Какие документы могут попросить ревизоры ФСС

При обращении страхователя за возмещением средств проверяющие, ссылаясь на Закон от 23.07.2013 № 243-ФЗ, запрашивают у него сведения об остатках денежных средств на банковских счетах. И если эти остатки меньше, чем заявляемая к возмещению сумма, отказывают в возмещении. Правомерно ли это? Ведь, как правило, в момент обращения за возмещением пособия работникам организация уже выплатила.

Е.М. Плехова: Обычно организация сначала выплачивает своим работникам пособия, а потом обращается в ФСС за возмещением. И если организация представит в ФСС все документы, подтверждающие выплату пособий (платежные ведомости, расходные ордера или ведомости на перечисление средств на банковские счета работников), Фонд должен возместить ей расходы. Величина остатков на банковских счетах организации значения не имеет. Часть 3.1 ст. 4.6 Закона 255-ФЗ, позволяющая ФСС при недостаточности этих средств отказать в возмещении расходов на выплату пособий, в такой ситуации не применяется.

Но бывает так, что работодатель пособие работникам начислил, а выплатить его из-за недостаточности средств на счетах не может. Если ФСС перечислит средства на пособия «вперед», банк, руководствуясь установленной ГК очередностью списания средств, может перечислить их на погашение других обязательств организации. А работники свои пособия так и не получат.

Именно поэтому ФСС было предоставлено право запрашивать как у самих организаций, так и у обслуживающих их банков сведения об остатках денежных средств на счетах организацийпп. 2.1, 7.2 ч. 1 ст. 4.2 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ (далее — Закон № 255-ФЗ). И если этих средств на выплату пособий не хватает — отказывать в возмещениич. 3.1 ст. 4.6 Закона № 255-ФЗ.

В таких ситуациях ФСС выплачивает пособие работникам (за исключением оплаты первых 3 дней болезни) напрямуюч. 4 ст. 13 Закона № 255-ФЗ.

Наш читатель спрашивает: при каких ошибках в заполнении больничного листа ревизоры откажут в возмещении расходов на пособие? Например, откажет ли ФСС в возмещении, если на больничном листе нет печати?

Е.М. Плехова: Без печати лечебного учреждения больничный лист считается неоформленным и расходы по нему ФСС не приметп. 4 ч. 1 ст. 4.2 Закона № 255-ФЗ. Но это нарушение исправимо. Гораздо хуже, если печать нечитаемая. Так, у нас был случай, когда в лечебном учреждении на первый оттиск печати сверху поставили еще один. К сожалению, мы были вынуждены отказать в возмещении расходов по такому больничному.

Наверняка откажут в возмещении расходов, если листок нетрудоспособности заполнен синими чернилами, если не совпадает наименование медицинской организации, выдавшей больничный, и ее печать в верхнем правом углу (печать при открытии больничного), расходятся даты. Например, в строке освобождения от работы запись «по 09.12.13», а приступить к работе «11.12.13».

Если работник сразу был госпитализирован в стационар, больничный ему должны оформить только в день выписки, то есть даты открытия листка и выписки из больницы должны совпадатьпп. 4, 10 приложения к Приказу Мин­здравсоцраз­вития от 24.01.2012 № 31н (далее — Приказ № 31н).

Лишь в исключительных случаях по решению врачебной комиссии возможна выдача и продление больничного листка за прошедшее время. Например, если работник, находясь в больнице, не сказал, что ему необходим больничный, а уже через некоторое время после выздоровления пришел к врачу за листком. В этом случае день выписки и день выдачи больничного совпадать не будут, но в графе «Должность врача» обязательно указывается председатель врачебной комиссии, его фамилия, инициалы и подпись должны стоять в соответствующих графах.

Ревизоры следят за сроками продления больничного листка. Врач может единолично выдать больничный только на 15 календарных дней. На более долгий срок это вправе сделать лишь врачебная комиссияп. 8 Приказа № 31н.

Какие ошибки не являются существенными и не ведут к отказу в возмещении расходов на пособия?

Е.М. Плехова: Главное, чтобы все записи в больничном листке легко читались и на нем не было исправлений со стороны лечебного учреждения. При рукописном заполнении допустимы технические недочеты, когда, скажем, забыли пропустить клеточки между фамилией, именем и отчеством, в разных местах по-разному сократили должность врача, пустые строки не прочеркнуты одной горизонтальной линиейПисьмо ФСС от 30.09.2011 № 14-03-11/15-11575.

При программном заполнении больничного листка ошибок бывает очень мало. Но если они есть и бухгалтер сомневается, возместит ли Фонд расходы по такому больничному, лучше письменно обратиться в свое региональное отделение ФСС.

Правда, формы больничных листов и правила их заполнения в разные годы были разными. И то, что было грубой ошибкой в 2011 г., с 2012 г. может и не считаться таковой. А при плановой выездной проверке ревизоры проверяют правильность выплаты пособий за 3 предыдущих года.

