Директор-участник не отчитывается о подотчетных средствах

Деньги фирмы и деньги участников — не одно и то же

Нередко единственный участник работает директором либо несколько участников занимают руководящие посты в организации. Они получают деньги под отчет либо (что чаще встречается) снимают деньги с корпоративной карты. Однако редко отчитываются об израсходованных суммах. Более того, часто изначально ясно, что полученные деньги компании будут пущены ими на личные нужды. А бухгалтеру предлагается самому разобраться, что делать с подобным длительным и крупным подотчетом.

Понятно, что эта ситуация ненормальная и лучше ее избегать. Постарайтесь убедить руководителей и/или участников не расходовать деньги компании на личные цели, а также отчитываться о них в разумный срок. Объясните, что возможны:

•доначисления по налогам и страховым взносам, начисление пеней и штрафов;

•блокировка банковского счета из-за подозрительного снятия наличных;

•внесение организации в черный список банков, что может повлечь отказ в обслуживании и в иных банках.

Налоговые последствия длительного подотчета

По общему правилу работник, даже если он одновременно является участником компании, получивший деньги под отчет, должен представить авансовый отчет (форма № АО-1) в течение 3 рабочих дней со дня истечения срока, на который выданы деньгиподп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.

Нормативные акты не регулируют сроки выдачи денег под отчет, если это не связано с командировками. Так что организация сама может установить срок, на который работнику выдаются деньги на хозяйственные нужды.

За деньги, полученные на командировочные нужды, работник должен отчитаться в течение 3 рабочих дней по возвращении из командировкип. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Срок для отчета может быть прописан в заявлении лица, которое просит выдать ему деньги под отчет. Руководитель может подтвердить указанный срок, продлить либо сократить его.

Если же руководитель сам берет деньги под отчет из кассы, он может выдать бухгалтерии распоряжение на выдачу денег. В нем также должен быть прописан срок, на который директор берет деньги под отчет.

Альтернативный вариант — установить в локальном нормативном акте организации предельный срок, на который выдаются деньги под отчет. К примеру, не позднее 1 месяца после получения работником наличных из кассы, безналичных денег на банковскую карту или снятия им денег с корпоративной карты. В таком случае дублировать этот срок в заявлениях работников и распоряжениях руководителя не требуется.

Если же деньги выдаются руководителям-участникам без каких-либо ограничительных сроков и контроль за средствами практически не ведется, инспекторы при налоговой проверке наверняка сочтут, что деньги просто присвоены руководством. И подотчет лишь прикрывает выплату реальных доходов, тем самым выступая способом ухода от уплаты зарплатных налогов.

В этом налоговикам нетрудно будет убедить и судей. Ведь в рассматриваемой ситуации подотчетники являются взаимозависимыми по отношению к организации (могут влиять на принятие ее решений). Снятие участниками-работниками денег с корпоративных банковских карт также будет расценено как получение ими дохода. В результате, если участники не смогут представить документы, подтверждающие расходование денег на нужды организации, весьма вероятен следующий сценарий развития событий:

•инспекция при проведении проверки предъявит претензии по НДФЛ и страховым взносам, попутно начислит пени и выставит штрафы;

•в случае судебных разбирательств судьи будут на стороне инспекцииПостановление АС СЗО от 14.07.2016 № Ф07-5021/2016.

Схожая ситуация была рассмотрена Президиумом Высшего арбитражного суда в 2013 г.Постановление Президиума ВАС от 05.03.2013 № 14376/12: директор и его родственник, работающие в одной компании, систематически получали деньги под отчет. Документов, подтверждающих расходование по целевому назначению нескольких десятков миллионов рублей, не было. Имелись лишь авансовые отчеты без первичных документов, подтверждающие оплату товарно-материальных ценностей. В результате ВАС согласился с инспекцией, что полученные директором и его родственником суммы являются доходами. И с них неправомерно не удержан НДФЛ.

