Ответы из первых уст на извечные кадровые «можно ли?..»

— Иван Иванович, в ТК РФ сказано, что со всеми локальными актами сотрудник должен быть ознакомлен под роспись еще до оформления трудового договора. В таком же порядке работники должны узнавать о поправках в действующие ЛНА или о принятии работодателем новых актов. Будут ли считаться сотрудники надлежащим образом ознакомленными с ЛНА, если новый документ рассылается им по электронной почте или размещается на корпоративном портале?

— Да, будут. Конкретная форма документа, подтверждающего ознакомление, и порядок ознакомления законом не предусмотрены. Вместе с тем такой порядок должен обеспечивать оповещение о принятии ЛНА всех работников компании или всех тех сотрудников, работы которых он касается. Работодатели все чаще при ознакомлении сотрудников с документами кадрового делопроизводства используют электронные механизмы и формы документов.

Такая практика признается судами не противоречащей требованиям законодательства. Только обратите внимание на такой важный момент. Работодателю нужно иметь подтверждение, что:

•у работника была возможность ознакомиться с документами;

•именно он прочитал документы, разосланные, например, по корпоративной электронной почте. Предположим, кадровику, рассылавшему текст ЛНА для ознакомления, от работников поступают оповещения о прочтении. И у работников есть личные электронные подписи, гарантирующие, что за каждого из них не может поставить подпись о прочтении текста ЛНА, например, один и тот же сотрудник IT-отдела.

Ведь если возникнет спор, то доказывать, что работодатель обеспечил ознакомление работника с новым ЛНА, придется самому работодателю. Конечно, наличие ведомостей, журналов или листов ознакомления с локальными нормативными актами с «живыми» подписями работников в таком случае — беспроигрышный вариант.

— Можно ли устанавливать в штатном расписании вилку размеров окладов по одной должности? Например, на испытательном сроке у работника одна зарплата, а после — зарплату повышают в пределах вилки по этой должности?

— Нет, это неправомерно. В штатном расписании в отношении конкретной должности фиксируется конкретный размер должностного оклада. Разница в должностных окладах может быть, но лишь при указании в наименовании должности квалификационной категории. Но по одноименной должности (при отсутствии различия в наименовании) размер должностного оклада должен быть одинаковым.

При этом размер оплаты труда у работников на одинаковых должностях может различаться за счет надбавок, доплат или стимулирующих выплат. Например, оклад у двух старших бухгалтеров, зафиксированный в штатном расписании, одинаковый. Но один бухгалтер получает предусмотренные в организации надбавки к окладу за стаж работы в компании и за наставничество, а второй — нет. Эта ситуация правомерна. Ведь, кроме должностного оклада, в состав зарплаты могут включаться компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты)ст. 129 ТК РФ.

Кстати, наличие в трудовом договоре условия об изменении должностного оклада по должности в зависимости от установления или отсутствия испытательного срока может быть расценено как нарушение трудового законодательства. А за это предусмотрен штраф.

— Можно ли снизить зарплату работнику в одностороннем порядке, отобрав у него часть рабочих функций? Мнения судов расходятся. Некоторые считают, что уменьшение обязанностей работника — это изменение его трудовой функции. Поэтому без согласия сотрудника нельзя ввести такое изменение и установить меньшую зарплатустатьи 72, 74 ТК РФ; Апелляционное определение Иркутского облсуда от 07.07.2016 № 33-9435/2016; Определение Мосгорсуда от 19.10.2018 № 4г-12956/2018. Другие суды допускают одностороннее уменьшение работодателем зарплаты при уменьшении обязанностей сотрудникаАпелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 28.08.2018 № 33-5488/2018.

— Если по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя. При этом любые перемены должны быть работодателем документально обоснованы. Но даже в этом случае нельзя изменить трудовую функцию работника, так как это являлось бы переводом, который допускается только с письменного согласия работникастатьи 74, 72 ТК РФ.

Трудовая функция (перечень трудовых действий) может конкретизироваться в должностной инструкции, являющейся, как правило, приложением к трудовому договору. И при необходимости внесения изменений в инструкцию также требуется согласие работника.

Таким образом, снижение работодателем в одностороннем порядке установленной работнику зарплаты в связи с уменьшением количества его трудовых действий без его согласия может быть признано нарушением трудового законодательства.

— Некоторые льготы, предоставляемые работникам, необходимо подтверждать документами. Но в законе прямо не сказано, вправе ли работодатель хранить копии различных документов работников. Встречаются случаи, когда Роскомнадзор при проверках, обнаружив копии паспортов, СНИЛС, военных билетов, дипломов, свидетельств о браке работников, в том числе и бывших, штрафует работодателя за неправомерную обработку персональных данных, а именно за их хранениеПостановление АС МО от 15.01.2018 № Ф05-18981/2017. Как бы вы рекомендовали работодателю организовать работу с копиями указанных документов? Или действительно хранить их нельзя и придется каждый раз при необходимости просить работника принести новую копию?

