Документы «навынос» для увольняющегося работника

Документы, обязательные к выдаче

В день увольнения в обязательном порядке вы должны выдать работнику:

•трудовую книжку с записью об увольнениист. 84.1 ТК РФ. При ее получении работник должен расписаться в личной карточке (форма № Т-2) и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в нихприложение № 3 к Постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69; п. 41 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225;

•справку о сумме заработка для расчета больничныхп. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ. В ней, напомним, указывают сведения о сумме дохода, на которую начислялись взносы в ФСС, за год увольнения и за 2 предшествующих календарных года. Понятно, что если бывший работник трудился у вас менее 3 лет, то в справке нужно показать доходы только за период работы в вашей фирме. В документе также указывают, сколько в текущем году и 2 предыдущих годах было календарных дней, приходящихся на больничные и иные периоды, выплаты за которые не облагались взносами в ФСС. Эту справку составляют по специальной формеприложение № 1 к Приказу Минтруда от 30.04.2013 № 182н;

•расчетный листок. Этот документ выдается при выплате зарплаты за вторую половину месяцаст. 136 ТК РФ; Письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1. Но с увольняющимся работником рассчитаться нужно, не дожидаясь наступления очередного срока выплаты зарплаты, — в день прекращения трудового договораст. 140 ТК РФ. Поэтому и выдать расчетный листок нужно в этот же день. Заметим, Минтруд считает: в трудовом или коллективном договоре, локальном нормативном акте организация может установить, что будет рассылать расчетные листки работникам по электронной почтеПисьмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560;

•сведения персонифицированного учета. О том, копии каких именно отчетов нужно в 2017 г. выдавать работникам в день увольнения, расскажем в следующем разделе.

Как мы уже отметили, трудовую книжку нужно выдавать под роспись. В отношении других обязательных к выдаче документов — справки о зарплате, расчетного листка, сведений персонифицированной отчетности (с 01.01.2017) — такого требования нет. Но мы рекомендуем все-таки получать от увольняющихся работников письменное подтверждение того, что документы им выданы. Это может быть, например, отметка на экземпляре, остающемся в организации, или, скажем, подпись, проставленная в специально заведенном журнале.

Копии персонифицированных отчетов для увольняющегося

Покажем в таблице, какие отчеты и за какой период нужно выдать при увольнении работника в 2017 г.пп. 2—2.3, 4 ст. 11, ст. 15 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ (далее — Закон № 27-ФЗ); ч. 4 ст. 9 Закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ

Вид отчета	Форма выдачи отчета работнику	Период, за который выдается отчет
Расчет по страховым взносам	Заверенная копия раздела 3 расчета на увольняющегося работника	Раздел 3 расчета за отчетный период, на последний квартал которого приходится дата увольнения. В разделе 3 указывают данные о суммах выплат и начисленных взносах с начала этого квартала по день увольнения
Форма СЗВ-М	Выписка из формы с данными на увольняющегося работникаЭти формы отчетности списочные, они содержат данные о всех работниках. Поэтому для увольняющегося работника отчет за период, на который приходится дата прекращения трудового договора, нужно формировать со сведениями лишь о нем самом. Если же вы хотите выдать работнику отчеты за прошлые периоды, то из них нужно сделать выписки. Просто откопировать их нельзя! Ведь это приведет к незаконному разглашению персональных данных других сотрудниковстатьи 86, 88 ТК РФ; ст. 7 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ	Отчет за месяц работы, в котором сотрудник увольняется
Форма СЗВ-СТАЖ		Отчет за год увольнения с данными в разделе 3 о периодах работы с 01.01.2017 по день увольнения включительно
Форма ДСВ-3 по допвзносам на накопительную пенсиюФормы ДСВ-3 нужно выдавать работнику при увольнении только в случае, если дополнительные взносы на накопительную часть пенсии, взносы работодателя в отношении него выплачивались		Отчет за квартал, на который приходится дата увольнения работника
Форма ДСВ-3 по взносам работодателяФормы ДСВ-3 нужно выдавать работнику при увольнении только в случае, если дополнительные взносы на накопительную часть пенсии, взносы работодателя в отношении него выплачивались

Заметим, что представление в ПФР и ФНС в межотчетный период каких-либо отчетов в связи с увольнением работника не предусмотрено. То есть во всех перечисленных выше отчетах будут персонифицированные сведения, еще не поданные в ПФР и ФНС.

Что касается копий уже сданной персонифицированной отчетности, то, по мнению специалистов ПФР, их необходимо выдать увольняющемуся работнику в случае, если они ранее не были ему предоставлены. Напомним, что до 01.01.2017 организации были обязаны выдавать на руки работникам копии всех поданных в отношении них персонифицированных сведенийп. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ (ред., действ. до 01.01.2017). Сейчас же такие копии выдаются лишь по запросу сотрудника (в течение 5 календарных дней)п. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ.

Документы, выдаваемые по запросу

Трудовой кодекс обязывает по письменному заявлению увольняющегося сотрудника выдавать ему заверенные копии документов, связанных с работойстатьи 62, 84.1 ТК РФ. Исчерпывающего перечня таких документов нет.

В первую очередь это, конечно, копии приказов о приеме на работу, переводах, увольнении. Но работник может запросить, например, и копии приказов о предоставлении отпусков (ежегодных оплачиваемых, учебных, без сохранения зарплаты, по уходу за ребенком), приказов о назначении премий и положения о премировании, приказов о командировании. Учтите, что если тот или иной приказ был составлен не только в отношении увольняющегося работника, то нужно сделать из него выписку, а не просто откопировать его.

К числу документов, связанных с работой, относятся и справки о заработке.

