Подписка на ЭВГК с о скидкой и подарком
Добавить в «Нужное»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 11 мая 2020 г.

Содержание журнала № 10 за 2020 г.
И.А. Морозова,
психолог для бухгалтера
В апреле многие организации перешли на дистанционную работу. И не исключено, что после отмены режима карантина и самоизоляции многие сотрудники так и останутся на удаленке. Такой режим, в частности, может подойти сотрудникам бухгалтерии. Но возникают новые вопросы: как организовать свою работу и взаимодействие коллектива, а также контролировать работу отдела на расстоянии?

Как управлять бухгалтерией из дома

Шаг 1. Планирование своей работы и работы бухгалтерии

Времена, когда можно было, работая в офисе бок о бок, оценить загрузку сотрудника, остались в прошлом. Поэтому начинаем с планирования своей работы и работы отдела (напомню, календарь бухгалтера — это не план).

Планирование своей работы и работы бухгалтерии

Рассмотрим, что важно учесть при составлении рабочего плана.

1. В плане прописываем только ключевые объемные задачи. Отчетность в налоговую, в фонды, в органы статистики. Промежуточные действия по сдаче отчетности: сверка, закрытие счетов, оформление первички. Управленческая отчетность. Дополнительная отчетность для руководителя. Отчетность для других подразделений компании.

2. В сроки выполнения добавляем запас по времени — в идеале 5 дней до дедлайна.

3. Загрузка по плану в день должна занимать не более 50% рабочего времени (остальное время уйдет на текучку). Если в плане задачи на день занимают 80—100% рабочего дня, будьте готовы к тому, что сроки будут нарушаться.

4. План должен быть доступен всем сотрудникам отдела, поэтому разместите его на удобном ресурсе, это может быть SRM-система, Google Диск или Яндекс.Диск.

5. С планом каждый сотрудник работает ежедневно. По 3 минуты утром, чтобы посмотреть задачи на день, и 3 минуты вечером, чтобы отметить статус по каждой задаче. Это дает возможность главному бухгалтеру регулярно отслеживать статусы и вовремя разбираться в причинах нарушения сроков, корректировать план действий.

6. В плане не должно быть текучки (звонки, ежедневные рутинные задачи, поступающие в течение дня задачи, которые могут быть выполнены сразу или в ближайшие 2 дня). Этот вид работы подходит для ежедневного списка без жестких дедлайнов.

7. Раз в неделю главный бухгалтер проводит общее собрание по плану, проходится по задачам прошедшей недели, уточняет трудности, вместе с сотрудниками находит решение. А также совместно с сотрудниками просматривает план следующей недели, чтобы каждый понимал свою загрузку.

Шаг 2. Работа с командой

На расстоянии очень важно быть в контакте с коллективом, чтобы понимать настроение сотрудников, готовность работать на результат. Вот несколько простых инструментов, как это можно сделать онлайн.

1. Можно организовать утренние ежедневные созвоны с командой по видео (Skype, Zoom). В одно и то же время в начале рабочего дня, на 5—10 минут, чтобы пожелать всем хорошего дня, уточнить планы на день. Здесь большую роль играет сам факт общения и привычка начинать работу в одно и то же время. К тому же это отличный способ настроиться на работу.

2. Вечернее общение в общем чате — 10 минут, чтобы подвести итоги дня, обсудить, кто что сделал, какие были трудности и какая нужна помощь. Здесь можно обойтись без видео. В идеале хорошо бы закрепить определенное время для такого ежедневного подведения итогов.

3. Раз в неделю — планерки со всем отделом. Это отличная возможность пройтись по плану — на это у вас 10 минут. Еще 10 минут — чтобы отметить достижения и результаты каждого члена команды, сделать акцент на том, что важно добавить в работу. Долгие планерки утомительны. Вспомните, когда ваш руководитель проводит собрания по часу и больше, то к концу все уже устали и продуктивность стремится к нулю. Поэтому 20 минут достаточно, главное — регулярность и соблюдение структуры и тайминга самой планерки.

4. Раз в неделю — общение с ключевыми сотрудниками. Это люди, потеря которых серьезно отразится на работе отдела. Как правило, заместитель, руководители групп, руководители направлений. Я рекомендую индивидуально созваниваться с каждым ключевым сотрудником на 20—30 минут. Цель — уточнить планы на неделю, понять настроение, узнать, что беспокоит.

Например, в ряде компаний сейчас прошли сокращения в бухгалтерии, и нагрузка на оставшихся сотрудников выросла. Кому-то сократили размер зарплаты на 20—30%. При созвонах один на один главный бухгалтер сможет понять настроение и планы сотрудников. Можно ли на них рассчитывать или они уже в поисках новой работы?

