Главная Бухгалтерские журналы Главная книга № 15/2016 → Дополняем инструкцию для подотчетников …
Статья журнала 
:
актуально на 18 июля 2016 г.
Н.А. Мацепуро, юрист

Дополняем инструкцию для подотчетников полезными приложениями

Если вы посчитали, что инструкция для подотчетных лиц — необходимый в работе документ, и решили утвердить такой локальный нормативный акт, то можете сделать инструкцию еще полезнее, дополнив ее образцами различных документов, с которыми приходится сталкиваться подотчетникам. Приведем основные из них.

Заявление о возмещении перерасхода

Когда подотчетник расходует на нужды компании личные средства, то, чтобы вернуть деньги, ему нужно написать заявление на имя руководителя с просьбой возместить эти траты.

Его можно составить так.

Директору ООО «Дивно-Мебель»
В.П. Сидорову
от сборщика Д.С. Ивахина

Заявление

Прошу утвердить авансовый отчет № 21 от 24.06.2016 и возместить перерасход в сумме 5800 рублей, потраченных на покупку нового шуруповерта в связи с поломкой старого при выполнении срочного заказа. Авансовый отчет с оправдательными документами прилагается.

Д.С. Ивахин

24.06.2016

Доверенность

При необходимости действовать от имени организации подотчетнику нужно выдать доверенность. Ее форма может зависеть от того, на какие полномочия вы ее выдаете (хотя вы можете ограничиться одной формой — в любых ситуациях использовать образец, приведенный на с. 87):

  • <если>на получение ТМЦ, то доверенность можно оформить по унифицированной форме № М-2утв. Постановлением Госкомстата от 30.10.97 № 71а. Срок ее действия укажите такой, чтобы работнику хватило времени выполнить поручение. Все сделав, подотчетник должен вернуть вам отрезную часть доверенности.
Коды
Форма по ОКУД 0315001
Организация
ООО «Дивно-Мебель»

по ОКПО 47052014

Доверенность 22

Дата выдачи «16» июня 20 16 г.

Доверенность действительна по «30» июня 20 16 г.

ООО «Дивно-Мебель», г. Москва, Ленинский пр., 19
(наименование потребителя и его адрес)
ООО «Дивно-Мебель», г. Москва, Ленинский пр., 19
(наименование плательщика и его адрес)

Счет № 40702810123000001234   в ПАО Сбербанка (наименование банка)

Доверенность выдана  сборщик (должность) Ивахин Дмитрий Сергеевич (фамилия, имя, отчество)

Паспорт: серия 3805123456

Кем выдан ОВД Октябрьского района г. Иркутска

Дата выдачи «07» сентября 20 04 г.

На получение от  ООО «СтройСам» (наименование поставщика)

материальных ценностей по  счету № 133 от 14.06.2016 (наименование, номер и дата документа)

Оборотная сторона:

Номер по порядку Материальные ценности Едини­ца измерения Коли­чество (про­писью)
1 2 3 4
1 Панель МДФ 16 (2800 х 2070), цвет белый Лист 15
2 Фанера 18 (2500 х 1220) облегченная Лист 20
 
 

Подпись лица, получившего доверенность,

удостоверяем

Руководитель
подпись
Сидоров В.П.
расшифровка подписи

М.П.

Главный бухгалтер
подпись
Васильев О.А.
расшифровка подписи
  • <если>подотчетник направляется для выполнения иных поручений (к примеру, внести оплату по договору), то выдайте доверенность на представительство в произвольной форме за подписью руководителяп. 4 ст. 185.1 ГК РФ.

Доверенность

г. Москва

16 июня 2016 г.Укажите дату выдачи доверенности, иначе она будет недействительнап. 1 ст. 186 ГК РФ

ООО «Дивно-Мебель» (ИНН 7710034516) в лице директора Сидорова Валерия Петровича, действующего на основании устава, уполномочивает Ивахина Дмитрия Сергеевича (паспорт 3805 № 123456, выдан ОВД Октябрьского района г. Иркутска 07.09.2004):
внести в ООО «СтройСам» (ИНН 7703021187) оплату за стройматериалы в сумме 40 000 (сорок тысяч) рублей по счету № 133 от 14.06.2016 к договору поставки № 78 от 14.06.2016, получить указанные стойматериалы, подписать связанные с выполнением настоящего поручения первичные бухгалтерские документы.Конкретизируйте полномочия работника по отношению к организации, куда он направляетсяп. 1 ст. 185 ГК РФ

