 2, ч. 10 ст. 13 Закона № 389-ФЗ.

Компенсацию без документов освободят от НДФЛ и взносов, но в пределах лимита

Минфин и ФНС неоднократно разъясняли, что включать в «прибыльные» расходы, а также не облагать НДФЛ и взносами компенсацию дистанционным работникам можно только при соблюдении таких условийПисьма Минфина от 11.01.2022 № 03-04-06/263; ФНС от 12.02.2021 № СД-4-11/1705@:

•размер компенсационной выплаты установлен в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре или в дополнительном соглашении к трудовому договору о дистанционной работе между организацией и работниками;

•есть документы, подтверждающие расходы работника как на приобретение имущества (например, ноутбука, мобильного телефона и др.), так и затраты, произведенные в интересах работодателя (на электричество, Интернет и пр.).

Обычно подтвердить документами такие расходы сложно. И не все работодатели и работники готовы этим заморачиваться.

Так вот, с 2024 г. можно будет выплачивать компенсацию удаленщикам без документов и не облагать ее НДФЛ и взносами в пределах лимита 35 руб. в деньподп. «а» п. 28, п. 123 ст. 2, ч. 3 ст. 13 Закона № 389-ФЗ. Поправки вносят в ст. 217 НК РФ. Например, это 700 руб. в месяц, если в нем 20 рабочих дней и сотрудник их отработал. При этом лимит компенсации обязательно должен быть указан в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре или допсоглашении к нему. Иначе не облагать НДФЛ и взносами можно будет только компенсацию, подтвержденную документами.

Если работодатель решит компенсировать работнику бо´ль­шую сумму, например 1 000 руб. в месяц, тогда со сверхлимитной суммы (300 руб.) придется исчислить НДФЛ и взносы. Либо собрать документы, подтверждающие расходы в сумме 1 000 руб.

* * *

Также с 2024 г. лимитируется освобождаемая от НДФЛ и взносов сумма суточных при разъездной работе и надбавки вахтовикам. Этот лимит сделали таким же, как при командировках: 700 руб. — за день работы в РФ и 2 500 руб. — за границейподп. «а» п. 28 ст. 2, ч. 3 ст. 13 Закона № 389-ФЗ. На выплаты, превышающие 700 руб., нужно будет начислять НДФЛ и взносы.