Шаг 3. Используем инструменты контроля

Когда главный бухгалтер проверяет все, что делает его команда, напоминает о каких-то задачах, решает вопросы, которые сотруднику «некогда» разобрать самостоятельно, то весь день уходит на взаимодействие с подчиненными. Свои задачи остаются на поздний вечер или ночь. В итоге не отдел работает на главного бухгалтера, а главный бухгалтер работает на своих сотрудников.

Используем инструменты контроля

Какие инструменты контроля помогут главному бухгалтеру освободить время и сократить количество ошибок?

Приведу небольшой список.

1. Основной инструмент контроля — рабочий план. Его подробно разобрали в шаге 1.

2. Регламенты по ключевым рабочим процессам. Если их нет, делаем, начиная с тех участков, где у сотрудников больше всего вопросов, чаще возникают ошибки и, соответственно, требуется больший контроль со стороны главного бухгалтера. Если регламенты есть, но проблемы по-прежнему остались, пересматриваем регламенты. Проходим по каждому пункту, переписываем простым понятным языком, убираем лишние шаги, добавляем недостающие. Передаем сотруднику и тестируем. Снова дорабатываем, пока эти документы не станут рабочим инструментом.

3. Регламенты взаимодействия с другими отделами в компании. Если такие регламенты имеются, отлично, это повод проверить, насколько они актуальны. Если нет — пропишите самые конфликтные взаимодействия. Например, бухгалтер — менеджер:

кто отвечает за получение документов от поставщиков, в какие сроки;

что делать, если полученные документы неправильно оформлены;

кто запрашивает акты сверок по поставщикам, сроки и т. д.

В процессе работы такой регламент можно и нужно дополнять новыми пунктами. В результате количество конфликтных ситуаций сократится, каждый будет понимать свою зону ответственности. При возникновении спорных моментов сотрудники смежных отделов могут договориться самостоятельно, опираясь на регламент.

4. Должностные инструкции главного бухгалтера и каждого сотрудника бухгалтерии. Что в них? Стандартный перечень обязанностей, включающий общие и размытые формулировки? Или то, что каждый сотрудник действительно выполняет в рамках своих обязанностей и за что несет ответственность?

Чем более абстрактные и общие формулировки в должностных инструкциях, тем ниже уровень ответственности сотрудников и больше вопросов из серии: «Почему я должен это делать? Это не моя работа». Поэтому проверяем и дорабатываем, сейчас самое время.

5. Шаблоны для самостоятельной проверки сотрудниками своей работы. Например, шаблон по проверке декларации по НДС в Excel. Сотрудник вносит данные из бухгалтерской базы, с помощью формул автоматически рассчитываются цифры для каждой строки декларации по НДС. Сотруднику остается сверить их с данными, которые получились в самой декларации. В случае расхождений — разобраться с причинами, внести необходимые исправления. За главным бухгалтером — проверка финальных сумм. Плюс остается электронный документ, из которого видно, откуда берется каждая цифра в налоговой декларации.

Задача главного бухгалтера — утвердить такой комплект шаблонов по всем основным декларациям и участкам, на которых могут быть существенные ошибки. Дальше берем их в работу.

6. Фиксируем опыт из ошибок. Если ошибку допустил сотрудник, вместе с ним делаем выводы, определяем, какие действия помогут исключить аналогичные ошибки в будущем (см. , 2020, № 2).

Шаг 4. Самодисциплина: организуем в первую очередь свою работу

Дома много отвлекающих факторов: холодильник, телевизор, диван, домашние дела. Еще дети и муж претендуют на ваше внимание. Как настроиться на рабочий процесс?

Вот несколько простых способов самоорганизации при удаленной работе.

1. Утром время для себя: небольшая разминка, завтрак без спешки.

2. Организуем рабочее место. В идеале это не кухня, а отдельная комната, где есть возможность закрыть дверь, чтобы поработать в тишине.

3. Переодеваемся в «рабочую» одежду, отлично подойдет летний гардероб. Удобно и есть ощущение переключения между домом/работой.

4. Составляем свое расписание на день: в какое время работаем, когда занимаемся детьми, когда домашними делами, а когда отдыхаем.

5. Учимся работать в два раза быстрее: убираем неважные и несрочные задачи, оставляем главное. В процессе работы не отвлекаемся на посторонние дела.

Шаг 5. Спокойствие, только спокойствие

Только в спокойном состоянии главный бухгалтер может организовать свою работу, работу команды, быть надежной опорой для своей компании, принимать взвешенные решения и помочь компании пройти трудный период.