Настоящая доверенность выдана на срок до 30.06.2016Если вы не укажете срок действия доверенности, то она будет сохранять силу в течение годап. 1 ст. 186 ГК РФ

Подпись Ивахина Дмитрия Сергеевича
удостоверяю
Директор ООО «Дивно-Мебель»
В.П. Сидоров

Документы при найме жилья у физлица

На тот случай, когда работник во время командировки снимает жилье у физлица, не являющегося предпринимателем, утвердите в «подотчетной» инструкции образец договора аренды и выдайте подотчетнику рыбу этого документа.

Договор аренды

г. Ульяновск

20 июня 2016 г.

Петров Иван Иванович (паспорт 7305 № 654321, выдан УВД Засвияжского района г. Ульяновска 16.05.2005, адрес: г. Ульяновск, ул. Минаева, д. 20, кв. 32), именуемый в дальнейшем Арендодатель, и Ивахин Дмитрий Сергеевич (паспорт 3804 № 123456, выдан ОВД Октябрьского района г. Иркутска 07.09.2004, адрес: г. Москва, ул. Денисова, д. 53, кв. 16), именуемый в дальнейшем Арендатор, заключили настоящий договор о нижеследующем.Укажите ф. и. о. и паспортные данные сторон. Причем лучше, когда работник действует от своего имени. Так не встает вопрос с удержанием НДФЛ с арендодателя

1. Арендодатель предоставляет Арендатору во временное пользование для проживания однокомнатную квартиру по адресу:
г. Ульяновск, ул. Минаева, д. 22, кв. 143.Договор должен содержать сведения об адресе помещенияп. 3 ст. 607, ст. 608, п. 1 ст. 610, п. 1 ст. 614 ГК РФ

Указанная квартира принадлежит Арендодателю на праве собственностиДоговор должен содержать сведения об основании возникновения полномочий арендодателя (право собственности, доверенность)п. 3 ст. 607, ст. 608, п. 1 ст. 610, п. 1 ст. 614 ГК РФ (правоустанавливающие документы предъявлены Арендатору для ознакомления перед подписанием настоящего договора) и на момент заключения договора не заложена, не арестована и не является предметом исков третьих лиц.

2. Срок аренды: с 12 часов 20.06.2016 до 12 часов 22.06.2016.Договор должен содержать сведения о сроке арендып. 3 ст. 607, ст. 608, п. 1 ст. 610, п. 1 ст. 614 ГК РФ

3. Стоимость за весь срок аренды составляет 3000 (три тысячи) рублейДоговор должен содержать сведения о стоимости арендып. 3 ст. 607, ст. 608, п. 1 ст. 610, п. 1 ст. 614 ГК РФ и уплачивается Арендатором единовременно наличными сразу после подписания настоящего договора и получения ключей от Арендодателя. В подтверждение получения оплаты Арендодатель выдает расписку.

Арендодатель   Арендатор
 
И.И. Петров
 
 
Д.С. Ивахин

Подтверждением принятия арендодателем наличных денег будет служить его расписка. В ней рекомендуем предусмотреть следующееп. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Расписка

Я, Петров Иван Иванович (паспорт 7305 № 654321, выдан УВД Засвияжского района г. Ульяновска 16.05.2005), получил от Ивахина Дмитрия Сергеевича (паспорт 3804 № 123456, выдан ОВД Октябрьского района г. Иркутска 07.09.2004) сумму 3000 (три тысячи) рублей в счет оплаты по договору от 20.06.2016 за аренду квартиры по адресу: г. Ульяновск, ул. Минаева, д. 22, кв. 143.

И.И. Петров

20.06.2016

Документы в случае оплаты покупки чужой картой

Если руководство вашей компании не отказывает подотчетникам в утверждении расходов, оплаченных с чужой банковской карты, то утвердите образец расписки, которую они должны брать в таких случаях с владельца карты (например, подотчетник мог попросить своего друга, который пошел с ним в магазин, оплатить покупку в магазине, потому что забыл свой кошелек дома). Расписка подтвердит, что подотчетник действительно понес расходыПисьма Минфина от 11.10.2012 № 03-03-07/46; ФНС от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876.

