БСО: когда, зачем и почему

Как правильно пользоваться бланками строгой отчетности

Бланк строгой отчетности — это документ, который можно вручать вместо чека ККТп. 2 ст. 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Некоторым представляется, что применение БСО гораздо проще и дешевле, чем установка ККТ и выдача кассовых чеков. Так ли это в действительности, кто может заменить ККТ выдачей БСО и что нужно знать, чтобы использование БСО не обернулось штрафными неприятностями, — об этом мы и расскажем в статье.

Готовимся к применению БСО

ШАГ 1. Определите, а вправе ли вы в принципе использовать БСО

Если вы оказываете услуги населению (гражданам, в том числе и индивидуальным предпринимателям), при этом оплата происходит наличными или с помощью платежной карты, то вы можете применять БСОутв. Постановлением Госстандарта от 28.06.93 № 163. И неважно, какие услуги вы оказываете:

• <или>перечисленные в ОКУНутв. Постановлением Госстандарта от 28.06.93 № 163. Например, бытовые (услуги гостиниц, парикмахерских, химчистки, пошива одежды, ремонта обуви), медицинские или транспортные услугиПисьма Минфина от 18.02.2016 № 03-01-15/9263; ФНС от 10.09.2012 № АС-4-2/14961@ (п. 2);
• <или>не перечисленные в ОКУНПисьма Минфина от 20.09.2013 № 03-01-15/39118; ФНС от 07.03.2014 № ЕД-4-2/4329@. Допустим, изготовление межевого плана и кадастрового паспорта земельного участка, подготовка переводов с иностранного языка.

Кстати, если вы плательщик ЕНВД, не применяете ККТ и оказываете услуги населению, то обязаны выдавать БСО в любом случаеПисьма Минфина от 30.12.2015 № 03-11-06/3/77890, от 21.09.2015 № 03-11-11/54009; ФНС от 10.06.2011 № АС-4-2/9303@ (п. 9), от 10.09.2012 № АС-4-2/14961@ (п. 6).

ШАГ 2. Выберите форму БСО

Возможны две ситуации.

СИТУАЦИЯ 1. Вы оказываете услуги, для которых форма БСО утверждена госорганом. Тогда вы должны использовать утвержденную формуп. 7 Положения о наличных расчетах без ККТ, утв. Постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359 (далее — Положение). В настоящее время есть обязательные для применения формы, в частности квитанция на оплату ветеринарных услугутв. Приказом Минфина от 09.04.2008 № 39н, туристская и экскурсионная путевкиутв. Приказами Минфина от 09.07.2007 № 60н; Минкультуры от 17.12.2008 № 257, парковочный чекутв. Приказом Минтранса от 24.06.2014 № 166.

Если в таких случаях выдавать бланки не по форме, то налоговики могут оштрафовать за неприменение ККТст. 14.5 КоАП РФ; Постановление 12 ААС от 13.10.2015 № 12АП-8061/2015.

При оказании нескольких видов услуг у вас должны быть отдельные бланки для каждого из нихПисьма Минфина от 27.01.2009 № 03-01-15/1-29, от 26.01.2009 № 03-01-15/1-27, от 03.02.2009 № 03-01-15/1-42.

СИТУАЦИЯ 2. Вы оказываете услуги, для которых нет формы бланка, утвержденной госорганом. Можете разработать ее самостоятельно, включив в нее все обязательные реквизитыПисьмо Минфина от 20.01.2016 № 03-11-06/2/1651; Информационное письмо Минфина от 22.08.2008.

Вот как может выглядеть бланк, в частности, для ательеп. 3 Положения.

Ваш бланк долженпп. 8, 9, 18 Положения:

• <или>иметь отрывные части. При этом саму квитанцию вы отдаете клиенту, а себе оставляете корешок. В нем должны быть продублированы номер и серия бланка, сведения об исполнителе и стоимости оказанных услуг, чтобы точно было видно, от какой квитанции корешок;
• <или>изготавливаться таким образом, чтобы при его заполнении одновременно заполнялась копия бланка.

ШАГ 3. Закажите изготовление бланков

Не пытайтесь изготовить бланки самостоятельно при помощи компьютера и принтера. Такие БСО не могут заменять чек ККТПисьмо ФНС от 10.09.2012 № АС-4-2/14961@ (п. 3); Постановление 2 ААС от 18.09.2015 № 02АП-6924/2015.

Чтобы БСО имел силу, он должен быть:

• <или>отпечатан в типографиипп. 4, 9 Положения. Имейте в виду три важных момента:

• <если>изменяются какие-либо сведения о вашей компании, то вам придется изготавливать новые БСО, поскольку в них должна быть актуальная на момент выдачи бланка информация о компании — исполнителе услуг (наименование, организационно-правовая форма, ИНН и место нахождения);
• <если>вы выдаете БСО, на которых нет сведений о типографии и о заказе (номер заказа, год его выполнения, тираж БСО), то вас могут оштрафовать как за неприменение ККТ.

