Ответы на вопросы о служебных командировках, которые помогут избежать ошибок

Когда поездка удаленщика в офис — командировка, а когда — нет

Компания зарегистрирована в г. Казани. У нас есть работник на удаленке, который тоже зарегистрирован в г. Казани, но фактически проживает и работает в г. Москве. Рабочее место сотрудника в соответствии с трудовым договором находится по адресу его регистрации или в любом другом месте на его усмотрение. Сейчас нужно, чтобы работник приехал в офис. Будет ли эта поездка командировкой?

— Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работыч. 1 ст. 166 ТК РФ. Под местом работы следует понимать населенный пункт, работа в котором обусловлена трудовым договором. Если сотрудник выезжает за пределы его административно-территориальных границ, то такую поездку нужно оформлять и оплачивать как командировкуПисьмо Роструда от 15.07.2021 № ПГ/19582-6-1.

Согласно трудовому договору с вашим работником место его работы — это г. Казань или любой другой город. Такая формулировка не дает конкретики. А значит, небезопасно учитывать поездку как командировку. Есть вероятность, что налоговики не примут расходы на проживание и суточные, а также признают их возмещение доходом сотрудника, облагаемым НДФЛ и взносами. Как-никак работник едет в город, в котором у него одно из его рабочих мест.

В вашем случае рекомендуем внести изменения в трудовой договор и определить в качестве места работы г. Москвуст. 312.1 ТК РФ. Тогда поездки в офис будут считаться командировками и при должном документальном сопровождении проблем с налоговым учетом не возникнет.

Когда несколько однодневных командировок — это одна командировка на несколько дней

Сотрудник фирмы проживает и работает в г. Санкт-Петербурге. Сейчас необходимо направить его в командировку по разным городам Ленинградкой области. Теоретически после посещения каждого из них работник может возвращаться на ночевку домой (на один город отводится 1 день). Однако, чтобы не тратить время на дорогу туда-сюда, принято решение, что он будет ездить от города к городу и останавливаться там в гостиницах.
Как оформить командировку в сложившихся обстоятельствах? Нужно ли выплачивать работнику суточные, учитывая, что в Положении о командировках говорится, что при командировках в местность, откуда исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту жительства, суточные не выплачиваются?абз. 4 п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках)

— Целесообразно или нет работнику ежедневно возвращаться из места командирования к месту постоянного жительства, определяет руководитель с учетом различных факторов — дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, необходимости создания работнику условий для отдыхаабз. 5 п. 11 Положения о командировках. Принятое по итогу решение и определяет дальнейшие действия.

Если при командировке сотрудника запланировано посещение сразу нескольких городов и возвращение по месту основной работы между поездками не предусмотрено, то оформляется один приказ с перечислением всех пунктов пребывания и общей продолжительностью поездки. Оформлять командировочное удостоверение, служебное задание не обязательноПисьмо ФНС от 24.11.2015 № СД-4-3/20427. Однако если их оформление предусмотрено локальным актом вашей компании, то в рассмотренной ситуации оформляется одно служебное задание, где прописываются все места назначения и задачи, и одно командировочное удостоверение.

Такое оформление превращает все поездки в одну полноценную многодневную командировкуч. 1 ст. 166 ТК РФ. Следовательно, работнику за время нахождения в ней положены суточные. Выплачивайте их как обычно — по норме, установленной у вас в компании для внутрироссийских командировок.

Норма из Положения о командировках, которую вы привели, применяется в случае отправления сотрудника в однодневную командировку. То есть если бы ваш сотрудник ездил одним днем сначала в один город, потом возвращался домой, на следующий день в другой город, потом возвращался домой и так далее, то тогда платить суточные действительно бы не пришлось.

Можно ли суточные зачесть в счет долга по подотчету

У работника имеется задолженность по подотчетным суммам, за которые он не отчитался. При направлении в командировку ему необходимо выплатить суточные. Можно ли суточные не выплачивать, а зачесть в счет его долга по подотчетным суммам?

— Производить удержания (зачитывать суточные в счет долга) из командировочных работодатель не вправе по ряду причин:

•выплата суточных работнику за время нахождения в командировке — обязанность работодателя. Исключение из этого правила только одно: платить суточные не надо при однодневной командировкеабз. 4 п. 11 Положения о командировках;

•цель суточных — покрытие личных расходов работника на срок служебной командировкистатьи 167, 168 ТК РФ. Деньги, взятые под отчет и не возвращенные в срок, к моменту поездки могут быть уже потрачены работником. То есть, если вы сделаете зачет, может получиться так, что работник поедет в поездку с пустыми руками, что недопустимо;

•при соблюдении ряда условий удержать невозвращенную подотчетную сумму можно лишь из зарплаты работника. Однако суточные не являются вознаграждением за труд, а носят компенсационный характерОнлайнинспекция.рф.