Расписка

Я, Ивахина Вера Сергеевна (паспорт 3806 № 123654, выдан ОВД Октябрьского района г. Иркутска 27.10.2006), получила от своего брата Ивахина Дмитрия Сергеевича сумму в размере 5800 (пять тысяч восемьсот) рублей, которые я потратила со своей банковской карты 23.06.2016 в магазине «СтройСам» на покупку для него шуруповерта.

В.С. Ивахина

24.06.2016

***

Конечно, вы можете дополнить инструкцию для подотчетных лиц образцами (формами) и других документов, к примеру:

  • заявки на получение корпоративной банковской карты (если таковая в компании имеется);
  • объяснительной записки на случай несвоевременного возврата остатка подотчетных средств или отсутствия оправдательных документов по потраченным подотчетным суммам;
  • заявки на согласование руководителем дополнительных трат (сверх выданного аванса или на неоговоренные ранее цели).


Комментарии (0)
Другие статьи журнала по теме:
Кадры / Оплата труда
Кадры / Оплата труда

2026 г.

№ 16
Работник-иностранец в отпуске, а его патент прекратил действиеМинтруд о выходных пособиях: новые уточнения, но опять не исчерпывающиеУвеличение часов сверхурочки и другие осенние обновления ТК РФ
№ 15
7 образцов служебных записок, которые пригодятся в работе8 вопросов, связанных с увольнением работника в связи с выходом на пенсиюПрием на работу несовершеннолетних: Методичка от Минтруда
№ 14
Как в судах разрешаются спорные увольнительные ситуацииКак при АУСН добыть с заблокированного счета деньги на зарплату
№ 13
Алгоритм действий работодателя при отзыве работника из отпускаОформляем отпуска для отдыха или сессии
№ 12
4 «нельзя» во внешнем виде сотрудников и реакция судов на эти запретыКак вести кадровый учет и представлять отчетность при реорганизацииМаксимально допустимое количество часов сверхурочной работы за год повысили вдвое
№ 11
Когда суд может признать договор с самозанятым трудовымНабор решений для каждодневных кадровых задач
№ 10
3 новшества в оформлении ЭЛН3 трудовые темы, не укрывшиеся от внимания КС РФ6 вопросов о перерывах в работеЧем подтвердить, что взносы с МРОТ за руководителя не платили правомерно
№ 8
2 ступени к увольнению исчезнувшего работникаНовая порция вопросов про подотчетОдновременный отпуск по основной и дополнительной работе — это не обязанность совместителя, а правоОпечатка при введении данных для расчета зарплаты: счетная ошибка или техническая?Что особенного в оформлении увольнения за длительный прогул
№ 7
Индексация зарплат: что может стать поводом для судебных разбирательствШтатное расписание: подборка ответов на насущные вопросы
№ 6
Что делать работодателю в особых «увольнительных» ситуациях
№ 5
КС указал, как оплачивать не использованные до увольнения часы междувахтового отдыхаОформляем кадровые будниСрок отработки перед увольнением по собственному желанию: памятка от РострудаУсловие об испытательном сроке в трудовой договор включать необязательно
№ 3
Как работать с удаленщикамиНюансы алиментных удержаний: проверьте расчеты при выплате доходов должникам
№ 1
Когда пенсионер может уволиться одним днемРаботодатель будет проверять реестр должников по алиментам

2025 г.

