Как учесть и оформить операции со спецодеждой, чтобы защититься от претензий проверяющих

Документальное оформление выдачи и возврата спецодежды

Мы приобрели для работников нашей организации комбинезоны, срок службы которых по типовым нормам составляет 1,5 года. Как документально оформить выдачу комбинезонов и их возврат по окончании срока использования? Нужно ли составлять акт на списание комбинезонов после их возврата работниками?

— При выдаче работникам спецодежды оформите на каждого из них личную карточку учета выдачи средств индивидуальной защиты (СИЗ). За получение комбинезона работник должен расписаться в этой карточке, в ведомости выдачи спецодежды по форме МБ-7 или в любом другом документе, предусмотренном для этих целей в вашей организациип. 13 Межотраслевых правил, Личная карточка, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 01.06.2009 № 290н (далее — Приказ № 290н); Постановление Госкомстата от 30.10.1997 № 71а.

При возврате комбинезона по истечении срока его использования заполните раздел «Возвращено» на оборотной стороне личной карточки учета выдачи СИЗ. В графе 9 «% износа» укажите, что процент износа комбинезона составил 100%.

Однако это еще не повод для списания спецодежды.

Прежде чем вы соберетесь списать возвращенные комбинезоны, ответственное должностное лицо или специально назначенная комиссия должнып. 22 Межотраслевых правил, Личная карточка, утв. Приказом № 290н; Письмо Минтруда от 02.11.2016 № 15-2/ООГ-3886:

•составить в произвольной форме акт о состоянии возвращенной работником спецодежды;

•определить, пригодны комбинезоны для дальнейшего использования или нет;

•установить, потребуются ли мероприятия по уходу за ними и если да, то какие именно (например, стирка, чистка, дезинфекция, ремонт);

•рассчитать процент износа, который следует указать в личной карточке при повторной выдаче (то есть в графе 5). В этом случае срок носки не должен превышать срока годности комбинезона.

И только если возвращенные комбинезоны больше использовать нельзя, составьте акт на их списание по установленной у вас формеп. 3.25 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49.

Применение ККТ при удержании стоимости спецодежды из зарплаты работника

Работник нашей организации при увольнении написал заявление с просьбой оставить выданную ему ранее спецодежду и удержать ее остаточную стоимость из зарплаты. Должны ли мы в этом случае применять ККТ? И если должны, в какой момент надо пробить чек? Нужно ли удерживать НДФЛ и страховые взносы со стоимости спецодежды?

— В вашем случае организация продает работнику спецодежду по остаточной стоимости. Удержание из зарплаты работника по его заявлению стоимости реализованной спецодежды требует применения ККТ, как и любая розничная продажаПисьма Минфина от 18.10.2019 № 03-01-15/80372; ФНС от 21.08.2019 № АС-4-20/16571@.

Чек ККТ с признаком «оплата кредита» пробейте в день окончательного расчета с увольняющимся работником. Именно на эту дату удержанные из зарплаты средства будут считаться поступившими в организацию в счет оплаты за спецодежду.

Раз работник расплатился с организацией за спецодежду, никакого дохода и экономической выгоды он не получилп. 1 ст. 41, статьи 211, 420 НК РФ. А значит, удерживать НДФЛ и страховые взносы с остаточной стоимости спецодежды не надо.

Отражение в «упрощенных» расходах оплаты за арендованную спецодежду

Руководитель нашей организации на УСН с объектом «доходы минус расходы» распорядился заключить договор аренды спецодежды и других СИЗ, которыми по законодательству мы обязаны обеспечить своих работников. В каком порядке учитывать такие средства? Сможем ли мы учесть в расходах оплату по такому договору?

— Организация вправе приобретать СИЗ во временное пользование по договору арендыпп. 4, 23 Межотраслевых правил, утв. Приказом № 290н. Взятые в аренду СИЗ выдаются в том же порядке, что и собственные спецсредства.

Арендную плату учитывайте в составе «упрощенных» расходов после перечисления денег контрагентуподп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Установление срока использования для дежурных СИЗ

Мы приобрели дежурные СИЗ для руководителя и его замов, периодически выезжающих на объекты производства с вредными и опасными условиями труда для проведения производственного контроля. Как оформить выдачу дежурных СИЗ? На кого их записывать? Какие сроки использования нужно для них установить?

— Дежурные средства индивидуальной защиты выдаются работникам только на время выполнения тех работ, для которых они приобретены, и используются периодически по мере необходимостипп. 18, 20 Межотраслевых правил, утв. Приказом № 290н. Их следует закрепить за определенными рабочими местами и выдавать руководителю подразделения, отвечающему за проведение этих работ.

Записи о выдаче и возврате таких средств защиты проводите на отдельной личной карточке учета выдачи СИЗ с пометкой «дежурная».