В каком размере платить суточные при командировке в особые регионы

Работник командируется в г. Мариуполь. Согласно Постановлению Правительства от 28.10.2022 № 1915 размер суточных при командировках в ДНР, ЛНР, Херсонскую и Запорожскую области — 8 480 руб. Выплачивать в такой сумме суточные — это право или обязанность работодателя? Если обязанность, то все ли организации, командирующие туда работников, должны ее исполнять? Если не все, то тем, кто должен, облагать ли эти суточные НДФЛ и взносами, учитывать ли их в налоговых расходах? И как тем, кто не должен, тогда выплачивать суточные?

— Выплачивать суточные в размере 8 480 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке обязаны только те работодатели, чьи работники направляются в командировку на указанные территории для обеспечения жизнедеятельности местного населения, восстановления инфраструктуры, военной и специальной техники. То есть, к примеру, если ваш работник едет в г. Мариуполь ремонтировать военную технику, то тогда вы относитесь к числу указанных работодателей.

Обращаем внимание, что платить повышенные суточные нужно за весь период командировки, то есть с момента отъезда и до момента приезда, а не только за время непосредственного нахождения на территориях ДНР и ЛНРОнлайнинспекция.рф.

Всю сумму суточных в размере 8 480 руб. можно:

•учесть в прочих налоговых расходах, связанных с производством и реализациейподп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 03.04.2023 № 03-03-06/1/29254;

•не облагать НДФЛ и взносами, в том числе на травматизмабз. 12 п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ; п. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ; Письмо Минфина от 03.04.2023 № 03-03-06/1/29254.

Если же ваш работник едет в командировку в г. Мариуполь с иными целями, нежели те, что мы указали выше, платите суточные, как если бы вы отправили работника в командировку в любой другой регион РФч. 4 ст. 168 ТК РФ. То есть в той сумме, что установлена в вашей организации для российских командировок.

Есть ли налоговые риски при аренде апартаментов на период командировки

Мы направляем директора в командировку в г. Москву. Для проживания тот просит снять для него в аренду апартаменты в Москва-Сити. Однако я сомневаюсь, сможем ли мы включить арендную плату за них в налоговые расходы. Компания на ОСН.

— Если вас смущает дороговизна, то в этом ничего критичного нет. Налоговый кодекс не содержит ограничений касательно стоимости жилья, включаемой в налоговую базу по налогу на прибыль при направлении работника в служебную командировку. Это нам подтвердил специалист Минфина в своем интервью (см. , 2020, № 17). В вашем случае подвох кроется в другом.

Дело в том, что работодатель обязан возмещать командированному сотруднику траты только на наем жилого помещенияпп. 10, 11 Положения о командировках. Однако апартаменты к жилым помещениям не относятсяч. 2 ст. 15, ст. 16 ЖК РФ. А потому есть риск, что при проверке налоговики снимут траты на их аренду, если, конечно, вы их учтете в составе налоговых расходов.

На наш взгляд, выход из ситуации следующий: если ваш директор очень хочет пожить в Москва-Сити, то лучше снимите ему гостиницу на территории комплекса. Оплату номера повышенной комфортности можно учесть для налога на прибыль. Для признания расхода нужно лишь, чтобы командировка носила производственный характер, а размер расхода был документально подтвержденп. 26 Правил, утв. Постановлением Правительства от 18.11.2020 № 1853. Также возможность на период командировки такого комфортабельного размещения должна быть отражена во внутренних ЛНА.

Облагается ли НДФЛ и взносами оплата услуг бизнес-зала для командированного работника

Работник, находясь в командировке, воспользовался услугами VIP-зала аэропорта. Работодатель возместил понесенные затраты. Облагается ли эта компенсация НДФЛ и взносами?

— Компенсационные выплаты, установленные законодательством РФ и связанные с исполнением работником трудовых обязанностей, освобождены от НДФЛ. Касается это, в частности, и командировочных расходов, в том числе на проезд до места назначения и обратно, на оплату сборов за услуги аэропортов, комиссионных сборов и т. д. Однако положений, по которым НДФЛ не облагают оплату залов комфортного размещения (VIP-залов, залов официальных делегаций, бизнес-залов), в НК РФ нет. А значит, с суммы компенсации таких трат командированному работнику нужно уплатить НДФЛ. Такой вывод сделал Минфин в недавнем ПисьмеПисьмо Минфина от 18.08.2023 № 03-04-05/78036.

