НДФЛ: когда удержать и как отчитаться в разных ситуациях

Матпомощь в связи с чрезвычайными обстоятельствами: отражать ли в расчете

В нашем городе был взрыв на складе. Наш офис и дома некоторых сотрудников находились недалеко от этого места и были сильно повреждены. Организация решила выплатить пострадавшим материальную помощь в размере от 20 000 до 50 000 руб. в зависимости от степени повреждения домов и имущества. Облагается ли в этом случае НДФЛ матпомощь в сумме, превышающей 4 000 руб.? Отражать ли ее в расчете 6-НДФЛ?

— От НДФЛ в полной сумме освобождены доходы как в денежной, так и в натуральной форме, полученные физлицами, пострадавшими от стихийных бедствий или от других чрезвычайных обстоятельствп. 46 ст. 217 НК РФ; Информация ФНС «Вступили в силу изменения в порядок исчисления и уплаты НДФЛ».

В вашей ситуации матпомощь можно отнести к суммам, полученным работниками в связи с другими чрезвычайными обстоятельствами. Как пояснял Минфин, чтобы всю выплаченную сумму не облагать НДФЛ, должно быть документальное подтверждение соответствующим органом (в частности, при пожаре — от Государственной противопожарной службы) факта наступления чрезвычайных обстоятельствПисьмо Минфина от 15.11.2019 № 03-04-05/88251 (п. 2).

Ваши работники могут принести, например, справку из МЧС, которая подтвердит факт взрыва и возникшие в связи с этим повреждения домов на прилегающих к этому месту территориях. Также попросите работников написать заявления о выплате матпомощи и издайте приказ о ее предоставлении.

В расчете 6-НДФЛ не нужно отражать указанные в ст. 217 НК РФ доходы, которые не облагаются НДФЛ в полной суммеПисьмо ФНС от 17.09.2021 № БС-4-11/13297@ (пример 2).

Также заметим, что вся сумма единовременно выплаченной матпомощи в связи с чрезвычайным обстоятельством в целях возмещения причиненного работникам материального ущерба не должна облагаться и страховыми взносами, в том числе взносами на травматизмподп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ; Письмо Минфина от 15.11.2019 № 03-04-05/88251 (п. 1); подп. 3 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ; Постановление 15 ААС от 04.08.2023 № 15АП-11686/2023.

Учредитель подтвердил, что он резидент другой страны: ранее удержанный НДФЛ можно вернуть

У нас есть учредитель, который живет в Чехии. Он гражданин РФ, но на день выплаты дивидендов в 2022 г. он был нерезидентом. Общество удержало у него НДФЛ по ставке 15% и уплатило в бюджет. Сейчас учредитель представил нам справку о том, что он в 2022 г. был резидентом Чехии (сертификат налогового резидентства). Получается, по международному договору нужно было удержать НДФЛ по ставке 10%. И теперь мы должны ему разницу в размере 5%. Можно ли произвести зачет в счет уплаты НДФЛ с его будущих доходов?

— При выплате дивидендов нерезидентам РФ применяется ставка 15%. Но только в том случае, если в соглашениях об избежании двойного налогообложения (далее — СИДН) с иностранными государствами не установлена другая ставкаст. 7, подп. 1 п. 2.1 ст. 210, п. 3 ст. 214, п. 3 ст. 224, пп. 5—7 ст. 232 НК РФ.

Пониженную ставку налоговый агент может применять только в том случае, если у него на дату выплаты дохода физлицу есть официальный документ, подтверждающий статус налогового резидента страны, с которой заключено СИДН. ФНС поясняла, что подтверждение статуса налогового резидента должно быть выдано компетентным органом иностранного государства, уполномоченным на выдачу таких подтверждений на основании международного договора РФ по вопросам налогообложения. Если такое подтверждение составлено на иностранном языке, то физлицо должно представить его нотариально заверенный перевод на русский языкПисьмо ФНС от 13.10.2022 № БС-3-11/11170@.

Поскольку на дату выплаты дивидендов учредителю — нерезиденту РФ у вас не было официального документа, подтверждающего, что он является налоговым резидентом Чехии, вы правильно исчислили и удержали с дивидендов НДФЛ по ставке 15%, а не 10%.

