Однодневные командировки: оформление и оплата

Какая командировка однодневной не считается

Приведем пару распространенных ситуаций, когда командировка не признается однодневной.

Ситуация 1. Работник отбывает в командировку на поезде, отправляющемся в 23.55 текущего дня. Обратно он возвращается на самолете, прилетающем в 16.15 следующего дня.

В этой ситуации днем выезда в командировку будет считаться дата отправления поезда, а днем приезда — дата прилета в место постоянной работып. 4 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках). Следовательно, командировка будет длиться 2 дня, а не 1.

Ситуация 2. Сотрудник, направленный в однодневную командировку, из-за непредвиденной задержки в выполнении задания остался ночевать в гостинице, согласовав это с руководителем. Вернулся обратно только на следующий день.

Однодневная командировка предполагает возвращение работника к месту постоянного жительства в тот же день. Этого не случилось, и однодневная командировка стала двухдневной.

То же самое может произойти, например, когда рейс был задержан или отменен, из-за чего вернуться обратно сотрудник смог только на следующий день или еще позднее.

Оформление командировки на 1 день

Однодневные командировки оформляются точно так же, как и многодневные. Причем неважно, куда направляется работник — за границу или в другой город на территории РФ. Поэтому действуйте так.

Шаг 1. Перед отъездом сотрудника оформите соответствующий приказ:

•или по унифицированной форме № Т-9 (Т-9а);

•или по форме, разработанной организацией и утвержденной ее руководителем.

В приказе, помимо обязательных реквизитов, укажите место, срок и цель командировки. Дополнительно можете прописать и другие важные моменты, предусмотренные вашим локальным актом о командировках. Например, если командировка оплачивается принимающей стороной — указать источник финансирования.

Шаг 2. Выдайте сотруднику аванс на командировочные расходып. 10 Положения о командировках. Аванс можно:

•или выдать наличными из кассы организации;

•или перечислить на банковскую карту работника, в том числе на зарплатнуюПисьмо Минфина № 02-03-10/37209, Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013.

Помните, выдача денег командированному работнику под отчет возможна только на основании заявления подотчетного лица или распорядительного документа организации (например, приказа о направлении в командировку)п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указание ЦБ № 3210-У); Письмо ЦБ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642.

Шаг 3. День нахождения работника в командировке отметьте в табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или № Т-13) буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06». При этом количество отработанных часов указывать не нужно.

Если командировка пришлась на выходной или нерабочий праздничный день, то в табеле дополнительно проставьте буквенный код «РВ» или цифровой код «03»Письмо Минтруда от 14.02.2013 № 14-2-291 (п. 2). Отметить количество часов, отработанных в такой день, нужно, только если работодатель давал указание о продолжительности работы в выходной день.

Шаг 4. После возвращения сотрудника получите от него авансовый отчет (форма № АО-1). К нему должны быть приложены документы, подтверждающие расходование денег, выданных под отчет при направлении в однодневную командировкуп. 26 Положения о командировках.

Шаг 5. Завершите расчеты с сотрудником:

•либо получите от него остаток неизрасходованных подотчетных денег, оформив приходный кассовый ордерп. 5 Указания ЦБ № 3210-У;

•либо верните ему перерасход по расходному кассовому ордеру или на банковскую картуп. 6 Указания ЦБ № 3210-У.

Как оплатить однодневную командировку

Если день, в который работник направлен в однодневную командировку, является рабочим, то выплатить ему за этот день вы должны не зарплату, а средний заработокст. 167 ТК РФ; п. 9 Положения о командировках.

Если же командировка совпала с выходным или праздником, то средний заработок за этот день не сохраняется. Он оплачивается сотруднику как обычная работа в выходной (нерабочий праздничный) день, то естьст. 153 ТК РФ; Письма Минтруда от 13.10.2017 № 14-2/В-921, от 25.12.2013 № 14-2-337:

•либо не менее чем в двойном размере;

•либо в одинарном размере при условии предоставления сотруднику отгула.

При однодневной командировке затрат на проживание нет, так что работнику возмещаются толькост. 168 ТК РФ:

•расходы на проезд, включая проезд на такси, личном либо служебном автомобиле;

•иные расходы, связанные с командировкой. Главное — чтобы сотрудник получил разрешение работодателя на такие затраты (это может быть виза директора на заявлении работника), а порядок их возмещения был установлен локальным нормативным актомПисьмо Минтруда от 28.11.2013 № 14-2-242.

Суточные при однодневных командировках по России не положенып. 11 Положения о командировках.

Если же работник командирован на 1 день за границу, то суточные выплачиваются в размере 50% от нормы суточных, установленной работодателем для загранкомандировокст. 168 ТК РФ; п. 20 Положения о командировках. При этом суточные учитываются в налоговых расходахподп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ и не облагаются:

•НДФЛ и взносами на ВНиМ, ОПС и ОМС в размере, не превышающем 2500 руб.п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ; Письмо Минфина от 01.03.2013 № 03-04-07/6189;

•взносами «на травматизм» в размере, не превышающем 50% от суммы суточных, установленных в организации для загранкомандировокп. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ.

Что такое иные командировочные расходы

Законодательно их перечень не установлен. А значит, компания вправе определить его самостоятельно, закрепив, например, в положении о служебных командировках. Вот примерный образец.

Что же касается затрат на питание работника, направленного в однодневную командировку, то их нельзя отнести на расходы для целей налогообложения прибыли, причем даже если они подтверждены чеками и счетамиПисьмо Минфина от 09.10.2015 № 03-03-06/57885. Кроме того, такая выплата признается доходом сотрудника, с которого необходимо исчислить НДФЛ и начислить взносы.

Обратите внимание, иные расходы нужно подтверждать документально, например чеками ККТ, товарными чеками, квитанциями. Ведь от наличия оправдательных документов зависит порядок налогообложения компенсации таких расходов.

* * *

Если в день нахождения в однодневной командировке сотрудник успел потрудиться еще и по месту постоянной работы, то за отработанные в такой день часы работнику нужно выплатитьстатьи 129, 167 ТК РФ:

•зарплату;

•средний заработок за день командировки.

И само собой, компенсировать расходы на проезд и иные вышеупомянутые расходы.