Расчеты с подотчетниками: актуальные вопросы

Сроки для сдачи отчета работником, получившим аванс наличными

В прошлом году ЦБ убрал требование об обязательном отчете подотчетника в течение 3 рабочих дней после дня истечения периода, на который ему были выданы наличные (или со дня выхода на работу, если, к примеру, он заболел). Мы тоже убрали такое требование из нашего локального акта — положения по получению сумм под отчет и представлению отчетности по ним. И теперь некоторые работники затягивают на несколько недель сдачу авансового отчета. Можем ли мы вернуть в свое положение срок для отчетности?

— Да, вы вправе это сделать, причем не только по наличным, но и по безналичным выдачам под отчет. Руководитель вашей организации может установить любой удобный срок для представления авансового отчета (лучше в рабочих днях) — и 3 рабочих дня, и 5 рабочих дней, и другой срок. При этом можно для разных случаев сделать разные срокиабз. 2 п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указание № 3210-У). Также допускается определять срок отчета при каждой выдаче наличных индивидуально. Главное — чтобы получивший деньги человек знал, когда он должен отчитаться.

Только по командировочным расходам работники по-прежнему должны отчитываться в фиксированный срок: в течение 3 рабочих дней после возвращения независимо от того, как им был выдан аванс — наличными или на картуп. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках).

Подотчетником может быть не только тот, с кем заключен трудовой договор

Кому мы можем выдавать наличные деньги под отчет: только тем, с кем у нас есть трудовой договор, или всем, кто имеет хоть какое-то отношение к нашей организации?
К примеру, исполнителям по ГПД или нашим учредителям (физлицам)?

— Подотчетное лицо — это работник организации. Однако для целей кассовой дисциплины под работником понимается как тот, с кем заключен трудовой договор, так и тот, с кем заключен договор гражданско-правового характера (ГПД) на выполнение работ или оказание услугПисьмо ЦБ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859.

Поэтому если человек выполняет для вас работы или услуги по ГПД, является агентом по посредническому договору (договору комиссии, поручения), то вы можете выдать ему наличные под отчет.

С участником ситуация другая. Если с ним нет ни трудового договора, ни договора ГПД или иного, то и выдавать ему наличные под отчет вы не можете. Следовательно, если участник тратит деньги в интересах фирмы, то лучше возмещать участнику потраченные средства постфактум. Или покупать все как организация, оплачивая продавцу со своего расчетного счета.

Оформляем выдачу аванса подотчетнику

Надо ли работнику писать заявление, чтобы получить деньги под отчет для покупки хозтоваров?

— Работник может написать такое заявление. Но это не обязательно.

Если работник напишет заявление, в нем должны быть указаны сумма и срок, на который выдаются деньги (либо этот срок должен быть установлен внутренним документом организации или распоряжением руководителя). В этом случае для выдачи бухгалтерией денег достаточно, чтобы на таком заявлении руководитель поставил резолюцию «Выдать».

Можно и не требовать с работника такое заявление, а оформлятьабз. 1 п. 6.3 Указания № 3210-У:

•или отдельное распоряжение руководителя на каждую выдачу наличных денег под отчет каждому работнику;

•или одно общее распоряжение на несколько выдач с указанием для каждой из них фамилии и инициалов подотчетника, суммы наличных и срока, на который они выдаются. Причем одно распоряжение может быть составлено на несколько подотчетников.

Кстати, для выдачи безналичного аванса строгих правил нет. Но в целях, например, контроля за деньгами фирмы и с точки зрения возможных претензий банка в рамках контроля за отмыванием денег, а также вопросов налоговиков по НДФЛ и взносам даже безналичные авансы лучше оформлять по тому же принципу. Чтобы в бухгалтерии был документ, в котором зафиксированы ф. и. о. подотчетника, сумма аванса, срок для отчета, а также разрешение руководителя.

Нелишним будет в этом документе зафиксировать, для каких целей выдаются деньги.