Используем инструменты контроля

Все инструменты и советы, которые мы разобрали выше, помогают сохранять спокойствие, потому что появляются система и план действий.

Вторая составляющая — не менее важная — психология. Забота о себе, чтобы были силы и желание заботиться о других. Что можно порекомендовать?

1. Выберите для себя одну главную цель на ближайшие 60 дней. Это будет ваша опора. Например, цель — пройти кризис в своей компании, оптимизировать налоги. И в те моменты, когда будет пугать неизвестность, нестабильность, вспоминаем свою цель и задаем вопрос, а что я сегодня могу сделать. И просто делаем. Ведь пока мы заняты, нет времени переживать о том, на что никак не можем повлиять.

2. Добавьте в расписание дня медитации. Можно найти любую в бесплатном доступе, главное, чтобы она помогала вам расслабиться и успокоиться.

3. Найдите время на отдых. Бухгалтер всегда занят, а в условиях работы из дома перерывы заполнены приготовлением еды, уборкой, уроками детей и т. д. Раз в 1—2 часа найдите 10 минут для того, чтобы выпить чай без спешки и телефона. Вспомните про любимые и давно забытые увлечения, добавьте их вечером, чтобы переключиться и перестать засыпать с мыслями о работе.

* * *

И при общении с коллегами исключайте негатив. Запретите кидать в корпоративные чаты «смешные» картинки про кризис и вирус, обсуждать непроверенную информацию. Наполняйте чат хорошими новостями. Например, делитесь тем, что сдали отчет на 3 дня раньше срока, сэкономили на налогах, что клиент оплатил счета вовремя. Можно разместить новый рецепт быстрого обеда, посоветовать интересный фильм для отдыха. Фокусируйтесь на позитиве. Тревожных новостей и неопределенности и так достаточно.

Понравилась ли вам статья?
  • Почему оценка снижена?
  • Есть ошибки
    Укажите ошибки Не более 300 знаков. Осталось 300/300
  • Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  • Нет ответа по поставленные вопросы
  • Аргументы неубедительны
  • Ничего нового не нашел
  • Нужно больше примеров
  • Тема не актуальна
  • Статья появилась слишком поздно
  • Слишком много слов
  • Другое
    Напишите подробнее Не более 300 знаков. Осталось 300/300
Поставить оценку
Комментарии (0)

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

Другие статьи журнала по теме:
Личный интерес / Налоги физических лиц
Личный интерес / Налоги физических лиц

2024 г.

№ 18
НДФЛ с процентов по вкладам граждан: что нового с 2025 годаЧто меняется в уплате «личного» НДФЛ
№ 17
Какие изменения в имущественных налогах ждут физлиц (в том числе ИП)Продажа единственного жилья супругами: подводные камниТест: проверьте свои знания по НДФЛ-вычетам
№ 15
Детали получения НДФЛ-вычета на покупку жилья в неформальном браке
№ 14
Вопросы по НДФЛ-вычетам — 2024Налоговые обязанности физлица — 2024: налоговый резидент VS нерезидент
№ 13
Как платить НДФЛ с процентного дохода в 2024 году
№ 11
Физлицам скоро надо отчитаться перед ИФНС о зарубежных счетах
№ 9
Новые НДФЛ-вопросы при продаже имущества и не толькоОшибочный НДФЛ-вычет — последствия для физлиц
№ 8
Вопросы физлиц об уведомлениях о КИККак отчитаться, если в 2023 году вы и купили, и продали квартируПо расходам на онлайн-обучение у ИП можно получить НДФЛ-вычет
№ 7
НДФЛ-вопросы при продаже имущества
№ 5
Как получить в СФР справку о суммах больничных и НДФЛ с них за 2023 годОб изменении назначения загрансчета лучше уведомить налоговиков
№ 2
Обновленные социальные вычеты по НДФЛ в 2024 году

2023 г.