— Трудовым кодексом и другими нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, предусмотрен перечень документов, которые работодатель вправе запросить у работника как при приеме на работу, так и потом. В процессе регулирования трудовых отношений работодатель вправе хранить персональные данные работника в порядке, установленном ЛНА, с соблюдением требований трудового законодательства.

Исчерпывающего перечня персональных данных, которые могут храниться у работодателя, закон не содержит. Работодатель в своем акте самостоятельно определяет состав таких сведений. Например, работодателю нужна копия свидетельства о рождении ребенка сотрудника, чтобы выдать ему детский новогодний подарок.

Однако в любом случае хранение каких-либо персональных данных подпадает под их обработку, а следовательно, требует согласия человека на это. Причем не указывайте в трудовом договоре условие о том, что работник заранее согласен на любую обработку его персональных данных. В каждом случае обработки берите у сотрудника отдельное письменное согласие.

Безопаснее хранить у себя только документы с персональными данными, которые работодатель создает сам в отношении своих работников. Это, к примеру, приказы об отпусках, назначениях на должность, переводах, награждениях, личные карточки работников, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, акты, табели учета рабочего времени. Копии документов с персональными данными, полученные от работников, лучше не хранить, а уничтожать после подтверждения ими необходимой информации о работнике (например, о составе семьи и возрасте детей, об образовании).

— Если из компании увольняется несколько работников, нужно ли сообщать об увольнениях в службу занятости?

— Это зависит от причины увольнения и от количества уволенных сотрудников. Если работники высвобождаются в связи с ликвидацией организации либо сокращением численности или штата, то еще до начала мероприятий по увольнению работодатель должен известить об этом службу занятостип. 2 ст. 25 Закона от 19.04.91 № 1032-1. При этом сведения подаются в отношении каждого высвобождаемого работника.

При увольнении по другим основаниям (например, за прогул, по соглашению сторон) извещать службу занятости о самом факте увольнения не нужно. Но в таких ситуациях у работодателя могут возникать вакансии. А вот информацию о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей он обязан направлять в службу занятости ежемесячноп. 3 ст. 25 Закона от 19.04.91 № 1032-1.

— Будет ли наказан работодатель, если работник просит отпуск с завтрашнего дня и для выплаты отпускных за 3 календарных дня до начала отпуска просто нет времени?

— Будет, если инспектор при проверке обнаружит несвоевременную выплату отпускных и вынесет постановление о привлечении к административной ответственности не позднее 1 года со дня, следующего за днем, когда работодатель должен был выплатить отпускныест. 4.5 КоАП РФ; Постановление ВС от 03.03.2017 № 18-АД17-6.

Оплата отпуска должна производиться не позднее чем за 3 календарных дня до его начала. Таким образом, при предоставлении работнику отпуска «с завтрашнего дня» работодатель неизбежно нарушит трудовое законодательство.

Старайтесь избегать подобных ситуаций. Ведь если работник не относится к категории сотрудников, которым отпуск может предоставляться вне графика отпусков, то работодатель вправе отказаться отпустить его в отпуск с завтрашнего дня. Например, договоритесь, что сегодня выплатите отпускные, а в отпуск он может уйти не ранее чем через 3 календарных дня после дня выплаты.

Если же вы соглашаетесь отпустить сотрудника «уже завтра», то выплатите компенсацию за задержку отпускных. Сумма компенсации будет небольшая, но если дойдет до штрафа, возможно, его назначат в минимальном размере.

— Если работодатель не уплачивает страховые взносы, для него предусмотрена ответственность по ст. 122 НК РФ. Случается, что трудовые инспекторы, выявив недоимку по взносам, штрафуют работодателя еще и за нарушение ТК РФ. При этом отдельные суды поддерживают инспекторов, говоря, что невыполнение работодателем обязанностей, возложенных на него законами о социальном страховании, — это нарушение трудового законодательстваРешение ВС Удмуртской Республики от 20.03.2017 № 7-117/2017. Действительно ли можно штрафовать за неуплату взносов как за нарушение и налогового, и трудового законодательства? Некоторые суды считают это избыточнымРешение Приморского крайсуда от 03.08.2017 № 7-21-797/2017.

— Трудовым кодексом предусмотрена обязанность работодателя страховать своих работниковст. 22 ТК РФ. Исполнение всех обязанностей работодателя, предусмотренных трудовым законодательством, является предметом надзора со стороны инспекции труда.

Причем обеспечить обязательное социальное страхование — это значит не только подавать сведения о работниках в государственные внебюджетные фонды, но и своевременно уплачивать страховые взносы за своих работников. Если взносы не уплачивать или делать это несвоевременно, то предусмотренная ТК РФ обязанность по социальному страхованию работника считается невыполненной. И если в ходе проверки инспекцией труда будет установлено, что работодатель не проводит обязательное социальное страхование работников, его можно будет привлечь к ответственности за нарушение трудового законодательства. С ответственностью за несоблюдение налогового законодательства она никак не пересекается и от нее не зависит.