Как снег на голову: непредвиденная премия

Что будет, если ограничиться приказом

Обычно из-за разовой премии вносить изменения в ЛНА и трудовые договоры руководство не хочет. И возникает вопрос: можно ли оформить премию за результаты труда одним только приказом директора, если расписать в нем, как, кому, в каком размере и за что она начислена?

Приказом ограничиться можно, но ситуация получится двойственная. С одной стороны, у вас размер премии зависит от трудовых результатов и на это будет указано в приказе, поэтому она будет относиться к оплате трудач. 1 ст. 129, ст. 191, ч. 1, 2 ст. 135 ТК РФ. Значит, при назначении и выплате этой премии должны выполняться все требования, предъявляемые ТК к оплате труда.

С другой стороны, в трудовых/коллективных договорах и ЛНА ничего о премировании не сказано. Из-за этого премия не будет частью системы оплаты трудач. 2 ст. 135 ТК РФ. И вот что это означает.

Срок выплаты премии. Она должна быть выплачена не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором начислена (которым датирован приказ директора)ст. 136 ТК РФ. Иначе возможен штраф за нарушение срока выплаты зарплаты, а также нужно будет выплатить работникам компенсацию за задержкуч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ; ст. 236 ТК РФ.

Иной срок может быть установлен ЛНАПисьмо Минтруда от 14.02.2017 №14-1/ООГ-1293, но у вас там о премиях ничего не сказано, а приказ директора о выплате премии ЛНА не является.

Содержание приказа. В нем должны быть определены показатели и условия премии, порядок ее расчета и размер для каждого работника, источник выплаты (например, за счет расходов по обычным видам деятельности, за счет чистой прибыли по решению участников общества и т. п.), то есть в том числе и то, что обычно устанавливается в положении о премированиистатьи 129, 135 ТК РФ.

Средний заработок. Из-за того что премия не предусмотрена системой оплаты труда, то есть не указана в трудовых договорах и ЛНА, она впоследствии не должна учитываться при расчете среднего заработка (отпускных, командировочных и т. д.)ст. 139 ТК РФ; п. 2 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922. Премии, назначенные на основании одного только приказа директора, в расчете среднего заработка не участвуют — даже если начислены за конкретные трудовые результатыПисьмо Роструда от 23.10.2007 № 4319-6-1. Однако это может привести к конфликту с работниками. Если же учитывать премию в среднем заработке, то нельзя исключить риск того, что ИФНС признает расходы на отпускные и командировочные завышенными.

Налог на прибыль и УСН. Учесть премию в налоговых расходах нельзя из-за того, что премирование и его условия не указаны в ЛНА и в трудовых и коллективном договорахст. 252, п. 2 ст. 225, п. 21 ст. 270 НК РФ; Письма Минфина от 17.04.2017 № 03-03-06/2/22717, от 10.01.2017 № 03-03-06/1/80071, от 16.12.2016 № 03-03-06/1/75456.

Страховые взносы. Нужно начислить с премии, поскольку это выплата в рамках трудовых отношенийст. 420 НК РФ; п. 1 ст. 20.1 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ. И хотя сама премия в налоговые расходы не включается, начисленные с нее взносы можно учесть:

•в налоговых расходах на ОСН и УСН с объектом «доходы минус расходы»подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письма Минфина от 09.06.2014 № 03-03-06/1/27634, от 02.04.2010 № 03-03-06/1/220;

•в уменьшение налога на УСН с объектом «доходы»п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ и ЕНВДподп. 1 п. 2 ст. 346.32 НК РФ.

НДФЛ. Тут все однозначно: налог нужно исчислить и удержать. Поскольку премия не месячная, для нее:

•дата получения дохода — день выплаты премии работникамподп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ (указывается в строке 100 раздела 2 расчета 6-НДФЛ);

•срок перечисления удержанного НДФЛ в бюджет — следующий рабочий деньп. 6 ст. 226 НК РФ (строка 120 расчета 6-НДФЛ).

Код дохода для регистров и справок 2-НДФЛприложение 1 к Приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@ зависит от источника выплаты премии:

•«4800» («Иные доходы») — при выплате за счет текущих расходов организации. Обратите внимание: хотя премия и начислена за производственные и прочие трудовые результаты, код «2002», обычно применяемый для выплачиваемых за результаты работы премий, здесь не подходит. Причина опять же в том, что рассматриваемая премия не предусмотрена трудовым и/или коллективным договором;

•«2003» — при выплате за счет чистой прибыли. Учтите, что любое распределение чистой прибыли, в том числе и ее направление на выплату премий, оформляется решением собственников обществаподп. 3 п. 2 ст. 67.1 ГК РФ. Тот факт, что премия не принимается в расчет налога на прибыль, еще не означает, что она выплачена из чистой прибыли.

Другие варианты оформления разовой премии

Для того чтобы избавиться от неопределенности в статусе премии, можно использовать один из следующих вариантов.

Вариант 1. Предусмотреть премирование в трудовых договорах и ЛНА (в положении о системе оплаты труда или в отдельном положении о премировании).

Возможно, не желая этого делать, ваше руководство опасается, что в результате регулярная выплата премий станет для организации обязательной. Избежать этого просто — прямо напишите в трудовых договорах и ЛНА, что премирование не является обязательным, однако работодатель вправе выплачивать разовые премии за результаты работы и тогда их размер, период, за который они назначены, порядок исчисления будут определены отдельным приказом. В результате премия будет учитываться:

•в налоговых расходахПисьма ФНС от 01.04.2011 № КЕ-4-3/5165; Минфина от 22.09.2010 № 03-03-06/1/606;

•в расчете среднего заработка.

В справках 2-НДФЛ такую премию нужно будет показать с кодом «2002» при выплате за счет текущих расходов либо с кодом «2003» при выплате за счет чистой прибыли.

Вариант 2. Не трогать трудовые договоры и ЛНА и оформить премию не как оплату труда (за трудовые показатели), а как выплату в связи с праздником — Новым годом. Это позволит не обосновывать расчет и размеры премии для каждого работника, установить удобный срок ее выплаты, а также исключит возможные конфликты по поводу учета премии в среднем заработке. В налоговые расходы такая выплата не входитст. 252, п. 1 ст. 270 НК РФ, а вот страховые взносы с этих сумм инспекция потребуетПисьма Минфина от 25.10.2018 № 03-15-06/76608, от 07.02.2017 № 03-15-05/6368.

В справках 2-НДФЛ у такой премии будет код «4800» при выплате за счет текущих расходов организации либо код «2003» при выплате за счет чистой прибыли.

* * *

Как видим, документальное оформление разовой премии влияет и на средний заработок, и на налоги, и даже на отражение премии в справках 2-НДФЛ.