Дополняем инструкцию для подотчетников полезными приложениями
Если вы посчитали, что инструкция для подотчетных лиц — необходимый в работе документ, и решили утвердить такой локальный нормативный акт, то можете сделать инструкцию еще полезнее, дополнив ее образцами различных документов, с которыми приходится сталкиваться подотчетникам. Приведем основные из них.
Заявление о возмещении перерасхода
Когда подотчетник расходует на нужды компании личные средства, то, чтобы вернуть деньги, ему нужно написать заявление на имя руководителя с просьбой возместить эти траты.
Его можно составить так.
Директору ООО «Дивно-Мебель»
В.П. Сидорову
от сборщика Д.С. Ивахина
Заявление
Прошу утвердить авансовый отчет № 21 от 24.06.2016 и возместить перерасход в сумме 5800 рублей, потраченных на покупку нового шуруповерта в связи с поломкой старого при выполнении срочного заказа. Авансовый отчет с оправдательными документами прилагается.
![]()
24.06.2016
Доверенность
При необходимости действовать от имени организации подотчетнику нужно выдать доверенность. Ее форма может зависеть от того, на какие полномочия вы ее выдаете (хотя вы можете ограничиться одной формой — в любых ситуациях использовать образец, приведенный на с. 87):
- <если>на получение ТМЦ, то доверенность можно оформить по унифицированной форме
№ М-2утв. Постановлением Госкомстата от 30.10.97 № 71а. Срок ее действия укажите такой, чтобы работнику хватило времени выполнить поручение. Все сделав, подотчетник должен вернуть вам отрезную часть доверенности.
| Коды | |||
| 0315001 | |||
| | 47052014 |
Доверенность № 22
Дата выдачи
Доверенность действительна по
| ООО «Дивно-Мебель», г. Москва, Ленинский пр., 19 (наименование потребителя и его адрес) |
| ООО «Дивно-Мебель», г. Москва, Ленинский пр., 19 (наименование плательщика и его адрес) |
Счет № 40702810123000001234 в ПАО Сбербанка (наименование банка)
Доверенность выдана сборщик (должность) Ивахин Дмитрий Сергеевич (фамилия, имя, отчество)
Паспорт: серия
Кем выдан
Дата выдачи
На получение от ООО «СтройСам» (наименование поставщика)
материальных ценностей по счету № 133 от 14.06.2016 (наименование, номер и дата документа)
Оборотная сторона:
| Номер по порядку | Материальные ценности | Единица измерения | Количество (прописью) |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1 | Панель МДФ 16 (2800 х 2070), цвет белый | Лист | 15 |
| 2 | Фанера 18 (2500 х 1220) облегченная | Лист | 20 |
Подпись лица, ![]()
удостоверяем
| | |
М.П.
| | |
- <если>подотчетник направляется для выполнения иных поручений (к примеру, внести оплату по договору), то выдайте доверенность на представительство в произвольной форме за подписью руководител
яп. 4 ст. 185.1 ГК РФ.
Доверенность
г. Москва
16 июня 2016 г.Укажите дату выдачи доверенности, иначе она будет недействительн
ООО «Дивно-Мебель» (ИНН 7710034516) в лице директора Сидорова Валерия Петровича, действующего на основании устава, уполномочивает Ивахина Дмитрия Сергеевича (паспорт 3805 № 123456, выдан ОВД Октябрьского района г. Иркутска 07.09.2004):
внести в ООО «СтройСам» (ИНН 7703021187) оплату за стройматериалы в сумме 40 000 (сорок тысяч) рублей по счету № 133 от 14.06.2016 к договору поставки № 78 от 14.06.2016, получить указанные стойматериалы, подписать связанные с выполнением настоящего поручения первичные бухгалтерские документы.Конкретизируйте полномочия работника по отношению к организации, куда он направляетс
Настоящая доверенность выдана на срок до 30.06.2016Если вы не укажете срок действия доверенности, то она будет сохранять силу в течение
Документы при найме жилья у физлица
На тот случай, когда работник во время командировки снимает жилье у физлица, не являющегося предпринимателем, утвердите в «подотчетной» инструкции образец договора аренды и выдайте подотчетнику рыбу этого документа.
Договор аренды
г. Ульяновск
20 июня 2016 г.
Петров Иван Иванович (паспорт 7305 № 654321, выдан УВД Засвияжского района г. Ульяновска 16.05.2005, адрес: г. Ульяновск, ул. Минаева, д. 20, кв. 32), именуемый в дальнейшем Арендодатель, и Ивахин Дмитрий Сергеевич (паспорт 3804 № 123456, выдан ОВД Октябрьского района г. Иркутска 07.09.2004, адрес: г. Москва, ул. Денисова, д. 53, кв. 16), именуемый в дальнейшем Арендатор, заключили настоящий договор о нижеследующем.Укажите ф. и. о. и паспортные данные сторон. Причем лучше, когда работник действует от своего имени. Так не встает вопрос с удержанием НДФЛ с арендодателя
1. Арендодатель предоставляет Арендатору во временное пользование для проживания однокомнатную квартиру по адресу:
г. Ульяновск, ул. Минаева, д. 22, кв. 143.Договор должен содержать сведения об адресе помещени
Указанная квартира принадлежит Арендодателю на праве собственностиДоговор должен содержать сведения об основании возникновения полномочий арендодателя (право собственности, доверенност
2. Срок аренды: с 12 часов 20.06.2016 до 12 часов 22.06.2016.Договор должен содержать сведения о сроке аренд
3. Стоимость за весь срок аренды составляет 3000 (три тысячи) рублейДоговор должен содержать сведения о стоимости аренд
| Арендодатель | Арендатор | |
| | |
Подтверждением принятия арендодателем наличных денег будет служить его расписка. В ней рекомендуем предусмотреть следующе
Расписка
Я, Петров Иван Иванович (паспорт 7305 № 654321, выдан УВД Засвияжского района г. Ульяновска 16.05.2005), получил от Ивахина Дмитрия Сергеевича (паспорт 3804 № 123456, выдан ОВД Октябрьского района г. Иркутска 07.09.2004) сумму 3000 (три тысячи) рублей в счет оплаты по договору от 20.06.2016 за аренду квартиры по адресу: г. Ульяновск, ул. Минаева, д. 22, кв. 143.
![]()
20.06.2016
Документы в случае оплаты покупки чужой картой
Если руководство вашей компании не отказывает подотчетникам в утверждении расходов, оплаченных с чужой банковской карты, то утвердите образец расписки, которую они должны брать в таких случаях с владельца карты (например, подотчетник мог попросить своего друга, который пошел с ним в магазин, оплатить покупку в магазине, потому что забыл свой кошелек дома). Расписка подтвердит, что подотчетник действительно понес расход
Расписка
Я, Ивахина Вера Сергеевна (паспорт 3806 № 123654, выдан ОВД Октябрьского района г. Иркутска 27.10.2006), получила от своего брата Ивахина Дмитрия Сергеевича сумму в размере 5800 (пять тысяч восемьсот) рублей, которые я потратила со своей банковской карты 23.06.2016 в магазине «СтройСам» на покупку для него шуруповерта.
![]()
24.06.2016
***
Конечно, вы можете дополнить инструкцию для подотчетных лиц образцами (формами) и других документов, к примеру:
- заявки на получение корпоративной банковской карты (если таковая в компании имеется);
- объяснительной записки на случай несвоевременного возврата остатка подотчетных средств или отсутствия оправдательных документов по потраченным подотчетным суммам;
- заявки на согласование руководителем дополнительных трат (сверх выданного аванса или на неоговоренные ранее цели).