Как учесть «чайно-кофейные» расходы

Налоговый учет

Можно ли траты на чай, кофе, сахар и тому подобное учесть в налоговых расходах общережимникам и упрощенцам? Нужно ли начислять НДС при передаче их сотрудникам? А платить ли НДФЛ и страховые взносы на ОПС, ОМС, ВНиМ? Ответы на эти вопросы вы найдете в таблице ниже.

«ЧАЙНО-КОФЕЙНЫЕ» РАСХОДЫ

Налог/взносы	Порядок обложения	Обоснование
Налог на прибыль	В налоговых расходах не учитываются Есть альтернативные варианты учета трат на чай, кофе и тому подобное, но скажем сразу: использовать их можно, только если вы готовы к спору с налоговиками. Вот эти варианты: •или учесть как траты на питаниеп. 25 ст. 255, п. 25 ст. 270 НК РФ; Письма Минфина от 07.02.2022 № 03-01-10/7881, от 21.08.2020 № 03-03-06/1/73500. Тогда «чайно-кофейные» расходы получится учесть в расходах на оплату труда. Правда, для этого нужно в трудовых (коллективных) договорах прописать условие о том, что предоставление чая и кофе сотрудникам является частью системы оплаты труда, и как-то организовать персонифицированный учет их потребления каждым из сотрудников. Но тогда придется начислять НДС, НДФЛ и взносы; •или учесть как представительские расходып. 2 ст. 264 НК РФ. Тогда «чайно-кофейные» расходы получится учесть в прочих расходах, но с документальным подтверждением придется похлопотать. Потребуется не только первичка, но и документы, подтверждающие ведение переговоров (приказ, смета, отчет о встрече и т. д.). При этом помните, что представительские расходы для целей налогообложения прибыли не резиновые: их можно учесть лишь в размере, не превышающем 4% от фонда оплаты труда	Оплата товаров для личного потребления работников прямо поименована в «запрещающем» перечне ст. 270 НК РФ (покупка чая и кофе является таковой), кроме того, подобные траты не относятся к расходам на обеспечение нормальных условий трудап. 29 ст. 270 НК РФ; Письмо Минфина от 11.06.2015 № 03-07-11/33827 Есть альтернативные варианты учета трат на чай, кофе и тому подобное, но скажем сразу: использовать их можно, только если вы готовы к спору с налоговиками. Вот эти варианты: •или учесть как траты на питаниеп. 25 ст. 255, п. 25 ст. 270 НК РФ; Письма Минфина от 07.02.2022 № 03-01-10/7881, от 21.08.2020 № 03-03-06/1/73500. Тогда «чайно-кофейные» расходы получится учесть в расходах на оплату труда. Правда, для этого нужно в трудовых (коллективных) договорах прописать условие о том, что предоставление чая и кофе сотрудникам является частью системы оплаты труда, и как-то организовать персонифицированный учет их потребления каждым из сотрудников. Но тогда придется начислять НДС, НДФЛ и взносы; •или учесть как представительские расходып. 2 ст. 264 НК РФ. Тогда «чайно-кофейные» расходы получится учесть в прочих расходах, но с документальным подтверждением придется похлопотать. Потребуется не только первичка, но и документы, подтверждающие ведение переговоров (приказ, смета, отчет о встрече и т. д.). При этом помните, что представительские расходы для целей налогообложения прибыли не резиновые: их можно учесть лишь в размере, не превышающем 4% от фонда оплаты труда
УСН с объектом «доходы минус расходы»	В налоговых расходах не учитываются	Перечень расходов для УСН закрытыйп. 1 ст. 346.16 НК РФ
НДС	Начислять НДС на стоимость трат не нужно, но и налог, уплаченный при приобретении товаров, к вычету не принимается При наличии возможности определить количество выпитого каждым из сотрудников придется: •начислять НДС. При этом входной НДС можно принять к вычету в общем порядке (при наличии счета-фактуры)Письмо Минфина от 07.02.2022 № 03-01-10/7881. В итоге налоговая нагрузка по «чайно-кофейному» НДС у работодателя будет равна нулю; •уплатить НДФЛ и страховые взносыПисьмо Минфина от 17.05.2018 № 03-04-06/33350	Нельзя персонифицировать и оценить экономическую выгоду, полученную каждым работникомподп. 1 п. 1 ст. 420, п. 1 ст. 421 НК РФ; Письма Минфина от 07.02.2022 № 03-01-10/7881, от 03.08.2018 № 03-04-06/55047, от 21.03.2016 № 03-04-05/15542; п. 5 Обзора практики рассмотрения судами дел, утв. Президиумом ВС 21.10.2015 При наличии возможности определить количество выпитого каждым из сотрудников придется: •начислять НДС. При этом входной НДС можно принять к вычету в общем порядке (при наличии счета-фактуры)Письмо Минфина от 07.02.2022 № 03-01-10/7881. В итоге налоговая нагрузка по «чайно-кофейному» НДС у работодателя будет равна нулю; •уплатить НДФЛ и страховые взносыПисьмо Минфина от 17.05.2018 № 03-04-06/33350
НДФЛ	Налогом не облагаются При наличии возможности определить количество выпитого каждым из сотрудников придется: •начислять НДС. При этом входной НДС можно принять к вычету в общем порядке (при наличии счета-фактуры)Письмо Минфина от 07.02.2022 № 03-01-10/7881. В итоге налоговая нагрузка по «чайно-кофейному» НДС у работодателя будет равна нулю; •уплатить НДФЛ и страховые взносыПисьмо Минфина от 17.05.2018 № 03-04-06/33350
Страховые взносы	Взносы не начисляются При наличии возможности определить количество выпитого каждым из сотрудников придется: •начислять НДС. При этом входной НДС можно принять к вычету в общем порядке (при наличии счета-фактуры)Письмо Минфина от 07.02.2022 № 03-01-10/7881. В итоге налоговая нагрузка по «чайно-кофейному» НДС у работодателя будет равна нулю; •уплатить НДФЛ и страховые взносыПисьмо Минфина от 17.05.2018 № 03-04-06/33350

