Как рассчитать и учесть долг работника за неотработанные дни отпуска при увольнении
Случается, что работник увольняется до конца рабочего года, отпуск за который он уже отгулял авансом. В большинстве случаев вы сможете удержать с увольняющегося работника суммы отпускных за неотработанные днист. 137 ТК РФ. Для этого достаточно распоряжения руководителя об удержании этой суммы из денег, причитающихся работнику при окончательном расчете. Согласия работника на это не требуется.
Но есть ограничение — удержать можно не более 20% от выплачиваемой работнику на руки суммыст. 138 ТК РФ. Если долг работника больше, то он может погасить его добровольно.
Если же он не согласен вернуть переплаченные отпускные, которые нельзя удержать при увольнении, их можно попробовать взыскать в судебном порядкест. 1102, ст. 1109 ГК РФ. Или же простить работнику задолженность и ничего с него не удерживать.
Мы расскажем о том, как рассчитать сумму задолженности работника и как ее удержание влияет на налоговый учет.
Рассчитываем сумму задолженности
ШАГ 1. Определяем количество неотработанных дней отпуска
* Если работник отработал последний рабочий месяц менее чем наполовину, то такой месяц не нужно учитывать, а если он отработал половину или более половины месяца, то такой месяц округляем до полного месяцап. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30.04.30 № 169; ст. 423 ТК РФ.
Имейте в виду, число неотработанных дней отпуска, которое у вас в результате получится, можно округлить до целого числа. Это не запрещено ТК РФПисьмо Минздравсоцразвития России от 07.12.2005 № 4334-17. Но округлять можно только в пользу работника, а поскольку вы производите удержание, то, например, 2,33 округляете до 2 календарных днейстатьи 8, 9 ТК РФ.
ШАГ 2. Рассчитываем сумму неотработанных отпускных
При расчете вам понадобятся сведения о среднем заработке, исходя из которого вы оплачивали работнику отпуск. Эта информация у вас уже есть.
Брать при расчете средний дневной заработок на момент увольнения нельзя.
Если же получилось так, что у работника количество неотработанных дней отпуска больше, чем продолжительность последнего отпуска (например, таких дней 10, а последний отпуск продолжался 7 дней), то вам нужно поднять информацию о среднем заработке еще и за предыдущий отпуск. И соответственно, часть задолженности работника (за 7 дней) посчитать исходя из среднего заработка в период последнего отпуска, а часть (за 3 дня) — исходя из среднего заработка в период предыдущего отпуска.
Ситуация несколько усложнится, если во время отпуска работника в целом по организации (или по структурному подразделению) повышались зарплаты. В этом случае на повышающий коэффициент увеличивается часть отпускных с момента повышения до окончания отпускап. 16 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.
То есть по календарю от последнего дня отпуска нужно отсчитать количество неотработанных дней отпуска и определить, сколько дней приходится на период после дня повышения зарплаты, а сколько — до этой даты (если такие дни есть). Например, отпуск у работника был с 18 июля по 7 августа. Неотработанных дней — 12. Повышение зарплаты было с 1 августа. Тогда количество неотработанных дней отпуска после повышения — 7.
И после этого нужно рассчитать сумму отпускных за неотработанные дни отпуска по следующей формуле:
Отражаем в налоговом учете и отчетности
С суммы ранее выплаченных работнику отпускных был удержан НДФЛ, на эту сумму были начислены страховые взносы во внебюджетные фонды. Сама сумма отпускных была включена в расходы для целей налогообложения прибыли. А теперь оказывается, что часть отпускных была выплачена работнику излишне. Что же делать с налогами и взносами? Как их скорректировать?
Сразу скажем, что долг перед работодателем за неотработанные дни отпуска возникает не потому, что отпуск был предоставлен работнику с нарушением закона, а потому, что работник увольняется до конца рабочего года, за который ему был предоставлен отпускстатьи 122, 123 ТК РФ. Следовательно, на момент предоставления отпуска отпускные были выплачены правомерно — ошибки не было. И никаких исправлений в периоде предоставления отпуска в налоговом учете делать не нужно. Все корректировки, которые возникают в связи с удержанием сейчас с работника долга по неотработанным отпускным или прощением ему этих сумм, будут учитываться в периоде увольнения.