Отметим еще два документа, которые обычно запрашивают увольняющиеся работники:

•справка по форме 2-НДФЛ — ее предоставление работнику предусмотрено Налоговым кодексомп. 3 ст. 230 НК РФ. Работник может попросить у вас справку не только за текущий год, но и за другой период;

•справка для оформления пособия по безработице. Если после увольнения работник хочет встать на учет в службу занятости, то ему потребуется справка о среднем заработке за последние 3 месяца по последнему месту работып. 2 ст. 3 Закона от 19.04.91 № 1032-1. Законодательно форма этой справки не утверждена. Так что вы можете составить ее в произвольном виде. Но лучше воспользоваться формой, которую рекомендовал МинтрудПисьмо Минтруда от 15.08.2016 № 16-5/В-421. А возможно, работник попросит составить эту справку и по иной форме, утвержденной службой занятости вашего региона.

Сроки выдачи запрошенных документов

В общем случае связанные с работой документы, к которым относят и справки о заработке, а также копии таких документов работодатель должен выдать в течение 3 рабочих дней после поступления письменного запроса сотрудникаст. 62 ТК РФ. Этот же срок применяется и к запросам бывших работников.

Заметим, что какой-то специальный срок выдачи справки 2-НДФЛ работнику НК РФ не определен. Минфин считает, что этот вопрос регулируется нормами ТК РФПисьма Минфина от 26.08.2016 № 03-04-05/50030, от 21.06.2016 № 03-04-05/36096. Законом о занятости населения также не установлена обязанность работодателя выдавать справку о заработке в определенный срок. Так что в общем случае при выдаче этих документов нужно ориентироваться на трехдневный срок, установленный ТК РФ.

Однако увольняющемуся работнику выдавать запрошенные копии документов, связанных с работой, нужно в день прекращения трудового договораст. 84.1 ТК РФ. Касается ли это правило формы 2-НДФЛ и справки для службы занятости? Если читать ТК РФ буквально, получается, что такое требование установлено для копий. То есть речь идет об уже составленных ранее документах. В то время как справку 2-НДФЛ за год увольнения и справку о заработке для постановки на учет в качестве безработного нужно специально подготовить для работника.

Но все же выдачу формы 2-НДФЛ и справки для службы занятости не стоит откладывать без особых на то причин. Кстати, специалисты Роструда считают, что справку для пособия по безработице, письменное заявление о выдаче которой поступило в день увольнения, нужно выдать именно в этот день.

Что грозит за невыдачу документов

Как видим, не только ТК РФ обязывает работодателей выдавать увольняющимся сотрудникам (в обязательном порядке или по запросу) те или иные документы. Однако ни пенсионным, ни налоговым законодательством, ни Законом «О занятости населения в Российской Федерации» ответственность за непредставление документов работникам не предусмотрена.

Но это не значит, что вы можете совершенно безнаказанно игнорировать как свои законные обязанности, так и просьбы работников. Если сотрудник пожалуется в трудинспекцию, что при увольнении ему не были выданы, скажем, документы со сведениями персонифицированного учета или справка 2-НДФЛ, организации может грозить штраф за нарушение «иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права». Но справедливости ради отметим: риск того, что без жалобы сотрудника трудинспекция сама придет к вам с проверкой в течение года с момента правонарушения, не так уж и велик.

Ответственность за нарушение норм трудового права, содержащихся как в ТК РФ, так и в других нормативных актах, одинакова. Скажем, за невыдачу и трудовой книжки, и справки 2-НДФЛ размер штрафа может составитьч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

•для должностного лица — от 1000 до 5000 руб.;

•для организации — от 30 000 до 50 000 руб.

Напомним: невыдача трудовой книжки в установленный срок может быть чревата еще и тем, что вам придется за каждый день задержки возместить работнику заработок, не полученный им из-за лишения его возможности трудитьсяст. 234 ТК РФ.

Возвращать ли работнику «входящие» справки и копии личных документов

Что касается справок, когда-то принесенных увольняющимся работником, то отдавать их работнику не нужно. Ведь чаще всего они адресованы именно вашей организации. А если и нет, то еще могут понадобиться вам. Например, справка о сумме заработка, выданная фирмой, где сотрудник работал до трудоустройства к вам, нужна для подтверждения правильности расчета пособий. А скажем, справки 2-НДФЛ на супруга (супругу) работника, которые он приносил для получения удвоенного детского вычета, подтвердят правильность расчета НДФЛПисьмо Минфина от 12.10.2012 № 03-04-05/8-1195. Так что храните их по меньшей мере еще 4 года после окончания того, в котором они использовались вами в последний раз (или даже 6 лет — если речь идет о документах, необходимых для начисления страховых взносов)подп. 8 п. 1, подп. 6 п. 3.4 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ.

Иногда работники просят вернуть при увольнении копии личных документов, которые они приносили при трудоустройстве или позднее. Скажем, копии паспорта, СНИЛС, свидетельства о присвоении ИНН, дипломов. У вас нет обязанности ни возвращать эти копии, ни хранить. К документам по личному составу эти бумаги, конечно, не относятсяп. 3 ст. 3 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Так что решайте сами. В общем-то, если сведения из этих документов есть в личной карточке работника, копии вы можете ему вернуть. Но на практике организации зачастую перестраховываются и оставляют эти копии у себя.

* * *

Случается, что вместо получения денежной компенсации за неиспользованные отпуска работники предпочитают оформить отпуск с последующим увольнениемст. 127 ТК РФ. В таком случае днем увольнения считается последний день отпуска. Однако рассчитаться с сотрудником и выдать ему все обязательные и запрошенные документы, связанные с работой, нужно в последний день работы перед отпускомОпределение КС от 25.01.2007 № 131-О-О; Письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1.