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете стоимость чая, кофе и тому подобного для работников может быть учтена в составе расходов по обычным видам деятельности.

Что касается проводок, то они будут такимип. 3, подп. «б» п. 41, подп. «б» п. 43 ФСБУ 5/2019.

Содержание операции	Дт	Кт
Продукты приняты к учету с учетом НДС (при отсутствии персонификации питания для работников)	10 «Чайно-кофейные» расходы можно не учитывать на счете 10, а списывать на расходы текущего периода в качестве запасов для управленческих нужд. Решение о таком варианте учета «управленческих запасов» надо закрепить в учетной политике для целей бухучетап. 2 ФСБУ 5/2019. Но учтите, что действовать оно будет в отношении всех запасов, приобретенных для управленческих нужд вашей организации	60 (76)
На дату передачи в общую зону офиса
Стоимость продуктов списана в расходы	26 (44 и др.)	10
Признан ПНР (если «чайно-кофейные» траты в налоговых расходах не учитываются и применяется ПБУ 18/02)	99	68

* * *

Помимо «чайно-кофейных» покупок, работодатели частенько приобретают для своих сотрудников еще и питьевую воду. Ее налоговый учет несколько иной:

•«водные» суммы можно включить в расходы при расчете базы по налогу на прибыль;

•входной НДС по тратам на воду можно в общем порядке принять к вычету в полном объеме, даже несмотря на то, что невозможно рассчитать, кто и сколько воды выпьет за день.

Такой учет обусловлен тем, что расходы на приобретение питьевой воды для сотрудников относятся к затратам на обеспечение нормальных условий трудаподп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 23.03.2020 № 03-03-07/22134.

Обращаем ваше внимание, что для упрощенцев ничего не меняется: затраты на питьевую воду для работников, как и «чайно-кофейные» затраты, на «доходно-расходной» УСН включать в налоговые расходы нельзяПисьмо Минфина от 06.12.2013 № 03-11-11/53315. Причина стандартная: такой вид затрат не предусмотрен в п. 1 ст. 346.16 НК РФ, который устанавливает закрытый перечень «упрощенных» расходов.