Сроки использования установите самостоятельно для каждого конкретного дежурного вида СИЗ в зависимости от характера работы и условий труда и утвердите приказом. Они могут включать и время хранения дежурных СИЗ. Главное, чтобы установленные сроки не были короче сроков носки таких же видов СИЗ, выдаваемых по типовым нормам в индивидуальное пользование.

Если какие-то СИЗ не указаны в типовых нормах, их можно выдавать работникам со сроком носки «до износа»п. 19 Межотраслевых правил, утв. Приказом № 290н. Его определите на основании результатов спецоценки условий труда с учетом условий и особенностей выполняемых работ.

Выдача спецодежды предпринимателем самому себе

Предприниматель на УСН с объектом «доходы минус расходы» наравне со своими работниками трудится на вредном производстве. Для работников и самого предпринимателя закупается спецодежда и выдается по установленным нормам. Может ли предприниматель учесть в «упрощенных» расходах стоимость спецодежды, выданной самому себе? Ведь она нужна ему для работы.

— Ранее суды признавали затраты на спецодежду ИП для самого себяПостановление ФАС СЗО от 28.05.2008 № А05-7411/2007. Поскольку она необходима для выполнения работ, то может считаться материальным расходом.

Этот вопрос мы задали специалисту Минфина.

Выходит, если вы учтете затраты на спецодежду предпринимателя в «упрощенных» расходах, споров не избежать.

Чтобы снизить налоговые риски, оформите купленный для предпринимателя комплект спецодежды в качестве дежурного. То есть предназначенного для специалистов, периодически посещающих вредное производствопп. 18, 21 Межотраслевых правил, утв. Приказом № 290н. Он выдается руководителю ответственного подразделения на время выполнения тех работ, для которых предназначен, закрепляется за конкретным рабочим местом и передается от одной смены другой. Тогда использовать его сможет и предприниматель.

Получение спецодежды от поставщика в качестве бонуса

Мы получили от поставщика в качестве бонуса спецодежду для наших работников-монтажников. В накладной указана ее реальная стоимость в размере 10 000 руб., но есть пометка, что это бонус и по условиям договора спецодежда оплате не подлежит. Как нам отразить полученную спецодежду в учете? Можно ли списать ее в «прибыльные» расходы?

— В бухучете вы можете учесть полученную от поставщика спецодежду в составе основных средств по дебету счета 01 «Основные средства» или в составе запасов по дебету счета 10 «Материалы». Все зависит от срока ее использования и стоимостного лимита, предусмотренного в вашей учетной политике для отнесения активов к ОС или МПЗпп. 3, 15 ФСБУ 5/2019; пп. 5, 10 ПБУ 6/01; п. 2 Рекомендации Р-122/2020-КпР; Письмо Минфина от 02.03.2021 № 07-01-09/14384.

Принимайте к учету спецодежду по текущей рыночной стоимости. Она будет соответствовать той сумме, что поставщик указал в накладной при передаче, то есть в вашем случае 10 000 руб. Одновременно отразите ее по кредиту счета 98 «Доходы будущих периодов». При выдаче работникам спецодежды, учтенной в качестве запасов, или по мере начисления амортизации по спецодежде, принятой к учету как ОС, отражайте доход по дебету счета 98 и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы»пп. 7, 10.3 ПБУ 9/99.

В налоговом учете доход признавайте единовременно при получении спецодежды от поставщика по накладной. При выдаче спецодежды монтажникам в пределах типовых норм вы сможете учесть ее стоимость в материальных расходахп. 8 ст. 250, подп. 3 п. 1 ст. 254, подп. 1 п. 4 ст. 271, п. 2 ст. 272 НК РФ.

Списание в расходы стоимости долгосрочной и недорогой спецодежды

Наша организация на ОСН по установленным нормам приобрела двум своим работникам костюмы на утепляющей прокладке (куртку и брюки) для пониженных температур. Срок службы костюмов составляет 2 года, а стоимость каждого — 17 600 руб. Как мы должны их учитывать в бухгалтерском и налоговом учете: как ОС или МПЗ? Когда списать их стоимость в расходы?

— В налоговом учете затраты на приобретение спецодежды стоимостью не более 100 000 руб., независимо от срока полезного использования, спишите в материальные расходы единовременно при выдаче ее работникамподп. 3 п. 1 ст. 254, п. 1 ст. 256 НК РФ; Письмо Минфина от 16.08.2019 № 03-03-06/1/62279.