Так, раньше необходимо было, чтобы на печатях при открытии и закрытии больничного листа было указано одно и то же лечебное учреждение как юридическое лицо. Сейчас эти печати могут быть и разных лечебных учреждений. Другой пример — раньше врач единолично мог продлить больничный до 30 дней, а сейчас только до 15.

Какими документами можно подтвердить применение пониженных тарифов при УСНО по видам деятельности?

Е.М. Плехова: Организации надо подтвердить, что она применяет упрощенную систему, ведет льготную деятельность и доходы по ней составляют не менее 70% всех доходов за отчетный периодп. 8 ч. 1, ч. 1.4 ст. 58 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ).

Документы, подтверждающие, что так и есть, — это:

1) уведомление о переходе на упрощенную систему налогообложенияформа № 26.2-1, утв. Приказом ФНС от 02.11.2012 № ММВ-7-3/829@ или копия декларации по УСНО с отметкой налогового органа о принятии;

2) информационное письмо Росстата, где указан код ОКВЭД, или выписка из ЕГРЮЛ;

3) Книга учета доходов и расходов по УСНО. Она нужна для определения доли дохода от основного вида деятельности. Для того чтобы у ревизоров ФСС не было вопросов, в графе «Содержание операции» лучше отмечать, относится ли операция к льготному или к другим видам деятельности;

4) бухгалтерская справка с отражением расчета суммы доходов по льготному виду деятельности и ее доли в общем объеме доходов.

Нужны ли все эти документы вместе или достаточно каких-то из них?

Е.М. Плехова: В каждом конкретном случае может быть нужен свой пакет документов в зависимости от того, какие данные об организации у Фонда уже есть. Например, при обращении за выделением средств страхователь, применяющий пониженный тариф, должен представить уведомление о переходе на упрощенную систему налогообложения и бухгалтерскую справку с отражением расчета суммы доходов по льготному виду деятельности.

Наш читатель столкнулся с такой ситуацией: ФСС отказывает в возмещении расходов на пособие по беременности и родам сотруднице, которая работала сначала на неполную ставку (0,25), а непосредственно перед декретом стала работать на полную ставку. Ревизоры требует доказательств, что работодатель нуждался в услугах именно этого конкретного специалиста. Какие это могут быть доказательства?

Е.М. Плехова: В описанной ситуации отказ в возмещении пособия неправомерен. Расчетным периодом для начисления пособия являются 2 предыдущих года. Пособие будет начисляться исходя из фактической зарплаты сотрудницы, с которой начислялись взносы. И никаких доказательств того, что работодатель нуждался в услугах именно этого конкретного специалиста, не требуется.

Но возможно, речь идет о проверке правильности расчета пособий, начисленных до 2013 г., то есть тогда, когда у женщины было право выбирать порядок расчета пособия по беременности и родам — исходя из заработка за 12 предыдущих месяцев или за 2 года.

ФСС обнаружил много злоупотреблений работодателей, когда пособие рассчитывалось исходя из заработка за 12 предыдущих месяцев. Были случаи, когда только одной сотруднице незадолго до ухода в отпуск по беременности и родам существенно повышали оклад, выплачивали большие премии или еще какие-то суммы денег, а всем остальным сотрудникам организации — нет. Поэтому если оклад или премии сотрудницы были выше, чем у ее коллег, то, возможно, потребуются дополнительные документы, обосновывающие ее профессиональные достижения.

Еще один случай — сотрудница работает совместителем. Ревизоры могут проверить, не получилось ли так, что она перешла с 0,25 ставки на полную ставку по совместительству, не приостановив свою работу по основному месту.

Читатель жалуется: для подтверждения льготы ФСС требует ежеквартально представлять бумажную копию Книги учета доходов и расходов. Вся остальная отчетность сдается в электронном виде. Правомерно ли требование именно бумажной копии Книги?

Е.М. Плехова: ФСС имеет право требовать у страхователя документы, подтверждающие правильность расчета страховых взносовч. 1 ст. 29 Закона № 212-ФЗ. Однако даже если организация применяет льготу, сопровождать отчетность дополнительными документами, например Книгой учета доходов и расходов, не надо.

При камеральной проверке отчетности ревизоры, если найдут в ней ошибки или неточности, могут попросить бухгалтера в 5-днев­ный срок дать поясненияч. 3 ст. 34 Закона № 212-ФЗ. А могут и истребовать документы, но тогда страхователю для их представления отводится уже 10 днейч. 1, 5 ст. 37 Закона № 212-ФЗ.

Эти документы страхователь может по своему выбору принести в ФСС лично, направить по почте заказным письмом или передать в электронном видеч. 2.1 ст. 37 Закона № 212-ФЗ. Самое главное, чтобы документ был правильно оформлен (если он электронный — подписан ЭЦП) и попал проверяющему в срок. Иначе возможен штраф — 200 руб. за не представленный вовремя документч. 7 ст. 37, ст. 48 Закона № 212-ФЗ.

Так что ваш читатель имеет полное право представить Книгу учета доходов и расходов в том виде, в каком ему удобно. Требовать необходимые для проверки документы только в бумажном виде ревизоры не могут.