Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 23 июля 2018 г.
Содержание журнала № 15 за 2018 г.
Как устранить ошибки во вкладыше в трудовую книжку
Из-за неточного отчества вкладыш можно не переделывать
В 2018 г. обнаружила ошибку в написании отчества сотрудника (получилось «Абдулхаирович» вместо «Абулхаирович»), допущенную 3 года назад. За это время во вкладыш мною было внесено несколько записей. Как правильно исправить такую ошибку? Нужно ли выдавать новый вкладыш?
— Новый вкладыш выдавать не обязательно. Можно внести исправления в нынешний. Исправления в него вносятся в том же порядке, что и в саму трудовую книжкупп. 38, 26 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила); п. 2.3 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция).
Действуйте так:
•одной тонкой чертой зачеркните неправильное отчество;
•напишите рядом правильное отчество;
•на внутренней стороне обложки трудовой книжки или самого вкладыша, если у него есть своя обложка, сделайте запись о том, что исправление внесено на основании паспорта — документа, подтверждающего правильное отчество работника. Заверьте такую запись подписью директора или своей подписью, если вы уполномочены вносить изменения в кадровые документы (предположим, это полномочие прописано в вашей должностной инструкции или в трудовом договоре). Поставьте печать кадровой службы или организации, если она имеется в компанииПриказ Минтруда от 31.10.2016 № 589н.
Внимание
У вкладыша в трудовую книжку последнего образца есть обложка. Но поскольку он является неотъемлемой частью книжки, при исправлении сведений о работнике ссылки на документы, на основании которых сделаны изменения, можно проставить на обложке самой книжкип. 2.3 Инструкции.
Во вкладыше продолжается нумерация книжки
К нам пришел новый сотрудник. Во вкладыше в его трудовую книжку нумерация записей начата с первого номера (всего три записи). А записи в трудовой книжке в разделе «Сведения о работе» закончились на номере 17. Как мне теперь правильно нумеровать записи о работе у нас, в том числе о приеме на работу?
— Нумерация в трудовой книжке и во вкладыше должна быть сквозной и непрерывнойпп. 13, 38 Правил. Поэтому нужно исправить нумерацию во вкладыше. Но в разделе «Сведения о работе» записи нельзя зачеркивать (в отличие, к примеру, от титульных листов книжки или вкладыша)п. 30 Правил.
Сделайте в разделе «Сведения о работе» вкладыша запись под номером 21: «Ошибочно пронумерованные записи во вкладыше под номерами 1, 2, 3 считать соответственно записями под номерами 18, 19, 20». А запись о приеме на работу сделайтеп. 11 Правил под номером 22.
Сведения о работе нельзя оставить в разделе о награждениях
Раздел трудовой книжки «Сведения о работе» окончился записью под номером 18. Предыдущий кадровик нашей организации последующую запись о переводе сотрудника внес в раздел «Сведения о награждении» под номером 2. Является ли это ошибкой и как теперь действовать?
— Записи в несоответствующих разделах трудовой книжки являются ошибкой.
Главное — ничего не зачеркивайтеп. 30 Правил. Вшейте в трудовую книжку вкладыш.
Затем признайте запись о переводе сотрудника в разделе «Сведения о награждении» недействительной. Для этого нужно сделать следующее.
Шаг 1. Впишите в раздел «Сведения о награждении» под номером 3: «Запись под номером 2 раздела “Сведения о награждении” признать недействительной».
Шаг 2. Перепишите признанную недействительной запись из раздела «Сведения о награждении» в раздел «Сведения о работе» вкладыша под номером 19.
В графах 2 обоих разделов проставьте дату, когда вы внесли записи под номером 3 в раздел книжки «Сведения о награждении» и под номером 19 в раздел вкладыша «Сведения о работе».
В дальнейшем продолжайте сквозную нумерацию записей в разделе вкладыша «Сведения о работе». А если у работника будут записи о наградах или поощрениях, то вносите их начиная с номера 4 в раздел самой книжки «Сведения о награждении».
«Лишний» вкладыш не делает книжку недействительной
При приеме на работу сотрудник принес трудовую книжку, в которой есть вкладыш с записями, хотя сама трудовая книжка еще не заполнена до конца. Мне придется делать дубликат книжки, чтобы она была без ненужного вкладыша?
— Не придется. Записи в трудовой книжке читаемы, ее листы не испорчены (не порваны или не испачканы), в ней нет записей об увольнении или переводе на другую работу, признанных недействительными. Поэтому дубликат не понадобитсяпп. 22, 31, 33, 34 Правил; п. 1.2 Инструкции.
Продолжайте вести трудовую книжку, последовательно заполняя листы вкладыша.
Новое название работодателя отразите в сведениях о работе
Как правильно сделать запись о переименовании предприятия во вкладыше в трудовую книжку?
— Переименование компании нужно отразить во вкладыше в трудовую книжку так же, как в самой книжкеп. 3.2 Инструкции.
Сделайте записи в разделе вкладыша «Сведения о работе»:
•в графе 3 — о том, что организация переименована (с указанием прежнего и нового названий). Допустим, «Общество с ограниченной ответственностью “Желтый песок” (ООО “Желтый песок”) с 25.06.2018 переименовано в общество с ограниченной ответственностью “Морской песок” (ООО “Морской песок”)»;
•в графе 4 — об основании переименования. Например, так: «Лист записи Единого государственного реестра юридических лиц от 25.06.2018, запись № 2142134002437».
Обратите внимание, что при переименовании компании в графах 1 и 2 ничего записывать не нужно. Общий порядок внесения записей в трудовую книжку в таком случае не применяется.
