Как одолжить работнику денег

Заключаем договор займа

Договор обязательно должен быть заключен в письменной формеп. 1 ст. 808 ГК РФ:

•если заем выдает организация — независимо от суммы займа;

•если в долг дает работодатель-ИП — при займе от 10 000 руб. Кстати, когда заем предоставляет физлицо, договор считается заключенным не с момента его подписания, а с момента передачи денег заемщикуп. 1 ст. 807 ГК РФ. То есть если работник подписал договор займа с работодателем-ИП, но по факту деньги пока не получил, он не считается должником своего начальника.

В договоре нужно прописать:

•сумму, которую работодатель дает в долг работнику;

•срок возврата займа. Если не указать срок в договоре, то по умолчанию работник должен будет вернуть деньги в течение 30 календарных дней со дня, когда работодатель письменно потребует их назадп. 1 ст. 810 ГК РФ;

•порядок начисления процентов. По общему правилу проценты начинают капать со дня, следующего за днем выдачи займаст. 191 ГК РФ; Постановление 5 ААС от 22.10.2019 № 05АП-5335/2019. Но можно предусмотреть, что проценты начисляются начиная с даты выдачи заемщику займа и до даты возврата (не включая эту дату)Постановление 19 ААС от 10.07.2020 № 19АП-1345/2020;

•порядок возврата займа (сразу весь целиком или по частям, например ежемесячно, будут ли деньги вноситься в кассу, перечисляться на расчетный счет работодателя или удерживаться из зарплаты работника и т. д.). К слову, по письменному заявлению работника работодатель в счет погашения займа может удерживать из его зарплаты любую названную им сумму, без оглядки на ограничения в 20% и 50%, установленные в Трудовом кодексест. 138 ТК РФ; Письма Роструда от 10.10.2019 № ПГ/25776-6-1, от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1;

•процентную ставку займа. Если в договоре об этом ничего не сказано, заем по умолчанию считается выданным под процент, равный ключевой ставке ЦБ (сейчас это 6,5%)п. 1 ст. 809 ГК РФ.

Если организация-работодатель хочет выдать работнику беспроцентный заем (неважно, на какую сумму), нужно прямо прописать это условие в договоре, например так: «За пользование займом Заемщик не выплачивает Заимодавцу проценты».

Если же в долг работнику будет давать его работодатель-ИП, то нужно иметь в виду следующее: договор займа до 100 000 руб. между гражданами по умолчанию считается беспроцентным, если в нем не указана процентная ставкап. 4 ст. 809 ГК РФ.

Вот выдержка из договора займа между работником и работодателем-организацией.

Налоговый учет выданных денег и применение ККТ

Для работодателя-заимодавца сам заем для налоговых целей никак не учитывается: ни в расходах при его выдаче, ни в доходах при его возврате. Проценты по займу, полученные от работника, учитываются как внереализационный доход. Все это справедливо как для общережимников, так и для упрощенцевп. 6 ст. 250, подп. 10 п. 1 ст. 251, п. 12 ст. 270, п. 1, подп. 1 п. 1.1 ст. 346.15 НК РФ.

Проценты нужно признавать в доходахп. 6 ст. 271, п. 2 ст. 273, п. 1 ст. 346.17 НК РФ:

•при методе начисления — ежемесячно, если срок действия договора займа приходится на несколько отчетных периодов;

•при кассовом методе — на дату получения денег от работника.

Что касается ККТ, то ее не нужно применять ни при выдаче займа работнику, ни при его возврате (при условии что заем выдан сотруднику на какие-то личные цели и не связан с отсрочкой или рассрочкой по оплате товаров, работ или услуг)Письма Минфина от 18.09.2019 № 03-01-15/71891; ФНС от 19.10.2018 № ЕД-4-20/20518@.

Как считать материальную выгоду от экономии на процентах и платить с нее НДФЛ

Это придется делать, если работнику выдан беспроцентный или низкопроцентный (по ставке меньше 2/3 ставки ЦБ) заем. И матвыгода, и НДФЛ рассчитываются на последнее число каждого месяца пользования займом. На это же число берется и ставка ЦБп. 5 ст. 210, подп. 1 п. 1, подп. 2 п. 2 ст. 212, подп. 7 п. 1 ст. 223, пп. 2, 3 ст. 224 НК РФ.