Теперь же, после представления сертификата, подтверждающего статус налогового резидента Чехии, вы можете пересчитать НДФЛ и вернуть работнику излишне удержанный налог в порядке, установленном п. 1 ст. 231 НК РФ. Минфин пояснял, что предусмотренный этой нормой порядок надо соблюдать независимо от налогового периода, в котором резиденту другой страны возвращают излишне удержанный налогп. 7 ст. 232 НК РФ; Письмо Минфина от 25.03.2022 № 03-04-05/24169. А порядок этот такой:

•вы пересчитываете НДФЛ с дивидендов по ставке 10% вместо 15%;

•в течение 10 рабочих дней с даты представления вам учредителем справки сообщаете учредителю о сумме излишне удержанного НДФЛ;

•учредитель пишет заявление о возврате излишне удержанного налога и указывает в нем, на какой счет в банке ему вернуть деньги;

•вы возвращаете учредителю деньги на указанный в заявлении банковский счет. Это надо сделать в течение 3 месяцев со дня получения заявления от учредителя;

•возврат вы делаете за счет сумм НДФЛ, которые с момента получения от учредителя заявления удерживаете у него и у других физлиц, которым выплачиваете облагаемые НДФЛ доходы. Вместо перечисления удержанных сумм в бюджет вы отдаете их учредителю в качестве возврата налога. Положениями ст. 231 НК РФ не предусмотрен зачет излишне удержанного у физлица налога в счет предстоящего удержания НДФЛ у этого физлица, только возврат.

В расчете 6-НДФЛ за период возврата перечисленный на счет учредителя налог отразите в полях 030 и 032 (с указанием даты возврата в поле 031) раздела 1 и в поле 190 раздела 2пп. 3.2, 4.3 Порядка заполнения 6-НДФЛ, утв. Приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ (далее — Порядок).

Вознаграждение по ГПД выдали в натуральной форме: как быть с НДФЛ

Заключили ГПД с физлицом на косметический ремонт комнат в офисе. В июле мы передали ему специнструмент в качестве вознаграждения. Как быть с удержанием НДФЛ, если деньги мы не платим?

— На день передачи специнструмента исполнитель по ГПД получил от вас вознаграждение в натуральной формест. 211 НК РФ. И в этот день вы должны были исчислить НДФЛ с этого доходаподп. 2 п. 1 ст. 223, п. 3 ст. 226 НК РФ. Если до конца этого года вы не будете выплачивать этому физлицу какие-либо денежные доходы, то удержать НДФЛ с выданного в натуральной форме вознаграждения не сможете.

Если выплаты денежных доходов до конца года не планируются, то в разделе 2 расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев покажите сумму вознаграждения по ГПД — в полях 110 и 113, сумму исчисленного НДФЛ — в поле 140, а сумму неудержанного НДФЛ — в поле 170п. 4.3 Порядка. Если выплата денежных доходов до конца года не исключена, то в расчете за 9 месяцев в поле 170 неудержанный налог можно не показывать, а отразить его только в расчете за 2023 г.

Также в составе годового 6-НДФЛ заполните на исполнителя по ГПД справку о доходах (приложение № 1 к расчету) — тем самым вы сообщите в ИФНС о сумме полученного физлицом дохода и неудержанного НДФЛп. 5 ст. 226 НК РФ; пп. 5.1, 5.7 Порядка. И потом ИФНС пришлет ему уведомление на уплату этого налогаподп. 4 п. 1, п. 6 ст. 228 НК РФ.

Предоставили лишний детский вычет из-за получения документов в сентябре: подавать ли уточненку

Ребенок работника перешел на очно-заочную форму обучения в вузе с начала 2023 г. Но работник принес справку из института только в сентябре. Получается, что с начала года мы предоставили лишний детский вычет. НДФЛ платим в составе ЕНП. Как теперь вносить исправления в 6-НДФЛ и доплачивать налог в бюджет?

— Возможны два варианта действий.