Закрываем долг
Сначала рассмотрим ситуацию, когда либо вы удерживаете долг из зарплаты работника при окончательном расчете, либо он сам вносит эту сумму в кассу организации.
Тогда и сумму отпускных, которую вернул работник, и суммы страховых взносов, которые были излишне начислены на нее, необходимо включить во внереализационные доходы в месяце увольнения работника. Так советует учитывать эти суммы Минфин Россиист. 250 НК РФ; Письмо Минфина России от 03.12.2009 № 03-03-05/224.
А как быть с НДФЛ? Ведь при выплате отпускных с работника удержали налога больше, чем нужно. Получается, что теперь надо часть налога ему вернуть? Так ли это и как заполнить справку о доходах физического лица по форме
Из авторитетных источников
“Если работодатель удерживает отпускные за неотработанные дни отпуска при увольнении, то в регистре налогового учета по НДФЛ и справке
2-НДФЛ данные о выплаченной работнику сумме отпускных и удержанной с них сумме НДФЛ в месяце выплаты отпускных корректировать не нужно. А в месяце увольнения и в регистре, и в справке2-НДФЛ нужно отразить сумму, начисленную работнику при окончательном расчете, за минусом части отпускных за неотработанные дни отпуска, которую удержал работодатель. При этом сумму НДФЛ с последней выплаты работнику нужно уменьшить на сумму НДФЛ с части отпускных за неотработанные дни отпуска, которую удержал работодатель.После того как работодатель принял решение об удержании отпускныхст. 137 ТК РФ, он должен не позднее 10 рабочих дней письменно сообщить работнику о том, что с суммы отпускных за неотработанные дни отпуска был излишне удержан НДФЛ. А работник должен написать заявление на возврат излишне удержанного и перечисленного в бюджет НДФЛп. 1 ст. 231 НК РФ.
Но при этом перечислять излишне удержанный НДФЛ на счет работника не нужно. На эту сумму можно просто уменьшить долг работника по НДФЛ, рассчитанный с последней выплаты ему”.
Как же рассчитать сумму НДФЛ с части отпускных за неотработанные дни отпуска?
Если какие-либо вычеты (стандартные, имущественный) работнику не предоставлялись, то все просто.
Но если сотруднику предоставлялись какие-либо вычеты по НДФЛ, расчет будет сложнее.
Рассмотрим конкретный пример.
Пример. Расчет суммы задолженности за неотработанные дни отпуска при увольнении
/ условие / Работник принят на работу с 1 сентября 2010 г. С 3 по 31 мая 2011 г. ему был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск за первый год работы (28 календарных дней). За время отпуска ему были начислены отпускные в размере 19 047,62 руб.
30 июня 2011 г. он уволился по собственному желанию.
Зарплата за вторую половину июня 2011 г., начисленная работнику при окончательном расчете, составляет 10 476,19 руб.
Вычеты по НДФЛ работнику не предоставляются.
/ решение / Алгоритм действий такой.
ШАГ 1. Определяем количество неотработанных календарных дней отпуска, с учетом того что на момент увольнения работник отработал в организации 10 месяцев:
28 дн. – (28 дн. / 12 мес. х 10 мес.) = 28 дн. – (2,33 дн. х 10 мес.) = 4,66 дн.
ШАГ 2. Рассчитываем сумму долга работника за неотработанные дни отпуска:
19047,62 руб. / 28 дн. х 4,66 дн. = 3170,07 руб.
НДФЛ с этой суммы равен 412 руб. (3170,07 руб. х 13%).
То есть задолженность работника без НДФЛ составляет:
3170,07 руб. – 412 руб. = 2758,07 руб.
ШАГ 3. Определяем предельный размер удержания из зарплаты при окончательном расчете. Сумма без НДФЛ, исходя из которой он определяется, составляет:
10 476,19 руб. – (10 476,19 руб. х 13%) = 9114,19 руб.
