Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 13 ноября 2017 г.
Содержание журнала № 22 за 2017 г.
Возмещаем затраты физлицу — исполнителю по ГПД: что с налогами
О каких затратах идет речь
Как известно, цена договора подряда включает в себя как само вознаграждение за выполненную работу, так и компенсацию издержек подрядчикапп. 1, 2 ст. 709 ГК РФ. Ведь по общему правилу для выполнения работ подрядчик использует собственные материалы и инструментып. 1 ст. 704 ГК РФ. А поскольку расходы на их покупку могут быть существенными, стороны нередко предусматривают, что стоимость материалов и инструментов заказчик возмещает подрядчику отдельно от выплаты вознаграждения за работу.
Справка
На подрядчиков (исполнителей) по ГПД не распространяются гарантии, установленные Трудовым кодексом. В частности, им не надо предоставлять отпуска (основные, учебные и т. д.), оплачивать больничные, платить декретные и детские пособия, доплачивать за работу в выходной или праздничный день, а также за сверхурочную работу.
Также исполнителю для оказания услуг может, например, потребоваться выехать в другую местность. Скажем, судебное заседание проводится в другом городе и для участия в нем юрист должен поехать туда и провести там несколько дней. Соответственно, ему надо потратиться на проезд и оплату номера в гостинице.
Поэтому в договоре может быть предусмотрено, что заказчик возмещает исполнителю расходы на поездки, связанные с оказанием услуг: проезд, проживание, питание и т. п.ст. 783 ГК РФ
Целесообразно, чтобы в самом договоре или приложении к нему был приведен подробный перечень возмещаемых расходов. Также можно закрепить определенные условия и ограничения по возмещению расходов.
Вот как это можно сделать в договоре об оказании услуг.
2. Права и обязанности сторон
...
2.4.1. Заказчик обязуется в случае необходимости оказания услуг вне места жительства Исполнителя (вне г. Москвы) возмещать Исполнителю расходы по проезду к месту оказания услуг и обратно, а также расходы на оплату гостиницы.
Расходы возмещаются исходя из фактических затрат Исполнителя, но с учетом следующих ограничений:
— железнодорожные перевозки — не дороже билетов в купейный вагон;
— авиаперелет — экономклассом;
— проживание — в гостинице категории «четыре звезды» и ниже в одноместном стандартном номере (номере первой категории).
Расходы на проезд по более высокой категории и расходы на проживание в номере более высокой комфортности могут быть компенсированы Исполнителю, если он представит Заказчику справку транспортной организации/гостиницы об отсутствии билетов/номера в гостинице категории, предусмотренной в настоящем Договоре.
Заказчик возмещает Исполнителю затраты на проезд и оплату гостиничного номера в течение 3 рабочих дней со дня передачи Исполнителем Заказчику документов, подтверждающих произведенные расходы (авиа- или ж/д билеты, маршрут/квитанция электронного билета, квитанции, счета гостиниц и т. п.).
Что с НДФЛ
Минфин не устает повторять, что у физлица образуется налогооблагаемый доход, с которого нужно исчислить и уплатить НДФЛПисьма Минфина от 23.06.2017 № 03-04-06/39766, от 08.08.2016 № 03-04-06/46423:
•и когда организация-заказчик сама оплачивает за исполнителя по ГПД, например, проживание в месте выполнения работ/услуг;
•и когда выплачивает исполнителю сумму в качестве возмещения его расходов.
В первом случае будет иметь место доход в натуральной форме — НДФЛ нужно удержать с любых ближайших денежных выплат в пользу исполнителя. При этом удерживаемая сумма налога не должна превышать половину выплачиваемых ему денегПисьмо ФНС от 26.10.2016 № БС-4-11/20405@.
А вот во втором случае, когда исполнитель сам несет расходы, к примеру на проезд или на проживание, он имеет право на профессиональный вычет по НДФЛ по тем затратам, которые документально подтвержденып. 2 ст. 221 НК РФ; Письма Минфина от 16.06.2016 № 03-04-05/35131, от 23.05.2016 № 03-04-06/29397. То есть если исполнитель представит заказчику подтверждающие документы (накладные, товарные чеки, чеки ККТ, копии билетов, гостиничные счета и т. п.) и напишет заявление на предоставление вычета на подтвержденную сумму, то организация-заказчик удерживать налог с возмещаемой ему суммы уже не должна.
Страховые взносы
Помимо профессиональных вычетов, физлицу, работающему по ГПД, заказчик может предоставить и стандартные вычеты. Конечно, если физлицо-исполнитель имеет на них право
Здесь все просто и ясно. Ведь в НК прямо написано, что из числа облагаемых страховыми взносами сумм исключаются те, которые выплачены исполнителю с целью возмещения понесенных им расходов, связанных с выполнением работ (оказанием услуг) в рамках ГПД. Такая выплата носит компенсационный характерподп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ; Письма Минфина от 21.08.2017 № 03-15-06/53442; Минтруда от 30.03.2016 № 17-4/ООГ-493.
