Как устроить у себя ЭКДО

Выпускаем ЛНА о введении электронного документооборота

ЭКДО — это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или человеком, поступающим на работу, связанных с работой документов в электронном виде без дублирования их на бумажном носителеч. 1 ст. 22.1 ТК РФ. Чтобы запустить его в компании, нужно определиться с рядом показателей и прописать их, например, в приказе или положении о введении ЭКДО. Предусмотрите в таком ЛНА ответы на следующие вопросыч. 2 ст. 22.1 ТК РФ.

Какие кадровые документы будут использоваться в компании в электронном формате? Это могут быть любые документы, которые согласно ТК РФ оформляются на бумажном носителе и которые работник должен подписывать или с которыми его нужно ознакомить в письменной форме. В частности, это трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, заявление об увольнении, уведомление об изменении условий трудового договора, согласие сотрудника на перевод на другую работу, приказ о применении дисциплинарного взысканияч. 1 ст. 22.3 ТК РФ.

С 1 марта 2023 г. будут разработаны единые форматы всей кадровой документации, которые станут обязательными к применениюч. 7 ст. 22.1 ТК РФ.

Работники на каких должностях будут общаться с работодателем в режиме ЭКДО? Возможно, вы захотите перевести на ЭКДО не всю компанию, а какие-то отдельные подразделения, в частности дистанционных работниковст. 312.1 ТК РФ. Укажите в ЛНА перечень таких должностей.

Когда вы собираетесь ввести ЭКДО и в какие сроки нужно уведомлять сотрудников о переходе на ЭКДО? Это полностью ваша инициатива, законом никаких дат или периодов для таких действий не установлено.

«Срочные» указания есть лишь для тех, кто участвовал в эксперименте по внедрению ЭКДО. Если такие работодатели решили продолжать использовать электронный документооборот, то все необходимые локальные акты они должны привести в соответствие с требованиями ТК РФ до 1 июля 2022 г.ч. 4 ст. 2 Закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ

Какую информационную систему или несколько систем вы планируете применять для ЭКДО и как к ним будет организован доступ? Напомним, для своего ЭКДО можно выбратьч. 4 ст. 22.1 ТК РФ:

•цифровую платформу «Работа в России», доступ к которой бесплатный, в том числе через портал государственных и муниципальных услуг с использованием Единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА).

Сейчас платформа еще дорабатывается с учетом требований ТК РФ. К примеру, в одной из тестовых версий пользователи — участники эксперимента по внедрению ЭКДО могли видеть среди шаблонов электронных документов приказ об увольнении. Теперь ТК РФ установил, что этот документ не может вращаться в ЭКДОч. 3 ст. 22.1 ТК РФ. Поэтому если вы уже работаете в режиме ЭКДО, а на платформе еще сохраняется среди шаблонов такой приказ, то вы не можете воспользоваться им в электронном виде, поскольку ТК это прямо запрещает. Нужно будет обязательно распечатать приказ об увольнении и предоставить его работнику для ознакомления под роспись;

•самостоятельно разработанную или приобретенную систему, которая должна обеспечивать подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ. Затраты на такую систему работодатель оплачивает самостоятельност. 22.1 ТК РФ.

Кстати, помимо затрат на создание или приобретение своей информационной системы, работодателю придется потратиться на оформление усиленных квалифицированных электронных подписей (УКЭП) для согласившихся на ЭКДО сотрудников, если компания решит использовать исключительно такой вариант подписи работника. А это оплата сертификата УКЭП при его получении на каждого сотрудника, ежегодного обновления сертификата подписи и услуг нотариуса на оформление доверенностей от работников на представителя организации, если они сами не захотят явиться в удостоверяющий центр за изготовлением УКЭП.

Хотя Трудовой кодекс допускает применение неквалифицированных и простых электронных подписей сотрудников, как в информационной системе работодателя, так и на платформе «Работа в России»ч. 2—4, 6 ст. 22.3 ТК РФ. А они делаются бесплатно. И не исключено, что изготовить их можно будет через возможности системы, которую работодатель выберет для ЭКДО.

Утверждаем порядок ведения электронного документооборота

Законодатель предложил все правила ведения у вас ЭКДО прописать в отдельном ЛНА — в порядке организации ЭКДО. В таком документе необязательно дублировать положения ЛНА о введении ЭКДО, а необходимо урегулировать, в частности, такие моментыч. 3 ст. 22.2 ТК РФ:

•как проводить инструктаж работников по взаимодействию с работодателем в режиме ЭКДО. Можно предусмотреть, например, что ответственным за ведение ЭКДО является начальник отдела кадров, а работники, уполномоченные подписывать электронные кадровые документы, и работники, имеющие доступ к информационной системе для ЭКДО, определяются приказом генерального директора;

•в какие сроки работникам нужно подписывать документы или расписываться в их ознакомлении. ТК РФ не предусматривает подобные сроки, поэтому вы можете ввести удобные для вашего документооборота. Предусмотрите у себя в порядке ведения ЭКДО, например, следующее.

•в каких случаях допускается оформление документов, участвующих в ЭКДО, на бумажном носителе. Допустим, на основании приказа генерального директора кадровые документы можно оформлять на бумажном носителе в случаях сбоя в работе или приостановления работы цифровой платформы «Работа в России», подачи работником заявления об отказе от взаимодействия с работодателем в режиме ЭКДО.

Извещаем работников о переходе на ЭКДО

Всем работникам, должности которых упомянуты в ЛНА о введении ЭКДО, нужно вручить бумажное уведомление об этом. Покажем, как можно сформулировать уведомлениеч. 4 ст. 22.2 ТК РФ.

Обращаем внимание на такие моментыч. 6, 8 ст. 22.2 ТК РФ:

•если сотрудник не даст свое согласие на ведение его документов в режиме ЭКДО, то уволить его за это нельзя. Нужно будет продолжать взаимодействовать с ним в обычном «бумажном» порядке;

•каждого принимаемого на работу нового сотрудника, по состоянию на 31.12.2021 имеющего трудовой стаж, нужно уведомлять о возможности ведения в отношении него ЭКДО. Он вправе согласиться или отказаться. Отказ новичка от ЭКДО не может быть основанием для отказа ему в приеме на работу;

•при заключении трудового договора человек, поступающий на работу, вправе предъявить документы, в том числе в электронном формате.

* * *

Хранить электронные документы нужно в течение тех же сроков, что и бумажные, независимо от того, при помощи своей информационной системы или цифровой платформы «Работа в России» работодатель ведет ЭКДОч. 14 ст. 22.3 ТК РФ. Например, трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении должны храниться 50 лет, приказы о дисциплинарных взысканиях — 3 годастатьи 434, 435 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Но время действия сертификатов ключей электронных подписей гораздо меньше. Пока ТК РФ не устанавливает, в каком порядке будут доступны хранящиеся с недействующим сертификатом электронной подписи электронные документы. Возможно, позднее это определят в подзаконных актах.