Вариант 1. Уточненные расчеты не подаете. Справку из вуза, из которой следует, что ребенок с января 2023 г. обучается на очно-заочной форме обучения, вы получили в сентябре — зафиксируйте дату получения письменно за подписью работника. Значит, до этого момента у вас не было оснований не предоставлять вычет. НДФЛ рассчитывается нарастающим итогом с начала года на каждую дату выплаты дохода с зачетом ранее удержанных в этом году сумм налогапп. 2, 3 ст. 226 НК РФ. Поэтому на дату очередной после получения справки выплаты дохода работнику, например зарплаты за первую половину сентября, исчислите НДФЛ нарастающим итогом без предоставления вычетов за январь — август и вычтите из результата удержанные в этом году суммы 13%-го налога. Исчисленную таким образом сумму НДФЛ нужно удержать из выплачиваемой зарплаты за первую половину сентября, а если ее не хватит — из следующих доходов. Помните, что общая удерживаемая сумма не может быть больше 20% суммы при каждой выплате зарплаты после вычета исчисленного с нее самой НДФЛст. 138 ТК РФ; Письма ФНС от 29.06.2020 № БС-4-11/10498@, от 26.10.2016 № БС-4-11/20405@.

Вины компании в произошедшем нет, поскольку она действовала на основании имевшихся у нее документов, подтверждающих право на вычет, а периодичность представления работником справки об обучении в НК не прописанаПисьма Минфина от 21.07.2020 № 03-04-05/63596; УФНС по г. Москве от 03.07.2017 № 13-11/099595. Поэтому верные суммы вычетов (то есть без вычетов этого работника) и исчисленного НДФЛ можно отразить в 6-НДФЛ за 9 месяцев и не подавать уточненные расчеты за I квартал и полугодие. Однако этот вариант может вызвать претензии со стороны налоговиков.

Вариант 2. Делаете перерасчет в сентябре и подаете уточненные 6-НДФЛ за I квартал и полугодие, а также уточненные уведомления по НДФЛ по срокам 25 июля и 25 августа (со сроками уплаты налога 28 июля и 28 августа).

Тут исходим из того, что из-за предоставления лишнего вычета раньше вы удержали НДФЛ меньше, чем должны были. Поэтому, как мы уже сказали в варианте 1, придется из ближайшего выплачиваемого работнику дохода удержать текущий налог плюс долг с учетом 20%-го ограниченияст. 138 ТК РФ; Письма ФНС от 29.06.2020 № БС-4-11/10498@, от 26.10.2016 № БС-4-11/20405@.

В уточненных расчетах 6-НДФЛ за I квартал и полугодие отразите правильные суммы вычетов и исчисленного НДФЛ, а суммы удержанного НДФЛ не исправляйте. Чтобы не было штрафа за неполное удержание налога, нужно, чтобы на ЕНС на дату представления уточненных расчетов было положительное сальдо, которое перекрывает и недоимку по уточненке, и пени. Если денег не хватает, перед подачей уточненок доплатите доудержанный НДФЛ и пени (при необходимости). Главное — успеть сдать уточненки до того, как ИФНС обнаружит ошибку или назначит выездную проверку вашей компаниипп. 1, 4, 6 ст. 81 НК РФ.

Штрафа за недостоверные сведения в 6-НДФЛ при подаче уточненок не будетПисьма ФНС от 16.11.2016 № БС-4-11/21695@, от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515 (п. 3).

Организация выплачивает учредителю проценты по займу: кто должен платить НДФЛ

Учредитель компании (не является ИП) взял кредит в банке на себя как физлицо. И потом предоставил аналогичный кредит по такой же процентной ставке компании. Является ли наша компания налоговым агентом по НДФЛ в отношении уплачиваемых учредителю процентов? Или учредитель может сам указать проценты в декларации 3-НДФЛ и уплатить налог? Может ли тогда он уменьшить сумму полученных процентов от компании на сумму уплаченных процентов банку в целях налогообложения НДФЛ?

— Как мы поняли, учредитель предоставил вашей компании заем под проценты. И вы в установленные договором сроки погашаете сумму займа и выплачиваете ему проценты за пользование деньгами.

Проценты, полученные учредителем от компании, — это доход, облагаемый НДФЛ. Ваша компания является налоговым агентом и обязана при каждой выплате процентов исчислять и удерживать НДФЛ по ставке 13% (если общая сумма доходов учредителя за год вместе с процентами в пределах 5 млн руб.) или 15% (с доходов за год, превышающих 5 млн руб.)подп. 1 п. 1 ст. 208, ст. 209, подп. 1 п. 1 ст. 223, п. 1 ст. 224, пп. 1, 2 ст. 226 НК РФ; Письмо ФНС от 26.05.2017 № БС-4-11/9974@. И разумеется, вы должны уплачивать удержанный НДФЛ в бюджетпп. 4, 6 ст. 226 НК РФ. А учредителю перечислять проценты за вычетом НДФЛ.

