Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 15 июля 2016 г.
Содержание журнала № 15 за 2016 г.Дополняем инструкцию для подотчетников полезными приложениями
Если вы посчитали, что инструкция для подотчетных лиц — необходимый в работе документ, и решили утвердить такой локальный нормативный акт, то можете сделать инструкцию еще полезнее, дополнив ее образцами различных документов, с которыми приходится сталкиваться подотчетникам. Приведем основные из них.
Заявление о возмещении перерасхода
Когда подотчетник расходует на нужды компании личные средства, то, чтобы вернуть деньги, ему нужно написать заявление на имя руководителя с просьбой возместить эти траты.
Его можно составить так.
Директору ООО «Дивно-Мебель»
В.П. Сидорову
от сборщика Д.С. Ивахина
Заявление
Прошу утвердить авансовый отчет № 21 от 24.06.2016 и возместить перерасход в сумме 5800 рублей, потраченных на покупку нового шуруповерта в связи с поломкой старого при выполнении срочного заказа. Авансовый отчет с оправдательными документами прилагается.
24.06.2016
Доверенность
При необходимости действовать от имени организации подотчетнику нужно выдать доверенность. Ее форма может зависеть от того, на какие полномочия вы ее выдаете (хотя вы можете ограничиться одной формой — в любых ситуациях использовать образец, приведенный на с. 87):
- <если>на получение ТМЦ, то доверенность можно оформить по унифицированной форме
№ М-2утв. Постановлением Госкомстата от 30.10.97 № 71а. Срок ее действия укажите такой, чтобы работнику хватило времени выполнить поручение. Все сделав, подотчетник должен вернуть вам отрезную часть доверенности.
Коды | |||
0315001 | |||
| 47052014 |
Доверенность № 22
Дата выдачи
Доверенность действительна по
ООО «Дивно-Мебель», г. Москва, Ленинский пр., 19 (наименование потребителя и его адрес) |
ООО «Дивно-Мебель», г. Москва, Ленинский пр., 19 (наименование плательщика и его адрес) |
Счет № 40702810123000001234 в ПАО Сбербанка (наименование банка)
Доверенность выдана сборщик (должность) Ивахин Дмитрий Сергеевич (фамилия, имя, отчество)
Паспорт: серия
Кем выдан
Дата выдачи
На получение от ООО «СтройСам» (наименование поставщика)
материальных ценностей по счету № 133 от 14.06.2016 (наименование, номер и дата документа)
Оборотная сторона:
Номер по порядку | Материальные ценности | Единица измерения | Количество (прописью) |
1 | 2 | 3 | 4 |
1 | Панель МДФ 16 (2800 х 2070), цвет белый | Лист | 15 |
2 | Фанера 18 (2500 х 1220) облегченная | Лист | 20 |
Подпись лица,
удостоверяем
| |
М.П.
| |
- <если>подотчетник направляется для выполнения иных поручений (к примеру, внести оплату по договору), то выдайте доверенность на представительство в произвольной форме за подписью руководител
яп. 4 ст. 185.1 ГК РФ.
Доверенность
г. Москва
16 июня 2016 г.Укажите дату выдачи доверенности, иначе она будет недействительн
ООО «Дивно-Мебель» (ИНН 7710034516) в лице директора Сидорова Валерия Петровича, действующего на основании устава, уполномочивает Ивахина Дмитрия Сергеевича (паспорт 3805 № 123456, выдан ОВД Октябрьского района г. Иркутска 07.09.2004):
внести в ООО «СтройСам» (ИНН 7703021187) оплату за стройматериалы в сумме 40 000 (сорок тысяч) рублей по счету № 133 от 14.06.2016 к договору поставки № 78 от 14.06.2016, получить указанные стойматериалы, подписать связанные с выполнением настоящего поручения первичные бухгалтерские документы.Конкретизируйте полномочия работника по отношению к организации, куда он направляетс
Настоящая доверенность выдана на срок до 30.06.2016Если вы не укажете срок действия доверенности, то она будет сохранять силу в течение
Документы при найме жилья у физлица
На тот случай, когда работник во время командировки снимает жилье у физлица, не являющегося предпринимателем, утвердите в «подотчетной» инструкции образец договора аренды и выдайте подотчетнику рыбу этого документа.
