Главбух в отпуске: как подстраховаться при запросах ИФНС
Что могут попросить налоговики
Главный бухгалтер, как и любой другой сотрудник, имеет право на ежегодный отпускстатьи 21, 114 ТК РФ. Но на практике часто бывает так, что в отпуск он может уйти только после сдачи всей отчетности, начисления и выплаты зарплаты сотрудникам. Да еще и директор требует быть на связи весь отпуск. И это неудивительно. Ведь жизнь компании на время отпуска главбуха не останавливается.
Например, в отсутствие главбуха налоговики могут потребовать у компании пояснения или документы. Когда это может произойти, показано в таблице.
| Что и когда может потребоваться | В какой срок нужно представить |
| Пояснения в рамках камеральной проверки декларации (расчета), если в ней выявлены противоречия или ошибки либо заявлены налоговые льготы | 5 рабочих дней со дня получения требования о представлении поясненийпп. 3, 6 ст. 88 НК РФ |
| Документы, подтверждающие заявленные в декларации налоговые льготы или НДС-вычеты, если налог подлежит возмещению | 10 рабочих дней со дня получения требования о представлении документовпп. 6, 8 ст. 88, п. 3 ст. 93 НК РФ |
| Документы в рамках выездной проверки самой компании | 10 рабочих дней со дня получения требования о представлении документовп. 3 ст. 93 НК РФ |
| Документы или информация о деятельности контрагента в связи с проводимой у него налоговой проверкой | 5 рабочих дней со дня получения требования о представлении документовп. 5 ст. 93.1 НК РФ |
| Документы или информация по конкретной сделке с контрагентом (могут быть запрошены и вне рамок налоговой проверки контрагентап. 2 ст. 93.1 НК РФ) | 5 рабочих дней со дня получения требования о представлении документовп. 5 ст. 93.1 НК РФ |
Узнать об этих мероприятиях налоговиков заранее невозможно. Бухгалтер может только предполагать, будут ли запрошены пояснения/документы в рамках камеральной проверки недавно сданной декларации.
Непредставление или несвоевременное представление пояснений и (или) документов чревато штрафамистатьи 126, 129.1 НК РФ и доначислениями по результатам проверки. А если компания отчитывается по ТКС, то за не отправленную в установленный срок квитанцию о приеме документа из ИФНС налоговики могут заблокировать расчетный счет компанииподп. 1.1 п. 3 ст. 76 НК РФ. Так что почту бухгалтерской программы нужно проверять ежедневно.
Совет
Если электронный документооборот полностью в вашей зоне ответственности, обязательно проинструктируйте сотрудников, как получать уведомления/требования из налоговой и как отправлять квитанции о приеме документов. Обратите их внимание на то, что срок на представление пояснений/документов отсчитывается с даты отправки квитанции. А выслать ее компания должна в течение 6 рабочих дней со дня отправки документа инспекциейп. 5.1 ст. 23 НК РФ. То есть если требование о представлении пояснений отправлено ИФНС 03.04.2017, крайний срок для отправки квитанции — 11.04.2017.
Можно ли отсрочить подачу пояснений
Если налоговики нашли (считают, что нашли) ошибки или противоречия в декларации, то они направят компании требование о представлении поясненийприложение № 1 к Приказу ФНС от 08.05.2015 № ММВ-7-2/189@ (далее — Приказ ФНС). В документе будет предложено представить пояснения в течение 5 рабочих дней или внести исправления, как правило, в тот же срок.
Отсрочить представление пояснений по закону нельзя. Поэтому главному бухгалтеру, которого на время отпуска никто не замещает, действительно лучше оставаться на связи даже на отдыхе, чтобы была возможность подготовить текст пояснений и отправить его коллегам.
Если есть подозрения, что в декларации в самом деле могла быть допущена ошибка, то можно написать в пояснениях, что вопрос подачи уточненной декларации будет рассмотрен по возвращении главбуха из отпуска. Это позволит избежать штрафа за непредставление поясненийст. 129.1 НК РФ, и, возможно, налоговики подождут с доначислениями до окончания срока камералки (3 месяца со дня подачи декларациип. 2 ст. 88 НК РФ).
Напомним, что по общему правилу представление пояснений с приложенными к ним первичкой, выписками из регистров бухгалтерского или налогового учета — право, а не обязанность компаниип. 4 ст. 88 НК РФ. И конечно, без ведома главного бухгалтера лучше никаких документов налоговикам не передавать.
Как отсрочить представление документов
Если без главбуха ответить на требование никто не может, то нужно ходатайствовать о продлении срока представления документов. До недавнего времени такое ходатайство можно было направить в произвольном виде (например, направить по ТКС заранее подготовленный главбухом скан-образ ходатайства). Но с 15.04.2017 действуют утвержденные форма и формат передачи уведомления о невозможности представления в установленные сроки документов (информации)приложение № 1 к Приказу ФНС от 25.01.2017 № ММВ-7-2/34@.
Направить уведомление в налоговую нужно не позднее следующего рабочего дня со дня получения требования независимо от того, истребованы документы в связи с проверкой самой компании или контрагента. Иногда считают, что попросить об отсрочке, если документы потребовали в ходе «встречки», можно в течение 5 рабочих дней. Но это мнение ошибочноп. 3 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ.
В уведомлении укажитеп. 3 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ:
•причины, по которым компания не может представить документы в указанный в требовании срок. Например, ФНС в качестве такой причины называла необходимость получения документов из централизованного хранилища организацииПисьмо ФНС от 02.12.2016 № ЕД-4-2/23040@. Поэтому, если, помимо отпуска главбуха, у вас есть другие поводы просить отсрочку, лучше приведите их тоже;
•срок, в который документы будут представлены.
