Что делать, если работник принес липовый больничный

Если вы сами выявили подделку

Чтобы избежать спора с ФСС о возмещении пособия по фальшивому больничному, рекомендуем при получении от работника изучить листок на предмет:

•настоящий он или ненастоящий. Подлинность бланка листка можно определить по нескольким признакам при его визуальном осмотреИнформация регионального отделения ФСС по Республике Татарстан от 10.11.2016;

•действительный или недействительный. Если на вид бланк больничного выглядит настоящим, но у вас какие-то сомнения в болезни работника, пробейте номер листка по базе ФСС РФ.

Это можно сделать на официальном сайте ФСС РФ → Информация для работодателей → Недействительные бланки листков нетрудоспособности. Сейчас там содержатся сведения по состоянию на 28.02.2018 о листках нетрудоспособности, бланки которых были, в частности, похищены из медицинской организации или утеряны медработником.

Если вы видите перед собой явную подделку (допустим, нет водяных знаков, цветных волокон) или листок с этим номером числится на сайте ФСС как недействительный больничный, вызовите к себе работника и объясните ему следующее:

•пособие по нетрудоспособности ему не положено, так как он не болел, а просто прогуливал работу;

•руководитель вправе уволить его за прогулподп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ;

•к нему может быть применена уголовная ответственность за использование поддельного документа, если организация обратится в полициюч. 3 ст. 327 УК РФ.

После таких объяснений работник наверняка не станет требовать выплаты пособия. А как поступить с его прогулами, пусть решает руководитель. Допустим, если мнимого больного не будут увольнять, можно предложить оформить ему отпуск без сохранения зарплаты на дни «болезни».

Если подделку выявил ФСС

Представим иную ситуацию. В базе ФСС больничный не «высветился», а вы не увидели явных признаков подделки, начислили и выплатили сотруднику пособие по нетрудоспособности. И уже позднее, при проверке вашей компании, выяснилось, что больничный не настоящий.

За занижение базы для начисления страховых взносов компанию не должны штрафовать. Если оштрафуют, можно оспорить такой штраф в судеПостановление ФАС СЗО от 06.02.2014 № А56-25158/2013. А вот сумму выплаченного работнику незаконного пособия из ФСС точно не возместят.

Тогда вам нужно предпринять следующие шаги с учетом того, что на следующий день после даты составления акта проверки начинает исчисляться 1 месяц для привлечения работника к дисциплинарной и материальной ответственностистатьи 193, 248 ТК РФ.

Шаг 1. Корректируем бухучет и отчетность по налогам и взносам из-за переплаты пособия

Нужно:

•подать уточненную декларацию по налогу на прибыль в части суммы пособия, выплачиваемой за счет работодателя (убрать ее из расходов), доплатить налог и пени;

•заплатить недоимку по взносам в ФСС в размере выплаченного работнику пособия по временной нетрудоспособности за счет ФСС и уплатить пени. Ведь из-за зачета пособия по липовому больничному у вас получилась заниженной сумма страховых взносов;

•скорректировать расчет по страховым взносамутв. Приказом ФНС от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@. Если вы переплатили пособие в текущем отчетном периоде, то нужно только заплатить пени, корректировать расчет не нужно. Ведь в «текущем» расчете вы укажете правильную сумму начисленных пособий.

Если вы переплатили пособие в предыдущем отчетном периоде, то нужно представить в свою ИФНС уточненный расчет за период, в котором была переплата. В нем уменьшите сумму начисленных пособий на сумму незаконного пособия:

•в разделе 1 сумму незаконного пособия нужно исключить из общей суммы выплат и из не облагаемых взносами сумм в подразделах 1.1 и 1.2 приложения 1, из сумм пособия в приложении 3. А сумму расходов на пособие нужно уменьшить в приложении 2;

•в разделе 3 по работнику, которому переплачено пособие, исключите сумму пособия.

В бухучете сделайте такие проводки.