Предельная сумма, которую можно удержать с работника, составляет:
9114,19 руб. х 20% = 1822,84 руб.
Получается, что из зарплаты работника можно удержать только эту сумму, хотя долг работника (2758,07 руб.) больше.
Оставшуюся часть долга руководитель решил с работника не взыскивать.
ШАГ 4. Определяем сумму к выплате работнику:
10 476,19 руб. – 1822,84 руб. – (10 476,19 руб. – 1822,84 руб.) х 13% = 7528,35 руб.
Теперь поговорим о страховых взносах. Отпускные работнику были выплачены в сумме большей, чем нужно. Следовательно, база по взносам была завышена. Но, как мы уже сказали, все корректировки мы будем вносить в текущем периоде — в периоде увольненияПисьмо Минздравсоцразвития России от 28.05.2010 № 1376-19.
То есть пересчитывать страховые взносы в периоде выплаты отпускных не придется.
Из-за удержания неотработанных отпускных работник получит при окончательном расчете денег меньше. И именно на эту уменьшенную сумму вы начислите страховые взносып. 1 ст. 11, ст. 17 Федерального закона от 24.07.2009
Так, в рассмотренном выше примере база для начисления страховых взносов составит 8653,35 руб. (10 476,19 руб. – 1822,84 руб.). Именно исходя из этой суммы нужно показать в персонифицированной отчетности по форме
Но если сумма выплат, начисленных работнику в квартале увольнения, меньше суммы задолженности за неотработанные дни отпуска, то придется корректировать персонифицированную отчетность по этому работникуПисьмо ПФР от 19.05.2011 № 08-26/5404. О том, как правильно это сделать, нам рассказали в ПФР.
Из авторитетных источников
“Если в расчетном (отчетном) периоде работодатель удерживает отпускные за неотработанные дни отпуска, которые были начислены в предыдущие отчетные периоды, то может образоваться отрицательная сумма доначислений.
В этом случае формируются корректирующие сведения по формам
СЗВ-6-1 илиСЗВ-6-2 за период, в котором работнику был предоставлен отпуск, и они представляются в ПФР вместе с исходными сведениями персонифицированного учета за отчетный период, в котором произведено удержание неотработанных отпускных с работника.При этом сумма, указанная в форме
АДВ-6-2, должна быть равна сумме, учтенной в последнем расчете по формеРСВ-1утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 12.11.2009 № 894н, представленном в Пенсионный фонд. Необходимости во внесении изменений в ранее представленный расчет по страховым взносамРСВ-1 нет”.
Обратите внимание, что корректировать в периоде, когда работник отгулял отпуск авансом, нужно только начисленные взносы в ПФР. По уплаченным взносам корректировка не требуется.
Пример. Отражение в персонифицированной отчетности отрицательной суммы доначислений по страховым взносам в ПФР при удержании долга с работника
/ условие / Симонов А.А., 1957 года рождения, увольняется 1 июля 2011 г.
Ставка пенсионных взносов на финансирование страховой части трудовой пенсии по нему равна 26%.
Симонов А.А. отгулял отпуск авансом в I квартале 2011 г. Начисленные и уплаченные по нему за этот период страховые взносы составили 15 000 руб. По распоряжению руководителя при увольнении необходимо удержать с него сумму отпускных за неотработанные дни отпуска.
Зарплата за 1 день, отработанный в июле, составила 1000 руб., неотработанные отпускные равны 1500 руб. То есть в результате удержания долга с работника сумма доначисления взносов по нему за июль будет отрицательная:
По всем другим работникам (кроме Симонова А.А.) в III квартале 2011 г. начислены страховые взносы в сумме 25 000 руб. А уплачено в III квартале 24 870 руб. (25 000 руб. – 130 руб.).
/ решение / Исходная форма
| Форма | | |
Р Е Е С Т Р
сведений о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованных лиц
...