Один подотчетник не может поделиться остатком своего аванса с другим подотчетником

У нас в последнее время активно используется наличность: выдаем деньги подотчетникам, часть они не расходуют и возвращают в кассу. А потом нам надо выдать наличные другому подотчетнику.
Можно ли просто перекинуть деньги от одного подотчетника к другому, минуя кассу? К примеру, один напишет другому расписку?

— Нет, так делать нельзя. Отчитаться за полученные наличные обязано то подотчетное лицо, которому они были выданыпп. 6, 6.3 Указания № 3210-У. Передать деньги другому работнику подотчетник не может.

Но это еще не все. Нельзя выдать работнику под отчет остаток аванса, который другой работник внес в кассу.

Есть закрытый перечень наличных поступлений в кассу, которые можно расходовать без предварительного зачисления на банковский счетп. 1 Указаний ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У. И в этом перечне нет возврата наличных, ранее выданных работнику под отчет. Поэтому остаток аванса, возвращенный одним подотчетником, нельзя расходовать ни для выдачи аванса другому подотчетнику, ни для иных целейПисьмо ЦБ от 09.07.2020 № 29-1-1-ОЭ/10561, даже если первому подотчетнику аванс был выдан из наличной выручки или денег, снятых с расчетного счета. Иначе вашу организацию и руководителя могут оштрафовать за нарушение порядка работы с денежной наличностью.

Так, руководителя, к примеру, могут оштрафовать на сумму от 4000 до 5000 руб. Для организации штраф больше: от 40 000 до 50 000 руб.ст. 15.1 КоАП РФ

Так что эти деньги надо сдать в банк, снова снять с банковского счета и только потом выдать под отчет другому работнику.

Или же можно выдать аванс второму подотчетнику безналично — перечислив деньги на его зарплатную картуПисьма ЦБ от 31.05.2018 № 04-45-7/4048; Федерального казначейства от 16.07.2018 № 07-04-05/05-14896; Минфина от 06.07.2018 № 09-02-07/47375, от 21.07.2017 № 09-01-07/46781. При этом сделайте пометку «Подотчетные деньги» или «Выдача под отчет...» в поле 24 платежки «Назначение платежа».

Центробанк считает, что «код дохода» в поле 20 «Наз. пл.» в рассмотренной ситуации указывать не надоПисьмо ЦБ от 10.07.2020 № 45-1-2-ОЭ/10700. Однако следует помнить, что в рамках исполнительного производства банк может удерживать из доходов работников деньги. Чтобы работник получил подотчетный аванс полностью и банк не перепутал его с личными доходами, лучше все же укажите код 2 в поле 20 «Наз. пл.». Штрафа за это быть не должно.

Ваш работник сможет расплатиться за приобретаемые товары как безналично (используя свою зарплатную карту), так и наличными — сняв с карты деньгиПисьмо Федерального казначейства от 16.07.2018 № 07-04-05/05-14896 (п. 8 приложения).

За полученные деньги каждый отчитывается сам

Группа работников была направлена в командировку. Бухгалтерия выдала каждому аванс наличными на приобретение железнодорожных билетов. Однако все билеты купил один работник со своей карты. А другие передали ему деньги — каждый за свой билет. Как теперь правильно отчитаться каждому из работников?

— Каждый работник по возвращении из командировки должен представить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие его расходып. 26 Положения о командировках; п. 6.3 Указания № 3210-У.

То есть работник, купивший билеты, должен приложить к авансовому отчету все приобретенные им билеты на себя и на других работников. Вполне возможно, что у этого работника по авансовому отчету будет перерасход. И придется этот перерасход закрыть.

С другими работниками ситуация иная. Каждый из них должен оформить свой авансовый отчет и приложить к нему подтверждение своих реальных трат. Неизрасходованные деньги они должны вернуть работодателю. Причем лучше не показывать, что подотчетные деньги передавались другому работнику.

Договоритесь с работником, купившим групповые билеты, что он должен вернуть другим сотрудникам деньги, полученные ранее от них на покупку билетов. Он сможет сделать это после того, как получит деньги, покрывающие его перерасход. Чтобы никто не волновался и всем все было понятно, лучше совместить выдачу денег одному работнику и его взаиморасчеты с другими сотрудниками. Пусть это будет сделано в присутствии бухгалтера.

