Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 18 апреля 2022 г.
Содержание журнала № 9 за 2022 г.
Автокомпенсация работнику: что оформить, как учесть
Оформляем автокомпенсацию: кому, за что и сколько
Для обоснования того, что компания использует транспорт сотрудника и компенсирует ему износ и расходы на автомобиль, возникающие в связи с пробегом по служебным делам, нужно иметь набор документов. Сделайте следующее.
Шаг 1. Оформите с работником соглашение об использовании личного автомобиля. Это может быть самостоятельное соглашение или дополнительное соглашение к трудовому договору. Кстати, альтернативой отдельному соглашению может быть приказ руководителя, в котором работник должен расписаться в знак ознакомления и согласия с его содержанием. Какой из документов вы бы ни выбрали, из него прежде всего должно быть видно, кому принадлежит авто и как рассчитывается автокомпенсация.
1. Работник использует для поездок по служебным поручениям в интересах работодателя принадлежащий работнику на праве собственностиВпишите в соглашение реквизиты свидетельства о браке и приложите его копию к соглашению, если автомобиль приобретен работником после вступления в брак, а в свидетельстве о регистрации транспортного средства в качестве собственника указан супруг вашего работника. Потому что авто — совместная собственность супруговп. 2 ст. 244, ст. 256 ГК РФ; Письмо Минфина от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49 легковой автомобиль марки Volkswagen Tiguan 1.4 TSI 4MOTION DSG (150 л. с.), год выпуска 2019, объем двигателя 1,4 л, государственный регистрационный знак Н294АУ99 RUS, идентификационный номер (VIN) JMLBPCX6U7A007557, цвет черный.
2. Работодатель компенсирует работнику использование его личного автомобиля в сумме, которая складывается из оплаты:Компенсация может быть установлена в фиксированной сумме, о которой договорятся стороны. В каком виде предусмотреть компенсацию, зависит, в частности, от того, с какой интенсивностью эксплуатируется автомобиль, в каких условиях и какова степень его износа
— износа автомобиля — 10 руб. за 1 км пробега в служебных целях;
— расходов на эксплуатацию в служебных целях (затраты на бензин марки АИ-95 и парковку автомобиля в рабочие дни с понедельника по пятницу с 8.00 до 20.00).
Кроме того, в выбранном вами документе (соглашении или приказе) нужно прописать еще такие моменты.
3. Работодатель возмещает работнику расходы на бензин исходя из указанного в руководстве по эксплуатации автомобиля норматива расхода топлива (10 л/100 км) и километража по сведениям путевого листа.Договориться о возмещении затрат на ГСМ можно не только исходя из расхода бензина, указанного в руководстве по эксплуатации авто, но и, к примеру, из реального расхода ГСМ или из норм, установленных Минтрансом
4. Работодатель возмещает работнику затраты на ремонтные работы, которые стали необходимы при возникновении поломок при использовании автомобиля в служебных целях.Возмещение расходов на ремонт автомобиля работник вправе требовать, только если обоснует, что они стали необходимы в связи с использованием автомобиля в интересах работодателяОпределение 9 КСОЮ от 16.12.2021 № 88-9909/2021
5. За периоды нахождения работника в отпуске, командировке, на больничном или при использовании автомобиля в рабочее время в целях, отличных от служебных, компенсация не выплачивается.Предусмотрите четко, что компенсация будет выплачиваться только за использование имущества сотрудника при выполнении служебных обязанностей
6. Для получения компенсации работник должен подать в бухгалтерию до 5-го числа месяца, следующего за расчетным:
— чеки, подтверждающие затраты на бензин и парковку автомобиля в рабочее время, указанное в п. 2 настоящего соглашения;
— путевой лист по форме, утвержденной работодателем, с указанием подробного маршрута следования по служебным поручениям.
7. Работодатель выплачивает денежную компенсацию одновременно с очередной выплатой зарплаты на основании бухгалтерской справки, утвержденной генеральным директором.
Шаг 2. Подготовьте учетные документы, из которых должно быть видно, что машина действительно использовалась в интересах работодателя и какие суммы израсходованы на ее эксплуатацию:
•договоритесь с работником об оформлении путевых листов, если в соглашении указана выплата компенсации в зависимости от пробега, или учитывайте поездки в журнале учета служебных поездок, если в соглашении оговорена фиксированная сумма компенсации;
•соберите с работника документы, подтверждающие покупку горючего, оплату парковки, мойки или ремонта автомобиля (ежемесячные отчеты о пробеге, использованном топливе с приложенными чеками, накладными, квитанциями, актами ремонтных работ).
Шаг 3. Оформите бухгалтерскую справку-расчет, если вы платите компенсацию не в фиксированной сумме. Расчет должен ясно показывать, как и из каких показателей рассчитывается компенсация за конкретный период.
Бухгалтерская справка-расчет компенсации за использование легкового автомобиля работника за апрель 2022 г.
Заместитель директора по вопросам снабжения Орлов П.Р. использовал личный автомобиль в служебных целях в апреле 2022 г. 19 рабочих дней.
За указанный период по маршруту, приведенному в путевом листе, пробег составил 490 км.
Орлову П.Р. компенсируется:
— износ автомобиля — 4900 руб. (490 км х 10 руб/км);
— 49 литров бензина АИ-95 (490 км / 10 л/км). Стоимость этого количества бензина согласно чекам АЗС — 2597 руб.;
— оплата 19 дней охраняемой автостоянки. Стоимость парковки согласно квитанции о ее оплате — 2900 руб.