Примечательно, что ранее расходы по оплате услуг VIP-залов в аэропортах, на железнодорожных и автомобильных вокзалах для командированных лиц министерство относило к расходам на проезд до места назначения. И как следствие, разрешало не облагать эти суммы НДФЛ при условии документального подтверждения, например чеком, квитанциейПисьма Минфина от 25.10.2013 № 03-04-06/45215, от 15.08.2013 № 03-04-06/33238.

Что касается страховых взносов, то свежих разъяснений по ним нет. В прошлом году специалист ФНС заявлял, что взносы с оплаты организацией расходов на VIP-зал не начисляются (см. , 2022, № 4). Однако основана его позиция была на том, что нормы Налогового кодекса в части освобождения командировочных расходов от НДФЛ и страховых взносов идентичны, а потому если с суммы компенсации НДФЛ не удерживается (согласно тогдашней позиции Минфина это так и было), то и страховые взносы не уплачиваются. Изменение позиции по поводу НДФЛ, вероятно, повлияло и на позицию по поводу взносов.

Таким образом, полагаем, безопаснее в отношении суммы оплаты залов комфортного размещения придерживаться политики «начисления» и в случае с НДФЛ, и в случае со взносами.

В то же время если вы готовы поспорить с ИФНС, то можете использовать выводы из более ранних Писем Минфина и судебной практикиОпределения ВС от 09.03.2017 № 301-КГ17-254, от 12.05.2016 № 309-КГ16-3829; Постановление АС СКО от 11.08.2020 № Ф08-5942/2020. Правда, тогда рекомендуем прописать в своих ЛНА, в каких случаях и каким лицам возмещаются расходы на услуги VIP-залов, а также запастись обоснованиями, зачем работнику потребовался VIP-зал (к примеру, для проведения срочных переговоров). Важно показать, что пользование услугой вызвано необходимостью осуществления командированным своих трудовых обязанностей. То есть что компания понесла расходы не в его интересах, а в своих.

Работник-нерезидент едет в загранкомандировку: что с НДФЛ

Сотрудник более года назад переехал жить в г. Дубай (ОАЭ). В РФ с тех пор не появлялся, но продолжает работать на российскую компанию дистанционно. Место работы по допсоглашению к трудовому договору — иностранное государство. С его зарплаты НДФЛ не удерживаем, поскольку вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей за пределами РФ в целях НДФЛ относится к доходам, полученным от заграничных источников.
Сейчас возникла необходимость отправить этого сотрудника в командировку в г. Стамбул (Турция). Нужно ли удерживать НДФЛ со среднего заработка и с суточных?

— Минфин считает, что средний заработок, выплачиваемый в подобных ситуациях, — это не вознаграждение за труд за пределами РФ, а законодательно установленная гарантия. Следовательно, его выплату следует рассматривать как облагаемый НДФЛ доход, полученный от источников в РФ. И российский работодатель, как налоговый агент, обязан удержать с этого дохода НДФЛПисьма Минфина от 25.02.2022 № 03-04-05/13207, от 22.03.2021 № 03-04-09/20360, от 16.12.2019 № 03-04-05/98037.

Что касается суточных, то они не относятся ни прямо, ни косвенно к вознаграждению за выполнение трудовых обязанностей. Это компенсационная выплатастатьи 164, 168 ТК РФ. Так что, по аналогии со средним заработком, суточные признаются облагаемым НДФЛ доходом, полученным от источников в РФ. Однако обложению подлежит не вся их сумма, а только та, что превышает установленные нормып. 1 ст. 217 НК РФ:

•700 руб. — за каждый день нахождения в командировке в РФ;

•2 500 руб. — за каждый день загранкомандировки.

Как видим, размер необлагаемых суточных зависит только от места командирования. Следовательно, если дистанционщик направляется в командировку в Турцию (или в любое другое иностранное государство) или даже в командировку на территории ОАЭ, облагать НДФЛ не надо суточные в пределах 2 500 руб. в день.

Поскольку ваш работник не является налоговым резидентом РФ, то при выплате среднего заработка и суточных вам нужно удержать НДФЛ по ставке 30%п. 3 ст. 224 НК РФ.