В таком случае ни у кого из работников не будет ни претензий, ни проблем. А у вашей организации не будет нарушения кассовой дисциплины. На будущее впишите в ЛНА запрет на передачу подотчетных денег другим подотчетникам и ознакомьте с ним всех под роспись.

Оплата подотчетником авиабилета «ковидным» сертификатом: а что, так можно?

Наш работник купил билет на самолет для поездки в отпуск на прошлогодние майские праздники. Но из-за пандемийных ограничений рейс отменили. Работнику деньги не вернули, а выдали сертификат.
Сейчас этому работнику надо лететь в командировку. Мы перечислили ему на карту деньги под отчет — в том числе на покупку билетов. Может ли он оплатить своим сертификатом билет для поездки в командировку? Как ему подтвердить свои расходы на такой билет, чтобы мы могли включить стоимость билета в расходы при расчете налога на прибыль и принять к вычету НДС по нему?

— Ваш работник может воспользоваться сертификатом для покупки авиабилета. В течение 3 рабочих дней по возвращении из командировки работник должен представить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие расходып. 26 Положения о командировках. А ваша компания должна будет возместить работнику расходы на проезд к месту командировкист. 168 ТК РФ.

По действующим правилам авиаперевозок авиакомпания обязана в течение 3 лет с даты отправления рейса, указанного в билете, принять сумму уплаченной провозной платы в счет оплаты услуг по воздушной перевозке (в том числе по другим маршрутам воздушной перевозки) и дополнительных услуг перевозчикап. 5 Положения, утв. Постановлением Правительства от 06.07.2020 № 991.

Покупка командировочного авиабилета по новому маршруту с использованием «ковидного» сертификата вполне реальна. Ведь он не был получен за бонусы — его выдали взамен билета, приобретенного работником за реальные деньги.

Если сумма сертификата меньше, чем стоимость нового билета, работник может доплатить из полученных под отчет денег недостающую сумму. Если же сумма сертификата больше, чем стоимость нового билета, ранее уплаченную провозную плату можно использовать частично.

Ваш работник должен направить перевозчику уведомление о желании использовать сертификат на конкретную поездку. В ответ он получит подтверждение от авиакомпании. В нем должны быть указаны фамилия, имя, отчество пассажира, сумма уплаченной пассажиром провозной платы и срок, в течение которого перевозчик обязан принять сумму этой провозной платы в счет оплаты нового полетапп. 5, 7, 9 Положения, утв. Постановлением Правительства от 06.07.2020 № 991. Результатом общения с авиакомпанией должен стать новый авиабилет по маршруту командировки.

Авиакомпания должна сделать новый чек ККТ на этот билет с указанием его номера и стоимости. Чек и билет (купон электронного билета) будут подтверждением оплаты билета. Из чека, скорее всего, будет видно, что командировочный билет оплачен не деньгами или, если стоимости сертификата не хватило, только частично деньгами. Но если подотчетные были перечислены на личную или зарплатную карту (как в вашем случае), то это и неважно. Главное — что работник за стоимость перелета отчитался билетом и чеком. Поскольку изначальный билет, взамен которого был выдан сертификат, приобретался работником за деньги, то претензий со стороны проверяющих быть не должно.

Пусть работник, помимо авиабилета и чека ККТ, передаст в бухгалтерию копию использованного сертификата, а также всю переписку с авиакомпанией: и уведомление, и подтверждение.

После утверждения руководителем организации авансового отчета вы сможете признать в налоговых расходах стоимость приобретенного работником авиабилета, а также другие командировочные расходыподп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 31.03.2020 № 03-03-06/1/25444.

С вычетом входного НДС по услугам авиакомпании тоже не должно быть проблем. Ведь у вас будет авиабилет, в котором сумма НДС выделена отдельной строкой. Такой авиабилет и надо зарегистрировать в книге покупокп. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ; п. 18 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137; Письмо ФНС от 21.05.2015 № ГД-4-3/8565.