№ 22
Кладовка в многоквартирном доме — почему налог такой высокий
№ 21
Взыскание налоговых долгов с граждан: судебный порядок остался в силе
№ 18
Льгота по имущественным налогам заявлена с опозданием: как ее применить задним числом
№ 17
НДФЛ-вычеты на лечение, обучение и спорт упростили
№ 16
Коллизии с возвратом ИП личного НДФЛ в 2023 году
№ 15
Получаем НДФЛ-вычеты в ИФНСФизлицам сообщат, если на них зарегистрировали фирму
№ 13
Как совмещать НДФЛ-вычеты по декларации с упрощенными вычетами
№ 11
Кто должен отчитаться о зарубежном счете и иностранном электронном кошельке
№ 10
На какие детские пособия нужно подавать заявление о продлении выплатыНДФЛ при продаже объединенного жилья: новый подход
№ 9
Зачем закрыли данные о собственниках в ЕГРН и чем это чреватоНе забудьте представить уведомление о КИК
№ 8
Как платить НДФЛ с доходов от продажи участков после изменения их границКогда с доходов от продажи имущества можно не платить НДФЛ
№ 7
Декларационная кампания — 2023 в вопросах и ответахДекларацию 3-НДФЛ обновили: что изменилось
№ 6
Как платить НДФЛ с доходов от продажи зарубежной недвижимости
№ 5
Единое пособие для семей с детьми и будущих мамЕдиное пособие: особенности переходного периода
№ 3
Как родителям уплатить налоги за детейНалоговое резидентство и НДФЛ-доходы с точки зрения вычета по ИИСФНС начнет взыскивать налоги с граждан во внесудебном порядке
№ 2
НДФЛ и проценты по вкладам в банках в 2023 году

2022 г.

№ 23
Ассорти вопросов по имущественным налогам физлиц и НДФЛКредитные каникулы для мобилизованных и их семей: как воспользоваться отсрочкой
№ 21
Кто заплатит налоги мобилизованных граждан — подробности от ФНС
№ 20
НДФЛ-вычеты по ИИС: что новогоДоход за 2021 год больше 5 млн руб.? НДФЛ по ставке 15% человек доплачивает сам!Как платить НДФЛ с доходов от сдачи в аренду зарубежной недвижимостиПо какому курсу можно снять рубли с валютного счетаСчет в зарубежном банке — рассказать ли о нем ФНС?
№ 19
Доступен новый способ подачи заявления о сохранении прожиточного минимумаОтказ от услуг после заключения договора: общие правилаОтказ от услуг: случаи из судебной практикиОтказ от услуг: туры, билеты, отели
№ 18
4 способа найти клиентов на бухгалтерские услуги
№ 16
Льготная ипотека для работников IT-компаний: брать или не брать?Неочевидные нюансы НДФЛ-вычетов по ИИС
№ 15
Долги бывшего ИП могут взыскать с его зарплатыКак снять предпринимательский статус с личной квартиры ИППополнение в семье может освободить от НДФЛ при продаже квартирыСнова об НДФЛ-вычетах за 2021 год
№ 13
Заявляем НДФЛ-вычеты за 2021 годЦБ РФ предупредил банки о недопустимости одностороннего установления комиссий
№ 12
Тонкости соцвычета на дорогостоящее лечение
№ 11
Центробанк смягчил валютные ограничения для граждан
№ 10
«Первоапрельская» выплата для семей со школьникамиЕсть авто, но вы им пока не пользуетесь: как не платить транспортный налогРеальный кейс: сдаем в аренду жилье и апартаменты
№ 9
Вопросы по «обязательной» НДФЛ-декларации за 2021 год
№ 8
Антикризисная корзина мер поддержки для граждан
№ 7
Банк России обновил валютные правила для гражданПодписан Закон о кредитных каникулах для граждан и МСП
№ 6
Регулярно жертвуете на благотворительность? Заявите НДФЛ-вычетУже известно, кому придется платить НДФЛ с процентов по вкладам
№ 4
Как получить выписку из ЕГРН, не выходя из домаМожно ли обналичить подарочный сертификат магазинаЧто «умеет» личный кабинет физлица на сайте ФНС
№ 3
НДФЛ-новшества при продаже имуществаДолжники имеют право на сохранение прожиточного минимумаМожно ли получить «просроченные» детские пособия
№ 2
Фитнес-вычет: как вернуть часть затрат на занятия спортомВы еще не внесли свой email в ЕГРН? А зря, это полезноИмущественные НДФЛ-вычеты: что меняетсяКогда нерезиденты могут не декларировать доходы от продажи имущества
№ 1
Нотариальные документы можно проверить онлайн
ОПРОС
Ваша зарплата выше среднеотраслевого регионального показателя?
да
нет
затрудняюсь ответить
впервые слышу о таком показателе
7 октября 10:30-12:30 (МСК)
Варианты участия
Иконка
Прямой эфир, живое общение с лектором
Иконка
Доступ к видеозаписи и материалам
Анна Ефремова
Ведет вебинар
советник генерального директора ООО «Р.О.С.экспертиза», консультант по методологии бухучета и налогообложения, член Научно-экспертного совета Палаты налоговых консультантов, аккредитованный преподаватель ИПБ России
Регистрация на вебинар

Нужное
Содержание