Совет
Заполнить и передать уведомление в электронном виде по ТКС замещающие коллеги должны самостоятельно. Бухгалтер может оставить им образец заполнения уведомления. И отсканированные приказ об отпуске и график отпусков — эти документы нужно направить вместе с уведомлением (они убедят налоговиков, что бухгалтер действительно находится в отпуске). Если же компания отчитывается не по ТКС, бухгалтер может оставить в бумажном виде уведомление в двух экземплярах и документы.
Приведем образец уведомления в следующей ситуации.
В связи с выездной проверкой одного из поставщиков у ООО «Кармен» потребовали первичные документы и счета-фактуры за 2014—2016 гг. Компания 18.04.2017 получила по ТКС требование о представлении документов и 24.04.2017 направила в инспекцию квитанцию о приеме документа. Поскольку при получении требования в электронном виде срок на представление документов отсчитывается со дня отправки налоговикам квитанции, представить документы ООО «Кармен» должно не позднее 02.05.2017. Однако единственный бухгалтер компании находится в отпуске с 17.04.2017 по 05.05.2017. Организация решила попросить об отсрочке и 25.04.2017 направила в инспекцию уведомление.
| В Инспекцию ФНС по г. Ногинску Московской области, 5031 наименование налогового органа, направившего требование о представлении документов (информации), код налогового органа |
Уведомление № 1
о невозможности представления в установленные сроки документов (информации)
| 25.04.2017 дата |
| Общество с ограниченной ответственностью «Кармен», ИНН 5031543286, КПП 503101001 полное наименование организации (ответственного участника консолидированной группы налогоплательщиков), (Ф. И. О. <1> физического лица) — налогоплательщика (плательщика сбора, плательщика страховых взносов, налогового агента), ИНН <2>, КПП <3> |
уведомляет, что не имеет возможности представить в установленный требованием о представлении документов (информации) от 18.04.2017 дата № 04-16/5734 номер срок
следующие запрашиваемые документы (информацию):
1) документы:
| все документы (информация), указанные в требовании номера пунктов, наименования, реквизиты, иные индивидуализирующие признаки документов, указанных в требовании о представлении документов (информации) <4> |
2) информацию:
| номера пунктов, сведения, позволяющие идентифицировать сделку, указанные в требовании о представлении документов (информации) <4> |
по причине
| нахождения главного бухгалтера Самостоятельной Л.И. в ежегодном оплачиваемом отпуске в период с 17.04.2017 по 05.05.2017. Обязанности главного бухгалтера на период ее отпуска ни на кого не возложены. | 1 0 | <5>. |
| указывается причина, по которой истребуемые документы (информация) не могут быть представлены в сроки, установленные требованием о представлении документов (информации) |
Указанные документы (информация) могут быть представлены в срок, не позднее 12.05.2017 дата <6>.
Приложения <7>:
| — копия приказа о предоставлении отпуска от 05.04.2017 | ; |
| — копия графика отпусков | . |
Достоверность сведений, указанных в настоящем уведомлении, подтверждаю 3 <8>:
| Генеральный директор должность <9> | Н.Е. Уверенный Ф. И. О. <1> |  подпись |
Номер контактного телефона <10>
Адрес электронной почты <10>
Наименование документа, подтверждающего полномочия представителя <11>
В течение 2 рабочих дней со дня получения уведомления инспекция должна принять решение о продлении срока представления документов или об отказе в продлении срокап. 3 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ; приложение № 16 к Приказу ФНС. Копию решения налоговики обязаны вам направитьподп. 9 п. 1 ст. 32 НК РФ.
Отметим, что НК РФ не устанавливает ограничений по сроку продленияПисьмо Минфина от 18.12.2015 № 03-02-08/74563. Но конечно, налоговики при решении вопроса о продлении срока будут исходить не из ваших интересов, а из времени, оставшегося до конца проверки. Если выездную проверку инспекторы могут приостановить или продлить, в том числе в случае, когда вы не представите документы вовремя, то увеличить срок камеральной проверки невозможноп. 2 ст. 88, пп. 6, 9 ст. 89 НК РФ; подп. 5 п. 2 приложения № 4 к Приказу ФНС.
Если назначена выездная проверка
Как правило, первое, что делают налоговики после вручения решения о проведении выездной проверки, — запрашивают документы. Нередко решение о проведении ВНП и требование о представлении документов вручаются одновременно.
Компания может попросить об отсрочке. Если инспекторы откажут в продлении срока представления документов, возможно, придется вызывать главбуха из отпуска. Ведь в этом случае налоговики смогут не только оштрафовать компанию на 200 руб. за каждый непредставленный документп. 1 ст. 126 НК РФ. При непредставлении в установленный срок документов, необходимых для выездной проверки, у налоговиков появится повод произвести выемкуп. 4 ст. 93 НК РФ. А бывает, что документы изымают и после продления срока, если компания все равно не представила их в требуемом объемеПостановление 19 ААС от 21.04.2015 № А48-4540/2014.
Если дело дойдет до выемки, помните: налоговики вправе изъять только те документы, которые названы в требовании, и только после истечения срока, установленного для их добровольного представленияПостановление 19 ААС от 30.01.2017 № 19АП-8079/2016.
* * *
Если компанию оштрафуют, то любые ее действия, говорящие о том, что она добросовестно пыталась выполнить требования ИФНС, могут быть учтены как смягчающие обстоятельства вышестоящим налоговым органом или судом. Тогда штраф будет сниженп. 3 ст. 114 НК РФ. Например, как смягчающее обстоятельство вполне может рассматриваться своевременное направление уведомления с просьбой о продлении срока представления документов по требованию ИФНС.
