СПРАШИВАЛИ - ОТВЕЧАЕМ ОСН УСН АУСН ЕСХН ПСН

ОВЧИННИКОВА Ирина Владимировна, старший эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Требуется ли утверждать инструкцию для подотчетников? Есть ли какие-либо ограничения по размеру наличности, которую можно выдать под отчет работнику? Чем подтвердить расходы при оплате банковской картой? Что делать, если при увольнении за работником числится задолженность по подотчету? Ответы на эти и другие вопросы — в нашей статье.

Новая порция вопросов про подотчет

Как составить инструкцию для подотчетников?

С целью минимизации ошибок в работе с подотчетными лицами мы хотим установить общие правила по выдаче и расходованию подотчетных сумм в специальной инструкции. Мы слышали, что у некоторых работодателей она имеется. Есть ли какие-либо рекомендации по составлению этого документа?

— Законодательно обязанность составлять инструкцию по порядку расчетов с подотчетными лицами не закреплена, а потому и официальных рекомендаций по ее составлению нет. Работодатель сам решает, какие положения включить в документ. На наш взгляд, в инструкции целесообразно указывать общие положения для всех работников, в частности:

•порядок получения денег под отчет, то есть предельный срок, на который они выдаются, и способ выдачи (наличными из кассы, перечислением на карту работника);

•форму, по которой представляется авансовый отчет, и срок ее сдачи в бухгалтерию;

•порядок проверки и утверждения авансового отчета, срок окончательного расчета с работником;

•требования к подтверждающим расходы документам;

•формы используемых документов. Например, заявления на получение подотчета или о возмещении перерасхода.

В остальном рекомендуем ориентироваться на те ошибки, которые встречаются конкретно у вас. Скажем, если работники путаются, какие документы просить при той или иной покупке, закрепите их список.

После составления утвердите документ приказом руководителя и ознакомьте с ним работниковст. 8 ТК РФ. Например, выдайте инструкцию на руки под подпись.

Как руководителю оформить заявление о выдаче денег под отчет?

Подскажите, пожалуйста, в ситуации, когда подотчет выдается директору, должен ли он писать сам себе заявление на выдачу денег?

— Директор не может сам написать заявление на подотчет и сам его завизировать. Поэтому в таком случае следует использовать не заявление, а распорядительный документподп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У. Оформляется он в произвольной форме. Главное — указать в нем, сколько денег выдается и на какой срок. Вот примерный образец.

Распоряжение

Выдать мне под отчет 40 000 (сорок тысяч) руб. на срок 5 календарных дней для закупки материалов для организации.