Работодатель вернул работнику излишне удержанный НДФЛ за счет своих средств: что дальше

Что делать, если компания в прошлом году вернула работнику излишне удержанный НДФЛ за счет собственных средств, а налог в бюджет продолжила перечислять в полном объеме? То есть общую сумму исчисленного и удержанного по всем сотрудникам НДФЛ за месяц не уменьшала на сумму возвращенного работнику НДФЛ? Можно ли теперь на сумму возвращенного НДФЛ уменьшить перечисляемый в бюджет налог?

Раз деньги работнику вернули, то в 6-НДФЛ за 2021 г. возвращенный налог должны были отразить в поле 190 раздела 2, в полях 030 и 032 раздела 1 с указанием даты возврата в поле 031. А удержанный НДФЛ в поле 160 не корректировать.

Порядок возврата налога работнику четко прописан в п. 1 ст. 231 НК РФ. Излишне удержанная у работника сумма НДФЛ возвращается:

•во-первых, за счет сумм НДФЛ, подлежащих перечислению в бюджет в счет предстоящих платежей по этому работнику;

•во-вторых, за счет сумм НДФЛ, подлежащих перечислению в бюджет в счет предстоящих платежей НДФЛ по другим работникам.

Так можно делать в течение 3 месяцев со дня получения от работника заявления о возврате излишне удержанного налога. И только если работодатель (налоговый агент) понимает, что трехмесячного НДФЛ со всех работников не хватит для возврата работнику всей суммы излишне удержанного налога, то он должен обратиться в ИФНС с заявлением о возврате из бюджета излишне удержанного и перечисленного НДФЛ. Причем до получения денег из бюджета работодатель вправе вернуть работнику излишне удержанный налог за счет собственных средств.

Если же эту процедуру нарушить и изначально вернуть НДФЛ работнику за счет собственных средств (а не за счет предстоящих платежей НДФЛ с этого и других работников), то порядок возврата денег из бюджета меняется. Из-за того что работодатель задействует свои деньги, образовывается излишне перечисленная сумма. В таком случае безопаснее написать в ИФНС заявление на возврат излишне перечисленной в бюджет суммы или на зачет излишне перечисленной суммы в счет уплаты других налогов, кроме НДФЛ. Зачесть излишне уплаченную сумму в счет будущих платежей по НДФЛ нельзяст. 78 НК РФ; Письмо ФНС от 06.02.2017 № ГД-4-8/2085@.

Если на сумму возвращенного в 2021 г. за счет работодателя налога уменьшить сумму НДФЛ, удержанного из доходов работников и подлежащего перечислению в текущем 2022 г., то налоговики могут расценить это как неполное перечисление НДФЛ в бюджет. А за это возможен штраф по ст. 123 НК РФ.