№ 24
Доплаты, компенсации, премии: рассчитываем и учитываем
№ 23
Как оплатить работу в выходной, если сотрудник отработал полтора часаКомпенсации удаленщикам: за что выплачивать и как учитыватьСнижаем годовые премии с учетом мнения специалиста Роструда
№ 22
Возложение допработы на сотрудника без его согласия: правомерно лиОпределяем преимущество сотрудника для оставления на работе при сокращенииСовместители: принимаем, переводим, учитываем
№ 21
Средний заработок: новый ТД и премия за период работы по предыдущему ТД
№ 20
Должностная инструкция: ответы на вопросы ваших коллегТабель учета рабочего времени: разбираем типичные ошибки при его заполнении
№ 19
6 основных правил, которые нужно соблюсти при составлении ПВТРВыходное пособие в размере двухнедельного заработка: уклончивое разъяснение МинтрудаТест: какие сведения работники обязаны сообщать работодателю, а какие — нет
№ 18
Испытательный срок: можно ли?..Как определить код выполняемой функции для ЕФС-1Перенос начала ежегодного отпуска болеющего работника: обязателен или нет
№ 17
Всегда ли работодателю нужно согласие на обработку персональных данных сотрудникаКак заполнить «адресные» реквизиты при применении облачной ККТПравила трудового контроля за работодателями изменилисьПригласили практикантов и организовали рабочие места: как все оформить
№ 16
Топ-10 вопросов, связанных с прохождением работниками диспансеризацииСпециалист Роструда о «премиальных» поправках к ТК РФ
№ 15
Кадровые случаи с наставниками, удаленщиками, сменщиками, надомникамиКогда суд может признать срочный трудовой договор бессрочным, а когда нетКомпенсация работникам расходов на аренду жилья: что с налогами и взносами
№ 14
Как уволить человека на испытательном сроке, если решили закрыть вид деятельностиПлата за наставничество не должна зависеть от успехов новичкаРазвод не превращает женщину с ребенком в одинокую мать
№ 13
Работник отпросился на несколько часов: как оформить его отсутствиеЧто поменяется в системе премирования сотрудников с 1 сентября
№ 12
«Надо ли», «когда» и «как», если сотрудник расхотел увольнятьсяУдержание долгов из зарплаты сотрудника в вопросах и ответах
№ 11
Как правильно сотрудничать с самозанятыми: рекомендации налоговиковКогда можно уволить беременную женщинуНе любой диспансеризационный день нужно оплачиватьЭлектронное исполнение «воинских» обязанностей работодателя
№ 10
Что делать работодателю, если умер работник
№ 9
Расчетно-кадровые операции с отгулами и доплатамиВ Трудовой кодекс внесены измененияДоплата по больничным за счет работодателя: оформляем, рассчитываем, учитываемМожно ли уволить водителя, лишенного автомобильных прав, если он в детском отпускеСоискатели, срочники, прогульщики: преодолеваем кадровые перипетии
№ 8
Свежая партия вопросов-ответов про подотчетТравмы: определяем «производственность» и разбираемся с последствиямиЧто бесполезно прописывать в ЛНА и трудовых договорах: примеры из практики
№ 6
Всегда ли дистанционщику на Севере полагаются северные выплатыКогда травму работника могут признать производственнойРешение кадровых задач из зала суда
№ 5
Документальное начало увольнительного процессаИспытательный срок — не повод уменьшать зарплатуОформляем увольнение и рассчитываемся с работникомУвольнение произошло: отдаем и подаем документы
№ 4
Внешнего совместителя нельзя принудительно отправить в отпуск за свой счетНаставничество в ТК РФ: оформляем, назначаем, оплачиваемЧто нужно знать про разъездной характер работы сотрудников: учет и оформление
№ 3
Пособие на погребение — 2025: расскажите работнику, куда за ним обращатьсяТрудовые поправки по поручению КС РФ
№ 2
Временной разрыв между декабрьской зарплатой и январским авансом — это нормаКакими документами оформляется премирование сотрудниковНеобычные основания для лишения работника премииПремирование работников — в вопросах и ответах
№ 1
Зарплата и МРОТ-2025: сравниваем и повышаемСогласование воинско-учетных действий с военкоматомТри предновогодних вопроса о премиях

2024 г.

