Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 6 марта 2015 г.

Содержание журнала № 6 за 2015 г.

Вода — это жизнь... А покупка кулера — это расходы!

Как учесть затраты, связанные с обеспечением работников питьевой водой

Нет такого сотрудника, который в течение рабочего дня мог бы обойтись без питьевой воды. Чтобы решить вопрос с водой, можно купить (или арендовать) кулер, при необходимости заказав еще фильтры к нему, если аппарат подключили к водопроводу, или же бутыли с водой. Мы расскажем о том, как отразить все это в учете.

Вычеты НДС заявляйте как обычно

Возможность вычета зависит от того, облагается ли НДС ваша деятельность:

• <если>облагается, то входной налог по самому кулеру, по затратам на его доставку и установку, по суммам арендной платы, а также по стоимости фильтров, бутылей и воды принимайте к вычету полностью на основании счетов-фактурподп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ;
• <если>не облагается, то налог включайте в стоимость имущества, работ и в суммы арендной платыподп. 1 п. 2 ст. 170 НК РФ;
• <если>вы ведете как облагаемую, так и не облагаемую НДС деятельность и не можете применить правило «пяти процентов», то часть входного НДС вы вправе принять к вычету, а часть должны включить в стоимость имущества (арендной платы). Входной налог распределяется пропорционально выручке от облагаемых и необлагаемых операцийпп. 4, 4.1 ст. 170 НК РФ.

Учтите: если по условиям договора вы должны возвращать бутыли поставщику, НДС с их цены он вам не должен предъявлятьп. 7 ст. 154 НК РФ.

Начислять НДС со стоимости потребленной работниками воды не нужно. Ведь вы не передаете воду бесплатно в собственность сотрудникам, а исполняете обязанность по улучшению условий и охране трудап. 1 ст. 39, подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ.

Удерживать НДФЛ и платить взносы не придется

Ваша организация обеспечивает работников водой в рамках исполнения обязанностей по улучшению условий и охране труда, поэтому у них не возникает облагаемого НДФЛ и страховыми взносами доходаст. 41 НК РФ; ч. 1 ст. 7 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; п. 1 ст. 20.1 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ.

В бухучете многообразие операций

Покупаем кулер

Как принять кулер к учету, зависит от срока его полезного использования:

• <если>срок не превышает 12 месяцев, то учитывайте кулер как МПЗ вне зависимости от его цены. Затраты на доставку и установку удобнее включить в его стоимость, если такой порядок учета затрат предусмотрен в вашей бухгалтерской учетной политике. Если же нет, то учтите их как текущие расходыпп. 5, 6 ПБУ 5/01. При передаче смонтированного кулера в эксплуатацию спишите его стоимость на расходы по обычным видам деятельностипп. 5, 7 ПБУ 10/99; пп. 90, 93 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 28.12.2001 № 119н (далее — Методические указания);
• <если>срок полезного использования кулера составляет более 12 месяцев, то все зависит от общей суммы затрат на него и от установленного в вашей организации лимита стоимости имущества для отнесения к основным средствам. Возможны такие ситуации:
  • <если>затраты на покупку, доставку и монтаж кулера превышают лимит, то они формируют первоначальную стоимость аппарата как амортизируемого основного средствапп. 4, 7, 8, 17 ПБУ 6/01;
  • <если>общая сумма затрат на кулер не превышает лимит, то удобнее учесть его как МПЗ — в порядке, описанном вышеп. 5 ПБУ 6/01.

Арендуем кулер

При аренде у вас будут затраты на доставку и монтаж аппарата, а также расходы в виде арендной платыч. 1 ст. 606, п. 1 ст. 607, п. 1 ст. 614 ГК РФ. Принимайте эти суммы к учету в состав расходов по обычным видам деятельности. Стоимость доставки и установки кулера включайте в расходы на дату подписания акта приемки-сдачи выполненных работ, а суммы арендной платы — на последнее число каждого месяца арендыпп. 5, 16, 18 ПБУ 10/99.

Приобретаем и меняем фильтры

С точки зрения бухучета фильтры для кулера — это один из видов материалов. Списывайте их стоимость на расходы по обычным видам деятельности при установке в аппаратпп. 5, 6 ПБУ 5/01; пп. 90, 93 Методических указаний.

Покупаем воду в бутылях

Стоимость питьевой воды учитывайте сразу в расходах по обычным видам деятельностипп. 2, 5, 6 ПБУ 5/01; пп. 5, 16, 18 ПБУ 10/99.

А вот бутыли — это тара. Как правило, по договору поставщик берет за них залог (сверх стоимости воды) и вы должны ему возвращать бутыли при поставке вам очередной партии воды.

Включать залог в расходы не нужно. Эта сумма формирует так называемую залоговую стоимость, по которой вы примете бутыли к учету на забалансовый счет 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение»пп. 160, 162, 164 Методических указаний.

Для налогообложения прибыли расходы на кулер, фильтры и воду признаете без проблем

Для того чтобы обосновать целесообразность расходов на кулер и воду, вам нужно включить условие об обеспечении сотрудников питьевой водой в перечень мероприятий по охране трудап. 18 приложения к Приказу Минздравсоцразвития № 181н. Этот перечень вы можете:

• <или>прописать в положении об охране труда или в правилах внутреннего распорядка;
• <или>оформить отдельным приказом.

Покупаем кулер

Возможны два варианта:

• <если>срок полезного использования аппарата больше 12 месяцев, а общая сумма затрат превышает 40 000 руб., то для целей налогообложения кулер — это обычное амортизируемое основное средствоп. 1 ст. 256, п. 1 ст. 257, п. 2 ст. 259 НК РФ;
• <если>хотя бы одно из вышеназванных условий не выполняется, то кулер не является амортизируемым имуществом. На дату передачи его в эксплуатацию отнесите его стоимость к прочим расходам — как расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасностиподп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письма Минфина от 21.11.2013 № 03-03-06/1/50213, от 20.12.2012 № 03-03-06/1/707.

Арендуем кулер

Включите затраты на доставку и монтаж аппарата, а также арендную плату в прочие расходыподп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ. Стоимость доставки и установки учтите на дату подписания акта приемки-сдачи работ, а суммы арендной платы признавайте ежемесячно на последнее число каждого месяца арендыподп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ.

Приобретаем и меняем фильтры

Затраты на их приобретение вы можете включать либо в состав материальных расходов, либо в состав прочихподп. 3 п. 1 ст. 254, подп. 7, 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Покупаем воду в бутылях

Стоимость воды учитывайте в составе прочих расходов по мере поступления бутылейп. 1 ст. 272 НК РФ. По залоговой стоимости бутылей у вас не возникнет ни расхода (при их получении), ни дохода (при их возврате)ст. 41, п. 32 ст. 270 НК РФ.

При УСНО расходы на кулер, фильтры и воду признавать не стоит

Дело в том, что это небезопасно. Эти затраты не указаны в закрытом перечне расходов, разрешенных к признанию при УСНОп. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письмо Минфина от 06.12.2013 № 03-11-11/53315. При уплате поставщику залоговой стоимости бутылей вам не нужно отражать расход. Соответственно, при получении суммы залога от поставщика воды при возврате ему бутылей у вас не возникнет доходаст. 41 НК РФ.

***

Наличие у вас заключения СЭС о непригодности для питья воды из центрального водоснабжения не влияет на возможность признания расходовПисьмо Минфина от 09.07.2012 № 03-03-06/1/332.