Таким образом, сумма компенсации за апрель 2022 г. составит 10 397 руб. (4900 руб. + 2597 руб. + 2900 руб.).
Приложения:
1. Путевой лист движения автомобиля в апреле 2022 г. — 2 листа.
2. Чеки на покупку ГСМ в апреле 2022 г. — 6 шт.
3. Квитанция об оплате парковки за апрель 2022 г. — 1 лист.
| Главный бухгалтер |  | А.А. Медведева |
Учитываем автокомпенсацию
Сумма компенсации, о которой работодатель договорился с работником, бесспорно, не облагается НДФЛ и на нее не начисляются взносы, если, помимо наличия документов, о которых сказано выше, соблюдаются еще такие условия.
Если компания возместила работнику сумму транспортного налога, которую он уплатил за личное авто, используемое в служебных целях, с суммы такого возмещения нужно начислить НДФЛ
Условие 1. Автомобиль принадлежит работнику на праве собственности. Это требование Минфина и ФНСПисьма Минфина от 24.11.2021 № 03-04-06/94831, от 26.06.2020 № 03-04-05/55023; ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@. Напомним, что ТК РФ говорит о компенсации сотруднику за пользование его личным имуществом. А вот ведомства рассматривают как личное имущество работника исключительно имущество, принадлежащее ему на праве собственности.
Но законодательно понятие «личное имущество» не определено, ТК РФ применяет его, чтобы отделить вещи работника от вещей работодателя. Поэтому суды обычно встают на сторону работодателей, признавая незаконными доначисления НДФЛ и взносов с компенсации за использование несобственного автомобиля сотрудника. Ведь личное имущество работника — это имущество, принадлежащее ему на любом законном основании, в том числе по доверенности на право пользованияПостановление АС ЗСО от 27.11.2019 № Ф04-6005/2019.
Условие 2. Компенсация включает возмещение расходов, возникающих исключительно в связи с эксплуатацией авто в служебных целях. Например, возмещение стоимости парковки и мойки авто в рабочее время, ГСМ за пробег по путевому листу по служебному маршруту.
А вот, к примеру, на обязательный техосмотр, на страхование (каско, ОСАГО) или транспортный налог сотрудник потратился бы как автовладелец, даже если бы не использовал свою машину в служебных целях. Поэтому если вы будете возмещать ему и такие расходы, то с суммы их возмещения нужно удерживать НДФЛ как с дохода в натуральной формеп. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ.
Внимание
Для грузовых машин норм при выплате автокомпенсации работнику не предусмотрено, по ним в прочие расходы пойдет вся сумма компенсации целикомподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
В «прибыльных» расходах автокомпенсация учитывается в прочих расходах на дату выплаты строго в пределах норм за месяц, установленных еще 20 лет назад для легковых авто и мотоцикловподп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ; п. 1 Постановления Правительства от 08.02.2002 № 92. Например, при рабочем объеме двигателя до 2000 куб. см включительно можно учесть компенсацию в размере 1200 руб., а при рабочем объеме двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб.
Причем указанные правительственные суммы компенсации уже включают в себя все затраты по эксплуатации автомобилей: и ГСМ, и износ, и ремонт. Поэтому учесть в расходах еще какие-либо траты свыше компенсации в пределах правительственных норм не получится даже через судПисьмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366; Постановление АС СЗО от 06.02.2020 № Ф07-17382/2019.
Еще обратите внимание на учет в расходах компенсации, установленной в фиксированной сумме, за дни, когда транспорт не использовался из-за его неисправности или отсутствия сотрудника на работе, например из-за болезни или отпуска. Такие дни оплачивать не нужно, то есть установленную сумму компенсации нужно пропорционально уменьшить за счет дней, в которые авто не использовалось в служебных целях.
В бухучете в связи с выплатой автокомпенсации нужно сделать такие проводки.
| Содержание операции | Дт | Кт |
| Сумма компенсации отнесена на расходы | 26 (20, 44) | 73 |
| Сотруднику перечислена компенсация | 73 | 51 |
| На конец месяца | ||
| Отражен ПНР, если сумма компенсации превышает лимит, который можно учитывать в «прибыльных» расходахТолько при балансовом методе учета разниц с отражением ПНР и ПНД | 99 субсчет «ПНР» | 68 субсчет «Налог на прибыль» |
| Отражен ОНА, если компенсацию начислили в одном месяце, а выплатят в следующем | 09 | 68 субсчет «Налог на прибыль» (99)Счет используется только при балансовом методе без отражения ПНР и ПНД |
| Погашен ОНА, если компенсацию выплатили в следующем месяце | 68 субсчет «Налог на прибыль» (99)Счет используется только при балансовом методе без отражения ПНР и ПНД | 09 |
* * *
Упрощенцы могут учесть компенсацию работнику за использование личного авто в УСН-базе лишь в пределах установленного правительственного лимита, о котором говорилось вышеп. 2 ст. 346.16, ст. 264 НК РФ; Письма Минфина от 15.01.2020 № 03-11-11/1198, от 02.08.2019 № 03-11-11/58296; п. 1 Постановления Правительства от 08.02.2002 № 92.