Что касается взносов «на травматизм», то они уплачиваются, только если договор прямо предусматривает начисление таких взносовп. 1 ст. 5, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ.
Включать ли в расходы возмещение «договорных» издержек?
Тут все несколько любопытнее. Дело в том, что в 2015 г. в одном из Писем Минфина четко прозвучало: суммы компенсации затрат физлиц — исполнителей по гражданско-правовым договорам для целей налогообложения прибыли учесть нельзяПисьмо Минфина от 05.08.2015 № 03-04-06/45204.
Однако этим летом, отвечая на вопрос, можно ли учесть оплату дополнительных расходов (на проезд, проживание и пр.) исполнителю по ГПД, Минфин сказал: налогоплательщики вправе учитывать все расходы при формировании «прибыльной» базы, если они экономически обоснованны и документально подтвержденыПисьмо Минфина от 21.07.2017 № 03-03-06/1/46709.
Так можно ли говорить о том, что позиция финансового ведомства изменилась и заказчики могут учитывать в налоговых расходах суммы компенсации издержек исполнителей-физлиц, предусмотренной ГПД? На этот вопрос нам ответил представитель Минфина.
Учет затрат в виде компенсации издержек исполнителю по ГПД
  | БАХВАЛОВА Александра Сергеевна Советник государственной гражданской службы РФ 3 класса |
— Я не вижу противоречия в указанных Письмах. В первом Письме, выпущенном в 2015 г., расходы на проезд и проживание привлеченного по гражданско-правовому договору специалиста были квалифицированы как не соответствующие положениям ст. 252 НК РФ. Но мы не знаем всех обстоятельств привлечения стороннего специалиста в ситуации, по поводу которой финансовое ведомство направило ответ конкретному налогоплательщику.
Во втором Письме, выпущенном в 2017 г., формулировка более корректная. То есть для целей налогообложения прибыли учитываются все понесенные организацией расходы, за исключением прямо поименованных в ст. 270 НК РФ.
Однако эти расходы должны соответствовать условиям экономической обоснованности и направленности на получение прибыли. При этом необходимость понесенных расходов организации-заказчику придется обосновать.
Иными словами, если все прозрачно и оправданность компенсации исполнителю по ГПД его издержек не вызывает сомнений, то проверяющие, скорее всего, не будут придираться к отнесению этой суммы на расходы.
Напомним, что при ОСН такая компенсация учитывается в составе прочих расходовподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. А вот при «доходно-расходной» УСН ее учесть не получится. Это нам подтвердил представитель Минфина.
Компенсация исполнителю по ГПД его издержек при упрощенке
 | КОСОЛАПОВ Александр Ильич Государственный советник РФ 1 класса |
— Организации, применяющие УСН с объектом налогообложения в виде доходов, уменьшенных на величину расходов, сумму вознаграждения, выплачиваемую физлицу — исполнителю по гражданско-правовому договору, учитывают в расходах на оплату трудаподп. 6 п. 1 ст. 346.16, п. 21 ст. 255 НК РФ. Однако компенсация исполнителю его издержек по такому договору не относится к расходам на оплату труда, предусмотренным п. 21 ст. 255 НК РФ.
Перечень расходов, учитываемых при применении УСНп. 1 ст. 346.16 НК РФ, носит исчерпывающий характер и не предусматривает затрат компенсационного характера (командировочные, оплата проезда, жилья и т. п.), выплачиваемых физлицам — исполнителям по гражданско-правовым договорам.
Поэтому в расходах при исчислении налога указанные компенсации издержек не учитываются.
Совет
Чтобы сумму компенсации без проблем можно было учесть в расходах (как при ОСН, так и при УСН), при заключении ГПД надо установить сумму вознаграждения исполнителю так, чтобы в нее включались все его накладные расходы (разумеется, их сумму можно будет определить лишь приблизительно). То есть не прописывать сумму компенсации отдельно. Но в этом случае придется со всей суммы вознаграждения исполнителя исчислить страховые взносыподп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ.
* * *
Некоторые компании-заказчики, помимо компенсации исполнителям по ГПД расходов на проезд и проживание, предусматривают также выплату им суточных.
Таким заказчикам нужно знать вот что. Суммы суточных, выплаченные или компенсированные исполнителю, от НДФЛ не освобождаются. Ведь такое освобождение применимо только к командировочным расходам, произведенным в пользу сотрудников, которые работают по трудовому договоруп. 3 ст. 217 НК РФ; Письма Минфина от 24.02.2016 № 03-04-05/10023; ФНС от 11.08.2011 № АС-4-3/13104. И скорее всего, налоговики не дадут учесть подобные суточные при расчете налога на прибыль (налога при УСН), а также заставят начислить на них страховые взносы.
