Добавить в «Нужное»
1 читатель оценили статью

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 23 июля 2018 г.

Содержание журнала № 15 за 2018 г.
ОСН УСН ЕСХН ЕНВД
И.В. Кравченко,
эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению
Порой работодателю необходимо направить работника в однодневную командировку, например к контрагенту, находящемуся относительно недалеко. Как правильно оформить и оплатить такую поездку?

Однодневные командировки: оформление и оплата

Какая командировка однодневной не считается

Приведем пару распространенных ситуаций, когда командировка не признается однодневной.

Ситуация 1. Работник отбывает в командировку на поезде, отправляющемся в 23.55 текущего дня. Обратно он возвращается на самолете, прилетающем в 16.15 следующего дня.

В этой ситуации днем выезда в командировку будет считаться дата отправления поезда, а днем приезда — дата прилета в место постоянной работып. 4 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках). Следовательно, командировка будет длиться 2 дня, а не 1.

Ситуация 2. Сотрудник, направленный в однодневную командировку, из-за непредвиденной задержки в выполнении задания остался ночевать в гостинице, согласовав это с руководителем. Вернулся обратно только на следующий день.

Однодневная командировка предполагает возвращение работника к месту постоянного жительства в тот же день. Этого не случилось, и однодневная командировка стала двухдневной.

То же самое может произойти, например, когда рейс был задержан или отменен, из-за чего вернуться обратно сотрудник смог только на следующий день или еще позднее.

Оформление командировки на 1 день

Однодневные командировки оформляются точно так же, как и многодневные. Причем неважно, куда направляется работник — за границу или в другой город на территории РФ. Поэтому действуйте так.

Шаг 1. Перед отъездом сотрудника оформите соответствующий приказ:

или по унифицированной форме № Т-9 (Т-9а);

или по форме, разработанной организацией и утвержденной ее руководителем.

В приказе, помимо обязательных реквизитов, укажите место, срок и цель командировки. Дополнительно можете прописать и другие важные моменты, предусмотренные вашим локальным актом о командировках. Например, если командировка оплачивается принимающей стороной — указать источник финансирования.

Справка

С 2015 г. не требуетсяподп. «б», «в» п. 2 Изменений, утв. Постановлением Правительства от 29.12.2014 № 1595; п. 3 Изменений, утв. Постановлением Правительства от 29.07.2015 № 771:

оформлять командировочное удостоверение;

составлять служебное задание;

вести журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки.

Шаг 2. Выдайте сотруднику аванс на командировочные расходып. 10 Положения о командировках. Аванс можно:

или выдать наличными из кассы организации;

или перечислить на банковскую карту работника, в том числе на зарплатнуюПисьмо Минфина № 02-03-10/37209, Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013.

Помните, выдача денег командированному работнику под отчет возможна только на основании заявления подотчетного лица или распорядительного документа организации (например, приказа о направлении в командировку)п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указание ЦБ № 3210-У); Письмо ЦБ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642.

Однодневные командировки нередко бывают и зарубежными, если, конечно, перелет занимает мало времени

Однодневные командировки нередко бывают и зарубежными, если, конечно, перелет занимает мало времени

Шаг 3. День нахождения работника в командировке отметьте в табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или № Т-13) буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06». При этом количество отработанных часов указывать не нужно.

Если командировка пришлась на выходной или нерабочий праздничный день, то в табеле дополнительно проставьте буквенный код «РВ» или цифровой код «03»Письмо Минтруда от 14.02.2013 № 14-2-291 (п. 2). Отметить количество часов, отработанных в такой день, нужно, только если работодатель давал указание о продолжительности работы в выходной день.

Шаг 4. После возвращения сотрудника получите от него авансовый отчет (форма № АО-1). К нему должны быть приложены документы, подтверждающие расходование денег, выданных под отчет при направлении в однодневную командировкуп. 26 Положения о командировках.

Шаг 5. Завершите расчеты с сотрудником:

либо получите от него остаток неизрасходованных подотчетных денег, оформив приходный кассовый ордерп. 5 Указания ЦБ № 3210-У;

либо верните ему перерасход по расходному кассовому ордеру или на банковскую картуп. 6 Указания ЦБ № 3210-У.

Как оплатить однодневную командировку

Если день, в который работник направлен в однодневную командировку, является рабочим, то выплатить ему за этот день вы должны не зарплату, а средний заработокст. 167 ТК РФ; п. 9 Положения о командировках.

Если же командировка совпала с выходным или праздником, то средний заработок за этот день не сохраняется. Он оплачивается сотруднику как обычная работа в выходной (нерабочий праздничный) день, то естьст. 153 ТК РФ; Письма Минтруда от 13.10.2017 № 14-2/В-921, от 25.12.2013 № 14-2-337:

либо не менее чем в двойном размере;

либо в одинарном размере при условии предоставления сотруднику отгула.

При однодневной командировке затрат на проживание нет, так что работнику возмещаются толькост. 168 ТК РФ:

расходы на проезд, включая проезд на такси, личном либо служебном автомобиле;

иные расходы, связанные с командировкой. Главное — чтобы сотрудник получил разрешение работодателя на такие затраты (это может быть виза директора на заявлении работника), а порядок их возмещения был установлен локальным нормативным актомПисьмо Минтруда от 28.11.2013 № 14-2-242.

Внимание

Компенсация иных расходов работника не является выплатой взамен суточных. Это отдельная статья затрат.

