Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 5 сентября 2014 г.

Содержание журнала № 18 за 2014 г.

Можно ли «подписать» первичку только по факсу?

Договор, а также соглашения о внесении в него дополнений и изменений стороны могут заключить как в форме единого документа, так и путем обмена документами, в том числе по факсуп. 1 ст. 160, п. 2 ст. 434 ГК РФ; Постановления 8 ААС от 08.06.2011 № А75-11325/2010; 2 ААС от 30.06.2010 № А29-10640/2009; ФАС ВСО от 26.03.2009 № А58-3727/08-Ф02-1029/09. При этом передача документа по факсимильной связи происходит следующим образом. Стороны направляют друг другу документ, подписанный лишь со своей стороны. Соответственно, у каждой стороны остается на руках факсовая копия документа, подписанного другой стороной.

Кроме того, некоторые компании и предприниматели так передают контрагентам документы, которыми подтверждается исполнение договора, в частности накладные (когда они не были подписаны при передаче товаров либо имелись пороки в их оформлении) и акты об оказании услуг или выполнении работ. Ведь если стороны далеко друг от друга, например в разных городах, то удобство очевидно: бумаги поступают оперативно и не нужно тратиться на их пересылку по почте. Однако такой способ передачи первички все-таки не особо популярен. И тому есть причины.

Имеют ли факсовые копии договора силу оригиналов?

При обмене сторонами по факсу подписанными экземплярами договора он признается заключенным в письменной форме, если соблюдаются следующие условия:

• можно достоверно установить, что документ исходил от стороны по договоруп. 2 ст. 434 ГК РФ. То есть в верхней части факсовой копии имеется строка со сведениями о принятом документе: наименование передающей стороны, дата и время передачи, номер факса, номера страниц (желательно, чтобы номера факсов сторон были указаны в договоре). При этом экземпляр договора должен быть подписан уполномоченным лицом.

Отправление документа по факсу впоследствии можно подтвердить и справкой, полученной от оператора телефонной связиПостановление ФАС ДВО от 13.03.2012 № Ф03-603/2012;

• такой способ заключения договора предусмотрен сторонами в самом договоре или в отдельном письменном соглашении, подписанном ими «вживую» (такие соглашения заключают, например, когда планируются долгосрочные бизнес-отношения)п. 1 ст. 160, п. 4 ст. 421, п. 2 ст. 434 ГК РФ; Постановления ФАС ВВО от 22.05.2012 № А28-5475/2011; ФАС МО от 21.03.2013 № А40-79802/12-105-744, от 09.08.2010 № КГ-А40/6439-10. При этом желательно специально оговорить, что стороны признают юридическую силу подписи на факсовых копиях договорап. 2 ст. 160 ГК РФ; Постановление ФАС УО от 28.08.2012 № Ф09-6107/12.

В то же время иногда даже отсутствие в договоре условия о возможности его заключения посредством обмена факсовыми копиями документов — не помеха. Так, вопрос о заключенности договора встает в основном в спорах о взыскании с контрагента задолженности и договорной неустойки. И если факсовая копия договора содержит подписи обеих сторон и есть доказательства исполнения договора, то суды могут признать его заключенным и взыскать с должника задолженность и санкцииПостановления 15 ААС от 20.03.2013 № 15АП-1940/2013; ФАС ЦО от 05.04.2010 № Ф10-1804/08(2).

А как насчет факсовых копий первички?

Подписание бумаг, подтверждающих исполнение договора, путем обмена документами по факсу, в принципе, допускаетсяп. 4 ст. 421 ГК РФ. Но такой способ оформления первички имеет сплошные минусы.

