Кассовые вопросы

№ 267. Проследите, чтобы приказ о лимите кассы был подписан либо директором организации, либо лицом, у которого есть доверенность директора на утверждение лимитап. 2 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У; пп. 1, 3 ст. 53, ст. 185 ГК РФ; п. 2 ст. 69 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ; п. 3 ст. 40 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ. Это касается и приказа о лимите обособленного подразделения. Иначе ваш лимит будет считаться неустановленным и деньги в кассе вам оставлять нельзяПостановление ВС от 12.09.2014 № 11-АД14-21 (правда, если у вас малое предприятие, вам лимит вообще не нуженст. 4 Закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ; п. 2 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У).

№ 268. Пересчитайте лимит кассы, сменив способ расчета, если у вас кардинально изменилось соотношение между объемами наличной выручки и расходов из кассы. Например, лимит был установлен исходя из наличных поступлений от реализации, а теперь организация отказывается от продаж за наличные. Тогда лучше установить новый лимит, рассчитав его по наличным расходам. Иначе налоговики могут решить, что лимит завышен. Ведь его расчет должен учитывать характер деятельности организацииУказание ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У, под которым можно понимать преобладание наличной выручки над наличными расходами и наоборот.

№ 269. Когда расчет лимита кассы по формуле дает ноль, а деньги в кассе нужны, можно создать необходимый для установления ненулевого лимита объем выдач наличных. Для этого покупают что-нибудь нужное (канцелярские товары, инструменты, расходные материалы и т. п.) за наличные, разово сняв деньги в банке и выдав их подотчетнику. Исходя из выданной суммы и делают расчет. Необходимое для расчета количество дней между снятиями наличных в банке устанавливают равным 7.

№ 270. Если у вас малое предприятие и вы хотите оставлять в кассе любую сумму, не сдавая ее в банк, издайте приказ директора о том, что с такого-то числа организация пользуется правом не устанавливать лимит остатка кассы. Тогда вам не предъявят претензии по несоблюдению кассового лимита.

№ 271. При существенном падении объема наличной выручки/наличных расходов вы не обязаны уменьшать лимит кассы. У вас есть право продолжать пользоваться лимитом, установленным исходя из прежних, больших, объемовПисьмо ЦБ от 15.02.2012 № 36-3/25 (пп. 8, 9).

№ 272. На директора, который предоставил своей организации заем и зачислил наличные напрямую на счет организации, составьте тем же днем два кассовых ордера. ПКО — на получение займа в кассу и РКО — на сдачу денег из кассы в банк. Иначе инспекция может оштрафовать за неоприходование наличныхч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ. Ведь наличные должны были быть оприходованы, то есть записаны в кассовой книге на основании ПКО и РКОабз. 3 п. 4.6 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.

№ 273. Сводить в головном подразделении кассовые книги всех обособленных подразделений в одну общую по организации вы не обязаны. Для выполнения кассовых правил достаточно того, что копии листов кассовых книг ОП хранятся в головном подразделенииУказание ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У. Срок их передачи — к моменту составления бухотчетности.

№ 274. Строка «Принято от ___» в ПКО на снятые с расчетного счета наличные может оставаться пустой в одном-единственном случае: за деньгами в банк ездил сам кассир. Он материально ответственное за кассу лицо, поэтому можно считать, что снятая сумма сразу оказывается в кассе. В остальных случаях указывайте в этой строке того, кто привез деньги из банка.

№ 275. Принимая в кассу розничную выручку, обязательно выдавайте работнику, который ее вносит, квитанцию к ПКОУказание ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У. Квитанция — это доказательство того, что всю выручку работник сдал.

№ 276. На арендную плату, ежемесячно выдаваемую наличными работнику, составляйте РКО — включать ее в зарплатную ведомость нельзя. По ведомости можно выдать только то, что входит в фонд зарплаты и социальные выплатыУказание ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.

№ 277. На обнаруженный в кассе излишек/недостачу не нужно составлять ПКО/РКО. Для отражения их в кассовой книге достаточно акта инвентаризации наличных (можно использовать форму № ИНВ-15утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.98 № 88).