Тип сведений:
| х — корректирующие — отменяющие | за отчетный период: | I квартал I полугодие 9 месяцев х год 2011 |
Страховые взносы за последние три месяца (в 2010 году за шесть месяцев) отчетного периода по застрахованным лицам
| № | Ф.И.О. застрахованного лица | Страховой номер индивидуального лицевого счета | Адрес для направления информации о состоянии индивидуального лицевого счета | Сумма страховых взносов на страховую часть трудовой пенсии | Сумма страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии | Период работы | |||
| начислено | уплачено | начислено | уплачено | с (дд.мм.гг) | по (дд.мм.гг) | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| … | |||||||||
| 4 | Симонов Андрей Андреевич | 129000, г. Москва, ул. Кирова, д. 2, кв. 6 | — | — | — | — | 01.07.2011 | 30.09.2011 | |
| … | |||||||||
| Всего по реестру: | 25 000 | 24 870 | |||||||
Корректирующая форма
| — исходные х — отменяющие | за отчетный период: | I квартал х I полугодие 9 месяцев год 2011 |
Страховые взносы за последние три месяца (в 2010 году за шесть месяцев) отчетного периода по застрахованным лицам
| № | Ф.И.О. застрахованного лица | Страховой номер индивидуального лицевого счета | Адрес для направления информации о состоянии индивидуального лицевого счета | Сумма страховых взносов на страховую часть трудовой пенсии | Сумма страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии | Период работы | |||
| начислено | уплачено | начислено | уплачено | с (дд.мм.гг) | по (дд.мм.гг) | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| 1 | Симонов Андрей Андреевич | 129000, г. Москва, ул. Кирова, д. 2, кв. 6 | 14 870Указываем сумму страховых взносов в периоде, когда работник отгулял отпуск авансом, уменьшенную на сумму отрицательной корректировки | 15 000 | — | — | 01.01.2011 | 31.03.2011 | |
| Всего по реестру: | 14 870Указываем сумму страховых взносов в периоде, когда работник отгулял отпуск авансом, уменьшенную на сумму отрицательной корректировки | 15 000 | |||||||
Форма
| Форма | | |
ОПИСЬ СВЕДЕНИЙ, передаваемых страхователем в ПФР
...
| х 2011 |
Сведения об исходных сведениях:
| № | Код категории застрахованного лица | Сумма страховых взносов на страховую часть трудовой пенсии | Сумма страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии | Количество застрахованных лиц | Имя файла (номер реестра) | ||
| начислено | уплачено | начислено | уплачено | ||||
| 1 | НР | 25 000 | 24 870 | — | — | 4 | |
| Итого по страхователю: | 25 000 | 24 870 | |||||
Сведения о корректирующих (отменяющих) сведениях:
| № | Код категории застрахованного лица | Сумма доначисленных страховых взносов на страховую часть трудовой пенсии | Сумма доначисленных страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии | Количество застрахованных лиц | Имя файла (номер реестра) |
| 1 | НР | | — | 1 | |
| Итого по страхователю: | | — | 1 | ||
При таком заполнении персонифицированной отчетности сведения о начисленных за III квартал взносах по данным
Прощаем долг
Налоговики считают расходы в виде сумм неотработанных отпускных экономически необоснованнымист. 252 НК РФ; Письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148. Поэтому если вы не хотите с ними спорить, то на сумму неотработанных отпускных нужно уменьшить базу по налогу на прибыль в периоде увольнения. При этом ни НДФЛ, ни страховые взносы, ни отчетность по ним корректировать не нужно. Кроме того, страховые взносы, начисленные на не учитываемые при налогообложении прибыли выплаты, можно учесть в налоговых расходахПисьмо Минфина России от 23.04.2010 № 03-03-05/85.
***
Рассчитывать сумму задолженности, если у работника есть неотработанные дни отпуска на момент увольнения, нужно всегда. Но если долг не очень большой и взыскивать его с работника не хочется (хотя бы даже из тех соображений, что не хочется делать какие-либо корректировки в учете), можно поступить так. На некоторое время о долге нужно просто забыть. То есть и с работника его не взыскивать, но и прощение долга не оформлять. А по прошествии 3 лет этот долг можно будет списать как безнадежныйст. 196, п. 1 ст. 1102 ГК РФ, и ничего корректировать более не придется.