Суточные при однодневных командировках по России не положенып. 11 Положения о командировках.

Если же работник командирован на 1 день за границу, то суточные выплачиваются в размере 50% от нормы суточных, установленной работодателем для загранкомандировокст. 168 ТК РФ; п. 20 Положения о командировках. При этом суточные учитываются в налоговых расходахподп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ и не облагаются:

НДФЛ и взносами на ВНиМ, ОПС и ОМС в размере, не превышающем 2500 руб.п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ; Письмо Минфина от 01.03.2013 № 03-04-07/6189;

взносами «на травматизм» в размере, не превышающем 50% от суммы суточных, установленных в организации для загранкомандировокп. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ.

Что такое иные командировочные расходы

Законодательно их перечень не установлен. А значит, компания вправе определить его самостоятельно, закрепив, например, в положении о служебных командировках. Вот примерный образец.

Положение о командировках

...

7. Компенсация иных расходов за период однодневной командировки

На основании ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации за период однодневной командировки работникам возмещаются документально подтвержденные расходы, связанные с командировкой и понесенные с разрешения работодателя, а именно:
— расходы на мобильную связь в размере, не превышающем 1000 руб. в сутки;
— расходы на парковку, если работник едет в командировку на личном транспорте;
— расходы на хранение багажа в камерах хранения на вокзалах или в аэропортах;

...

Если работник не может документально подтвердить иные расходы, размер компенсации составляет:
— 700 руб. в сутки по командировкам по России;
— 2500 руб. в сутки по загранкомандировкам.

Что же касается затрат на питание работника, направленного в однодневную командировку, то их нельзя отнести на расходы для целей налогообложения прибыли, причем даже если они подтверждены чеками и счетамиПисьмо Минфина от 09.10.2015 № 03-03-06/57885. Кроме того, такая выплата признается доходом сотрудника, с которого необходимо исчислить НДФЛ и начислить взносы.

Обратите внимание, иные расходы нужно подтверждать документально, например чеками ККТ, товарными чеками, квитанциями. Ведь от наличия оправдательных документов зависит порядок налогообложения компенсации таких расходов.

Налог/взносы Компенсация иных командировочных расходов
Подтверждающие документы есть Подтверждающих документов нет
НДФЛ Не облагаетсяп. 3 ст. 217 НК РФ; Письмо Минфина от 17.05.2018 № 03-15-06/33309 Облагается в полном объемеПисьмо Минфина от 17.05.2018 № 03-15-06/33309
Страховые взносы Не облагаетсяподп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ; Письма Минфина от 17.05.2018 № 03-15-06/33309, от 02.10.2017 № 03-15-06/63950 Облагается в полном объемеПисьма Минфина от 17.05.2018 № 03-15-06/33309, от 02.10.2017 № 03-15-06/63950Судьи высказываются так: выплаты работнику являются компенсационными и направлены на возмещение иных дополнительных расходов, связанных с исполнением трудовых функций. А потому такие выплаты не входят в систему оплаты труда и не облагаются взносами, причем независимо от наличия оправдательных документовПостановления АС ЗСО от 14.08.2017 № А27-21148/2016; АС ЦО от 11.04.2017 № Ф10-1111/2017; АС ПО от 30.01.2017 № Ф06-17074/2016; АС ВВО от 02.03.2016 № Ф01-206/2016; АС УО от 08.12.2016 № Ф09-10700/16
Налог на прибыль Учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализациейподп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 16.07.2015 № 03-03-07/40892 Не учитываетсяп. 1 ст. 252 НК РФ
Налог при УСН («доходы минус расходы») Не учитываетсяп. 1 ст. 346.16 НК РФ. В закрытом списке расходов упрощенцев нет компенсаций затрат работников, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей

* * *

Если в день нахождения в однодневной командировке сотрудник успел потрудиться еще и по месту постоянной работы, то за отработанные в такой день часы работнику нужно выплатитьстатьи 129, 167 ТК РФ:

зарплату;

средний заработок за день командировки.

И само собой, компенсировать расходы на проезд и иные вышеупомянутые расходы.

Понравилась ли вам статья?
  • Почему оценка снижена?
  • Есть ошибки
    Укажите ошибки Не более 300 знаков. Осталось 300/300
  • Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  • Нет ответа по поставленные вопросы
  • Аргументы неубедительны
  • Ничего нового не нашел
  • Нужно больше примеров
  • Тема не актуальна
  • Статья появилась слишком поздно
  • Слишком много слов
  • Другое
    Напишите подробнее Не более 300 знаков. Осталось 300/300
Поставить оценку
Комментарии (0)

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

ЗАРПЛАТНЫЕ СПОРЫ: что думают судьи
САМОЗАНЯТЫЙ КОНТРАГЕНТ: как избежать налоговых проблем
БУМАЖНЫЕ И ЭЛЕКТРОННЫЕ ИЗДАНИЯ: когда можно учесть, а когда нельзя
«ПРИБЫЛЬНЫЕ» ПОДСКАЗКИ: готовимся к сдаче отчета за полугодие
17 июля 10:30-12:30 (МСК)
Варианты участия
Иконка
Прямой эфир, живое общение с лектором
Иконка
Доступ к видеозаписи и материалам
Людмила Елина
Ведет вебинар
ведущий эксперт журнала «Главная книга»
Регистрация на вебинар

Нужное
Содержание