№ 278. Будьте осторожны с расчетом лимита, если в вашем населенном пункте нет банка. Формально в этом случае кассовые правила разрешают определить лимит кассы исходя из «льготного» 14-днев­ного интервала между сдачей наличных в банк/снятия их со счетаприложение к Указанию ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У. Однако если от вас до вашего банка всего несколько километров и есть регулярный общественный транспорт, безопаснее рассчитать лимит исходя из максимального интервала 7, а не 14 рабочих днейРешение АС Калининградской области от 03.10.2014 № А21-4264/2014 (Внимание! PDF-формат).

№ 279. Если подотчетные суммы вы перечисляете на банковскую карту, то вы не обязаны соблюдать кассовые «подотчетные» формальности. То есть не нужно:

• брать с работника заявление на выдачу денег под отчет. Подтверждением того, что это именно подотчетные деньги, будет документ, на основании которого происходит их перечисление, — например, распоряжение руководителя о выдаче этой суммы на определенные цели;
• соблюдать запрет на выдачу нового подотчета при просрочке отчета по ранее выданному (в том числе и выданному наличными из кассы).

И то и другое — требование кассовых правил, а они не распространяются на безналичные операцииУказание ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.

№ 280. Строчку «Получил ___» в РКО можно заполнять на компьютере, но иногда лучше потребовать собственноручного заполнения. Так, при выдаче существенной для вашей организации суммы настаивайте, чтобы получатель сам вписал сумму. Проще будет доказать подлинность его подписи, если потом он вдруг заявит, что деньги не получал, а подпись не его.

№ 281. Если директор не хочет тратить время на подписание «подотчетных» заявлений, он может дать доверенность на это другому человеку (начальнику отдела, руководителю ОП и т. д.)Указание ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.

№ 282. Полученный наличными заем не обязательно вносить на расчетный счет — можно сразу расходовать эти деньги из кассы. Ограничения установлены лишь для случая, когда сама организация расплачивается наличными по договору займа, — на это разрешено расходовать только те деньги, которые ранее были сняты со счетап. 4 Указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У; Указание ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.

№ 283. Есть разные способы выдать наличные физлицу-подрядчику, который не является ИП и должен приобрести что-то от имени вашей организации. Можно выдать деньги из кассы:

• <или>под отчетУказание ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У. Тогда нужно заявление и авансовый отчет;
• <или>на исполнение договора (указав это в строке «Основание» РКО). О расходовании денег физлицо должно будет представить отчет.

№ 284. Помните, что в расходных кассовых ордерах и приходных ордерах исправления не допускаются. Если вы сделали ошибку, выпишите новый ордер.

№ 285. Если к вам пришли с проверкой ККТ и/или полноты оприходования выручки, посмотрите поручение на проверку. Его налоговики должны предъявить вместе со служебными удостоверениями. Убедитесь, чтопп. 27, 28, 19 Регламента, утв. Приказом Минфина от 17.10.2011 № 132н; пп. 22, 23, 19 Регламента, утв. Приказом Минфина от 17.10.2011 № 133н:

• указаны ф. и. о. инспекторов, которым поручено провести проверку, и они совпадают с ф. и. о. пришедших к вам инспекторов;
• поручение подписано руководителем инспекции или его заместителем.

В ином случае вы можете не пускать таких проверяющих и ничего им не предоставлять, если проверка еще не начата. А если вы обнаружили «дефекты» в поручении, когда проверка уже идет, то есть шансы оспорить штрафПостановление 3 ААС от 06.11.2014 № А69-1173/2014.

№ 286. В РКО, составляемом на общую сумму выданных по зарплатной ведомости денег в день ее закрытия, не нужно заполнять строки «Выдать ___» и «По ___». Этот РКО — технический документ, он необходим только для записи выданной по ведомости суммы в кассовую книгу. Подтверждением передачи денег работникам он не являетсяУказание ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.

№ 287. Печать (штамп) на ПКО нужно ставить так, чтобы она полностью помещалась на отрывной квитанцииУказание ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У. Ведь печать нужна прежде всего вносителю денег как доказательство того, что он их вам передал.

№ 288. Вы обязаны сдать депонированную зарплату на расчетный счет, только если остаток в кассе на конец рабочего дня, следующего за днем депонирования, не укладывается в лимит. Депонирование делают в последний день срока выдачи зарплаты — он должен быть указан в расчетно-платежной/платежной ведомости и не может превышать 5 рабочих днейУказание ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.

Если же у вас малое предприятие или вы ИП, вам можно хранить деньги в кассе без ограниченийУказание ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.