Копии и выписки из СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и РСВ для уволенного
Зачем застрахованным нужны копии персонифицированной отчетности
У организаций и предпринимателей есть обязанность выдавать на руки работающим у них застрахованным лицам сведения о них, которые подаютсяп. 4 ст. 11 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ (далее — Закон № 27-ФЗ):
•в ПФР по форме СЗВ-Мутв. Постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п и форме СЗВ-СТАЖутв. Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п;
•в ИФНС в составе расчета по страховым взносам (раздел 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах»)утв. Приказом ФНС от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@.
Предоставлять эти сведения застрахованным нужно:
•по запросу — в течение 5 календарных дней со дня обращения сотрудника или работающего по гражданско-правовому договору (ГПД);
•без запроса — в день увольнения или прекращения ГПД.
ПФР полагает, что выписки из СЗВ-СТАЖ в спорной ситуации помогут работнику подтвердить свой стаж для будущей пенсии
Но ни для кого не секрет, что далеко не все организации и предприниматели эту обязанность исполняют. Ведь за невыдачу копий персонифицированной отчетности никакая ответственность законодательством не установлена. Есть лишь вероятность, что трудинспекция при проверке расценит это как нарушение трудового законодательства.
Главная же причина пренебрежения этой обязанностью в том, что ни страхователи, ни застрахованные не понимают, зачем нужно выдавать копии персонифицированных сведений.
Московское отделение ПФР разъяснило в своем Письме, что выписки из сведений по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ могут быть использованы застрахованным для подтверждения своего трудового стажа. Такая необходимость может возникнуть у него, если указанные в выписках сведения окажутся не отраженными на его индивидуальном лицевом счетеПисьмо ГУ — ОПФР по г. Москве и Московской области от 03.04.2018 № В-4510-08/7361.
Сведения за прошедшие отчетные периоды: выдаем по запросу
До 2017 г., напомним, в безусловном порядке, то есть без каких-либо запросов, нужно было выдавать сведения не только увольняющимся, но и продолжающим работать застрахованным. В связи с этим специалисты ПФР рекомендовали выдавать застрахованному при увольнении сведения за весь период работы, ранее им не полученные.
Расскажи работнику
Сведения о стаже, заработке и взносах, отраженные на индивидуальном лицевом счете, каждый застрахованный может узнать:
•через «Личный кабинет гражданина» на сайте ПФР;
•через Единый портал государственных и муниципальных услуг;
•через клиентскую службу ПФР;
•через банк, клиентом которого он является (если банк оказывает такую услугу).
Действующая формулировка позволяет сделать другой вывод — при увольнении (прекращении гражданско-правового договора) застрахованному нужно выдать в обязательном порядке только копии сведений, еще не представленных в ПФР и ИФНС. А вот копии ранее поданной отчетности нужно будет выдать только по просьбе уволенного работника. Ведь иначе выходило бы, что желание застрахованного никакой роли не играет: хочешь — не хочешь, а при увольнении все получишь.
Выдача СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ при увольнении (прекращении ГПД)
  | ПРЫГОВА Ольга Игоревна Заместитель управляющего Отделением Пенсионного фонда РФ по г. Москве и Московской области |
— Страхователь представляет в территориальный орган ПФР:
•сведения о страховом стаже застрахованных лиц по форме СЗВ-СТАЖ — ежегодно не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годомп. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ;
•сведения о застрахованных лицах по форме СЗВ-М — ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным месяцемп. 2.2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ.
В день увольнения застрахованного лица или в день прекращения ГПД, на вознаграждение по которому начисляются страховые взносы, страхователь обязан передать сведения застрахованномуп. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ. В формах СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, передаваемых застрахованному при увольнении (прекращении ГПД), должны быть указаны сведения только о нем одном за отчетный период, в котором застрахованный уволился (был прекращен заключенный с ним договор). То есть по форме СЗВ-М — за текущий месяц, по форме СЗВ-СТАЖ — за текущий год.
Иначе говоря, увольняющемуся застрахованному нужно выдать в обязательном порядке только сведения, еще не поданные в ПФР. Готовить выписки из ранее представленных в ПФР отчетов, если работник об этом не просил, не нужно. Очевидно, что то же самое касается и персонифицированных сведений, представляемых в ИФНС в составе расчета по взносам.
Обратите внимание, не поданной в ПФР и ИФНС на момент увольнения работника может оказаться отчетность не только за текущий отчетный период, но и за прошедший. Скажем, если работник увольняется 3 июля 2018 г., то СЗВ-М за июнь и расчет по взносам за полугодие, скорее всего, еще не будут поданы. Поэтому будет разумным, на наш взгляд, выдать застрахованному сведения, которые вы подадите о нем по форме СЗВ-М за июнь и июль 2018 г., по форме СЗВ-СТАЖ за 2018 г. и в разделе 3 расчета по взносам за полугодие и 9 месяцев 2018 г.
Справка
Копия документа — экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документап. 23 ГОСТ Р 7.0.8-2013.
Выписка из документа — копия части документа, заверенная в установленном порядкеп. 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013.
А еще есть ситуация, когда для увольняющегося работника нужно будет подготовить персонифицированные сведения не только за текущий отчетный период, но и за следующий. Так, если работник оформил отпуск с последующим увольнением, все документы ему нужно будет выдать еще перед уходом в отпускст. 127 ТК РФ; Определение КС от 25.01.2007 № 131-О-О; Письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1. Поэтому передайте работнику:
•если дата увольнения приходится на месяц, следующий за месяцем ухода в отпуск, — сведения по форме СЗВ-М за каждый из этих месяцев;
•если отпуск переходит из одного года в другой — сведения по форме СЗВ-СТАЖ за оба года;
•если отпуск переходит из одного квартала в другой — копии разделов 3 РСВ со сведениями за каждый из кварталов.
СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ: застрахованному — выписки
Формы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ — списочные. Просто сделать для застрахованного копии этих отчетов вы не можете. Это будет разглашением конфиденциальной информациип. 8 ст. 6 Закона № 27-ФЗ. Московское отделение ПФР разъяснило в своем Письме, что для работника нужно подготовить выписку из этих отчетов, в которой будут сведения лишь о нем одномПисьмо ГУ — ОПФР по г. Москве и Московской области от 03.04.2018 № В-4510-08/7361.
Раздел 3 расчета по взносам: застрахованному — копию
Раздел 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» расчета по страховым взносам составляется отдельно в отношении каждого застрахованного. Поэтому по просьбе застрахованного ему можно выдать заверенную копию этого раздела расчета, ранее поданного в ИФНС.
* * *
Далее покажем на примерах, как сделать выписку из ранее представленных отчетов, а также из форм, еще не поданных в ПФР, как заверить копию раздела 3 расчета по взносам.