Содержание операции	Дт	Кт
СТОРНО Скорректирована сумма пособия по временной нетрудоспособности за счет средств работодателя (за первые 3 календарных дня болезни)	20 (26, 44)	70
СТОРНО Скорректирована сумма пособия по временной нетрудоспособности за счет средств ФСС	69-1	70
СТОРНО Скорректирован НДФЛ с суммы излишне выплаченного пособия	70	68
Отражена сумма пособия, которую должен вернуть работник	73	70
Доплачена недоимка по взносам в размере излишне выплаченного пособия	69-1	51

Шаг 2. Привлекаем работника к ответственности

Работника можно привлечь одновременно:

•к дисциплинарной ответственности. За дни прогула можно применить любое дисциплинарное взыскание: замечание, выговор или увольнениест. 192, подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ;

•к материальной ответственности. Работник обязан возместить работодателю только прямой действительный ущерб в виде суммы выплаченного пособия по временной нетрудоспособности, начисленного как за счет средств работодателя, так и за счет средств ФССстатьи 238, 246 ТК РФ. Причем в случае предоставления недействительного или поддельного больничного работник должен нести материальную ответственность в полном размере, поскольку он причинил ущерб умышленно и не при исполнении трудовых обязанностейпп. 3, 8 ч. 1 ст. 243 ТК РФ.

Для привлечения сотрудника к ответственности нужно соблюсти такую процедуру:

•издать приказ о создании комиссии по расследованию дисциплинарного проступка и факта причинения материального ущерба фирме;

•письменно запросить у работника объяснения его отсутствия на работе в дни, за которые он принес липовый больничный, и оформить акт об отказе давать объяснения, если работник не представит свои письменные объяснения в отведенный вами срок — не менее 2 рабочих днейст. 193 ТК РФ;

•составить в произвольной форме заключение по результатам расследования и указать в нем, что нарушена трудовая дисциплина и что виновными действиями конкретного работника причинен прямой действительный имущественный ущерб организациистатьи 247, 248 ТК РФ;

•издать не позднее 1 месяца с даты акта проверки ФСС приказ руководителя о привлечении к дисциплинарной и материальной ответственностиПисьмо Роструда от 31.10.2008 № 5916-ТЗ с такими формулировками.

Шаг 3. Получаем возмещение ущерба

Вы вправе удерживать ежемесячно из зарплаты обманщика в счет погашения ущерба не более 20% суммы, причитающейся работнику к выплатеч. 4 ст. 15 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ. Кстати, если необоснованно выплаченное пособие больше среднего заработка работника, то сумму превышения придется взыскивать через судст. 248 ТК РФ.

Конечно, для вас удобнее, чтобы работник дал письменное согласие на удержание у него полной суммы незаконного пособия. Для убедительности напомните ему, что использование ненастоящего больничного может наказываться уголовным преследованием и в его же интересах как можно скорее самостоятельно закрыть все вопросы из-за незаконного получения пособия.

В месяце удержания с работника излишне выплаченной суммы пособия подайте в ИФНС уточненный расчет 6-НДФЛ за период, в котором пособие было отражено в расчете.

Если вы успели подать в ИФНС справку 2-НДФЛ с суммой пособия в доходах работника, придется подать корректирующую 2-НДФЛ.

Чтобы не потерять сумму НДФЛ, уплаченную с незаконного пособия, подайте в ИФНС заявлениест. 78 НК РФ; Письмо ФНС от 06.02.2017 № ГД-4-8/2085@:

•или о возврате налога в общем порядке;

•или о зачете суммы в счет будущих платежей или задолженности по иным федеральным налогам.

* * *

Если работника решено уволить за прогул, выплатите ему полагающиеся при увольнении суммы. Из них вы вправе удержать 20% в счет погашения долга перед фирмой, если работник отказался возместить ущерб добровольно в полном объеме.

За оставшейся суммой ущерба придется обратиться в суд. На это у вас есть 1 год со дня составления акта проверки ФССстатьи 248, 392 ТК РФ. В такой же срок в судебном порядке можно взыскать всю сумму ущерба и с бывшего работника. Если, предположим, работник получил пособие, уволился, а потом при проверке выявилось, что его больничный был липовым.