Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 11 мая 2020 г.
Содержание журнала № 10 за 2020 г.
Как управлять бухгалтерией из дома
Шаг 1. Планирование своей работы и работы бухгалтерии
Времена, когда можно было, работая в офисе бок о бок, оценить загрузку сотрудника, остались в прошлом. Поэтому начинаем с планирования своей работы и работы отдела (напомню, календарь бухгалтера — это не план).
Рассмотрим, что важно учесть при составлении рабочего плана.
1. В плане прописываем только ключевые объемные задачи. Отчетность в налоговую, в фонды, в органы статистики. Промежуточные действия по сдаче отчетности: сверка, закрытие счетов, оформление первички. Управленческая отчетность. Дополнительная отчетность для руководителя. Отчетность для других подразделений компании.
2. В сроки выполнения добавляем запас по времени — в идеале 5 дней до дедлайна.
3. Загрузка по плану в день должна занимать не более 50% рабочего времени (остальное время уйдет на текучку). Если в плане задачи на день занимают 80—100% рабочего дня, будьте готовы к тому, что сроки будут нарушаться.
4. План должен быть доступен всем сотрудникам отдела, поэтому разместите его на удобном ресурсе, это может быть SRM-система, Google Диск или Яндекс.Диск.
5. С планом каждый сотрудник работает ежедневно. По 3 минуты утром, чтобы посмотреть задачи на день, и 3 минуты вечером, чтобы отметить статус по каждой задаче. Это дает возможность главному бухгалтеру регулярно отслеживать статусы и вовремя разбираться в причинах нарушения сроков, корректировать план действий.
6. В плане не должно быть текучки (звонки, ежедневные рутинные задачи, поступающие в течение дня задачи, которые могут быть выполнены сразу или в ближайшие 2 дня). Этот вид работы подходит для ежедневного списка без жестких дедлайнов.
7. Раз в неделю главный бухгалтер проводит общее собрание по плану, проходится по задачам прошедшей недели, уточняет трудности, вместе с сотрудниками находит решение. А также совместно с сотрудниками просматривает план следующей недели, чтобы каждый понимал свою загрузку.
Шаг 2. Работа с командой
На расстоянии очень важно быть в контакте с коллективом, чтобы понимать настроение сотрудников, готовность работать на результат. Вот несколько простых инструментов, как это можно сделать онлайн.
1. Можно организовать утренние ежедневные созвоны с командой по видео (Skype, Zoom). В одно и то же время в начале рабочего дня, на 5—10 минут, чтобы пожелать всем хорошего дня, уточнить планы на день. Здесь большую роль играет сам факт общения и привычка начинать работу в одно и то же время. К тому же это отличный способ настроиться на работу.
2. Вечернее общение в общем чате — 10 минут, чтобы подвести итоги дня, обсудить, кто что сделал, какие были трудности и какая нужна помощь. Здесь можно обойтись без видео. В идеале хорошо бы закрепить определенное время для такого ежедневного подведения итогов.
3. Раз в неделю — планерки со всем отделом. Это отличная возможность пройтись по плану — на это у вас 10 минут. Еще 10 минут — чтобы отметить достижения и результаты каждого члена команды, сделать акцент на том, что важно добавить в работу. Долгие планерки утомительны. Вспомните, когда ваш руководитель проводит собрания по часу и больше, то к концу все уже устали и продуктивность стремится к нулю. Поэтому 20 минут достаточно, главное — регулярность и соблюдение структуры и тайминга самой планерки.
4. Раз в неделю — общение с ключевыми сотрудниками. Это люди, потеря которых серьезно отразится на работе отдела. Как правило, заместитель, руководители групп, руководители направлений. Я рекомендую индивидуально созваниваться с каждым ключевым сотрудником на 20—30 минут. Цель — уточнить планы на неделю, понять настроение, узнать, что беспокоит.
Например, в ряде компаний сейчас прошли сокращения в бухгалтерии, и нагрузка на оставшихся сотрудников выросла. Кому-то сократили размер зарплаты на 20—30%. При созвонах один на один главный бухгалтер сможет понять настроение и планы сотрудников. Можно ли на них рассчитывать или они уже в поисках новой работы?
Шаг 3. Используем инструменты контроля
Когда главный бухгалтер проверяет все, что делает его команда, напоминает о каких-то задачах, решает вопросы, которые сотруднику «некогда» разобрать самостоятельно, то весь день уходит на взаимодействие с подчиненными. Свои задачи остаются на поздний вечер или ночь. В итоге не отдел работает на главного бухгалтера, а главный бухгалтер работает на своих сотрудников.
Какие инструменты контроля помогут главному бухгалтеру освободить время и сократить количество ошибок?
Приведу небольшой список.
1. Основной инструмент контроля — рабочий план. Его подробно разобрали в шаге 1.
2. Регламенты по ключевым рабочим процессам. Если их нет, делаем, начиная с тех участков, где у сотрудников больше всего вопросов, чаще возникают ошибки и, соответственно, требуется больший контроль со стороны главного бухгалтера. Если регламенты есть, но проблемы по-прежнему остались, пересматриваем регламенты. Проходим по каждому пункту, переписываем простым понятным языком, убираем лишние шаги, добавляем недостающие. Передаем сотруднику и тестируем. Снова дорабатываем, пока эти документы не станут рабочим инструментом.