МИНУС 1. Факсовые копии не подтверждают налоговые расходы

Так считают налоговикиПисьмо УФНС по г. Москве от 25.01.2008 № 20-12/05968. Ведь налоговый учет формируется на основании первичных документов, которые принимаются к учету, если они оформлены в соответствии с законодательствомп. 1 ст. 11, п. 1 ст. 252, ст. 313 НК РФ; пп. 1, 2, 5 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 3 ст. 2 ГК РФ; п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003. Между тем на факсовом документе отображается копия личной подписи. А налоговое и бухгалтерское законодательство не предусматривают возможности использования электрофотографического воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования при оформлении первичных документов, имеющих финансовые последствияПостановления ФАС ПО от 20.06.2012 № А12-13422/2011, от 19.09.2013 № А12-25215/2012; ФАС МО от 24.02.2009 № КГ-А41/12655-08-П; 1 ААС от 18.07.2013 № А79-13835/2012. Согласны с этим и в Минфине.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

БАХВАЛОВА Александра Сергеевна

Советник государственной гражданской службы РФ 3 класса

“Если стороны в соответствии с условиями договора подписали исполнительную документацию к нему (в частности, акт выполненных работ или акт об оказании услуг) путем обмена документами посредством факсимильной связи, то в дальнейшем для целей налогообложения все равно необходимо подписать оригинал документа. Поскольку ни законодательство о бухгалтерском учете, ни законодательство о налогах и сборах не предусматривают возможности оформления первичной документации путем обмена документами по факсу либо воспроизведения личной подписи на ней с помощью средств копированияп. 1 ст. 11, п. 1 ст. 252, ст. 313 НК РФ; пп. 1, 2, 5 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ”.

Поэтому учет расходов, подтвержденных факсовыми копиями документов, в случае налоговой проверки наверняка обернется доначислениями и штрафом. Спасти может лишь представление оригиналов. А если оригиналы раздобыть не получится и спор с налоговиками дойдет до суда, то его может выиграть инспекция.

МИНУС 2. Юридическую силу факсовых копий надо еще доказать

Первичные документы должны быть надлежаще оформлены, поскольку они подтверждают исполнение договора и являются основанием для оплаты товаров, работ и услуг. Если первичные документы оформлены факсовыми копиями, то контрагенты иногда пытаются их оспорить, используя те же аргументы, что и в отношении заключенных по факсу договоров:

• подписание сторонами первички путем обмена документами по факсу не было предусмотрено договором. Правда, если вы представите иные документы, подтверждающие приемку товаров, оказание услуг или передачу результата выполненных работ, то суд наверняка взыщет задолженность с контрагента. Например, в одном деле таким дополнительным доказательством послужило поступившее от должника письмо о том, что им подписан акт выполненных работ и он находится у него в бухгалтерииПостановление ФАС ПО от 17.03.2009 № А55-6324/2008;
• невозможно с достоверностью установить, что документ исходил от другой стороны по договору. И действительно, подписать и отправить документ от имени стороны может любое лицо, в том числе и не уполномоченное на это. Также может оказаться, что документ направлен с номера факса, не принадлежащего контрагенту.

Кстати, если стороны уже давно работают друг с другом, обмениваясь подписанными документами по факсу, то это может помочь в случае возникновения спора. Сложившийся между сторонами порядок подписания бумаг суд может посчитать обычаем их делового оборота и признать юридическую силу факсового документаПостановление ФАС МО от 03.02.2011 № КГ-А40/16621-10.

ВЫВОД

Обмениваться первичкой исключительно по факсу (без дублирования отправки документов по почте) не надо. При урегулировании ваших споров с контрагентами суд еще может принять факсовые копии документов, а вот разрешая споры с налоговиками — нетп. 2 ст. 434 ГК РФ; ч. 3 ст. 75 АПК РФ. А с постоянными клиентами, с которыми обмениваться документами приходится часто, есть смысл наладить электронный документооборот с подписанием отправляемых документов электронной подписью.

***

ГК РФ предусматривает возможность заключения договора и путем обмена документами посредством электронной почтып. 2 ст. 434 ГК РФ; Постановления ФАС МО от 21.03.2013 № А40-79802/12-105-744; ФАС СКО от 12.04.2011 № А63-4698/2010; ФАС ДВО от 21.04.2014 № Ф03-1251/2014. Если между сторонами не налажен электронный документооборот с электронными подписями, то стороны направляют друг другу лишь отсканированную копию подписанного со своей стороны документа. В этом случае еще сложнее установить, какой конкретно документ направлялся и что документ исходил именно от другой стороны и от ее уполномоченного лицаПостановления ФАС СКО от 24.10.2013 № А63-16262/2012; ФАС ДВО от 13.03.2012 № Ф03-603/2012. Поэтому таким способом заключения договора лучше тоже не пользоваться.