Вот формулы для расчета:

НДФЛ с матвыгоды надо удержать при ближайшей выплате денег работнику и перечислить в бюджет не позднее следующего рабочего дняпп. 4, 6 ст. 226 НК РФ.

Матвыгода от экономии на процентах не признается объектом обложения страховыми взносами и взносами на травматизмпп. 1, 4 ст. 420 НК РФ; п. 1 ст. 20.1 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.

Если работодатель хочет простить работнику заем полностью или в части

Тогда надо заключить с работником соглашение о прощении долга либо направить ему соответствующее уведомление. В этом документе укажите:

•дату и номер договора, из которого возник долг;

•сведения о прощаемом долгеп. 33 Постановления Пленума ВС от 11.06.2020 № 6: размер, вид, период, за который он образовался. Например, вы можете простить только проценты и только за какие-то конкретные месяцы. Но если в соглашении это не будет уточнено, значит, по умолчанию должник полностью освобождается от обязательств.

Вот примерный текст такого соглашения.

Сумма прощенного долга — это натуральный доход работника, который облагается НДФЛ по ставке 13%. Его надо исчислить на дату прекращения обязательства (например, в день подписания соглашения о прощении долга)Письма Минфина от 12.04.2019 № 03-04-05/26432, от 30.01.2018 № 03-04-07/5117.

Удержать НДФЛ с прощенного займа, так же как и с матвыгоды, нужно из ближайшей денежной выплаты работнику (например, из зарплаты). А перечислить этот налог в бюджет надо не позднее следующего рабочего дняпп. 4, 6 ст. 226 НК РФ.

Если до конца календарного года из доходов работника не удастся удержать всю сумму НДФЛ, исчисленную с прощенного долга, то о неудержанной сумме нужно сообщить и самому работнику, и в ИФНС. И уже инспекция направит работнику уведомление об уплате налогап. 5 ст. 226, п. 6 ст. 228 НК РФ.

Что касается взносов, то полагаем, что их начислять не нужно. Потому что прощение займа происходит не в рамках гражданско-правового договора о выполнении работ или об оказании услуг.

Иногда работодатели оформляют прощение долга через дарение денег работнику. Тогда налогооблагаемый доход работника можно смело уменьшить на 4000 руб., которые НДФЛ не облагаются, при условии что в течение года работник других подарков от вас не получалп. 28 ст. 217 НК РФ; Письма Минфина от 27.12.2018 № 03-04-06/95380, от 17.07.2017 № 03-04-06/45347.

Со взносами все сложнее. Минфин говорит, что в случае такого дарения взносы начислить нужноПисьмо Минфина от 18.10.2019 № 03-15-06/80212, потому что прощенный долг — это выплата в рамках трудовых отношений.

ФНС же, напротив, утверждает, что взносы начислять не надо. Но лишь при условии, что выдача займов и их прощение не происходят постоянно. В противном случае инспекторы могут заподозрить выплату скрытой зарплаты и иных вознагражденийПисьма ФНС от 30.05.2018 № БС-4-11/10449@, от 26.04.2017 № БС-4-11/8019.

* * *

А как быть, если работник, взявший у работодателя в долг, скоропостижно скончался? Тогда организация может:

•или потребовать уплату долга умершего с наследников — в пределах сумм полученного наследстваст. 418, пп. 1, 3 ст. 1175 ГК РФ;

•или простить долг. В этом случае надо издать приказ о прощении долга в связи со смертью заемщика. НДФЛ и страховые взносы по понятным причинам начислять не нужноПисьма Минфина от 27.03.2019 № 03-04-06/20993, от 24.04.2017 № 03-15-06/24374. Но при этом надо иметь в виду, что если у покойного остались наследники, принявшие наследство, то убыток от прощения займа умершему работнику нельзя признать безнадежным долгом. Ведь прощение долга — это разновидность дарения. Поэтому убыток в таком случае нельзя признать в расходахп. 16 ст. 270 НК РФ; Письмо Минфина от 22.05.2018 № 03-03-06/1/34203. А вот если у умершего нет наследников или никто не принял наследство, тогда сам долг можно признать безнадежным и учесть его сумму в уменьшение базы по прибылист. 266 НК РФ.