№ 24
Изменения в План работы по ведению воинского учета нужно согласовывать с военкоматомКак может уволиться и. о. директораОтпуск внешнего совместителя: права работника и обязанности работодателяРаботник на военных сборах: считаем сохраняемый средний заработок
№ 23
Топ-6 ошибок работодателей при применении дисциплинарных взысканийКто должен оформить дубликат трудовой книжки бывшему совместителюРешаем ежедневные кадровые задачи
№ 22
Два ответа СФР о льготном пенсионном стаже медработниковНужно ли уведомлять работодателя о поступлении в вузНюансы приемов и увольненийЧем подтвердить ежемесячную премию
№ 21
Как избежать признания ученического договора трудовымО чем могут быть споры с работниками по ученическим договорамПропускной режим в компании — в вопросах и ответах
№ 20
Возмещение расходов по оплате допвыходных родителю ребенка-инвалидаКакова минимальная продолжительность ежегодного оплачиваемого отпускаКомпания проводит тимбилдинг: как учесть расходы и есть ли доход у работниковРабота в воскресенье не всегда оплачивается в повышенном размереЧто ждет работодателя, если работник не хочет сообщать об инвалидности
№ 19
Дела судебные: обзор споров с совместителямиКак дисциплинировать нерадивых подотчетников: три способаКакие трудовые льготы есть у беременныхУвольнение за разглашение коммерческой тайны: обходим острые углы
№ 18
Разъяснения СФР: как заполнить подраздел 1.1 ЕФС-1 при приеме или переводе совместителя
№ 17
Для подтверждения добросовестности можно передать контрагенту штатное расписание, но без персональных данныхДоплата за ночную работу: в аванс или при окончательном расчете за месяц?Квотирование рабочих мест для инвалидов по-новомуЧто исчезло или появилось в отчетности для службы занятости
№ 16
Кадровые нюансы при смене ИП-работодателем фамилииСверхурочная работа: новые правила повышенной оплаты с сентября 2024 годаЧто нужно знать работнику об удержаниях из зарплаты
№ 15
Тест: решите 10 задачек про путевки для работников
№ 14
Мнения судов по спорным зарплатным вопросамРоструд обновил «рисковые» списки работодателей
№ 13
Больничные, если основная работа стала совместительством или наоборотТест: исправляем ошибки в заявлениях работников
№ 12
Как назначают больничные, если работодателей несколькоКак оплачивать выходной день в командировкеМожно ли избежать внимания комиссии по противодействию нелегальной занятостиОформляем платежное поручение на перечисление алиментов
№ 11
Электронное информирование службы занятости
№ 10
Студент-очник может работать на полную ставкуЗарплатные субсидии из СФР: на кого и как получить в 2024 годуКак погасить долг по накопленным отпускам перед работникомКомиссии по противодействию нелегальной занятости: обязательно ли посещать?КС определил, как увольнять сотрудников при отказе от переездаНа задержанные увольнительные выплаты нужно начислить компенсацию
№ 9
Как в трудовом договоре указать место работы дистанционщикаОпоздание на работу не повод для удержаний из зарплатыСборник «увольнительных» дат: определяем последний день работы
№ 8
Как выглядит проводимая трудинспекцией профилактикаКак реагировать на просьбы работников: 10 жизненных ситуацийКакие отчеты сдавать на сотрудников и на исполнителей по ГПДПеречень вахтовых работ не ограниченПогашение, снятие, отмена дисциплинарного взыскания: в чем разница
№ 7
Технология привлечения сотрудника к дисциплинарной ответственности
№ 6
Из-за чего нужно обжаловать результаты внеплановой трудовой проверкиКак действовать при обжаловании результатов внеплановой трудовой проверкиТрудинспекторы получили доступ к налоговой тайне
№ 5
Для задержки зарплаты у работодателя нет никаких оправданийЗапрет на сокращение одиноких родителей: новые правилаМожно ли учесть в расходах серую зарплатуПриостановка работы из-за задержки зарплаты не спасет совместителя от увольнения
№ 4
Как оформить временного работника на замену двух декретницНесет ли в себе налоговые риски перечисление подотчета на зарплатные картыНужно ли компенсировать «сгоревшие» допвыходные по уходу за детьми-инвалидамиРазъяснения СФР: как правильно сообщать об удаленке и неполном рабочем времени по форме ЕФС-1Уточнен порядок выплаты компенсации за задержку зарплаты
№ 3
Испытательный срок не может длиться вечноКоснутся ли работодателя «возрастные» изменения в воинском учете в 2024 году
№ 2
Может ли работник передумать и взять за работу в выходные деньги вместо отгуловРасчеты с подотчетниками: разбираем вопросы о разном
№ 1
Накопление допвыходных родителем ребенка-инвалида: особые случаиПри простое все работники равныПрием на работу вахтовикаЧто влечет за собой повышение МРОТ
Опрос
Есть ли у вашей организации в собственности земельный участок?

Летние изменения — 2026 налогового и трудового законодательства: что важно не пропустить

25 августа 10:30–13:30 (МСК)
Варианты участия
Вебинар, прямой эфир
Прямой эфир, живое общение с лектором
Вебинар, запись
Доступ к видеозаписи и материалам
Лектор
Ведет вебинар
Евгения Михайловна Филимонова
главный редактор журнала «Главная книга»
Регистрация на вебинар
Используем файлы cookies и сервисы интернет-аналитики для улучшения работы сайта.
Понятно