Подотчетник потратил свои деньги: когда признавать расходы на УСНО

На УСНО, как известно, расходы можно включать в расчет налоговой базы только после их оплатып. 2 ст. 346.17 НК РФ. Бывает, что директор, приобретая для организации какие-то товары (работы, услуги), частично или полностью оплачивает их из своего кармана. А потраченную сумму организация возмещает ему позже.

В какой момент такие расходы считать оплаченными и включать в книгу учета доходов и расходов:

• <или>на дату утверждения авансового отчета;
• <или>на дату возмещения директору потраченных им денег?

Вопрос актуален, если эти два момента приходятся на разные отчетные или даже налоговые периоды.

Иногда свои деньги на покупки для организации тратит не директор, а другие работники. Рассматриваемый нами вопрос встает и в этом случае. Например, организация с согласия работников возмещает им потраченные за месяц суммы одновременно с выплатой зарплаты в первых числах следующего месяца, а он приходится уже на другой квартал (или даже на другой год).

Как хотят налоговики

Минфин считает, что до погашения задолженности организации перед подотчетником расходы на сделанные им покупки нельзя считать оплаченными. Поэтому признать их организация вправе только после того, как рассчитается с работникомПисьмо Минфина от 17.01.2012 № 03-11-11/4. Если потраченную им сумму она возмещает частично, то и расходы признает только в соответствующей части.

Поступайте так, если вам все равно, в каком периоде учитывать расходы. К примеру, по итогам года у вас и с этими расходами, и без них получается минимальный налог. При этом вы сработали с прибылью и перенести эти расходы на следующий год в составе убытка не можете. Тогда вы только выиграете от признания их в периоде, в котором возместили их директору (другому потратившему свои деньги работнику)п. 6 ст. 346.18 НК РФ.

Если же вам важно уменьшить налоговую базу на расходы именно в том периоде, в котором утвержден авансовый отчет работника, то для этого есть все основания.

Почему правильно признавать расходы на дату утверждения авансового отчета

Оплатой приобретенных товаров (работ, услуг) на УСНО считается прекращение связанного с их оплатой обязательства перед продавцомп. 2 ст. 346.17 НК РФ.

Задолженности перед продавцом, у которого приобретены товары, у вашей организации нет. Он деньги получил, поэтому ваше обязательство по оплате погашено.

Задолженность есть перед работником. А он делал покупки от имени организации, независимо от того, как это происходилоп. 1 ст. 182 ГК РФ:

• <или>по распоряжению руководства (лучше, если оно будет письменным) либо в связи с должностными обязанностями (указаны в должностной инструкции). А если этот работник — директор, то он в принципе без оформления всяких дополнительных бумаг действует от имени юрлица как его единоличный исполнительный органподп. 1 п. 3 ст. 40 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ; п. 2 ст. 69 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ;
• <или>по собственной инициативе, а впоследствии директор утвердил авансовый отчет и решил возместить расходы работнику. Тем самым директор одобрил сделку по приобретению товаров (работ, услуг) от имени вашей организациист. 183 ГК РФ.

В некоторых организациях есть приказ руководителя со списком сотрудников, которые могут расходовать личные деньги на покупку необходимых для фирмы товаров, а потом получать возмещение. Для каждого работника определен перечень таких товаров, их количество в месяц и максимальная цена.

Для налоговиков такой приказ может послужить лишним подтверждением того, что эти работники делают покупки от имени вашей организации.

А чтобы не спорить и расходы не откладывать, отслеживайте долги перед подотчетниками и старайтесь по возможности погашать их до конца квартала.

***

Обнаружить, что вы признали расходы до того, как возместили их работнику, налоговики смогут только при выездной проверке. Конечно, еще неизвестно, будет ли она. Но все равно поступать так стоит, только если вы готовы в случае чего спорить с проверяющими.