Аналогичные претензии могут быть и по страховым взносам. Если участник-руководитель вовремя не отчитался, то на полученные им суммы надо начислить взносы как на его доходы.

Налоговые проблемы при недостоверной первичке

Чтобы закрыть долг по подотчетным суммам, иногда бухгалтеры принимают от руководителя авансовый отчет вообще без подтверждающих документов либо с документами, вызывающими сомнения в их подлинности. В бухгалтерской программе долг директора больше не виден, но проблемы остаются.

Если нагрянет выездная проверка, то претензии обеспечены. Причем если не подтвержденные нормальными документами затраты были учтены в качестве налоговых расходов, то со стороны инспекции гарантированы:

•претензии по зарплатным налогам;

•претензии по налогу на прибыль (либо УСН, если организация применяет «доходно-расходную» упрощенку).

В одном из недавних судебных споров рассматривалась такая ситуация: работники получили аванс на покупку стройматериалов. К авансовому отчету они приложили документы. Однако налоговая выяснила, что продавец не мог продать такие материалы и по сути являлся однодневкой. Доказать сам факт приобретения стройматериалов организация не смогла. В итоге судьи согласились, что подотчетные деньги — это доходы работников, с которых организация должна была удержать НДФЛПостановление АС ВВО от 23.01.2018 № А82-10407/2015. Да и взносы с фиктивного подотчета начислить придется. К тому же затраты на подобные стройматериалы не получится учесть и в расходах.

Причем, помимо начисления недоимки по налогам и взносам, организации грозят штрафы и пенистатьи 75, 122, 123 НК РФ.

Отстоять вычет НДС, заявленный по фиктивным документам, теперь не получится. Его налоговики не пропустят еще на этапе камеральной проверки. Программа, применяемая налоговиками, исключает такой вариант.

Кроме того, бухгалтеру надо учесть, что за проведение фиктивных операций его могут оштрафовать на 5000—10 000 руб. как за грубое нарушение правил бухучета (правда, сделать это налоговики могут только через суд)ч. 1 ст. 15.11, ст. 23.1, подп. 5 п. 2 ст. 28.3, п. 1 ст. 28.8 КоАП РФ; п. 24 Постановления Пленума ВС от 24.10.2006 № 18.

Риски блокировки счета банком

Частое снятие наличных с банковских карт — одна из сомнительных операций, за которыми банки должны тщательно следить. Как, впрочем, и снятие наличных с банковского счета на нужды, не связанные с социальными выплатамиПисьмо ЦБ от 31.12.2014 № 236-Т; Методические рекомендации, утв. ЦБ 21.07.2017 № 18-МР, 13.04.2016 № 10-МР, 02.04.2015 № 9-МР, 02.04.2015 № 10-МР.

Подобные операции банк может счесть связанными с обналичкой либо с уклонением от уплаты налоговМетодические рекомендации, утв. ЦБ 21.07.2017 № 19-МР. За такие подозрительные операции он может:

•закрыть доступ к программе «Клиент-Банк»;

•заблокировать абсолютно любые расходные операции по расчетному счету, в том числе и по уплате налоговп. 11 ст. 7 Закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ;

•включить вашу организацию в черный списокп. 5.2 ст. 7 Закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ; Положение, утв. ЦБ 20.07.2016 № 550-П. И тогда она может столкнуться с трудностями в банковском обслуживании даже в других банках (см. , 2017, № 20, с. 71).

* * *

Участники вправе забирать себе прибыль организации, но только в виде дивидендов. Если участники — налоговые резиденты РФ, то НДФЛ с выплачиваемых им дивидендов считается по общей ставке 13%п. 1 ст. 224 НК РФ.

А вот страховые взносы (в том числе «на травматизм») начислять не нужно. Ведь это не выплаты в рамках трудовых отношений или гражданско-правовых договоровп. 1 ст. 420 НК РФ; п. 1 ст. 20.1 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ.