Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 9 апреля 2018 г.
Подотчетник не отчитался: что с НДФЛ и взносами
Упомянутые в статье Письма Минфина можно найти:
раздел «Финансовые и кадровые консультации» системы КонсультантПлюс
Ситуация следующая: работник не отчитался за иностранную валюту, полученную под отчет для зарубежной командировки. Организация пропустила месячный срок, отведенный Трудовым кодексом на удержание денег из доходов работника (либо работник был не согласен с таким удержанием). После чего возврат денег возможен только через суд либо по доброй воле работникастатьи 137, 248 ТК РФ; Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0. Но он отказывается возвращать подотчетные суммы.
Поэтому возник вопрос: когда для целей НДФЛ и страховых взносов возникает доход в виде невозвращенных сумм? Минфин разъяснил следующееПисьмо Минфина от 01.02.2018 № 03-04-06/5808:
•для целей НДФЛ такие выплаты пересчитываются по курсу ЦБ, «установленному на дату фактического получения указанных доходов»п. 5 ст. 210 НК РФ;
•для целей взносов пересчет в рубли надо делать по курсу ЦБ, установленному на дату начисления указанных сумм в пользу работникап. 1 ст. 424 НК РФ.
Чтобы прояснить, на какую конкретно дату появится в рассматриваемой ситуации у работника доход, мы обратились к специалистам Минфина.
Удержание НДФЛ с сумм аванса, по которым работник не отчитался
  | СТЕЛЬМАХ Николай Николаевич Советник государственной гражданской службы РФ 1 класса |
— У работника, не отчитавшегося за деньги, полученные под отчет, существует обязанность по погашению долга. Он должен либо вернуть деньги, либо потратить их на цели, на которые они были выданы.
Такие денежные средства становятся собственностью работника в случае прощения ему долга или прекращения обязательства работника по иным основаниям. В том числе тогда, когда это происходит на дату списания долга работника с баланса в связи с истечением срока исковой давностиПисьма Минфина от 30.01.2018 № 03-04-07/5117, от 25.01.2018 № 03-04-06/4088, от 25.01.2018 № 03-04-06/4091.
Во всех подобных случаях у работника возникает экономическая выгода на расходах по погашению долга. Появляются основания признать невозвращенные деньги доходом работника на дату прекращения обязательств по возврату его долга. Соответственно, на эту дату и надо пересчитать полученную работником под отчет иностранную валюту в рубли по текущему курсу Центробанка.
Как видим, вышеприведенная позиция основывается на том, что деньги, выданные под отчет, — это средства организации, а не физического лица. У организации есть право требовать у работника деньги, за которые он вовремя не отчитался. И только когда исчезает (прекращается) обязательство по возврату такого долга, у работника появляется доходПисьмо УФНС по г. Москве от 19.03.2018 № 20-15/055207.
При расчете базы по страховым взносам действует несколько иной подход.
Начисление взносов с сумм, по которым командированный работник не отчитался
 | КОТОВА Любовь Алексеевна Действительный государственный советник РФ 3 класса |
— По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю авансовый отчет в течение 3 рабочих днейп. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.
В случае когда работник не отчитался за иностранную валюту, полученную под отчет для зарубежной командировки, то день, следующий за днем истечения отведенного для этого трехдневного срока (то есть четвертый рабочий день по возвращении из командировки), считается днем начисления указанных сумм в пользу работника для целей исчисления страховых взносов. На эту дату надо брать официальный курс ЦБ для пересчета в рубли полученной иностранной валюты.
Если впоследствии такой работник вернет организации полученную валюту и/или представит авансовый отчет о ее расходовании, то надо будет сделать перерасчет по страховым взносам.
* * *
Если работник вернет организации деньги, за которые он не отчитался, то облагаемого НДФЛ дохода у такого работника не возникнетПисьмо Минфина от 01.02.2018 № 03-04-06/5808 (п. 1).
