Резерв по сомнительным долгам физлиц: особенности создания

Долги клиентов-физлиц

В состав внереализационных расходов можно включить расходы на формирование резерва по сомнительным долгамп. 1 ст. 265 НК РФ.

Сомнительными можно признать те долги, которыеп. 1 ст. 266 НК РФ:

•возникли в связи с реализацией товаров, выполнением работ, оказанием услуг;

•не погашены в срок, который установлен договором (просрочены на 45 дней и более);

•не обеспечены залогом, поручительством, банковской гарантией.

Чтобы рассчитать размер резерва, нужно инвентаризировать дебиторскую задолженность на последнее число кварталап. 4 ст. 266 НК РФ. В дальнейшем инвентаризировать ее надо ежеквартально и по итогам года, чтобы корректировать размер резерваПисьмо Минфина от 01.06.2022 № 03-03-06/1/51526.

Если компания оказывает услуги большому числу физлиц (такая ситуация, к примеру, у интернет-провайдеров или ресурсоснабжающих организаций) или продает товары физлицам с отсрочкой платежа, то инвентаризация долга каждого клиента/абонента может оказаться проблематичной.

Особенно тогда, когда счета-фактуры и акты выполненных работ по покупателям — физическим лицам бухгалтерская программа составляет сводные (за месяц или квартал) с кодом 26п. 18 Перечня, утв. Приказом ФНС от 14.03.2016 № ММВ-7-3/136@; Письмо ФНС от 20.09.2016 № СД-4-3/17657@. В связи с этим возникает два вопроса:

•может ли такая компания учитывать задолженность не по каждому абоненту, а скопом, на основании сводных документов «продажи физлицам»;

•можно ли формировать резерв по сомнительным долгам в налоговом учете без учета долгов физлиц?

Долги, не подтвержденные документами, в резерв включать нельзя

Из буквального прочтения норм ст. 266 НК РФ следует, что если компания формирует резерв, то в него нужно включить все сомнительные долги, которые выявит инвентаризация.

Однако не подтвержденные первичкой отчисления в резерв по сомнительным долгам налоговая не примет в «прибыльных» расходах. Также она не примет и не подтвержденные документами безнадежные долги.

В одном судебном споре ГУП включило в резерв по сомнительным долгам дебиторскую задолженность населения. Однако:

•«сомнительный» резерв формировался предприятием не нарастающим итогом с начала года;

•документы, подтверждающие образование дебиторки, отсутствовали — предприятие представило к проверке лишь акты инвентаризации, на основании которых и формировало резерв по сомнительным долгам;

•при расчете налоговой базы предприятие использовало понятия и числовые выражения в форме «свернутого сальдо» — а они отсутствуют в Налоговом кодексеПостановление АС СКО от 28.04.2021 № Ф08-3686/2021.

В другом споре ресурсоснабжающая организация списала как безнадежную дебиторскую задолженность по контрагенту «население» (собственники квартир) на основании отчетов реализации услуг. При этом она не проводила контрольно-учетную работу в отношении этой задолженности. Не представила пояснения или документы, подтверждающие начало и окончание течения срока исковой давности в отношении каждой составляющей суммы дебиторской задолженности. Не представила она и документы, обосновывающие суммы, списанные в расходы. Поскольку налогоплательщик не подтвердил истечение сроков исковой давности по взысканию спорных сумм, суд согласился с инспекцией, что учет спорных расходов необоснованПостановление АС ЗСО от 23.09.2021 № Ф04-5369/2021.

Как сформировать резерв по долгам физлиц

Чтобы определить размер отчислений в состав резерва, нужно составитьп. 4 ст. 266 НК РФ; п. 77 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н; Постановление Госкомстата от 18.08.1998 № 88:

•акт инвентаризации;

•бухгалтерскую справку-расчет;

•обязательно иметь первичку, фиксирующую оказание услуг, выполнение работ, продажу товара, ресурсов и пр.

Справка-расчет должна содержать все сведения о просроченной дебиторской задолженности, в том числе период просрочки оплаты (должен составлять 45 дней и более). Можно составить одну справку на несколько сомнительных долгов. Выглядеть она может так.

Размер сомнительного долга определяйте с учетом НДС. Дни просрочки для формирования резерва по сомнительным долгам считайте в календарных днях, исчисляя со дня, следующего за последним днем срока оплатып. 2 ст. 6.1, пп. 1, 4 ст. 266 НК РФ.

* * *

В дальнейшем, если задолженность физлиц будет признана безнадежной ко взысканию (пройдет срок исковой давности, физлицо признают банкротом и т. д.), ее можно будет списать в затраты по налогу на прибыль за счет резерва. Любые безнадежные долги надо списывать за счет резерва, даже если списываемый долг не был учтен при его создании. Если суммы резерва не хватит, разницу можно включить во внереализационные расходып. 5 ст. 266 НК РФ; Письмо Минфина от 11.01.2023 № 03-03-06/1/648.

Но в отсутствие документа, подтверждающего факт наличия долга и дату его возникновения, не получится ни создать резерв, ни признать долг в расходах.