3. Регламенты взаимодействия с другими отделами в компании. Если такие регламенты имеются, отлично, это повод проверить, насколько они актуальны. Если нет — пропишите самые конфликтные взаимодействия. Например, бухгалтер — менеджер:
•кто отвечает за получение документов от поставщиков, в какие сроки;
•что делать, если полученные документы неправильно оформлены;
•кто запрашивает акты сверок по поставщикам, сроки и т. д.
В процессе работы такой регламент можно и нужно дополнять новыми пунктами. В результате количество конфликтных ситуаций сократится, каждый будет понимать свою зону ответственности. При возникновении спорных моментов сотрудники смежных отделов могут договориться самостоятельно, опираясь на регламент.
4. Должностные инструкции главного бухгалтера и каждого сотрудника бухгалтерии. Что в них? Стандартный перечень обязанностей, включающий общие и размытые формулировки? Или то, что каждый сотрудник действительно выполняет в рамках своих обязанностей и за что несет ответственность?
Чем более абстрактные и общие формулировки в должностных инструкциях, тем ниже уровень ответственности сотрудников и больше вопросов из серии: «Почему я должен это делать? Это не моя работа». Поэтому проверяем и дорабатываем, сейчас самое время.
5. Шаблоны для самостоятельной проверки сотрудниками своей работы. Например, шаблон по проверке декларации по НДС в Excel. Сотрудник вносит данные из бухгалтерской базы, с помощью формул автоматически рассчитываются цифры для каждой строки декларации по НДС. Сотруднику остается сверить их с данными, которые получились в самой декларации. В случае расхождений — разобраться с причинами, внести необходимые исправления. За главным бухгалтером — проверка финальных сумм. Плюс остается электронный документ, из которого видно, откуда берется каждая цифра в налоговой декларации.
Задача главного бухгалтера — утвердить такой комплект шаблонов по всем основным декларациям и участкам, на которых могут быть существенные ошибки. Дальше берем их в работу.
6. Фиксируем опыт из ошибок. Если ошибку допустил сотрудник, вместе с ним делаем выводы, определяем, какие действия помогут исключить аналогичные ошибки в будущем (см. 
, 2020, № 2).
Шаг 4. Самодисциплина: организуем в первую очередь свою работу
Дома много отвлекающих факторов: холодильник, телевизор, диван, домашние дела. Еще дети и муж претендуют на ваше внимание. Как настроиться на рабочий процесс?
Вот несколько простых способов самоорганизации при удаленной работе.
1. Утром время для себя: небольшая разминка, завтрак без спешки.
2. Организуем рабочее место. В идеале это не кухня, а отдельная комната, где есть возможность закрыть дверь, чтобы поработать в тишине.
3. Переодеваемся в «рабочую» одежду, отлично подойдет летний гардероб. Удобно и есть ощущение переключения между домом/работой.
4. Составляем свое расписание на день: в какое время работаем, когда занимаемся детьми, когда домашними делами, а когда отдыхаем.
5. Учимся работать в два раза быстрее: убираем неважные и несрочные задачи, оставляем главное. В процессе работы не отвлекаемся на посторонние дела.
Шаг 5. Спокойствие, только спокойствие
Только в спокойном состоянии главный бухгалтер может организовать свою работу, работу команды, быть надежной опорой для своей компании, принимать взвешенные решения и помочь компании пройти трудный период.
Все инструменты и советы, которые мы разобрали выше, помогают сохранять спокойствие, потому что появляются система и план действий.
Вторая составляющая — не менее важная — психология. Забота о себе, чтобы были силы и желание заботиться о других. Что можно порекомендовать?
1. Выберите для себя одну главную цель на ближайшие 60 дней. Это будет ваша опора. Например, цель — пройти кризис в своей компании, оптимизировать налоги. И в те моменты, когда будет пугать неизвестность, нестабильность, вспоминаем свою цель и задаем вопрос, а что я сегодня могу сделать. И просто делаем. Ведь пока мы заняты, нет времени переживать о том, на что никак не можем повлиять.
2. Добавьте в расписание дня медитации. Можно найти любую в бесплатном доступе, главное, чтобы она помогала вам расслабиться и успокоиться.
3. Найдите время на отдых. Бухгалтер всегда занят, а в условиях работы из дома перерывы заполнены приготовлением еды, уборкой, уроками детей и т. д. Раз в 1—2 часа найдите 10 минут для того, чтобы выпить чай без спешки и телефона. Вспомните про любимые и давно забытые увлечения, добавьте их вечером, чтобы переключиться и перестать засыпать с мыслями о работе.
* * *
И при общении с коллегами исключайте негатив. Запретите кидать в корпоративные чаты «смешные» картинки про кризис и вирус, обсуждать непроверенную информацию. Наполняйте чат хорошими новостями. Например, делитесь тем, что сдали отчет на 3 дня раньше срока, сэкономили на налогах, что клиент оплатил счета вовремя. Можно разместить новый рецепт быстрого обеда, посоветовать интересный фильм для отдыха. Фокусируйтесь на позитиве. Тревожных новостей и неопределенности и так достаточно.