Никакой связи между тем, где ваш учредитель взял деньги (в банке, накопил, получил как наследство и др.) и как их использовал (то есть выдал заем организации), нет. То, что это ваш учредитель, при исчислении НДФЛ тоже не имеет никакого значения.

Декларацию 3-НДФЛ по окончании года на сумму полученных от вас процентов учредитель подавать не должен. Ведь вы у него удержите НДФЛп. 1 ст. 228, п. 1 ст. 229 НК РФ. По нормам гл. 23 НК РФ уменьшать полученные доходы на произведенные расходы (профессиональные вычеты) могут только физлица, зарегистрированные как ИП. Да и вычесть они могут только расходы, связанные с ведением предпринимательской деятельностист. 221 НК РФ. А обычные граждане могут уменьшить полученные доходы на стандартные, социальные, имущественные, инвестиционные вычетыстатьи 218, 219, 219.1, 220 НК РФ. В частности, уменьшить доход можно только на проценты по целевым займам (кредитам), израсходованным на новое строительство либо приобретение жилья. Так что ваш учредитель не сможет уменьшить сумму полученных процентов от компании на сумму уплаченных им процентов банку.

Срок патента истек в середине квартала: в какую ИФНС предпринимателю сдавать 6-НДФЛ

Я бухгалтер и веду учет у ИП. Он стоит на учете по месту жительства в ИФНС г. Москвы и по месту ведения деятельности по патенту в ИФНС Московской области. Патент куплен с 1 января по 31 октября. НДФЛ за работников, занятых в «патентной» деятельности, ИП платит через сервис ФНС отдельными платежками на ОКТМО в ИФНС Московской области. Туда же отчитывается по НДФЛ. Но после окончания срока действия патента ИП будет работать один. Работников до конца октября уволит. Как платить НДФЛ и сдавать годовой расчет 6-НДФЛ и справки на работников после окончания патента?

— Лучше уволить работников и рассчитаться с ними до 22 октября. Тогда по сроку 28 октября, как обычно, уплатите в бюджет НДФЛ, удержанный за период с 23 сентября по 22 октября. То есть с указанием в платежке кода по ОКТМО муниципального образования, в котором ИП ведет «патентную» деятельностьпп. 6, 7 ст. 226 НК РФ.

Если же вы уволите работников в период с 23 по 31 октября, то срок уплаты НДФЛ с увольнительных выплат — 28 ноября. Тем не менее в платежках на перечисление НДФЛ все равно надо указать ОКТМО по месту ведения «патентной» деятельности. Причем даже в том случае, если деньги будете перечислять в ноябре, когда ИП уже снимут с учета в ИФНС по месту ведения «патентной» деятельности. Это объясняется тем, что на момент удержания налога ИП еще состоял на учете в ИФНС Московской области. Такие разъяснения дал специалист ФНС по перечислению НДФЛ организациями, которые переходят в другую ИФНС в течение квартала (подробнее см. , 2023, № 17).

Даже если вы попытаетесь сдать в ИФНС по месту ведения «патентной» деятельности расчет 6-НДФЛ за 2023 г. вместе со справками о доходах работников (приложение № 1 к расчету) 31 октября на том основании, что у ИП закончился срок действия патента и новый он покупать не будет, то его вряд ли примут. Ведь, как указывает ФНС, до завершения отчетного/налогового периода сдавать декларации/расчеты в инспекцию нельзя и они не подлежат налоговой проверкеИнформация ФНС от 26.07.2023.

Но это и не нужно. В такой ситуации после окончания года ИП должен сдать расчет 6-НДФЛ за 2023 г. вместе со справками на работников в инспекцию по месту жительства, то есть в ИФНС г. Москвы. Но в этом расчете все равно надо указать ОКТМО по месту ведения «патентной» деятельностип. 2 ст. 230 НК РФ; п. 2.2 Порядка; Письмо ФНС от 07.12.2021 № БС-4-11/17043@. Ведь перечисления НДФЛ по ОКТМО должны совпасть с суммами в расчете 6-НДФЛ с этим же ОКТМО.