• <если>из типографии бланки пришли с какими-либо дефектами, то использовать их нельзя. Допустим, бланки неправильно пронумерованы: вместо шестизначного номера проставлен четырехзначный. Это означает, что в бланке нет обязательного реквизита. Поэтому выдача клиенту такого БСО может быть расценена налоговыми инспекторами как проведение наличных денежных расчетов без применения ККТ, а за это могут оштрафоватьч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ; п. 4 Постановления Пленума ВАС от 31.07.2003 № 16. Такие бланки придется списать как испорченные;

• <или>изготовлен с использованием автоматизированной системып. 11 Положения, которая должна:

• иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее 5 лет;
• при формировании бланка сохранять его уникальный номер и серию (например, как билеты в театр, кино).

ШАГ 4. Назначьте работника, ответственного за хранение БСО, и комиссию для приема БСО

Для этого нужно издать приказы руководителя в произвольной форме. Вот так, например, может выглядеть приказ о назначении ответственного за хранение БСО работника.

С работниками, которые войдут в комиссию по приему БСО, договоры о полной материальной ответственности заключать не нужно. Комиссия присутствует только при поступлении бланков из типографии, проверяет количество поступивших бланков, наличие брака, вносит такие сведения в акт приемки БСО и подписывает его.

ШАГ 5. Примите БСО из типографии

В день поступления БСО из типографии работник, ответственный за хранение БСО, в присутствии комиссии по приему бланковпп. 13, 15 Положения:

• проверяет соответствие количества и реквизитов (серия, номер) полученных БСО сведениям, указанным в сопроводительных документах типографии;
• оформляет акт приемки БСО. Можно составить его в произвольной форме или воспользоваться рекомендованной формой из Указаний ГМЭКприложение 4 к Протоколу заседания ГМЭК от 29.06.2001 № 4/63-2001.

Приемку бланков и все дальнейшие операции с ними ответственный за них работник должен будет записывать в книгу по учету документов строгой отчетности. Унифицированной формы такой книги нет. Форму книги можно разработать самостоятельно или взять из Указаний ГМЭКприложение 6 к Протоколу заседания ГМЭК от 29.06.2001 № 4/63-2001. В любом случае листы книги по учету БСО должны быть прошиты, пронумерованы, подписаны руководителем и главным бухгалтером организации и скреплены печатью, если компания использует печатьп. 13 Положения.

Храним и учитываем БСО

Чистые бланки храните в сейфе или в специальном помещении, чтобы обеспечить их сохранность. В конце рабочего дня место хранения БСО нужно опечатыватьп. 16 Положения.

Работа с бланками

Сотрудник, ответственный за хранение БСО:

• выдает чистые бланки по письменной заявке сотруднику, ведущему наличные расчеты с использованием БСО;
• принимает от сотрудника, ведущего наличные расчеты, копии заполненных бланков или их отрывные части в конце рабочего дня после оформления приема наличных денег кассиром или главбухом;
• записывает в книгу учета БСО сведения о выданных БСО, а также о полученных копиях или отрывных частях бланков;
• принимает от работников, ведущих наличные расчеты, испорченные бланкип. 10 Положения, перечеркивает их и записывает сведения о них в книге учета БСО;
• копии (отрывные части, корешки) БСО и испорченные бланки упаковывает в мешки, опечатывает и помещает на хранение на срок не менее 5 лет со дня их использования (порчи)п. 19 Положения.

По истечении такого срока, но не ранее чем через месяц со дня последней инвентаризации БСО их копии (отрывные части, корешки) и испорченные бланки нужно уничтожить на основании акта в произвольной форме в присутствии комиссии, созданной по приказу руководителя организациипп. 17, 19 Положения.

Учет бланков

Затраты на изготовление БСО можно учитывать как расходы на канцелярские товары:

• <если>ваша компания или предприниматель применяет УСН, то в квартале, когда БСО приобретены и оплаченыПисьмо Минфина от 17.05.2005 № 03-03-02-04/1/123;
• <если>у вас ОСН, то в прочих расходах в периоде их приобретенияподп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ. НДС, предъявленный типографией, можете принять к вычету после принятия БСО к учету (на забалансовом счете 006) и получения счета-фактурып. 1 ст. 172 НК РФ.

***

Конечно, используя бланки строгой отчетности, вы получаете ряд преимуществ. Не нужно платить за кассовый аппарат и его обслуживание, регистрировать что-либо в налоговой инспекции, возить с собой ККТ на «выездные» услуги.

Вместе с тем есть и недостатки. Вам нужно обеспечить особое место для хранения БСО и их корешков, отслеживать расходование бланков и пополнять их запасы.

Кстати, в некоторых регионах печать БСО обходится недешево и бывает выгоднее купить простенький кассовый аппарат, чем периодически заказывать в типографии новые партии бланков.