Новая порция вопросов про подотчет
Как составить инструкцию для подотчетников?
С целью минимизации ошибок в работе с подотчетными лицами мы хотим установить общие правила по выдаче и расходованию подотчетных сумм в специальной инструкции. Мы слышали, что у некоторых работодателей она имеется. Есть ли какие-либо рекомендации по составлению этого документа?
— Законодательно обязанность составлять инструкцию по порядку расчетов с подотчетными лицами не закреплена, а потому и официальных рекомендаций по ее составлению нет. Работодатель сам решает, какие положения включить в документ. На наш взгляд, в инструкции целесообразно указывать общие положения для всех работников, в частности:
•порядок получения денег под отчет, то есть предельный срок, на который они выдаются, и способ выдачи (наличными из кассы, перечислением на карту работника);
•форму, по которой представляется авансовый отчет, и срок ее сдачи в бухгалтерию;
•порядок проверки и утверждения авансового отчета, срок окончательного расчета с работником;
•требования к подтверждающим расходы документам;
•формы используемых документов. Например, заявления на получение подотчета или о возмещении перерасхода.
В остальном рекомендуем ориентироваться на те ошибки, которые встречаются конкретно у вас. Скажем, если работники путаются, какие документы просить при той или иной покупке, закрепите их список.
После составления утвердите документ приказом руководителя и ознакомьте с ним работниковст. 8 ТК РФ. Например, выдайте инструкцию на руки под подпись.
Как руководителю оформить заявление о выдаче денег под отчет?
Подскажите, пожалуйста, в ситуации, когда подотчет выдается директору, должен ли он писать сам себе заявление на выдачу денег?
— Директор не может сам написать заявление на подотчет и сам его завизировать. Поэтому в таком случае следует использовать не заявление, а распорядительный документподп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У. Оформляется он в произвольной форме. Главное — указать в нем, сколько денег выдается и на какой срок. Вот примерный образец.
Распоряжение
Выдать мне под отчет 40 000 (сорок тысяч) руб. на срок 5 календарных дней для закупки материалов для организации.
