Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 19 сентября 2014 г.

Содержание журнала № 19 за 2014 г.

Скорбные хлопоты

Что делать бухгалтеру, если умер работник

Каким бы шоком ни явилось для вас известие о смерти коллеги, вам, как бухгалтеру, надо взять себя в руки и решить все кадровые и денежные вопросы, связанные с этим печальным событием. Об этом и пойдет речь в статье.

Оформление кадровой документации

ШАГ 1. Готовим приказ о прекращении трудового договора.

Заметьте, именно о прекращении договорап. 6 ч. 1 ст. 83, ст. 84.1 ТК РФ, а не об увольнении, ведь в данном случае нет волеизъявления ни одной из сторон. За основу можно взять унифицированную форму № Т-8утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Как правило, приказ оформляется в тот день, когда вам предоставят свидетельство о смерти работника, выданное органом ЗАГС. С него обязательно надо снять копию. В приказе указываете:

• основание прекращения трудового договора — смерть работника — со ссылкой на п. 6 ч. 1 ст. 83 Трудового кодекса РФ;
• основание издания приказа — свидетельство о смерти и его реквизиты.

Датой прекращения трудового договора будет являться дата смерти, указанная в свидетельстве. Эта же дата будет датой прекращения договора и в том случае, если работник скончался, находясь, например, в отпуске или на больничном.

В приказе ничья подпись об ознакомлении с ним не нужна.

ШАГ 2. Вносим записи в трудовую книжку и личную карточку умершего сотрудника. Запись в трудовой книжке должна выглядеть такп. 17 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила).

Запись в личной карточке будет такой же, как и в трудовой книжке. Строка, где работник обычно расписывается, по понятной причине не заполняется.

Впоследствии трудовая книжкап. 37 Правил:

• <или>выдается под расписку на руки супругу или кому-либо из родственников умершего;
• <или>по письменному заявлению одного из названных лиц высылается ему по почте ценным письмом с описью вложения и с уведомлением о вручении.

Чтобы убедиться, что за трудовой книжкой обратился именно супруг или родственник, попросите у него копии:

• паспорта;
• документа, подтверждающего его брак или родство с умершим (по возможности).

Если никто из родни за трудовой книжкой покойного не обратился, ее нужно хранить в организации 75 лет с даты его смертип. 47 Правил; п. 664 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Денежные выплаты членам семьи умершего сотрудника

Эти выплаты складываются из двух частей.

Часть 1. «Трудовые» деньги, которые бы работодатель выплатил работнику в случае обычного увольнения. К ним относятсястатьи 141, 127 ТК РФ:

• не полученная умершим работником зарплата (включая премии, доплаты, надбавки и т. п.);
• компенсация за дни отпуска, не использованные им ко дню прекращения трудового договора. Кстати, если умерший отгулял отпуск авансом до окончания того рабочего года, за который он был предоставлен, то удержать из денег, положенных его родственникам, выплаченные отпускные за неотработанные дни работодатель не можетст. 137 ТК РФ;
• иные, не зарплатные, суммы, причитающиеся работнику (например, не полученное им ко дню смерти пособие по временной нетрудоспособностич. 5 ст. 15 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, компенсация за использование личного имущества в служебных целях и др.).

Для обращения за зарплатой и другими «трудовыми» суммами, причитающимися умершему, у членов его семьи есть 4 месяца со дня смертип. 2 ст. 1183 ГК РФ.

На то, чтобы выдать или перечислить эти суммы, бухгалтеру отводится неделя со дня, когда обратившееся лицо представит в бухгалтерию все необходимые документыст. 141 ТК РФ, в частности свой паспорт, заявление на выплату денег, документ, подтверждающий родство с покойным.

Если за этими суммами, снятыми наличными со счета фирмы, в течение 5 рабочих дней никто не явился, деньги нужно задепонироватьп. 6.5 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.

В случае, когда члены семьи умершего обратились за его зарплатными выплатами по прошествии 4 месяцев со дня его смерти, работодатель вправе им ничего не выплачивать. Ведь 4-ме­сячный срок — пресекательный и ни при каких обстоятельствах не подлежит восстановлениюп. 68 Постановления Пленума ВС от 29.05.2012 № 9. Суммы неполученных зарплатных выплат в этом случае включаются в состав наследственной массы и наследуются в общем порядкеп. 3 ст. 1183 ГК РФ. В этом случае у работодателя есть два варианта действий.

ВАРИАНТ 1 (самый беспроблемный). Ждать, пока объявится человек, имеющий на руках свидетельство о праве на наследство умершегоп. 1 ст. 1162 ГК РФ. И тогда выплатить деньги законному наследнику.

Если в течение 3,5 лет со дня смерти сотрудника причитающиеся ему выплаты так и останутся невостребованными, они включаются в состав внереализационных доходовп. 18 ст. 250 НК РФ.

ВАРИАНТ 2 (хлопотный). Внести либо безналично перевести деньги на депозит нотариуса по месту нахождения работодателяст. 316, п. 1 ст. 327 ГК РФ. Однако в этом случае придется потратить время на поиски нотариуса и поход к нему. А кроме того, нотариус возьмет с работодателя плату (и немаленькую) за принятие денег на свой депозит.

Часть 2. Суммы, полагающиеся родственникам умершего или другим лицам в связи с его смертью:

• социальное пособие на погребение, если родственник (иное лицо) похоронил умершего за свой счет и обратился к работодателю с заявлением о выплате пособия. Это пособие выплачивается за счет ФССп. 3 ст. 9 Закона от 12.01.96 № 8-ФЗ. В 2014 г. его максимальный размер составляет 5002,16 руб., при этом в местностях, где применяется районный коэффициент, указанный максимум увеличивается на этот коэффициентп. 3 ст. 9, п. 1 ст. 10 Закона от 12.01.96 № 8-ФЗ; ч. 1 ст. 1 Закона от 02.12.2013 № 349-ФЗ;

• материальная помощь родне умершего, если это предусмотрено в коллективном (трудовом) договоре или локальном нормативном акте. Либо если руководитель решил выплатить некую сумму семье умершего.

***

Порой родственники покойного и не в курсе, что могут рассчитывать на какие-либо «рабочие» выплаты. Вы окажете им неоценимую услугу, если проинформируете их на этот счет.