Договор аренды
г. Ульяновск
20 июня 2016 г.
Петров Иван Иванович (паспорт 7305 № 654321, выдан УВД Засвияжского района г. Ульяновска 16.05.2005, адрес: г. Ульяновск, ул. Минаева, д. 20, кв. 32), именуемый в дальнейшем Арендодатель, и Ивахин Дмитрий Сергеевич (паспорт 3804 № 123456, выдан ОВД Октябрьского района г. Иркутска 07.09.2004, адрес: г. Москва, ул. Денисова, д. 53, кв. 16), именуемый в дальнейшем Арендатор, заключили настоящий договор о нижеследующем.Укажите ф. и. о. и паспортные данные сторон. Причем лучше, когда работник действует от своего имени. Так не встает вопрос с удержанием НДФЛ с арендодателя
1. Арендодатель предоставляет Арендатору во временное пользование для проживания однокомнатную квартиру по адресу:
г. Ульяновск, ул. Минаева, д. 22, кв. 143.Договор должен содержать сведения об адресе помещени
Указанная квартира принадлежит Арендодателю на праве собственностиДоговор должен содержать сведения об основании возникновения полномочий арендодателя (право собственности, доверенност
2. Срок аренды: с 12 часов 20.06.2016 до 12 часов 22.06.2016.Договор должен содержать сведения о сроке аренд
3. Стоимость за весь срок аренды составляет 3000 (три тысячи) рублейДоговор должен содержать сведения о стоимости аренд
Арендодатель | Арендатор | |
| |
Подтверждением принятия арендодателем наличных денег будет служить его расписка. В ней рекомендуем предусмотреть следующе
Расписка
Я, Петров Иван Иванович (паспорт 7305 № 654321, выдан УВД Засвияжского района г. Ульяновска 16.05.2005), получил от Ивахина Дмитрия Сергеевича (паспорт 3804 № 123456, выдан ОВД Октябрьского района г. Иркутска 07.09.2004) сумму 3000 (три тысячи) рублей в счет оплаты по договору от 20.06.2016 за аренду квартиры по адресу: г. Ульяновск, ул. Минаева, д. 22, кв. 143.
20.06.2016
Документы в случае оплаты покупки чужой картой
Если руководство вашей компании не отказывает подотчетникам в утверждении расходов, оплаченных с чужой банковской карты, то утвердите образец расписки, которую они должны брать в таких случаях с владельца карты (например, подотчетник мог попросить своего друга, который пошел с ним в магазин, оплатить покупку в магазине, потому что забыл свой кошелек дома). Расписка подтвердит, что подотчетник действительно понес расход
Расписка
Я, Ивахина Вера Сергеевна (паспорт 3806 № 123654, выдан ОВД Октябрьского района г. Иркутска 27.10.2006), получила от своего брата Ивахина Дмитрия Сергеевича сумму в размере 5800 (пять тысяч восемьсот) рублей, которые я потратила со своей банковской карты 23.06.2016 в магазине «СтройСам» на покупку для него шуруповерта.
24.06.2016
***
Конечно, вы можете дополнить инструкцию для подотчетных лиц образцами (формами) и других документов, к примеру:
- заявки на получение корпоративной банковской карты (если таковая в компании имеется);
- объяснительной записки на случай несвоевременного возврата остатка подотчетных средств или отсутствия оправдательных документов по потраченным подотчетным суммам;
- заявки на согласование руководителем дополнительных трат (сверх выданного аванса или на неоговоренные ранее цели).