В бухучете спецодежда, срок полезного использования которой превышает 12 месяцев, в общем случае к запасам не относится, независимо от ее стоимостип. 3 ФСБУ 5/2019. Вместе с тем, если вы применяете ПБУ 6/01, у вас есть возможность спецодежду с длительным сроком использования и стоимостью не более 40 000 руб. учесть в составе МПЗ. И включить ее стоимость в расходы так же, как и в налоговом учете, — после выдачи работникам. А если стоимость приобретенных костюмов для вашей организации несущественна — сразу в момент приобретенияп. 7.4 ПБУ 1/2008; п. 5 ПБУ 6/01; пп. 2, 3, 4, 6 Рекомендации Р-122/2020-КпР; Письмо Минфина от 02.03.2021 № 07-01-09/14384. При этом не забудьте обеспечить контроль за сохранностью и движением костюмов, организовав их учет на забалансовом счете, например на счете 012 «Малоценные ОС».

Если вы уже перешли на ФСБУ 6/2020, но не хотите разниц в учетах, то в зависимости от существенности информации для пользователей бухотчетности можете установить разные лимиты для разных длительно используемых малоценных активов в целях отнесения их к основным средствам или к запасам. И закрепить такой порядок в учетной политике.

Об особенностях бухучета запасов в связи с переходом на ФСБУ 5/2019 мы писали в , 2021, № 9, 27.

Учет в «упрощенных» расходах стоимости спецодежды по товарному чеку ИП

Наша организация на УСН с объектом «доходы минус расходы» выполняет ремонтные и строительные работы. На приобретение спецодежды сотруднику были выданы деньги под отчет. Можно ли учесть в расходах стоимость спецодежды, купленной подотчетным лицом на рынке у ИП, на основании товарного чека при отсутствии чека ККТ?

— Предприниматели без работников до 1 июля 2021 г. могут не применять ККТп. 1 ст. 2 Закона от 06.06.2019 № 129-ФЗ; Письмо Минфина от 07.08.2020 № 03-03-06/1/69359. Поэтому любой документ о проданной спецодежде, выданный таким продавцом, подойдет для подтверждения расхода. Это может быть и товарный чек. Важно, чтобы в нем были указаны все обязательные реквизиты первичного документап. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ.

Требовать от предпринимателя обоснование неприменения онлайн-кассы не надо. Достаточно, если в товарном чеке будет указано о покупке спецодежды у ИП.

Удержание стоимости спецодежды из зарплаты работника

Директор нашей организации считает, что спецодежду работникам надо выдавать только при условии компенсации ими ее полной стоимости, если они не отработают положенное время и уволятся раньше оговоренного с ними срока. В этом случае он требует удержать из их зарплаты полную стоимость спецодежды. Можем ли мы так поступить? Не будет ли к нам претензий проверяющих?

— Работник при увольнении должен вернуть работодателю спецодежду, которая ранее ему была выдана для работы. Если работник не вернул спецодежду или вернул ее испорченной, то он обязан возместить работодателю причиненный прямой действительный ущербч. 1 ст. 238 ТК РФ.

Лучше, если вы сможете договориться с работником о добровольном возмещении ущербаст. 248 ТК РФ. Если же работник с чем-то будет не согласен, придется обращаться в суд. В любом случае взыскать ущерб по своему распоряжению вы сможете только в пределах среднего месячного заработка работника. Сумму, превышающую средний месячный заработок, взыскать можно лишь в судебном порядке.

Но взыскать полную стоимость спецодежды, которая какое-то время уже использовалась, не получится. Ведь ущерб причинен в меньшем размере. То есть требовать можно только остаточную стоимость спецодежды.

Надо сказать, что если работник отказался вернуть вам спецодежду или вернул ее испорченной, но при этом вы не оформляли ее выдачу и возврат, не прописали во внутренних документах порядок возврата, то суд может отказать вам в возмещении ущерба. А за необоснованное удержание с работника стоимости спецодежды при увольнении грозит административный штрафч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ:

•для должностных лиц и ИП — от 1000 до 5000 руб., при повторном нарушении — от 10 000 до 20 000 руб.;

•для юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб., при повторном нарушении — от 50 000 до 70 000 руб.

Определение срока использования сезонной спецодежды

Наша организация проводит контроль строительных объектов. В апреле мы приобрели летнюю спецодежду для своих работников по установленным типовым нормам. Когда мы должны ее выдать работникам? Какие сроки следует установить для спецодежды, которая используется не круглый год?

— Выдавать работникам летнюю спецодежду вы обязаны с наступлением в своей местности летнего сезона. Конкретные сроки выдачи спецодежды в зависимости от местных климатических условий нужно установить самостоятельно в ЛНАп. 21 Межотраслевых правил, утв. Приказом № 290н. По окончании сезона спецодежда должна сдаваться работниками для организованного хранения до следующего сезона.

Время пользования сезонными видами СИЗ вы должны установить самостоятельно с учетом местных климатических условий и условий труда. Обратите внимание, что в сроки носки СИЗ, применяемых в особых температурных условиях, время их организованного хранения уже включается.